Berita Jogja TV 16 Agustus 2009 tentang Lomba Mading Departemen Komunikasi UMY

Read more...

Bahan Mata Kuliah Dasar-dasar Manajemen

MANAJEMEN

PENDAHULUAN

Manusia adalah makluk sosial, sehingga ada kecenderungan dalam dirinya untuk berinteraksi dan bekerjasama. Sejarah manusia dapat ditelusuri melalui perkembangan organisasi sosial. Pertama-tama adalah keluarga dan suku nomadik, lalu muncul kampung yang permanen dan masyarakat berdasarkan suku dengan sistem feodal, dan kemudian terbentuk negara sebagai perkembangan lebih lanjut.



Dalam kehidupannya, manusia adalah anggota suatu organisasi, misalnya anggota organisasi kemasyarakatan, olah raga, bisnis dan sebagainya. Organisasi-organisasi tersebut mempunyai rencana dan cara pencapaian tujuan, termasuk di dalamnya adalah tugas mencari dan mengalokasikan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, dan mempunyai pemimpin yang juga disebut manajer yang bertanggung jawab atas keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

A. MANAJEMEN

Manajemen berasal dari kata management yang berasal dari kata to manage yang secara umum berarti mengelola. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan kepemimpinan, yaitu orang-orang yang memimpin dalam suatu organisasi. Dengan demikian manajer ialah orang yang memimpin atau mengelola.





Organisasi adalah suatu sistem yang bersifat sosio-teknis. Sistem adalah suatu keseluruhan dinamis yang terdiri dari bagian-bagian yang berhubungan. Dinamis berarti bergerak di dalam, berkembangke arah suatu tujuan. Sosio (sosial) berarti yang bergerak di dalam dan yang menggerakkan sistem itu adalah manusia. Ekonomis berarti kegiatan dalam sistem bertujuan untuk memenuhi kebutuhan manusia.

ORGANISASI

ORGANISASI SOSIAL

Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama

Contoh: Keaggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola

Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:

Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual

Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada majikan









PANDANGAN SISTEM

Dalam pendekatan sistem, organisasi dipandang sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Jadi dalam pendekatan ini manajer seharusnya memandang organisasi sebagai suatu kesatuan, yang merupakan bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Dalam teori sistem dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dalam organisasi akan mempengaruhi kegiatan bagian lain

Istilah-istilah penting yang digunakan dalam pendekatan sistem

1. Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk keseluruhan sistem. Setiap sistem menjadi subsistem dari kesatuan yang lebih besar

2. Sinergi, yaitu apabila keseluruhan lebih besar daripada penjumlahan bagian-bagian. Sinergi berarti bagian-bagian terpisah dalam sebuah organisasi yang saling bekerja sama dan berhubungan, serta menghasilkan kerja yang lebih besar dibandingkan bila bagian-bagian tersebut bekerja sendiri.

3. Sistem terbuka dan tertutup. Suatu sistem dikatakan terbuka

apabila sistem itu berhubungan dengan lingkungan luar organisasi.

Suatu sistem dikatakan tertutup apabila ia tidak berhubungan

dengan lingkungan luar organisasi

4. Umpan balik: umpan balik merupakan kunci pengawasan terhadap

sistem. Dengan adanya umpan balik terhadap sistem maka dapat

dilakukan perbaikan apabila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan

tersebut. Teori sistem meramalkan bahwa aktivitas setiap segmen organisasi mempengaruhi aktivitas segmen lainnya, dengan tingkat pengaruh yang berbeda. Bagi manajer, mereka harus menghubungkan

departemen mereka dengan perusahaan secara keseluruhan.

2. PENDEKATAN KONTINGENSI

Pemikiran ini berusaha menyesuaikan antara tanggapan manajerial dengan peluang dan permasalahan yang ada dalam berbagai macam

situasi.

Struktur yang terbaik : Tergantung pada banyak faktor

Pemikiran Kontingensi: Struktur yang tepat suatu organisasi mungkin tidak tepat bagi yang lain. Pendekatan ini dikembangkan dikembangkan karena sering dijumpai metode-metode yang efektif untuk situasi tertentu yang ternyata tidak dapat diterapkan pada situasi lain. Menurut pendekatan ini, tugas seorang manajer adalah mengidentifikasi teknik mana yang akan digunakari dalam situasi dan waktu mana yang akan digunakan daiam stuasi dan waktu tertentu dalam membantu pencapaian tujuan. Dalam pendekatan kontingensi, satu jawaban yang dianggap paling tepat untuk mengatasi masalah manajemen adalah bergantung pada situasi yang dihadapi oleh manajemen.









MANAJER

Adalah orang yang bertanggung jawab atas kerja satu atau lebih dalam organisasi

Peran manajer pada organisasi modern:

* Mengelola proses transisi dari era industri sederhana ke aera informasi yang jauh lebih kompleks.
* Membangun keuletan SDM dan kemampuan organisasi
* Melakukan destabilisasi sistem: menjg adanya suasana stress namun tetap dlm batas kemampuan individu.
* Menjaga keseimbangan antara dua kondisi yang saling berlawanan tetapi sama-sama dibutuhkan



APA YANG DILAKUKAN SEORANG MANAJER

Manajer yang efektjf akan memanfaatkan sumber daya organisasi

sehingga membuahkan hasil kerja yang baik dan memberikan

kepuasan bagi mereka yang terlibat dalam pelaksanaan kerja.
MANAJEMEN

Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian terhadap penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan.

Alat-alat atau sarana yang dibutuhkan oleh manajemen (Tools of Management)

1. Men/Tenaga Kerja
2. Materials (bahan-bahan)
3. Machines (mesin-mesin)
4. Methods (cara-cara/sistem)
5. Money (uang)
6. Markets (pasar)



















PROSES MANAJEMEN

Empat Fungsi Manajemen:

1. Perencanaan / planning

Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah -langkah yang harus diambil untuk mencapainya. Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

1. BATASAN PERENCANAAN

NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan

LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai tujuan itu.








2. PROSES PERENCANAAN

1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya



2. Pengorganisasian / organizing/staffing

Proses pemberian tugas, pengalokasikan SD serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir

3. Pengarahan / directing/motivating

Prosesuntuk menumbuhkan semangat pada karyawan supaya bekerja dengan giat serta membimbing mereka melaksanakan rencana dalam mencapai tujuan

4. Pengendalian / controlling

Proses pengukuran kinerja membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana serta melakukan evaluasi.






ORGANISASI

Organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari unsur yang berkaitan. Bagian produksi dalam operasinya berkaitan langsung dengan bagian pemasaran dan bagian keuangan dan tergantung dari sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dan sebaliknya.

Organisasi tidak berada dalam lingkungan hampa. Keberadaannya

sebagai sebuah sistem dilingkupi sebuah medan yang dinamakan

dengan lingkungan organisasi. Lingkungan organisasi terdiri atas

lingkungan umum: lingkungan ekonomi, sosiaibudaya, teknologi, alam

dan legal, sedangkan lingkungan khusus terdiri atas pemasok,

konsumen, pesaing dan pembuat aturan.

Lingkungan Umum

1. Lingkungan Ekonomi. misalnya:

* perubahan nilai mata uang
* perubahan perdagangan internasional
* perubahan kebijaksanaan ekonomi
* meningkatnya hutang luar negeri

Akibat: biaya produksi dan perusahaan meningkat







2. Lingkungan Hukum

* undang-undang
* undang-undang perburuhan
* undang-undang perindustrian
* undang-undang no 22, 1999 ttg otonomi daerah
* undang-undang no 25, 1999 perimbangan keuangan pusat daerah



3. Lingkungan Politik: Dalam dan Luar Negeri

* situasi politik yang tidak menentu
* disintegrasi bangsa
* euphoria reformasi (anomali/tanpa hukum)
* dampak: biaya pengelolaan perusahaan meningkatI



4. Lingkungan kependudukan

* pertambahan jumlah penduduk
* pertambahan jumlah rumah tangga
* berubahnya struktur umur penduduk
* meningkatnya perpindahan penduduk
* meningkatnya mobilitas penduduk
* dampak:
* lahan eksplorasi diduduki penduduk





5. Perubahan sosial

* masyarakat berubah dari sifat kolektif ke individualistik
* meniru gaya hidup masyarakat global
* masyarakat yang serba diburu-buru waktu
* ingin melakukan banyak ha1 sekaligus
* tingkat stress meningkat
* kriminalitas semakin merringkat karena melemahnya norma sosial
* dan agama
* kekerasan dalam masyarakat meningkat
* emosi mudah tersulut
* dampak:
* biaya kesehatan memingkat
* biaya sekuriti meningkat



6. Lingkungan Teknologi

* perubahan bisnis menuntut kecepatan pengambilan keputusan
* efektivitas organisasi menuntut komunikasi yang cepat
* kompleksitas data yang harus diolah
* banyaknya informasi luar yang harus diserap dan diolah
* biaya pendidikan karyawan meningkat
* adanya kemungkinan PHK bagi yang tidak bisa mengikuti teknologi








7. Lingkungan hidup/ alam

* undang-undang lingkungan hidup semakin ketat
* dunia internasional memboikot produk yang merusak lingkungan
* hidup
* kecaman masyarakat setempat pada masyarakat yang merusak
* lingkungan
* sertifikasi lingkungan yang harus dipenuh (ISO)
* akibat:
* biaya lingkungan hidup meningkai:
* biaya pendidikan lingkungan hidup
* teknologi dan bahan kimia yang ramah lingkungan memerlukan
* biaya tinggi

8. Lingkungan Birokrasi

* budaya birokrasi akan menyulitkan pengelolaan bisnis, bila birokrasi
* memiliki karakteristik sbb:
* bersifat feodalistik
* peraturan yang berbelit-belit
* kesetiaan pada pimpinan (budaya petunjuk pengarahan)
* lebih banyak minta dilayani
* bekerja lamban
* teknologi yang dipakai dalarn bekerja
* terlalu banyak karyawan
* bekerja berdasarkan juklak dan juknis







B. LINGKUNGAN KHUSUS

Pelanggan: Konsumen atau klien khusus, individu dan organisasi

yang memberi barang /menggunakan jasa perusahaan

Pemasok: Pihak yang memberikan SDM, informasi keuangan &

bahan baku

Pesaing : Organisasi Khusus yang menawarkan barang & jasa yang

mirip Pada konsumen dan kelompok klien yang sama

Pembuat Aturan : Pihak-pihak pemerintah , baik tingkat lokal,

propinsi & Nasional





















PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

PENDAHULUAN

Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

1. BATASAN PERENCANAAN

NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan

LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai tujuan itu.


2. PROSES PERENCANAAN

6. Menentukan tujuan perencanaan
7. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
8. Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
9. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
10. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya

3. TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER

Meliputi :

1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)
3. Perencanaan Strategi
4. Perencanaan Operasional
5. Perencanaan Tetap
6. Perencanaan Sekali Pakai



1.Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek

Jangka Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang

Menengah : 1 s/d 2 tahun

Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih

2. Perencanaan strategi dan operasional

A. Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan.

Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.

Tahap perencanaan strategi:

1. identifikasi tujuan dan sasaran

2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan

3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran

4. implementasi perencanaan strategi

5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi

Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).

Manajemen Strategi

Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.

Tahap manajemen strategi:

1. perumusan strategi (strategy formulation)

2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)

Strategi yang digunakan organisasi

Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:

1. strategi korporasi (corporate strategy)

Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total.

Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi.

2. strategi bisnis (business strategy)

strategi untuk bisnis satu produk lini.

Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.

3. strategi fungsional (functional strategy)

mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.

Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.

B. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.

Perencanaan operasional yang khas :

1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.

perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

3. Perencanaan tetap (standing plans)

Digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus)

Tertuang dalam : Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan

Kebijaksanaan

Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat berbagai keputusan dan melaksanakan tindakan.

Misalnya : Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara

Prosedur dan aturan

Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu sering disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)

4. Perencanaan sekali pakai (single-use plans)

Digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik

Anggaran

Menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau program

Merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam sumber yang terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beranekaragam.

Jadwal Proyek

Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan yang menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja dan Sumber Daya

KEUNTUNGAN PERENCANAAN

1. Fokus dan fleksiblitas

FOKUS : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan

FLEKSIBILITAS: Beroperasi dan punya pandangan kedepan

Perencanaan membantu Manajer karena:

2.. Perencanaan berorientasi pada hasil- Menciptakan pengertian arah orientasi kinerja

4. Perencanaan Orientasi pada prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama

5. Perencanaan orientasi pada keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik

6. Perencanaan orientasi pada perubahan -membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik

2. Perencanaan mengembangkan koordinasi

Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.

3. Perencanaan mengembangkan pengendalian

Pengendalian meliputi Pengukuran dan evaluasi

Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.

PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN

1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in

Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.

Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi.

Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.

2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up

Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.

Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.

3. Perencanaan contingency

-> perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.

DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK

1. forecasting

è proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.

a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli

b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)

2. Penggunaan skenario

è meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi.

Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.

3. benchmarking

è perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.

4. partisipasi dan keterlibatan

è perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.

5. penggunaan staf perencana

è fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.


Read more...

MATA KULIAH INTERNAL RELATIONS (V dan VI)

IKLIM ORGANISASI


BAGAIMANA IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI BERKEMBANG

Iklim komunikasi organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tsb thd komunikasi

Iklim komunikasi organisasi merupakan fungsi kegiatan yang :



o menunjukkan kepada anggota organisasi bhw org. tsb mempercayai mereka dan memberi kebebasan dlm mengambil resiko
o mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dlm mengerjakan tugas-tugas mereka
o menyediakan informasi yang terbuka dan cukup ttg organisasi
o mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh informasi yang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota org.



Iklim komunikasi tertentu memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota org. Untuk melaksanakan pekerjaan mereka scr efektif, mengikatkan diri mereka dengan organisasi.

Iklim komunikasi dpt menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggota organisasi

Usaha biasanya terdiri dari empat unsur:

1. Aktivitas (A) yang merupakan pekerjaan tsb.
2. Langkah-langkah (L) pelaksanaan kerja
3. Kualitas (K) hasil
4. Pola waktu (W) kerja



KEPUASAN KOMUNIKASI ORGANISASI

“Kepuasan atas komunikasi” kadang-kadang dikacaukan dengan “iklim komunikasi”. Alasannya adalah bahwa iklim, tampaknya merupakan fungsi dari bagaimana kepuasan anggota terhadap komunikasi dalam organisasi (Litwin & Stringer, 1968).

Kepuasan menggambarkan suatu konsep individu dan konsep mikro sedangkan iklim merupakan konsep makro dan konsep gabungan.

DIMENSI KEPUASAN DAN IKLIM KOMUNIKASI

KEPUASAN
IKLIM KOMUNIKASI
1. Infomasi yang berkaitan dengan pekerjaan

2. Kecukupan informasi

3. Kemampuan untuk menyarankan perbaikan

4. Efisiensi berbagai saluran komunikasi ke bawah

5. Kualitas Media

6. Cara sejawat berkomunikasi

7. Informasi tentang organisasi secara keseluruhan

8. Integrasi
1. Kepercayaan

2.Pembuatan Keputusan Partisipatif

3. Kejujuran

4. Keterbukaan dalam komunikasi

5.Mendengarkan dalam komunikasi ke atas

6. Memikirkan tujuan-tujuan berkinerja tinggi






































Your browser may not support display of this image.


Secara umum, bila orang-orang berinteraksi selama beberapa waktu, mereka membnetuk suatu budaya. Setiap budaya mengembangkan harapan-harapan yang tertulis maupun tidak tertulis tentang perilaku (aturan dan norma-norma) yang mempengaruhi para anggota budaya itu. Tetapi orang-orang tidak hanya dipengaruhi budaya tersebut, mereka menciptakan budaya. Setiap organisasi memiliki satu budaya atau lebih yang memuat perilaku-perilaku yang diharapkan-tertulis atau tidak tertulis.

TUJUAN KARAKTERISTIK PRIMER BUDAYA ORGANISASI

1. Inovasi dan pengambian resiko: sejauh mana para karyawan

didorong untu inovatif dan mengarnbil resiko

2. Orientasi hasil: sejauh mana menjadi memfokus pada hasil

bukan pada teknik dan proses

3. Perhatian ke rincian: presisi, analistis dan perhatian.

4. Orientasi orang : sejauh mana keputusanmenjadi

memperhitungkan efek hasil pada orang-orang.

5. Orientasi tim: Sejauh mana kegiatan kerja diorangkan sekitar tim

6. Keagresifan: sejauh mana orang-orang itu agresif dan kompetitif

dan bukannya santai

7. Kernantapan: sejauh mana kegiatan orang menekankan

dipertahankannya status





FUNGSI BUDAYA

o Budaya mencipatakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi
o dan yang lain.
o Budaya membawa rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi
o Memperrnudah timbulnya komitmen yang luas
o Meningkatkan kemantapan sistem sosial
o Perekat sosial yang membantu memepersatukan organisasi itu.



BUDAYA DOMINAN

Mengungkapkan nilai-nilai inti yang dianut bersarna oleh suatu

mayoritas anggota organisasi itu.

ANAK BUDAYA

Budaya-budaya mini di dalam suatu organisasi yang lazimnya

ditentukan oleh rambu departemen dan pemisahan geografis.

NILAI INTI

Nilai primer atau dominan yang diterima baik diseluruh organisasi

Budaya Kuat Versus Budaya Lemah

Budaya kuat : budaya dimana nilai-nilai inti dipegang secara intensif

dan dianut bersama secara meluas

Mempunyai dampak yang lebih besar pada perilaku

karyawan karena:

* Tingginya tingkat kebersamaan (sharedness)
* Memperlihatkan kesepakatan yang tinggi di kalangan anggota






Budaya organisasi dalam praktek nyata

1. The Walt Disney Co

- Tidak ada karyawan, melainkan yang ada anggota pelaku (cast

member)

- Pelanggan adalah ”tamu” , kendaraan disebut atraksi

2. MCI Communications

Senioritas maupun kesetiaan pada korporasi tidak

penting mendorong individu-individu agar unik, karyawan bebas

dan fleksibel

3. Levi Strauss:

o Keterbukaan : menjadi memperlihatkan sifat langsung, terbuka,
o komitmen pada sukses orang lain.
o Keanekaragaman : menghargai keanekaragarnan angkatan kerja
o pada semua tingkat organisasi
o Etika : pengharapan yang jelas, mernpraktikkan standar perilaku
o Pemberian kuasa : mendorong wewenang dalarn orang ke bawah.



4. Budaya Workaholic Microsoft : menganut etos kerja tanpa belas

kasihan bekerja lebih dari 12jam sehari

5. Mc Donalds :

QSCV : Quality, Service, Cleanliness, Values







RAGAM BUDAYA

1. Cerita : dongeng dari peristiwa mengenai pendiri organisasi sukses

dari miskin ke kaya. Reaksi terhadap kesalahan masa lalu

2. Ritual : deretan berulang dari kegiatan yang mengungkapkan dan

memperkuat nilai-nilai utama organisasi itu

Contoh: Mary Kay cosmetics, setiap tahun memberikan hadiah

kepada SPG-nya.

3. Lambang materi :Fasilitas yang diberikan oleh koperasi kepada

executive puncak.

4. Bahasa : suatu cara untuk mengidentifikasi anggota suatu budaya

Budaya sebagai suatu beban

1. Penghalang terhadap perubahan

2. Penghalang terhadap keanekaragarnan : jika menyingkirkan

kekuatan unik yang dibawa oleh orang-orang dengan latar

belakang berlainan

Bagaimana karyawan mernpelajari budaya

1. Cerita : dongeng dari peristiwa mengenai pendiri organisasi sukses

dari miskin ke kaya.

2. Ritual : deretan berulang dari kegiatan yang mengungkapkan dan

memperkuat nilai-nilai utama dari orang itu

3. Lambang materi :ukuran dan tata letak kantor, keanggunan

perabot, pakaian.

4. Bahasa : dengan mempelajari bahasa, para anggota menegaskan

penerimaan mereka akan budaya itu.

Implikasi bagi komunikasi organisasi

Peranan komunikasi dalam budaya organisasi dapat dilihat secara berlainan bergantung pada bagaimana budaya dikonsepsikan. Bila budaya dianggap sebagai sebuah himpunan artefak simbolik yang dikomunikasikan kepada anggota organisasi untuk pengendalian organisasi, maka komunikasi dapat diartikan sebaga sebuah sarana yang memungkinkan perolehan hasilnya.

Penelitian komunikasi organisasi dari sudut pandang budaya mencakup lebih dari sekedar penelaahan pertukaran resmi pegawai antara orang-orang yang terpilih yang memiliki status. Percakapan sehari-hari mengungkapkan pemahaman organisasi dan jaringan-jaringan makna bersama yang mungkin ada. Perilaku sebagaimana adanya yang memungkinkan adanya rutinitas dan pengorganisian melekat dalam komunikasi


Read more...

MATA KULIAH INTERNAL RELATIONS (IV)

TINJAUAN MENGENAI BUDAYA

Apa sesungguhnya yang dimaksud dengan budaya ? Ada banyak ahli yang mendefinisikan budaya. Salah satunya adalah William Gudykunst dan Woord Goodenough, yang mendefinisikan budaya sebagai “system of knowledge” (sistem pengetahuan). Lebih lanjut Gudykunst mengatakan bahwa :



”but much of what is cultral consists of explanations and actions that are either taken for granted or unnoticeable; more over, it’s commonplace occurance for people to distinguish between knowing about something or how to do it, on the one hand, and understanding why something should be done or what its doing constitutes, on the other hand” (Banks, Stephen B, 2000)

Dari pernyataan tersebut nampak bahwa budaya terdiri atas penjelasan yang dapat diterima apa adanya (taken for granted) oleh masyarakat dan juga budaya digunakan untuk menilai hal mana yang pantas dilakukan , bagaimana mengerjakan, dan di sisi yang lain adalah pemahaman mengapa sesuatu harus dikerjakan.

Koentjaraningrat dalam bukunya Pengantar Ilmu Antropologi (1981: 17) menggambarkan budaya sebagai berikut :

Budaya mengatakan bahwa kebudayaan keseluruhan sistem tindakan dan hasil karya manusia dalam rangka kehidupan milik diri sendiri dengan belajar. Hal tersebut berarti bahwa hampir seluruh tindakan manusia adalah “kebudayaan” karena hanya amat sedikit tindakan manusia yang tak perlu dibiasakan dengan belajar.









Kata “kebudayaan” berasal dari kata Sanskerta : buddhayah : bentuk jamak dari buddhi yang berarti “budi” atau “akal”. Dengan demikian :kebudayaan adalah “hal-hal yang bersangkutan dengan “budi” atau “akal”

Para ahli yang lain mendefinisikan bahwa budaya adalah daya dari budi yang berupa cipta, rasa dan karsa manusia.

Talcott Parsons, serupa dengan JJ Honigman (dalam Koentjaraningrat 1981:186) membedakan adanya tiga “gejala kebudayaan” yaitu :

1. Wujud pertama adl wujud ideal dari kebudayaan : ide-ide dan gagasan manusia banyak yg hidup bersama dlm masyarakat : disebut dengan sistem budaya atau cultural system.

2. Wujud kedua : sistem sosial atau social system, mengenai tindakan berpola dari manusia itu sendiri. Sistem ini terdiri dai aktivitas manusia yang berinteraksi, berhubungan dan bergaul.

3. Wujud ketiga : kebudayaan fisik . Sifatnya paling konkret. Berupa seluruh total dari hasil fisik dari aktivitas, perbuatan dan karya semua manusia dalam masyarakat.


Di dalam organisasi pun, ketiga wujud budaya tersebut tertanam dan hidup seiring dengan lahir dan tumbuhnya organisasi tersebut. Inilah yang disebut dengan budaya organisasi, dikatakan oleh Robbins bahwa:

Budaya adalah satu set nilai, penuntun kepercayaan akan suatu hal, pengertian dan cara berpikir yang dipertemukan oleh para anggota organisasi dan diterima oleh anggota baru seutuhnya (Robbins, SP, 1999).








Sedangkan definisi menurut Edgar Schein dalam Gibson Ivancevich dan Donnely (1999: 30) organizational culture adalah :

“A pattern of basic assumptions-invented, discovered or developed by a given group as it learns to cope with problems of external adaptations and internal integrations- that has worked well to be considered valid, and therefore, to be taught to new members as the correct ways to perceive, think and feel in relation to those problems.

Schein menyatakan bahwa budaya terdiri dari asumsi-asumsi, adaptasi, persepsi dan pembelajaran.

Menurut Richard E. Porter dan Larry A. Samovar (Schramm, Wibur, et.al , 1996 : hal 11 ) budaya berkenaan dengan cara manusia hidup. Manusia belajar berpikir, merasa, mempercayai dan mengusahakan apa yang patut menurut budayanya. Bahasa, persahabatan, kebiasaan makan, praktek komunikasi, tindakan sosial, kegiatan ekonomi dan politik dan teknologi, semua itu berdasarkan pola-pola budaya.

Budaya membangkitkan minat. Secara formal budaya didefinisikan sebagai tatanan pengetahuan, pengalaman, kepercayaan, nilai, sikap, makna, hirarki, agama, waktu, peranan, hubungan ruang, konsep alam semesta, objek-objek materi dan milik yang diperoleh sekelompok besar orang dari generasi ke generasi melalui usaha individu dan kelompok. Budaya berkesinambungan dan hadir di mana-mana , budaya meliputi semua peneguhan perilaku yang diterima selama periode yang diterima selama periode kehidupan.

Budaya dan komunikasi tak dapat dipisahkan oleh karena budaya tidak hanya menentukan siapa berbicara dengan siapa, tentang apa dan bagaiamana orang-orang menyandi pesan, makna yang ia miliki untuk pesan dan kondisi-kondisinya untuk mengirim, memperhatikan dan menafsirkan pesan. Michael Gamble dan Tery Gamble (dalam Gambe and Gamble, 2005: 14) mengatakan bahwa komunikasi sangat dipengaruhi oleh budaya (communicationis affected by culture).

Digambarkan oleh Gamble and Gambe (2005: 14) :

”Culture diversity, including race, ethnicity, gender, and age influence the meanings we attribute to communication. Cultural differences exist not only between persons who speak different language but between persons who speak the language as well. Every culture group has its own rules or preferences for interactions. When these are ignored or unknown, we are likely to misinterpret the meaning of messages received and miscalculate the impact of messages sent”

Alfred G. Smith dalam (Jand, Fred E, 2004 : hal 29) mengatakan sebagai berikut :

” Culture is a code we learn and share, and learning and sharing require communication. Communication requires coding and symbols that must be learned and shared”

Budaya merupakan kode yang kita pelajari dan bagi (dengan orang lain), dan mempelajari serta berbagi dengan orang lain membutuhkan komunikasi. Komunikasi membutuhkan code dan simbol yang juga harus dipelajari dan kita bagi.

Godwin C. Chu juga dalam Jand (Jand, Fred E : 29) mengatakan bahwa setiap pola budaya dan setiap tindakan sosial melibatkan komunikasi. Untuk dapat dipahami budaya dan komunikasi harus dipelajari secara bersama-sama. Budaya tidak dapat dimengerti tanpa belajar tentang komunikasi dan komunikasi tidak dapat dipahami tanpa kita belajar budaya.





TINJAUAN MENGENAI INTERCULTURAL COMMUNICATION

Intercultural Communication didefinisikan oleh Gamble and Gamble (2005; 36)

sebagai berikut secara singkat

“interaction with individuals from different culture “

Selanjutnya Gamble and Gamble (2005 : hal 37) menjelaskan sebagai berikut :

In actually, intercultural communication comprises a number of different forms. Among its many variations are interracial communication (which occurs when interactants are of different races).

Interethnic communications (which occurs when communication parties have different ethnic origins), international communication (which occurs between persons representing political structures), and intracultural communication (which includes all forms of communication among members of the same racial, ethnic, or other co or subculture groups)

Intercultural communication saat ini menjadi tema yang cukup menarik untuk dibicarakan. Tery Kwal Gamble dan Michael Gamble dalam bukunya Communication Works (2005: 32) menggambarkan bahwa “ours is the age of globalization. We are linked to people in all corners of Planet Earth”. Abad ini merupakan abad globalisasi kita terhubung ke semua sudut bumi.

Organisasi menjadi kian terbuka. Informasi terbuka bagi siapa saja, dunia terasa sempit. Hal inilah yang kemudian menyadarkan orang akan arti pentingnya sebuah komunikasi dimana dimungkinkan orang dari budaya yang berbeda saling berkomunikasi.

Fred E Jand dalam bukunya An Introduction to Intercultural Communication menggambarkan intercultural communication berikut ini :

“Intercultural communication generally refers to face to face interactions among people of diverse cultures. Imagine how difficult communications can be if the source and receiver are in different context and share few symbols. That’s one way of defining intercultural communication” (Jand, Fred E 2004 : 39)

Lebih lanjut Jand menjelaskan bahwa definisi dari komunikasi intercultural tersebut membuat komunikasi yang dikembangkan (baik pada tingkat individu dan organisasi) akan lebih ditekankan pada keahlian (skill) dari monocultural person menjadi multicultural person. Multicultural persons adalah orang yang menghargai (who respects) budaya dan memiliki toleransi terhadap perbedaan (tolerance for differences).

Chen dalam Jand (2004: 45) mengatakan terdapat 4 keahlian yang dimiliki seorang multicultural persons:

1. Personality Strength: the main personal traits that affect intercultural communication are self concept, self disclosure, self monitoring and social relaxation.
2. Communication Skills : the individuals must be competent in verbal and non verbal behaviors. Intercultural communication skill require messages skills, behaviral flexibity, interaction management, and social skills.
3. Psychological Adjusment: effective communicators must be able to acclimate to new environment. They must be able to handle the feelings of “culture shock”, such as frustations, stress and alienation in ambiguous situations caudes by new environments
4. Cultural awarenerss: individuals must be understand the social customs and social systems of the host culture.



Meningkatnya keanekaragaman di tempat kerja menyadarkan orang akan arti penting multicultural person. Mengelola keanekaragaman menurut Schemerhorn, berarti mendorong setiap karyawan untuk melakukan sesuatu sesuai dengan potensi mereka.

Read more...

MATA KULIAH INTERNAL RELATIONS (III)

ALIRAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

SIFAT ALIRAN INFORMASI:

Guetzkow (dalam Pace Wayne) menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dengan tiga cara:



-serentak

-berurutan

-kombinasi dari kedua cara ini.


PENYEBARAN PESAN SECARA SERENTAK

* Terjadi bila semua anggota departemen, fakultas atau bagian-bagian lain menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak.



* Dengan berkembangnya media komunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua nggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagaian organisasi.










Penyebaran pesan secara berurutan Hany (1962): mengemukakan bahwa ”penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam ”organisasi”.

Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara pada siapa”. Informasi berlangsung pada waktu yang tidak beraturan, tiba di tempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula.

POLA ALIRAN INFORMASI

PENGARUH DUA POLA KOMUNIKASI ATAS SEPULUH PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI


Variabel Komunikasi Organisasi Pola Roda Pola Lingkaran
Aksesibilitas para anggota satu dengan yang lainnya Rendah Tinggi
Pengawasan aliran pesan Tinggi Rendah
Moral atau kepuasan Sangat Rendah Tinggi
Kemunculan Pemimpin Tinggi Sangat Rendah
Kecermatan Solusi Baik Buruk
Kecepatan Kinerja Cepat Lambat
Jumlah pesan yang dikirimkan Rendah Tinggi
Kemunculan organisasi yang stabil Cepat Sangat Lambat
Penyesuaian dengan perubahan kerja Lambat Cepat
Kecenderungan beban berlebih Tinggi Rendah


Read more...

MATA KULIAH INTERNAL RELATIONS (II)

PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

Proses komunikasi antar orang perorangan atau perusahaan melibatkan lima elemen pokok:



1. Pemberi pesan (sender atau encoder)
2. Pesan yang diberikan (message)
3. Jalur dan Media Komunikasi (communication channel and media)
4. Penerima pesan (receiver, audience atau decoder)
5. Tanggapan atau umpan balik.



o Pemberi pesan: Tanggung jawab pemberi pesan adalah memformulasikan pesan yang akan mereka berikan sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh penerima pesan



o Pesan yang diberikan : pesan yang diberikan pemberi pesan terdiri dari simbol-simbol yang menggambarkan informasi, pendapat, petunjuk, penjelasan, perintah, usul, pertanyaan dan larangan yang disampaikan



o Simbol-simbol tersebut dapat berbentuk verbal (menggunakan kata-kata secara lisan maupun tulisan) ataupun non verbal (tanpa kata-kata)



o Pesan yang akan disampaikan organisasi seringkali cukup kompleks dan rumit, sehingga membutuhkan persiapan yang matang dan media yang canggih.



o Jalur dan Media: pesan yang ingin diberikan pemberi pesan dapat disampaikan melalui 2 jalur utama : written channel (jalur tulisan) dan jalur lisan (verbal and oral channel)



o Penerima pesan (receiver atau decoder) adalah mereka yang menerima pesan tertulis atau lisan.



o Bagaimana penerima pesan mengartikan atau bereaksi terhadap pesan yang mereka terima a.l dipengaruhi oleh persepsi dan sikap mereka terhadap pembawa pesan



Kendala Efektivitas Komunikasi Organisasi (Prof Murphy Brown) :

- Penafsiran kata-kata yang dipergunakan (interpretation of words)

* Batas ruang lingkup pesan (abstraction)
* Sikap, opini dan emosi (attitudes, opinions and emotions).













Pesan yang gagal lebih karena: (Sue Smithson):

-Tidak ada tujuan komunikasi yang jelas (lack of objective setting)

-Problem sikap dan persepsi

-Pemilihan bentuk dan media yang kurang tepat

-Lingkungan organisatoris yang tidak mendukung

-Menahan sebagian informasi yang diperlukan

- Problem Bahasa Pengantar

Penafsiran Kata-kata

-Kesamaan Penafsiran: Agar komunikasi antara 2 orang atau lebih berjalan efektif, pemberi dan penerima pesan harus mempunyai penafsiran yang sama terhadap kata-kata yang dipergunakan selama berkomunikasi.

-Arti Harfiah dan Multi Arti

-Pengertian Harfiah : pengertian kata yang disetujui atau dimengerti orang-orang pada umumnya

-Ambiguous: Multi Arti

-Euphemisme: penggunaan kata-kata yang bersifat memperhalus.

Batas Ruang Lingkup Pesan :Pembicara wajib memilih data, informasi atau fakta yang paling bersangkutan dengan subyek yang disampaikan

Pengaruh Sikap, Opini, Emosi dan Kondisi Lingkungan






Kejelasan Tujuan Komunikasi

Pemilihan Bentuk dan Media

Upaya Mengatasi Kendala

Kendala komunikasi bisnis yang efektif dapat diatasi :

1. Bersikap bijak (tactful)
2. Bernada positif
3. Menggunakan kalimat aktif.
4. Efisien dalam penggunaan kata dan kalimat
5. Mengkaitkan hal-hal yang diampaikan dalam pesan.

Bersikap Bijak :

- Orang bijak dapat mengetahui apa yang paling tepat untuk dikerjakan atau dikatakan setiap saat menghadapi situasi yang berbeda-beda.

Sikap bijak :

* Menyesuaikan diri dengan tingkat intelegensia lawan komunikasinya
* Menghindari sikap ofensif
* Memperhatikan persepsi penerima pesan



You Approach : Komunikator yang bijak juga memfokuskan diri pada kebutuhan dan keinginan penerima pesan. Penerima pesan ditempatkan sebagai titik sentral komunikasi

Bernada Positif

* Apabila suasana yang diciptakan positif pembaca atau pendengar. Untuk menciptakan suasana positif, pesan yang menyenangkan diungkapkan beberapa kali.



Mempergunakan kalimat aktif

Kalimat aktif dapat menghidupkan suasana komunikasi. Kalimat aktif lebih menarik karena menunjukkan kegiatan subyek yang disebutkan dalam kalimat.

Efisien Penggunaan Kata dan Kalimat

Tiap kalimat yang dipergunakan dalam komunikasi bisnis hendaknya mengandung satu hal.

Keterkaitan Hal-hal yang disampaikan

Dalam komunikasi tertulis perlu diperhatikan keterkaitan antar paragraf, pasal dan bab dalam tulisan.

Pesan Yang Jelas

-Menghindari penggunaan jargons atau istilah teknis

-Menghindari kata-kata yang tidak umum.

Read more...

MATA KULIAH INTERNAL RELATIONS (I)

BAHAN KULIAH I

HUBUNGAN INTERNAL

PENGANTAR
Istilah Public Relations yang di Indonesia secara umum diterjemahkan menjadi Hubungan Masyarakat, sebenarnya baru dikenal pada abad ke-20, namun gejalanya sudah tamapk sejak abad-abad sebelumnya, bahkan sejak manusia masih primitif. Unsur-unsur dasarnya –memberi informasi, membujuk, dan mengintegrasikan khalayak—selalu tampak dalam kehidupan masyarakat zaman dahulu. Gejala tersebut terlihat pada adanya hubungan yang harmonis diantara individu-individu, individu dengen kelompok, ataupun antar kelompok, di dalam pergaulan mereka.



Harmonis dalam arti adanya saling pengertian dan persesuaian antara kedua belah fihak, satu sama lain saling memberikan keuntungan dan merasa senang. Hanya saja pada waktu itu orang belum menemukan istilah (public relations) yang cocok untuk melukiskan kegiatan dimaksud. Padahal apa yang dilakukan Cleopatra dengan keindahannya sebagai ratu, dalam rangka menyambut Mark Anthony di tepi sungai Nili, sebenerna merupakan kegiatan PR (Griswold dalam Kustadi Suhandang, 2004).

PUBLIC RELATIONS MODERN
Dengan pesatnya perkembangan demokrasi, maupun majunya perkembangan industri, semuanya menyebabkan pergesaran-pergeseran atau kegoncangan-kegoncanagan hebat di bumi ini. Pergeseran tersebut mengakibatkan perubahan dan kemajuan yang luas, tidak saja dalam bidang perdagangan dan perniagaan, tetapi juga dalam lapangan politik, ekonomi, sosial, budaya, pertahanan, keamanan dan sebagainya.
Sejalan dengan perkembangan tersebut, komunikasipun dituntut untuk lebih maju lagi sehingga kegiatan Public Relations pun semakin banyak dipergunakan, banyak dipelajari, dan diteliti. Public relations dari berbagai badan, perusahan, atau pun instansi-instansi dalam masyrakat mendapat tugas untuk senantiasa mengikuti dan menganalisa masalah-masalah yang timbul, baik dari dalam badan itu sendiri, maupun dari publiknya. Masalah-masalah yang timbul akibat adanya pergeseran-pergeseran dan kegoncangan-kegoncangan yang terjadi di dalam masyarakat. Pada tahun 1906, sebuah industri besar di Amerika meminta Ivy Lee untuk menjadi juru bicara dalam hubungan antara perusahaan dengan public dan badan-badan lainnya. Dari situ Lee memulai karirnya sebagai seorang publisist. Karena itu Ivy Lee dianggap sebagai pelopor Public relations Modern. Karena jasanya, dalam bidang Public Relations Ivy Lee disebut sebagai Father of Public Relations.

APAKAH PUBLIC RELATIONS ?

Menurut para pakar, hingga saat ini belum terdapat konsensus mutlak tentang difinisi dari PR. Ketidaksepakatan tersebut disebabkan oleh: pertama beragamnya definisi PR yang telah dirumuskan baik oleh para pakar maupun profesional PR didasari perbedaan sudut pandang mereka terhadap pengertian Humas/PR.
Definisi yang sangat umum diberikan oleh John. E. Marston

“ PR is planned, persuasive communication designed to influence significant public”

PR adalah kegiatan komunikasi yang terencana dan persuasif untuk mendesain publik-publik yang nyata. PR bukanlah ilmu tradisional yang digunakan untuk menghadapi tujuan-tujuan sesaat. PR perlu direncanakan dalam suatu pendekatan manajemen kepada target-target public tertentu.

Dari definisi yang sangat umum tadi, kita menuju kepada definisi yang lebih spesifik, yang lebih konkret. Marston memberikan defisnisi yang baik sekali lagi;

“PR adalah seni untuk membuat perusahaan Anda disukai dan dihormati oleh para karyawan, konsumen dan para penyalurnya”.

Sedangkan Harlow (dalam Grunig, James E, 1984: 7), memberikan definisi dengan mengkombinasikan berbagai elemen dari berbagai definisi sebagai berikut:

Public Relations is the distinctive management functions which helps establish and maintain mutual line of communication, acceptance and cooperation between an organization and its public; involves the management of problems and issues; helps management to keep informed on and responsive to public opinion

(Public Relations adalah fungsi manajemen yang membantu mendirikan dan memelihara hubungan komunikasi yang saling menguntungkan, keterbukaan dan kerjasama antara organisasi dan publiknya, melibatkan manajemen problem dan issu, membantu manajemen untuk tetap terinfomasi dan responsive terhadap publik).

Definisi Harlow walaupun terkesan sangat umum ataupun general, memberikan arti penting bagi kegiatan PR itu sendiri. Bahwa kegiatan PR yang dilakukan oleh setiap organisasi maupun institusi pada intinya adalah kegiatan komunikasi, serta membantu agar manejemen tetap terinformasi (keluar dan kedalam) serta responsive terhadap apa yang terjadi pada lingkungannya.

Sedangkan Baskin, Otin et al mendefinisikan PR dalam definisi yang lebih operasional yaitu :

Public relations is a management function that helps achieve organizational objectives, define philosophy, and facilitate organizational change. Public Relations practitioners communicate with all relevant internal and external public to develop positive relationship and to create consistency between organizational goals and societal expectations



Dari definisi tersebut Baskin, Otin dan kawan-kawan mencoba untuk mendefinisikan fungsi PR secara lebih luas, dimana PR adalah sebuah fungsi (bagian) dari manajemen yang bertangung jawab untuk mencapai tujuan organisasi dan berkomunikasi dengan publik internal dan eksternal untuk mengembangkan sebuah hubungan yang positif.

Pada kenyataannya, tidak semua praktisi melakukan apa yang didefinisikan oleh Baskin. Beberapa bahkan praktisi PR melakukan hal yang lebih luas (more broadly) dari apa yang didefinisikan oleh Baskin.

Beberapa definisi PR menekankan pada fungsi komunikasi dari PR. Pada dasarnya , semua manajer di dalam organisasi bertanggung jawab dan terlibat dalam komunikasi, tetapi PR manajer memiliki tanggung jawab yang lebih besar, dan memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik di dalam komunikasi. Komunikasi berperan di dalam skill (keahlian) seorang PR, juga harus nampak dalam tugas-tugasnya (tasks performed). Ahli PR yang bernama Gene Harlan dan Alan Scott menekankan sbb : “skilled communication of ideas to various publics with the object of producing desired results”. Artinya bahwa keahlian komunikasi harus nampak di dalam segala ide yang dihasilkan untuk publik yang beragam dengan obyek (PR) dalam mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan “. Masih menurut Gene Harlan, tugas (objek PR) antara lain produksi release, laporan tahunan (annual report), majalah karyawan perusahaan (employee magazine). Seorang PR akan berhubungan dengan hal-hasl tsb.

Selain harus nampak pada skill, seorang PR juga harus dapat mengaplikasikan komunikasi dalam sistem. Frank Jefkins dalam Baskin, Otis (et.al,p.9) mendeskripsikan sebagai “a system of communications to create goodwill”, artinya bawa sistem dari komunikasi akan menciptakan hubungan baik (goodwill). Sistem komunikasi yang dimaksud adalah metode untuk mengumpulkan informasi , memelihara hubungan baik dengan publik baik secara internal maupun eksternal adalah contoh dari pelaksanaan sistem komunikasi. Yang terakhir yaitu public relations bertanggung jawab terhadap terciptanya komunikasi 2 arah yang sistematis.

Keberadaan PR dalam suatu organisasi terutama difungsikan untuk menunjang fungsi-fungsi manajemen perusahaan untuk mencapai tujuan bersama. Adanya berbagai kemajuan telah mengakibatkan terjadinya pembaruan dalam masyarakat. Cara hidup mesyarakat yang semakin modern dan semakin terspesialisasi dalam bidang-bidang tertentu, semakin mempengaruhi fungsi tersebut. Kondisi di atas jelas memerlukan keahlian khusus di bidang PR. Praktisi PR dituntut kemampuannya untuk mengkoordinasikan atau mengelola pemanfaatan sumber daya organisasi untuk penyelenggaraan komunikasi 2 arah antara organisasi dan publiknya. Kaitan antara PR dengan konsep manajemen menghasilkan pemahaman akan pentingnya public relations, seperti dinyatakan oleh Mc Elreath:

“Management PR berarti melakukan penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap berbagai kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Bentuk kegiatan komunikasi dapat berupa penerbitan brosur perusahaan, pertemuan-pertemuan kelompok kecil sampai pada kegiatan yang sangat kompleks seperti konferensi pers dengan menggunakan satelit”. Dari pernyataan tersebut manajemen public relations dipahami sebagai bentuk pengelolaan public relations dengan menerapkan fungsi-fungi manajemen yaitu dengan menjalankan penelitian, perencanaan dan evaluasi terhadap program yang dijalankan.

Keterangannya sebagai berikut:

1. Penelitian

Pada dasarnya, penelitian merupakan cara yang digunakan untuk memperoleh informasi dari publik baik internal maupun eksternal untuk memahami masalah yang dihadapi dengan akurat dan metode ilmiah.

2. Perencanaan dan pemrograman

Perencanaan dan pemograman merupakan segala informasi atau data masukan atau input yang diperoleh berkaitan dengan hal atau permasalahan yang dihadapi ke dalam bentuk rencana tindakan untuk pemecahannya. Perencanaan Public Relations merupakan suatu proses berkesinambungan dan selalu memerlukan peninjauan agar tindakan yang diambil sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Sejumlah prinsip yang harus diperhatikan dalam perencanaan program antara lain: sifat, waktu dan lingkungan. Perencanaan juga harus memperhatikan situasi di dalam maupun di luar organisasi, serta pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan tersebut.

3. Pelaksanaan program

Pelaksanaan program merupakan tahap dimana rencana program yang telah ditetapkan dilaksanakan atau diimplementasikan ke dalam suatu bentuk program aksi sebagai langkah nyata pemecahan masalah PR yang dihadapi. Pelaksanaan Program ini dapat berupa program tindakan maupun program komunikasi yang kesemuanya merupakan cara atau proses untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4. Evaluasi

Merupakan suatu tahapan yang dilaksanakan untuk menentukan atau memperlihatkan nilai suatu program termasuk pengelolaan maupun hasil atau dampak pelaksanaannya. Melalui evaluasi, PR akan mengetahui faktor-faktor yang menjadi kegagalan ataupun keberhasilan suatu program, sehingga dapat ditentukan langkah-langkah selanjutnya yang seharusnya dilakukan.

Pada dasarnya tujuan sentral PR adalah untuk menunjang manajemen yang berupaya mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Meskipun tujuan setiap organisasi berbeda tergantung dari sifat organisasi tersebut, tetapi dalam kegiatan humas terdapat kesamaan yakni membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik dalam membentuk citra positif.

Hubungan yang baik atau harmonis dalam PR mengandung arti luas, yakni sikap yang menyenangkan (favorable), itikad baik (goodwill), toleransi (tolerance), saling pengertian (mutual understanding), saling mempercayai (mutual confidence), saling menghargai (mutual appreciation), dan citra baik (good image). Penampilan dan sikap seorang PR dalam mencapai tujuan organisasi dengan cara menciptakan kesan yang baik akhirnya dapat melekat dan mempengaruhi citra dari perusahaan yang diwakilinya.

Pengertian citra itu sendiri abstrak , tetapi wujudnya dapat dirasakan dari penilaian baik semacam tanda respek dan hormat dari publik terhadap perusahaan dilihat sebagai sebuah badan usaha yang baik, dipercaya, profesional dan dapat diandalkan dalam pemberian pelayanan yang baik (Ruslan, Rosady, 1994: 66)

Menurut Edward L. Bernay, terdapat tiga fungsi utama PR yaitu:

1. Memberikan penerangan kepada masyarakat
2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan anda secara langsung
3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya.

Adapun ruang lingkup tugas PR dalam sebuah organisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas:

1. Membina hubungan ke dalam (publik internal)

Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unt/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang PR harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat.

2. Membina hubungan keluar (publik eksternal)

Membina hubungan keluar (publik eksternal)

Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya.Dengan demikian peran PR /Humas tersebut bersifat 2 arah, yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan ke luar (outward looking)

Menurut H. Fayol beberapa kegiatan dan sasaran PR adalah:

o Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image)
o Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.
o Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.
o Menghadapi krisis (Facing of Crisis)
o Menangani keluhan (complaint) dalam menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR Recovery of Image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.



KEDUDUKAN HUMAS STRUKTUR ORGANISASI

Kedudukan humas dalam organisasi dan kewenangan petugasnya tidak selalu dapat dinyatakan dengan tegas. Menurut John Tondowijojo (2004:9), bila humas diakui sebagai bagian jajaran kebijakan pimpinan, maka humas harus berada langsung di bawah direksi. Humas harus mampu menyampaikan kebijaksanaan pimpinan, sehingga ia harus langsung berada di pihak yang berhubungan dengan pimpinan seluruh jajaran manajemen. (Tondowidjojo, 2004:9). Sedangkan menurut Renald Khasali, public relations merupakan fungsi manajemen yang sama pentingnya dengan pemasaran, produksi, keuangan dan SDM.

Menurut Tondowidjojo, kegiatan humas haruslah sistematis dan terencana, tetapi kadang-kadang juga perlu untuk berimprovisasi dan berinovasi. Suatu kebijakan harus dipertimbangkan, dirumuskan, direncanakan dan evaluasi. Untuk ini diperlukan analisis data yang diperoleh tentang organisasi dan lingkungannya. Seberapa jauh PR harus menapakkan kakinya ke peran internal atau fungsi eksternal, tentu saja sepenuhnya tergantung pada kebijakan manajemen. Hanya saja kalau kita menginjak pada tataran ideal fungsi PR, tentu saja keseimbangan peran internal dan eksternal adalah perlu. Seberapa jauh titik keseimbangan tersebut harus dijalankan tentu tergantung pada bidang gerak perusahaan/organisasi yang bersangkutan.

Semakin kuat kedekatan perusahaan dengan publik dengan sendirinya membutuhkan banyak konsentrasi untuk memerhatikan publik. Sebaliknya kalau perusahaan lebih banyak bergerak pada komunitas yang tidak secara langsung menemui publik, maka peran PR harus dioptimalkan secara internal.




















PERBEDAAN FUNGSI INTERNAL DAN EKSTERNAL PR

INTERNAL EKSTERNAL

1. Mengkomunikasian kebijaksanaan direksi dan manajemen pada karyawan.
2. Menjelaskan perubahan kebijakan direksi dan manajemen agar karyawan memahami dasar pengambilan keputusan yang diambil.
3. Membangun jaringan komunikasi interkatif antara karyawan, manajemen dan direksi.
4. Membantu proses restrukturisasi, mulai dari sosialisasi kebijakan hingga pelatihan untuk mengurangi dampak buruk restrukturisasi.
5. Membantu peningkatan rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan.
6. Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi organisasi.



1. Mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada publik.
2. Menjelaskan hasil Rapat Umum Pemegang Saham.
3. Menjelaskan hasil dan dasar diadakannya Rapat Umum Luar Biasa Pemegang Saham.
4. Membantu pemasaran untuk menciptakan citra produk.
5. Mensosialisasikan prestasi yang dicapai oleh perusahaan.
6. Mengembangkan program-program pengembangan masyarakat, sebagai bentuk tanggung jawab perusahaan kepada publik.
7. Menyiapkan sarana bagi publik unyuk melihat perusahaan secara langsung.
8. Menyiapkan sarana bagi pemerintah dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat unuk melihat kinerja perusahaan.

Sumber: Silih Agung Wasesa, Strategi Public Relations, Jakarta: Gramedia, 2006.







TUGAS-TUGAS PUBLIC RELATIONS
Inti tugas Public Relations adalah sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan public sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusahaan dan Public. Persesuaian yang menciptakan hubungan harmonis di mana satu sama lain saling memberi dan menerima hal-hal yang bisa menguntungkan kedua belah pihak. Berdasarkan adanya dua jenis public bagi suatu badan atau perusahaan (public intern dan ekstern), maka tujuan Public Relations pun diarahkan melalui dua macam tugas, yaitu di dalam dengan sebutan internal Public Relations, dan di luar dengan sebutan external Public Relations. Dengan kata lain, Public Relations mengemban tugas atas tujuannya tadi, yaitu berkomunikasi ke dalam dengan public intern, dan keluar dengan public ekstern.







INTERNAL PUBLIC RELATIONS
Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan menjadi target dari tugas Internal Public Relations, terutama suasana diantara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan badan atau perusahannya. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Tiap anggota dari badan atau perusahaan itu, dari tingkat pimpinan sampai pesuruh, merupakan Public Relations Officer yang tidak resmi. Mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota atau keluarga dari perusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkah laku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluargaya dapat mempengaruhi nama baik instansi atau perusahaan dimana mereka bekerja. Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaan yang demikian dapat diciptakan apabila pimpinan atau majikan selalu memperhatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupun secara psikologis.




EXTERNAL PUBLIC RELATIONS
Bagi suatu perusahaan, hubungan dengan public di luar perusahaannya merupakan suatu keharusan yang mutlak. Sesuai dengan sifatnya, dalam masyarakat modern tidak akan ada kemungkinan bagi seseorang atau suatu badan bisa hidup menyendiri. Masing-masing akan saling membutuhkan satu sama lain. Hubungan ke luar perlu dibina oleh perusahaan atau instansi seperti ke pemerintah, pelanggan, pers / media termasuk kepada masyarakat sekitar (community).
Hubungan yang harmonis dan bak hanya dapat tercapai dengan pengertian yang ikhlas, tidak dengan paksaan. Apalagi hubungan atau komunikasi itu harus berkembang dalam masyrakat demokratis. Semua komunikasi dengan public ekstern hendaknya dilakukan perusahaan itu secara informative dan persuasive. Informasi hendaknya diberikan secara jujur, teliti, sempurna, dan berdasarkan fakta yang sebenarnya. Publik kadang-kdang sangat kritis terhadap sesuatu yang berhubungan dengan kepentingannya yang actual dan tidak biasa. Karena sifat yang ramah merupakan salah satu syarat yang bisa menentukan berhasil tidaknya usaha External Public Relations.
Kegiatan External Public Relations antara lain meliputi :
1. Bagaimana memperluas pasar;
2. Bagamana memperkenalkan produksinya kepada masyarakat;
3. Bagaimana cara mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari public maupun masyarakat;
4. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan para pejabat pemerintahan dan Negara;
5. Bagaimana cara mengetahui sikdap dan pendapat public terhadap perusahaan;
6. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion -leader;
7. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan para pemasok dan public-publik lain yang berhubungan dengan operasional perusahaan;
8. Problem lainnya yang menyangkut persoalan antara perusahaan dengan masyarakat yang ada di luar perusahaan, untuk mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik-publik yang ada di dalam masyarakat itu.


















PR DAN ORGANISASI

INTERNAL PUBLIC RELATIONS
Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan menjadi target dari tugas Internal Public Relations, terutama suasana diantara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan badan atau perusahannya. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Tiap anggota dari badan atau perusahaan itu, dari tingkat pimpinan sampai pesuruh, merupakan Public Relations Officer yang tidak resmi. Mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota atau keluarga dari perusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkah laku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluargnya dapat mempengaruhi citra baik instansi atau perusahaan dimana mereka bekerja. Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaaan yang demikian dapat diciptakan apabila pimpinan atau majikan selalu memperahatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupun secara psikologis. Oleh karena itu pemahaman PR akan komunikasi organisasi beserta saluran-saluran komunikasi organisasi menjadi sangat penting karena PR akan bekerja melalui saluran-saluran komunikasi organisasi yang ada, dan memastikan saluran tersebut berfungsi dengan baik dalam organisasi.

Komunikasi organisasi

Pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu unit tertentu.

Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir.

DEFINISI KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi organisasi: didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi ttt. Komunikasi menjadi suatu fungsi pembentuk organisasi bukan hanya sebagai pemelihara organisasi.

Komunikasi organisasi yang efektif merupakan salah satu jalan ataupun cara agar organisasi terus tetap dapat bertahan hidup. Komunikasi organisasi yang efektif membantu organisasi untuk dapat mencapai tujuan organisasi. Seperti yang digambarkan oleh Richard Blundel dalam bukunya Effective Organisation (2004; hal 2) bahwa komunikasi organisasi dapat membantu organisasi dalam :

1. Satisfied Repeat Customer, rather than un happy ex-customers
2. Well Motivated Employees, rather than an expensive industrial dispute
3. A positive reputation in the wider community, rather than an interational boycott of its products
4. Innovative and Creative strategies , rather than inefficiency, indecision and resistance to change.



Dalam telaah Blundel, komunikasi organisasi membantu organisasi mencapai hal-hal yang menjadi tujuan utama organisasi misalnya : kepuasan customer, karyawan yang termotivasi, citra atau reputasi yang positif serta iklim inovatif dan kreatif. Banyak definisi komunikasi organisasi menurut para ahli, salah satunya Wayne Pace dan Don F Faules, menurut mereka Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu (Wayne, Pace dan Faules Don F, 2002 : hal 31). Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya. Komunikasi organisasi terjadi kapan pun setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukan. Fokus komunikasi organisasi adalah anggota-anggota dalam organisasi. Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir. Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual understanding). Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referesi (frame of references) maupun bidang pengalaman (field of experiences). Dikatakan oleh Redi Panuju (hal 2) meskipun nyaris mustahil menyamakan ranah kognitif individu-individu dalam organisasi, tetapi melalui kegiatan komunikasi yang terencana dan subtansi isinya terdesain, minimal terjadi proses penyebarluasan (difusi) dimensi-dimensi organisasi pada setiap orang. Kesalahkaprahan utama dalam berkomunikasi adalah asumsi-asumsi bahwa (1) makna terdapat dalam informasi atau pesan dan (2) makna dapat dipindahkan dari seseorang kepada orang lain.

Pesan mungkin ditunjukkan dalam bentuk verbal (bahasa) atau bentuk nonverbal (non bahasa) dan sarana lisan, tertulis atau gambar

Tabel di bawah ini memperlihatkan kategori-kategori yang paling lazim

TABEL 1

CONTOH BENTUK PESAN

Verbal Non Verbal
Lisan Wawancara Berbicara Pelan
Tertulis Laporan Diagram atau tata Letak
Gambar Uraian suatu adegan Sketsa suatu adegan

Sumber : Wayne and Pace , 2002: 30

Sedangkan John Schemerhorn (1999, hal 65 ) berpendapat bahwa:

Komunikasi organisasi adalah proses khusus melalui informasi yang mengalir dan dipertukarkan diantara orang-orang di seluruh organisasi. Informasi seperti itu mengalir baik melalui struktur formal maupun struktur informal, dan ia mengalir ke arah bawah, ke atas, dan dalam samping.

Barry Cushway dan Dereck Lodge dalam Redi Panuju (Panuju, Redi, 1999: 2) menggambarkan bahwa fungsi komunikasi dalam organisasi sebagai pembentuk Organisation Climate, yaitu iklim organisasi yang menggambarkan suasana kerja organisasi atau sejumlah keseluruhan perasaan dan sikap orang-orang yang bekerja di dalam organisasi.

Di samping komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, juga berdampak pada membangun budaya organisasi (Organisation Culture) yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi. Budaya organisasi dibangun dari kepercayaan yang dipegang teguh secara mendalam tentang bagaimana organisasi dijalankan atau beroperasi.

Beberapa saluran komunikasi organisasi (Schemerhorn, 1999) :

SALURAN FORMAL DAN INFORMAL

Struktur formal dan informal mengikuti rantai perintah yang ditetapkan oleh hirarki otoritas suatu organisasi. Karena saluran komunikasi formal diakui secara resmi dan otoriter, maka komunikasi formal bersifat khas untuk komunikasi tertulis dalam bentuk surat,memo, pernyataan kebijakan dan pengumuman-pengumuman lain yang harus dipatuhi. Dalam organisasi-organisasi yang lebih progresif, komunikasi formal sangat informatif mencakup laporan kinerja dan mendukung “empowerment” dengan memastikan bahwa karyawan pada semua tingkatan memiliki informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan tentang karyawan mereka.

Saluran informal berkembang secara terpisah dari struktur formal dan tidak mengikuti rantai perintah. Saluran ini kadang-kadang disebut dengan desas-desus. Keuntungan-keuntungan “desas-desus” antara lain adalah kemampuannya untuk memindahkan informasi dengan cepat dan efisien.

Dimensi-dimensi komunikasi organisasi menurut Onong Uchjana (dalam Rusadi Ruslan , 2001: 80 ) adalah :

1. Komunikasi vertikal

Yakni arus komunikasi dua arah timbal balik. Komunikasi jenis ini memegang peranan cukup vital dalam melakanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). Dalam arus komunikasi vertikal-dari atas ke bawah- tersebut pihak pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan dan penugasan lain sebagainya kepada bawahan. Kemudian arus komunikasi ke atas diterima dalam bentuk bawahan memberikan laporan, pelaksanaan tugas, sumbang saran dan hingga pengaduan kepada pimpinannya masing-masing.

b. Komunikasi horizontal

Merupakan komunikasi satu level yang terjadi antara para karyawan dengan karyawan lainnya, antara pimpinan satu departemen dengan departemen lainnya dalam satu tingkatan dan lain sebagainya

1. Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal berlangsung atau terjadi dua pihak antara pihak organisasi/lembaga dengan pihak luar. Misalnya komunikasi dengan pihak kreditur, rekan bisnis, pelanggan, community relations, dsb.

Adapun tujuan komunikasi organisasi adalah sebagai berikut (Ruslan, Rosady hal 84) :

1. Mempertukarkan simbol

Dalam berkomunikasi antara komunikator dan komunikan akan terjadi suatu pertukaran simbol atau bentuk lambang dengan pengertian yangsama, dan dapat disampaikan secara lisa atau tertulis. Dalam metode komunikasi pada organisasi, instruksi, perintah, pesan dan informasi yang berasal dari atasan tersebut akan disampaikan melalui kata-kata yang diucapkan secara lisan atau tertulis seperti nota dinas, laporan pekerjaan, peraturan administrasi pekerjaan dsb. PR dituntut untuk memiliki pemahaman terhadap bagaimana saluran komunikasi organisasi tersebut bekerja dan memastikan bahwa semua saluran baik formal maupun informal berjalan secara baik dan mengurangi hambatan komunikasi.

b. Membentuk makna tertentu

Komunikasi bersifat transaksional dalam artian orang akan saling belajar satu dengan yang lain, tukar pengalaman atau pengetahuan melalui simbol-simbol yang dimengerti dan membentuk suatu makna tertentu, yang hanya dapat dipahami oleh kedua belah pihak.

2. Mengembangkan harapan-harapan

Maksudnya adalah mempelajari simbol-simbol tersebut dan kemudian menghubungkannya dengan pengalaman yang diperoleh, serta mengamati dan menganalisis apa yang dilakukan oleh pihak lain.

Dalam komunikasi organisasi pun kita kenal penghalang atau hambatan dalam berkomunikasi, yang dapat berupa berikut ini :

1. Persepsi selektif :melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadi

2. Emosi : perasaan si penerima ketika menerima suatu pesan komunikasi akan mempengaruhi penafsiran pesan

3. Media. Apakah pesan dicetak, diumumkan atau disebarluaskan?Apakah pesan diukir di suatu papan atau dicat dinding? Kadang-kadang pesan merupakan bagian tak terpisahkan dari peralatan atau proses.

4. Faktor psikologi. Pengirim mungkin mempunyai gaya hidup dan latar belakang yang berbeda dengan penerima pesan. Misalnya harga memiliki makna yang berbeda bagi pembeli yang membayar tunai dengan pemakai kartu kredit.

5. Faktor pendidikan. Bahasa yang terlalu kompleks akan sulit dipahami. Pada umumnya, dalam bahasa bisnis, kata-katanya harus sederhana dan kelimat harus singkat.

6. Faktor budaya: pesan bisa terdistorsi dari maksud asalnya, karena pengaruh budaya yang menyaring cerapan yang diterima. Di Perancis, misalnya warna kuning mempunyai citra tidak setia.

7. Ketrampilan mendengarkan. Pesan harus diterima dengan penuh perhatian. Kurangnya konsentrasi penerima pesan membuat pesan tidak sempurna














BUDAYA ORGANISASI

Secara umum, bila orang-orang berinteraksi selama beberapa waktu, mereka membnetuk suatu budaya. Setiap budaya mengembangkan harapan-harapan yang tertulis maupun tidak tertulis tentang perilaku (aturan dan norma-norma) yang mempengaruhi para anggota budaya itu. Tetapi orang-orang tidak hanya dipengaruhi budaya tersebut, mereka menciptakan budaya. Setiap organisasi memiliki satu budaya atau lebih yang memuat perilaku-perilaku yang diharapkan-tertulis atau tidak tertulis.

TUJUAN KARAKTERISTIK PRIMER BUDAYA ORGANISASI

1. Inovasi dan pengambian resiko: sejauh mana para karyawan

didorong untu inovatif dan mengarnbil resiko

2. Orientasi hasil: sejauh mana menjadi memfokus pada hasil

bukan pada teknik dan proses

3. Perhatian ke rincian: presisi, analistis dan perhatian.

4. Orientasi orang : sejauh mana keputusanmenjadi

memperhitungkan efek hasil pada orang-orang.

5. Orientasi tim: Sejauh mana kegiatan kerja diorangkan sekitar tim

6. Keagresifan: sejauh mana orang-orang itu agresif dan kompetitif

dan bukannya santai

7. Kernantapan: sejauh mana kegiatan orang menekankan

dipertahankannya status

FUNGSI BUDAYA

o Budaya mencipatakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi
o dan yang lain.
o Budaya membawa rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi
o Mempermudah timbulnya komitmen yang luas
o Meningkatkan kemantapan sistem sosial
o Perekat sosial yang membantu memepersatukan organisasi itu.



BUDAYA DOMINAN

Mengungkapkan nilai-nilai inti yang dianut bersarna oleh suatu

mayoritas anggota organisasi itu.

ANAK BUDAYA

Budaya-budaya mini di dalam suatu organisasi yang lazimnya

ditentukan oleh rambu departemen dan pemisahan geografis.

NILAI INTI

Nilai primer atau dominan yang diterima baik diseluruh organisasi

Budaya Kuat Versus Budaya Lemah

Budaya kuat : budaya dimana nilai-nilai inti dipegang secara intensif

dan dianut bersama secara meluas

Mempunyai dampak yang lebih besar pada perilaku

karyawan karena:

* Tingginya tingkat kebersamaan (sharedness)
* Memperlihatkan kesepakatan yang tinggi di kalangan anggota

Budaya organisasi dalam praktek nyata

1. The Walt Disney Co

- Tidak ada karyawan, melainkan yang ada anggota pelaku (cast

member)

- Pelanggan adalah ”tamu” , kendaraan disebut atraksi

2. MCI Communications

Senioritas maupun kesetiaan pada korporasi tidak

penting mendorong individu-individu agar unik, karyawan bebas

dan fleksibel

3. Levi Strauss:

o Keterbukaan : menjadi memperlihatkan sifat langsung, terbuka,
o komitmen pada sukses orang lain.
o Keanekaragaman : menghargai keanekaragarnan angkatan kerja
o pada semua tingkat organisasi
o Etika : pengharapan yang jelas, mernpraktikkan standar perilaku
o Pemberian kuasa : mendorong wewenang dalarn orang ke bawah.



4. Budaya Workaholic Microsoft : menganut etos kerja tanpa belas

kasihan bekerja lebih dari 12jam sehari

5. Mc Donalds :

QSCV : Quality, Service, Cleanliness, Values

RAGAM BUDAYA

1. Cerita : dongeng dari peristiwa mengenai pendiri organisasi sukses

dari miskin ke kaya. Reaksi terhadap kesalahan masa lalu

2. Ritual : deretan berulang dari kegiatan yang mengungkapkan dan

memperkuat nilai-nilai utama organisasi itu

Contoh: Mary Kay Cosmetics, setiap tahun memberikan hadiah

kepada SPG-nya.

2. Lambang materi
3. Fasilitas yang diberikan oleh korporasi kepada executive puncak.

4. Bahasa : suatu cara untuk mengidentifikasi anggota suatu budaya








Budaya sebagai suatu beban

1. Penghalang terhadap perubahan

2. Penghalang terhadap keanekaragarnan : jika menyingkirkan

kekuatan unik yang dibawa oleh orang-orang dengan latar

belakang berlainan

Bagaimana karyawan mernpelajari budaya

1. Cerita : dongeng dari peristiwa mengenai pendiri organisasi sukses

dari miskin ke kaya.

2. Ritual : deretan berulang dari kegiatan yang mengungkapkan dan

memperkuat nilai-nilai utama dari orang itu

3. Lambang materi :ukuran dan tata letak kantor, keanggunan

perabot, pakaian.

4. Bahasa : dengan mempelajari bahasa, para anggota menegaskan

penerimaan mereka akan budaya itu.

Implikasi bagi komunikasi organisasi

Peranan komunikasi dalam budaya organisasi dapat dilihat secara berlainan bergantung pada bagaimana budaya dikonsepsikan. Bila budaya dianggap sebagai sebuah himpunan artefak simbolik yang dikomunikasikan kepada anggota organisasi untuk pengendalian organisasi, maka komunikasi dapat diartikan sebaga sebuah sarana yang memungkinkan perolehan hasilnya.

Penelitian komunikasi organisasi dari sudut pandang budaya mencakup lebih dari sekedar penelaahan pertukaran resmi pegawai antara orang-orang yang terpilih yang memiliki status. Percakapan sehari-hari mengungkapkan pemahaman organisasi dan jaringan-jaringan makna bersama yang mungkin ada. Perilaku sebagaimana adanya yang memungkinkan adanya rutinitas dan pengorganisian melekat dalam komunikasi







Read more...

Audit Komunikasi

AUDIT KOMUNIKASI



Istilah audit komunikasi diperkenalkan oleh George Odiorne (1954). Dengan menggunakan istilah audit itu, ia hendak menunjukkan bahwa proses-proses komunikasi bagaimanapun dapat diperiksa, dievaluasi dan diukur secara cermat dan sistematik sebagaimana halnya dengan catatan-catatan keuangan.

Kegiatan-kegiatan komunikasi sebagai pelaksanaan dari sistem komunikasi ataupun program komunikasi khusus dapat diukur, sehingga kualitas dan kinerja ekesekutif, pejabat dan staf komunikasi dapat diketahui dan bila diperlukan dapat diperbaiki secara sistematik.

Audit komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan meningkatakan efektivitas organisasi.






Alasan dan Tujuan Audit Komunikasi
1. Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik
2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang potensial dapat terjadi; dan peluang-peluang apa yang terbuang percuma
3. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan-tindakan operasional lainnya-baik pada tingkat organisasi maupun pada tingkat unit lokal
4. Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatan komunikasi
5. Ingin menerapkan patok banding (benchmarking)
6. Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok banding yang sudah ditetapkan
7. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi dalam organisasi
8. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakn dan perencanaan komunikasi baru

SUMBANGAN ILMIAH DARI AUDIT KOMUNIKASI
1. Mengukur secara tepat arus informasi, isi pesan. Dan sikap maupun persepsi penanggung jawab komunikasi tentang kedua hal tersebut.
2. Memberikan data empiris yang akurat tentang sikap, persepsi dan perilaku komunikasi;
3. Menggunakan berbagai teknik pengukuran, dan kemungkinan untuk penggunaan suatu gabungan antara berbagai teknik pengukuran tersebut dalam pengumpulan data.
4. Membuat pengukuran komunikasi dalam jangka waktu panjang dan berulang-ulang.
5. Menggunakan prosedur baku dalam penerapan alat-alat; dan pengumpulan data maupun analisis data.

MODEL-MODEL DALAM AUDIT KOMUNIKASI
Model-model dominan dalam audit komunikasi pada dasarnya dapat dimasukkan ke dalam 3 kategori, yaitu stuktur konseptual (conceptual structure model) yang dicetuskan oleh Howard Green Baum.
Model Riset Evaluasi (Org. Comm. Evaluation atau OCE) yang dirintis oleh Keith Davis dan model Profile Situasional (Org. Comm. Profile)

MODEL STRUKTUR KONSEPTUAL
Menurut Howard Green Baum
Komunikasi keorganisasian sebagai sebuah sistem memiliki maksud atau tujuan akhir (purpose), tata kerja atau prosedur pelaksanaan (operational prosedures) dan struktur (structures)
Sistem komunikasi keorganisasian memadukan sekelompok sub sistem, yakni jaringan-jaringan komunikasi fungsional, yang masing-masing terkait pada tujuan organisasi.



Dalam teori komunikasi organisasi dikenal empat subsistem komunikasi pokok:
1. Jaringan komunikasi regulasi (regulative)
2. inovasi (innovative)
3. integrasi (integrative)
4. informasi (informative) atau instruksi (instructive)

Dilihat dari kepentingan organisasi, jaringan komunikasi tersebut bermanfaat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi, yang menurut James Price (1968) dapat dibedakan menjadi 4 kategori, yakni:
1. Keseragaman (conformity)
2. Penyesuaian (adaptiveness)
3. Semangat kerja (morale)
4. Pelembagaan (institutionalization)















HUBUNGAN ANTARA TUJUAN-TUJUAN KOMUNIKASI DAN TUJUAN-TUJUAN ORGANISASI


TUJUAN-TUJUAN JARINGAN KOMUNIKASI
 Regulatif
 Inovatif
 Integratif
 Informatif/instukrtif




TUJUAN-TUJUAN ORGANISASI
 Konformitas
 Adaptasi
 Morale
 Institusionalisasi




Produktivitas










MODEL PROFIL KOMUNIKASI KEORGANISASIAN

Profil Komunikasi Keorganisasian (Organizational Communication Profile) disingkat OCP pada dasarnya merupakan model analisis fungsional sistem organisasi.
”Analisis fungsional secara sederhana dapat diuraikan sebagai ”penggunaan pengetahuan dari ilmu sosial untuk memeriksa keadaan masa kini (dalam) suatu organisasi yang dimaksudkan untuk menemukan jalan-jalan yang dapat digunakan untuk memperbaikinya”.
Proses dalam organisasi, menurut pengamatan Edgar Schein (1969) meliputi 6 unsur kritis yang selalu membutuhkan pemeriksaan, yaitu:
1. Komunikasi
2. Peran dan fungsi masing-masing anggota dalam berbagai kelompok (member
roles dan functions in groups)
3. Pemecahan masalah dan pembuatan keputusan kelompok (group problem solving dan decision making)
4. Norma-norma kelompok dan pertumbuhan kelompok (group norms and decision making)
5. Kepemimpinan dan kewenangan (leadership and authority)
6. Kerjasama maupun persaingan antar kelompok

Pemeriksanaan atas proses organisasi mempunyai dasar etiologis , yakni menentukan sumber penyebab dari peristiwa. Misalnya mencari situasi tertentu mana suatu jens ganjaran dapat meningkatkan komitmen karyawan.
Pembuat analisis fungsional mencoba mencari faktor-faktor penyebab atau pengaruh yang menimbulkan persoalan-persoalan yang timbul dengan harapan ia dapat mengatasi persoalan-persoalan tersebut.

Model analisis fungsional ini memandang komunikasi keorganisasian sebagai faktor penyebab efektif dan tidak efektifnya kerja fungsional organisasi atau sebagai simtom atau gejala tidak sehatnya organisasi.
Secara positif dapat dikatakan bahwa proses komunikasi atau kemantapan proses komunikasi dapat menimbulkan hubungan kerja yang efektif dan produktivitas yang tinggi.
Atau secara negatif pemeriksaan proses komunikasi dapat menghasilkan informasi yang dapat menjelaskan peristiwa-peristiwa kritis-berbagai simptom-dalam organisasi, seperti ketidakpuasan karyawan, anjloknya produktivitas, keresahan karyawan, meningkatnya jumlah karyawan yang keluar dan mengendornya kerjasama kelompok.
Gangguan dari berbagai variabel dalam proses komunikasi, seperti distorsi informasi, hambatan-hambatan dalam iklim komunikasi, arus informasi, teknologi komunikasi, pesan kekuasaan, proses interpersonal dan proses kelompok, kepemimpinan dan konflik dapat dilihat sebagai sumber ketidakefetifan organisasi maupun sebagai dampak dari ketidakefektifan tersebut.

























KOMPONEN –KOMPONEN DARI VARIABEL-VARIABEL DALAM PROFIL KOMUNIKASI KEORGANISASIAN

Variabel Komponen-komponen
1. Kepuasan Organisasi Kepuasan Karyawan Tentang Kerja, Supervisi, Gaji dan Tunjangan, termasuk fasilitas, promosi karyawan, teman sejawat-sekerja
2. Iklim Komunikasi Pengalaman dan persepsi karyawan tentang: saling percaya (trust), partisipasi dalam pembuatan keputusan, pemberian dukungan, keterbukaan dalam komunikasi ke bawahan, kerelaan mendengar komunikasi dari bawahan, keprihatinan untuk tingkat kinerja yang tinggi.
3.Kualitas Media Persepsi karyawan tentang berbagai dokumen tertulis (bulletin, laporan, pedoman, dll)
4. Kemudahan perolehan informasi Persepsi karyawan tentang perolehan informasi dari berbagai sumber
5. Penyebaran informasi Persepsi karayawan tentang penyebaran informasi dalam struktur organisasi, penyebaran informasi penting/khusus, penyebaran informasi tentang peristiwa terkini

MODEL EVALUASI KOMUNIKASI
Model Komunikasi Keorganisasian (Organizational Communication Evaluation; disingkat OCE) merupakan pemeriksaan dan penilaian atas praktek dan kegiatan-kegiatan komunikasi pada situasi tertentu.
Sebagai perspektif fungsional, OCE membangun data tentang variabel penting yang terkait dengan kerja sistem komunikasi, seperti fungsi-fungsi komunikasi, jaringan komunikasi, sistem-sistem komunikasi formal dan informal, proses-proses komunikasi dalam konteks berpasangan (dyadic), kelompok (group) dan publik (public).
Manfaat dari OCE tidak dapat dilihat secara langsung dan gamblang, karena sering disertai munculnya masalah-masalah etika yang membutuhkan pertimbangan bijaksana. Read more...

Iklim Komunikasi

IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI


BAGAIMANA IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI BERKEMBANG

Iklim komunikasi organisasi :
Terdiri dari persepsi-persepsi –suatu evaluasi makro mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respons pegawai thd pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik antar persona dan kesempatan bagi pertumbuhan dlm org tsb.

Iklim komunikasi penting karena mengaitkan konteks organisasi dengan konsep-konsep, perasaan-perasaan dan harapan-harapan anggota organisasi dan membantu menjelaskan perilaku anggota organisasi.

Iklim kom. Org merupakan fungsi kegiatan yang :

• menunjukkan kepada anggota organisasi bhw org. tsb mempercayai mereka dan memberi kebebasan dlm mengambil resiko
• mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dlm mengerjakan tugas-tugas mereka
• menyediakan informasi yang terbuka dan cukup ttg organisasi
• mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh info yang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota org.

Iklim komunikasi ttt memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota org. Untuk melaksanakan pekerjaan mereka scr efektif, mengikatkan diri mereka dengan organisasi.

Iklim komunikasi dpt menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggota organisasi

Iklim organisasi : gabungan dari persepsi-persepsi mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respons pegawai terhadap pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik antar persona dan kesempatan bagi pertumbuhan organisasi tersebut.

Iklim : mengapa penting ?Iklim komunikasi mempengaruhi cara hidup kita: kepada siapa kita bicara,siapa yan kita sukai, bagaimana perkembangan kita, apa yang ingin kita capai

Redding (1972) : mengatakan bahwa iklim komunikasi org jauh lebih penting drpd ketrampilan atau teknik-teknik semata-mata dalam menciptakan suatu org yang efektif.

Wayne Pace dan Brent Peterson
Mengembangkan enam faktor besar yang mempengaruhi iklim komunikasi organisasi.
Keenam faktor itu sbb :

1. Kepercayaan : personel di semua tingkatan harus berusaha keras untuk mengembangkan dan mempertahhankan hubungan yg didlmnya kepercayaan

2. Pembuatan keputusan bersama : para pegawai di semua tingkat harus diajak berkomunikasi dan berkonsultasi mengenai semua mslh dlm semua kebijakan organisasi.

3. Kejujuran : suasana yang diliputi kejujuran (ket: konsepsi diri ) lihat (openness; honesty) dan keterusterangan harus mewarnai hub-hub dlm org.

4. Keterbukaan dlm komunikasi ke bawah: kemudahan memperoleh informasi yang berhubungan langsung dgn tugas mereka itu.

5. Mendengarkan (listening dlm komunikasi) dalam komunikasi ke atas: personel harus mendengarkan saran-saran atau laporan-laporan scr berkesinambungan dan pikiran terbuka

6. Perhatian pada tujuan –tujuan berkinerja tinggi : personel di semua tingkatan dlm org harus menunjukkan suatu komitmen thd tujuan berkinerja tinggi-produktivitas tinggi.



Unsur-unsur dasar Organisasi
Suatu iklim komunikasi berkembang dlm konteks organisasi. Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi.

Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi:

1. Anggota organisasi. Di pusat organisasi terdapat orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi. Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia yang bukan aspek intelektual.

Mereka terlibat dalam kegiatan pemikiran yang meliputi konsep-konsep, penggunaan bahasa, pemecahan masalah dan pembentukan gagasan. Mereka terlibat dalam kegiatan emosi, kegiatan self moving yang mencakup kegiatan fisik yang besar maupun terbatas

2. Pekerjaan dalam organisasi. Pekerjaan yang dilakukan anggota org. Terdiri dari tugas-tugas formal dan informal.Tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi.

Isi: terdiri dari apa yang dilakukan anggota organisasi dalam hub-nya dengan bahan, orang-orang dan tugas lainnya.

Keperluan: merujuk kepada pengetahuan, ketrampilan dan sikap yg dianggap sesuai bagi sesorang agar mampu melaksanakan pekerjaan tsb.

Konteks: berkaitan dgn kebutuhan fisik dan kondisi-kondisi lokasi pekerjaan, jenis pertanggung jawabab dan tanggung jawab dlm kaitannya dgn pekerjaan, juml.pengawasan dan lingk.umum

Praktik-praktik pengelolaan
Tujuan primer adalah menyelesaikan pekerjaan melalui usaha orang lain. Manajer membuat keputusan mengenai bgmn orang-orang lainnya, menggunakan SD utk mencapai tujuan

STRUKTUR organisasi: merujuk pada hubungan antar tugas-tugas yang dilaksanakan oleh anggota

Kompleksitas:
(1) tingkat yang didalamya terdapat perbedaan antara unit-unit (diferensiasi horizontal sbg hasil-hasil spesialisasi yang ada di dalam organisasi)
(2) Jumlah tingkat otoritas : apakah struktur organisasi tall (tinggi) atau mendatar
(3) Derajat ketersebaran lokasi fasilitas dan personel organisasi secara geografis.

Formalisasi: derajat standarisasi dan tugas-tugas.

Pedoman organisasi: pedoman organisasi adalah serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bagi anggota org.




JARINGAN KOMUNIKASI


1. OPINION LEADER (pemimpin pendapat atau pemuka pendapat) adalah pimpinan informal dalam organisasi
Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercaya orang-orang lainnya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi .
Mereka melakukan fungsi kunci komunikasi dengan mempengaruhi pembentukan pendapat dan perubahan sikap.

2. GATE KEEPERS (penjaga gawang): adalah individu yang mengontrol arus informasi diantara anggota organisasi. Mereka berada diantara anggota organisasi.

Gate keepers dapat menolong anggota penting dari organisasi seperti pimpinan, menghindarkan informasi yang terlampau banyak dengan jalan hanya memberikan informasi yang terlampau banyak dengan jalan memberikan informasi yang penting-penting saja bagi mereka

3. Cosmopolites (kosmopolit) adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mereka ini mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada dlm lingkungan dan memberikan informasi mengenai organisasi

4.Bridge : adalah anggota kelompok atau klik dalam suatu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya. Individu saling memberi informasi diantara kelompok dan mengkoordinasi kelompok.
5. Liaison (penghubung) adalah sama peranannya dengan bridge (jembatan) tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok dengan kelompok lainnya.
6. Isolate (penyendiri ) : adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Orang-orang ini menyembunyikan diri atau diasingkan oleh teman-temannya. Read more...

Team building

MEMBANGUN KERJASAMA TIM (TEAM BUIDING)
A. PENGERTIAN DAN MAKSUD PEMBENTUKAN KELOMPOK

Kelompok adalah suatu unit yang merupakan sekelompok atau sekumpulan dua orang atau lebih yang satu sama lain berinteraksi dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditetapan secara bersama-sama dalam suatu wadah tertentu.

Kelopok memiliki ciri-ciri:
-Memiliki keberadan untuk melaksnakan tugas-tugas organisasi atau pekerjaan yang tidak berkaitan.
Orang-orang yang ditunjuk oleh organisasi yang bersangkutan untuk menjalankan peran resm ttt misalnya sbg kepala bagian, kepala seksi dsb

Mengapa perlu dibentuk kelompok:
-Dengan adanya kelompok maka resiko thd pekerjaan ditanggung oleh kelompok.
Sumber lebih banyak dan terjad proses belajar dari kelompok lain.
-Kelemahan individu teratasi oleh kelompok
-Kemampuan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dapat lebih akurat.

Pembentukan kelompok
1. Tahap pertama yaitu masa infasi (pembentukan)
Pada fase ini anggota kelompok sedang mencoba mengenali orang lain, apa yang dapat dilakukan dan bgmertindak serta berusaha untuk menetapkan ketentuan-ketentuan dan perilakun b dasar.

2. Tahap kedua masa remaja (n satu tingkat dasar persamengalami gejolak)
Setelah menetapkamaan dan harapan, kelompok akan pindah

3. Tahap kedewasaan
Pembentukan norma dan pelaksanaan norma. Pada tahapan ini kelompok mulai bekerja sama

4. Tahap transformasi
Pengembangan terakhir terjadi ketika tujuan atau target suatu kelompok ttt telah dicapai.

Kelompok belum tentu merupakan tim, namun tim pasti merupakan suatu kelompok. Tim adalah kumpulan orang-orang yang memiliki kebutuhan tertentu.
Tim adalah suatu kelompok yang memiliki ikatan dan interakasi yang harmonis memacu terjadinya perubahan, pertumbuhan dan perkembangan pribadi maupun organisasi.
Ikatan dan interaksi yang harmonis akan muncul dalam wujud keterpaduan pola pikir (way of thinking), pola emosi dan motivasi (way of feeling) dan pola tindakan (way of action)

Ciri-cir atau kondisi organisasi sebagai tim tidak akan berhasil apabila:
1. Desain visi, misi dan strategi perusahaan yang kurang imaginable, feasable, motavable, communicable.
2. Moral atau semangat tim yang rendah
3. Konflik of interest pribadi merebak
4. Kemampuan mental (intelegensia, kreativitas) rendah
5. Seleksi yang kurang berhasil
6. Kepribadian yang dominan introvert atau ekstrovert
7. Komposisi susunan team yang tidak efektif.
8. Ketidakjelasan peran tim dan anggota-anggotaya
9. Tertutup untuk evaluasi
10. Pemberdayaan kurang efektif.

MANFAAT MEMBANGUN TIM YANG EFEKTIF
Robert B. Maddux
1. Dengan adanya tim maka sasaran yang realistis ditentukan dan dapat dicapai secara optimal
2. Anggota tim dan pemimpin tim memiliki komitmen untuk saling mendukung satu sama lain agar tim berhasil
3. Anggota tim memahami prioritas anggota lainnya dam dapat aling membantu satu sama lain
4. Komunikasi bersifat terbuka
5. Pemecahan masalah lebih efektif karena kemampuan tim lebih memadai Read more...

Team Work 2008

KARAKTERISTIK KOMUNIKASI ASSERTIVE DAN RESPONSIF


Assertive Responsif
Memberi informasi : Menjelaskan situasi seperti yang dia pandang Mencari informasi : mengundang anggota lain untuk menyampaikan situasi sebagaimana yang dilihat
Menyampaikan perasaan :berkaitan dengan perasaannya tentang apa yang sedang terjadi Mencari tahu perasaan anggota lain : meminta anggota lain menyampaikan perasaannya tentang situasi yang terjadi
Mencari perubahan pada anggota lain : menjelaskan perilaku yang diinginkannya yang harus diperankan oleh anggota lain Mencari perubahan diri : setuju mengubah perilaku sendiri yang tidak efektif dan membantu relasi interpersonal
Mendefinisikan manfaat perubahan: menggambarkan manfaat yang akan didapat anggota lain karena dampak perubahan Mendefinisikan manfaat perubahan untuk diri sendiri








SPEKTRUM KOMUNIKASI

AGRESIF Assertive Responsif Non Assertive
Total anda sendiri, menghilangkan anggota lain. Meniscayakan hak dan martabat anggota lain.
Pernyataan agresif merendahkan , mempermalukan dan menghina Utama anda, anggota lain sekunder. Mengekspresikan kebutuhan dan keinginan dengan cara yang diterima anggota lain.
Utama anggota lain, anda sekunder. Menyadari anggota lain memiliki kekuatan, SD dan persepsi yang berbeda thd situasi. Mencari dan mendata komponen tsb untuk dipertemukan pada kesamaan minat dan atau penyelesaian masalah Total anggota lain. Melepas tanggung jawab dan menyerahkan hak











Bila komunikasi asertif dan komunikasi responsif (A-R) dikombinasikan kita dapat menggunakannya sebagai instrumen negosiasi, pemecahan masalah dan resolusi konflik

Komunikasi A-R dapat memfasilitasi hak dan perasaan setiap anggota yang terlibat Read more...

Komunikasi bisnis 2008

KULIAH I
LANDASAN PEMIKIRAN KOMUNIKASI BISNIS

BISNIS : Adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional, yang mendatangkan keuntungan. Esensi dari kegiatan bisnis adalah sebuah kesibukan.

KOMUNIKASI
Sering diartikan sebagai transfer informasi atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima (komunikan). Dengan catatan bahwa proses tersebut tertujuan mencapai saling pengertian.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan kegiatan produksi.
Dalam komunikasi: yang diproduksi dinamakan informasi
Dalam bisnis: yang diproduksi: barang dan jasa.

Dalam kegiatan kedua, menyampaikan produk tersebut thd pihak lain. Dalam komunikasi pihak lain disebut dengan komunikator, audience, destination.
Dalam bisnis: pihak lain disebut dengan konsumen, klien, buyer dan seterusnya.

Ketiga : komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu.

Keempat: keduanya mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.

Dengan cara berpikir (frame thinking) di atas kita berusaha menjelajahi kajian-kajian yang relevan tentang hubungan bisnis dengan komunikasi:
1.Kajian tetang kegiatan bisnis dari perspektif komunikasi. Bagaimana sudut pandang komunikasi menerangkan gejala bisnis.
.2. Kajian tentang kegiatan komunikasi dari perspektif bisnis. Bagaimana sudut pandang bisnis dalam menerangkan kegiatan komunikasi.
3. Kajian tentang faktor-faktor eksternal dari keduanya yang turut terlibat dalam proses komunikasi maupun bisnis.




KOMUNIKASI BISNIS
MENGAPA PENTING??

FAKTA :
Lebih dari 70% hari kerja para eksekutif dan staf organisasi dilakukan untuk melakukan kegiatan komunikasi bisnis.
Misal: Memberikan instruksi kerja, melakukan presentasi bisnis, memimpin dan menghadiri rapat kerja, wawancara, menulis surat dan memorandum serta menyusun laporan bisnis.

Sayangnya, banyak manajer kurang mampu untuk berkomunikasi secara efektif.
MANFAAT KOMUNIKASI BISNIS
Eksternal : Komunikasi bisnis dgn pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat.

Mis: Laporan , brosur, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara profesional dpt meningkatkan citra perusahaan.
Komunikasi bisnis yang tidak efektif: sangat mahal ”biayanya”. Menurunkan citra perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.

Internal : Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan

Ada 8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif:
1. Kemampuan bekerja keras (hard worker)
2. Kemampuan manajemen (manajerial ability)
3. Kepercayaan diri ( self confidence)
4. Kemampuan mengambil keputusan yang sehat (making sound decisions)
5. Latar belakang akademis (college education)
6. Mempunyai ambisi untuk maju (ambition drive)
7. Kemampuan berkomunikasi secara efektif (ability to communicate effectively)
8. Berpenampilan menarik (good appearance)




APA SAJA PESAN KOMUNIKASI YANG DISAMPAIKAN OLEH LINGKUNGAN PERUSAHAAN ?
Beberapa pernyataan lingkungan perusahaan diwujudkan dalam bentuk tulisan. Sebagaian besar pernyataan komunikasi lingkungan adalah nonverbal, dan dikelompokkan dalam 2 kategori :
1. Lokasi
2. Penataan Lingkungan

1. Lokasi : di berbagai tempat seperti Jakarta – MH Thamrin, Sudirman, pesan yang disampaikan sangat jelas : kami adalah perusahan penting dan bergenngsi .Secara implisit ada pesan yang ingin disampaikan melalui lingkungannya : kami adalah perusahaan penting, karena kantor kami terletak dikawasan yang sama dgn lokasi yang sama dgn lokasi bisnis dan profesi lain.
2. Penataan lingkungan : cara mengatur tempat kerja







DAFTAR PERIKSA PENATAAN LINGKUNGAN




Ya Tidak
Apakah lingkungan perusahaan tampak menyenangkan ?
Apakah jalan dirawat dan diperhatikan dengan baik
Apakah jalan masuk orang, barang dan mobil direncanakan dgn baik ?
Apakah ada fasilitas tempat parkir yang layak ?
Apakah dekorasi perusahaan, didalam dan di luar cukup bergengsi ?



Pengaturan lingkungan fisik memiliki andil dalam komunikasi bisnis :
1. Pengaturan parkir mobil : tersedia tempat parkir yang memadai dan papan penunjuk yang jelas.
2. Seragam : model, warna
3. Ruang terima tamu dijaga kerapiannya
4. Toilet selalu bersih dan terawat
5. Tersedia literatur perush utk para tamu
















KULIAH II
DASAR-DASAR KOMUNIKASI BISNIS


Chapter 1:
Communicating Succesfully in an organization

Chapter 2
Understanding Business Communication

1. Communicating Succesfully in organization

Communication occurs when an exchange of messages results in shared meaning

Two functions of organizational communications (Fungsi komunikasi organisasi):
- Helps group members fullfill organizational goals (Membantu anggota organisasi mencapai tujuan organisasi)
- Helps bind group members into a cohesive unit (membantu mempererat anggota organisasi menjadi unit yang kohesive/solid)




The uses of organizational communication:
1. Setting Goals and Objectives (menetapkan tujuan dan sasaran)
Tujuan organisasi sangat beragam dan ditetapkan dengan adanya komunikasi (thinking and talking)
Sasaran organisasi (objective):
- Sasaran keuangan (financial results)
- Kualitas produk (product quality)
- Dominasi pasar
- Kepuasan karyawan (employee satisfaction)
- Pelayanan kepada pelanggan (services to customer)

2. Making and implementing decisions (membuat dan menerapkan keputusan) : Manajer mengumpulkan fakta dan mengevaluasi alternatif (reading, asking questions. Etc)

3. Measuring Results (Mengukur hasil)
Manajer perlu mengukur hasil (output) keluaran organisasi. Dapat melalui : costs, sales, market share, productivity, employee turnover, inventory levels (tingkat persediaan)
4. Hiring and developing staff. Organisasi mempekerjakan, melakukan training memotivasi dan mengevaluasi karyawan dengan berkomunikasi
5. Dealing with customers (bernegosiasi dengan customer): melalui brosur, periklanan, personal sales
6. Negotiating with suppliers and financiers (Bernegosiasi dengan pemasok dan lembaga pendanaan)
7. Producing the product.
8. Interaction with regulatory agencies.

Chapter 2: Understanding Business Communication

Komunikasi bisnis : komunikasi yang terjadi di dunia bisnis: external dan internal

Komunikasi bisnis terdiri dari berbicara,mendengarkan, menulis dan membaca
Para pelaku bisnis mengalokasikan waktunya untuk masing-masing jenis komunikasi verbal spt dalam tabel di bawah ini:

Jenis Komunikasi Verbal Alokasi waktu
1.Berbicara 30%
2. Mendengarkan 45%
3. Menulis 9%
4. Membaca 16%
Total 100%

Komunikasi bisnis baik secara lisan maupun tulisan mempunyai beberapa karakteristik sbb:

1. Pesan yang terkandung dalam komunikasi bisnis disusun untuk audience atau penerima yang membutuhkan informasi
2. Pesan bisnis disusun dengan mempertimbangkan batasan waktu dan biaya
3. Pesan bisnis biasanya disusun untuk lebih dari satu tujuan
4. Pesan bisnis harus memperhatikan nada dan pengaruhnya terhadap audience.


PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS (Bovee and Thill)

1. Perencanaan (Planning Phase)
Menentukan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Dalam perencanaan
Akan ditentukan hal-hal pokok atau mendasar dari pesan tsb. Spt: maksud pesan, penerima, ide pokok dan saluran yang digunakan.
2. Pengorganisasian
Tahap selanjutnya adalah menuangkan pesan tsb dalam bentuk tertulis. Penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi.
3. Revisi: Pemeriksaan kembali apakah pesan yang disusun sudah mampu mengekspesikan apa ide pokoknya.






























TABEL 1
PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS


Tahap penulisan pesan Rincian Kegiatan
PERENCANAAN PESAN 1. Penentuan tujuan
2. Menganalisis audience
3. Menentukan ide pokok
4. memilih saluran dan media
PENYUSUNAN PESAN 5. Mengorganisasikan pesan
6. Memformulasikan pesan
REVISI PESAN 7.Mengedit pesan
8.Menulis ulang pesan
9. Membuat pesan
10. Proof Pesan




TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS
Secara umum tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan menjadi 3, yaitu memberi informasi, persuasi atau membujuk dan untuk melakukan kolaborasi dengan audience

CARA MENGUJI TUJUAN
1. Apakah tujuan tsb realistis?
2. Apakah waktunya tepat?
3. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
4. Apakah tujuannya dapat diterima perusahaan?













KULIAH III
TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
 memberi informasi (informing)
 persuasi (persuading)
 serta melakukan kolaborasi (collaborating)

TUJUAN UMUM PESAN-PESAN BISNIS
Tujuan umum Tujuan khusus
Memberi informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
Membujuk Anda sebagai marketing executive meyakinkan calon nasabah agar mendepositokan uangnya di bank dimana anda bekerja
Kolaborasi Menyajikan presentasi ide iklan dan membujuk klien



Mengapa tujuan harus jelas?
Tujuan yang jelas akan membantu pengambilan beberapa keputusan antara lain:
a.Keputusan untuk meneruskan pesan
b. Keputusan untuk menanggapi audience
c. Keputusan untuk memusatkan isi
d. Keputusan untuk menetapkan saluran dan media

Menguji sebuah tujuan :
a. Apakah tujuan tersebut realistis ?
b. Apakah waktunya tepat ?
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?
d. Sesuai dengan tujuan organisasi.

ANALISIS AUDIENCE
Mengembangkan profil audience

UKURAN DAN KOMPOSISI
Audience dalam jumlaii besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang berbeda degan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk menghadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda

SIAPA AUDIENCE
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang kunci/posisi paling penting. Blasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

REAKSI AUDIENCE
Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audience, perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audience tsb.

TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience spt tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan.







PENENTUAN IDE POKOK
Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok,yi ide pokok (main idea). Hal-hal selain ide pokok hanyalah merupakan ide pendukung (supporting idea).

Teknik untuk menentukan ide pokok :
1. Teknik Brainstorming: teknik ini memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai alternatif.
a. Story Teller’s Tour
Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, nada, rasionalitas dan implikasi bagi penerima.
b. Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c. CFR (Conclusions,Findings, Recommendations) Worksheet
Hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (Conclusions) dan Rekomendasi
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana (where) dan bagaimana (how).
e. Question and Answer Chain
Apa pertanyaan pokok audience anda?Apa yang diinginkan audience? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan tersebut.

PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS
Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi:
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dlm pembahasan.








KULIAH IV



BAGAIMANA TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE

Ketika menyiapkan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator memiliki latar belakang yang jauh. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut harus dididik.

Cara memuaskan kebutuhan akan informasi audience
Ada lima tahapan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience:

a. temukan / carl apa yang diinginkan oleh audience komunikator harus menentukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta.

b. Antisipasi terhadap pemyataan yang tak diungkapkan: berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu

c. Berikan semua informasi yang diperlukan lakukan: checking terhadap informasi yang diinginkan

d. Yakinkan bahwa informasinya akurat

e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Dalam penyampalan pesan bisnis, peranan kata penting artinya

Pilihlah kata yang sudah dikenal/familiar

Gunakan kata-kata yang sudah dikenal. Kata-kata yang umumu, lazim digunakan. Pilihlah kata-kata yang singkat dan hindari kata-kata yang bermakna ganda.


KULIAH V
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis
Tujuan pembelajaran:

1) Mengetahui baik-baik hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisir dengan baik

2) Menjelaskan betapa pentingnya pengorganisasian pesan-pesan yang baik

3) Mengetahui pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalul outline

4) Mengetahui beberapa bentuk rencana organisasional





HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN
TAK TERORGANISIR

a. Bertele-tele

b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis

d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
Pengorganisasian yang balk:
• Subjek dan tujuan harus jelas.
• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis




Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?
1. Membantu audience memahami suatu pesan
2. Membantu audience menerima suatu pesan

Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence

Mempermudah pekerjaan komunikator
pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
1. PENDEFINISIAN DAN PENGGOLONGAN IDE-IDE

Mulai dengan ide pokok, ada 2 hal :

- Hal-hal apa yang dinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience

- Alasan mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya

2. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide pokok

3. llustrasi dengan bukti-bukti semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, semakin banyak outline yang dibuat.

Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional
- Pendekatan langsung (direct approach) : disebut juga dengan istilah pendekatan induktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemlidian diikuti bukti-bukti pendukungnya
- Pendekatan tak langsung (indlrect approach) juga disebut dengan pendekatan deduktif

RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL:

1. Direct request

Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju.

2. Pesan-pesan rutin atau goodwill

Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience pada umumnya akan kecewa.

Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi







KULIAH VI





PENULISAN DIRECT REQUEST


MAKSUD DIRECT REQUEST:
Untuk mendapatkan suatu respon dari para pembaca berupa jawaban pertanyaan, pengiriman barang atau jasa, atau suatu tindakan yang lain

Surat direct request digunakan:

• Melakukan pesanan barang atau jasa

• Meminta informasi penting tentang suatu produk baru

• Mengajukan klaim (aduan) dan adjusment

• Permohonan Kredit

Pengorganisasian Direct Request
Pengorganisasian direct request: menyajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan


Penulisan ide utama atau pokok pikiran
Pembuatan permintaan (request) dengan pendekatan langsung akan dimulai dengan menyatakan ide utama atau pokok pikiran yang akan disampaikan. Penerima pesan bisnis akan memperhatikan sst yang menarik baginya sehingga dokumen sebaiknya dimulai dengan pesan yang positif.

Keterangan
Setelah menuliskan pokok pikiran surat permintaan langsung akan dilengkapi dengan keterangan secukupnya antara lain berupa penjelasan atau rincian.

a. Penjelasan : dituliskan pada bagian tengah permintaan, penjelasan berkaitan dengan suatu pokok masalah, mengapa demikian kemudian dilengkapi dengan penjelasan yang membenarkan suatu permintaan atau pertanyaan.
b. Rincian : apabila menyangkut beberapa pokok pikiran, sebaiknya dibuat rincian (detail) pokok pikiran.
c. Penutup : Penutup DR pada prinsipnya berisi 3 hal :
1. Permintaan akan suatu tanggapan atau tindakan tertentu. Apabila memungkinkan lengkapi dengan batas waktu, tanggapan atau tindakan itu harus dilakukan.
Kedua : menunjukkan suatu penghargaan atau niat baik (goodwill)
Ketiga memberikan info nomer telepon, handpone atau alamat yang menunjukkan dimana atau bagaimana penerima pesan menghub.kita

Permintaan informasi rutin
I . Permintaan di dalam organisasi
Berbagai pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk Memo. Memo dalam bentuk tertulis dapat menghemat waktu

2. Permintaan ke luar organisasi
Untuk memperoleh berbagai berbagai informasi penting seperti info produk baru, katalog buku –buku terbaru

3. Penulisan direct request untuk aduan
Surat aduan muncul karena ketidakpuasan konsumen

Isi dari direct request antara lain
1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang seharga barang tesebut
2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai pesanan.
3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
4. Perbaikan gratis.
5. Pengurangan harga karena ada produk yang cacat atau rusak
6. Pembatalan suatu pesanan produk
7. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk.

Apa yang perlu diperhatikan dalam membuat surat aduan ?
a. Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci :
Uraikan dengan jelas dan rinci masalah masalah atau keluhan anda.

b. Lampirkan informasi pedukung seperti faktur pembelian
Berikan bukti-bukti atau dokumen pendukung pendukung yang memperkuat surat aduan.

c. Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional

Usahakan agar surat aduan tidak emosional, tidak marah dan tidak menggunakan kata-kata kasar.

d. Permintaan tindakan khusus:

• Kemukakan harapan/keinginan anda di kemudian harl.

• Penulisan pesan-pesan rutin

• Good news dan good will

TUGAS:
- Saudara membeli laptop ”Acer Aspire 5570” dari toko komputer ”VAZA” di jalan A. Yani nomer 20 A Yogyakarta. Ketika dipasang dan diuji coba oleh teknisi, laptop yang dibeli dapat digunakan dengan baik. Namun seminggu kemudian laptop benar-benar tidak dapat digunakan Bagaimana bentuk surat klaimnya?
-Buatlah permohonan kedit dari bank BPD DIY sehubungan dengan adanya ekspansi perusahaan yang dilakukan dengan memerlukan dana 1 Milyar Rupiah






















KULIAH VII
PESAN BISNIS
PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG DAN PESAN PERSUASIF

MENULISKAN PESAN GOODWILL

Meskipun hubungan dalam bisnis sebagian besar diwarnai dengan pertimbangan manfaat dan biaya, namun ada saatnya perusahaan menjalin hubungan personal dengan relasi bisnisnya.
Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen dan relasi bisnis lain dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan.
Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan tsb mempunyai pengaruh positif thd bisnis.
Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan adalah ucapan selamat (congratulations), messages of appreciation, condolences dan greetings.

Ucapan selamat (congratulations)
Bagaimana menyusunnya : pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat. Selanjutnya diakhiri dengan penutup. Usahakan meyakinkan dan menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu

Penghargaan (Messages of Appreciation)
Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang seharusnya medapat penghargaan. Atau pada relasi bisnis, karena jasanya terhadap perusahaan

UCAPAN (Condolences)
Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu. Bencana atau musibah dapat berupa perush yang mengalami bencana spt kebakaran, kemalingan, kerugian lain. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpati.

Ucapan salam (greetings)
Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada dalam perusahaan ataupun pada relasi spt pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam adalah menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat diantara mereka
















KULIAH VIII


REVISI PESAN-PESAN BISNIS

Beberapa hal yang perlu direvi'si:
- Edit isi dan pengorganisasiannya

CAKUPAN :

• Keseluruhan dokumen perlu dibaca terlebih dahulu secara keseluruhan

• Pusatkan pada isi, organisasi dan alur surat-surat bisnis

• Apakah poin-poin penting telah dimasukkan dengan urutan yang logis

• Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum umum dengan yang khusus ?

• Apakah ide-ide yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup ?



CARA MENGEDIT GAYA PENULISAN

Perhatikan gaya penulisan, yakinkan pada diri anda apakah anda telah memberikan telah memberikan kesan yang baik bagi audience ?
Gunakan kata-kata dan frasa-frasa yang mampu menghidukan suatu kesan yang baik bagi audience

CARA MENGEDIT FORMAT

Penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis , tanda baca, format tulisan

PEMILIHAN KALIMAT EFKTIF
- Pilihlah kata-kata yang sudah dikenal/familiar
- Pilihlah kata-kata yang singkat
-Hindari kata-kata yang bermakna ganda

MEMBUAT KALI MAT EFEKTIF
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik Kalimat yang baik: adanya kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.

Contoh kalimat sederhana efektif :
”S aya sedang belajar Komunikasi Bisnis”
”Laba perusahaan tahun 2007 meningkat”
Contoh kalimat majemuk efektif:
Saya belajar Komunikasi Bisnis dan teman saya belajar Manajemen Pemasaran
Contoh kalimat kompleks efektif :
Meskipun manajer dapat melihat laba perusahaan dengan cepat, namun ia harus melihat komponen laba secara rinci.

MENYUSUN PARAGRAF YANG KOHEREN
Paragraf adalah sekumpulan kalimat yang kesemuanya berhubungan dengan satu topik utama. Paragraf koheren adala paragraf dimana kalimat-kalimat penyusunnya berhubungan dengan satu topik utama bertalian secara logis
Suatu paragraf terdiri dari topik, kalimat penjelas (related sentence) dan kalimat antara (peralihan).

Kalimat penjelas (related sentence) merupakan kalimat yang menjelaskan topik dalam paragraf tertentu. Semua kalimat penjelas harus mengacu pada subyek utama atau topiknya.
Kata penghubung (transitional element) merupakan kata atau sekumpulan kata yang menunjukkan kepada pembaca bagaimana hubungan antara paragraf dan bagaimana hubungan antara kalimat dalm paragraf tersebut.





MEMBUAT SURAT LAMARAN PEKERJAAN


Surat lamaran pekerjaan (kerja) dapat dibuat dengan dua cara yaitu:

1. Surat lamaran pekerjaan yang digabungkan dengan riwayat hidup (resume, curriculum vitae). Dalam model ini riwayat hidup termasuk isi surat. Karena isinya berupa gabungan, model ini juga disebut model gabungan
2. Surat lamaran yang dipisahkan dari riwayat hidup. Dalam model ini riwayat hidup merupakan lampiran. Karena itu model ini juga disebut model terpisah. Model terpisah ini lebih banyak dipakai. Walaupun dalam pembuatannya memerlukan dua kali kerja, namun surat lamaran model ini lebih digemari oleh pencari kerja karena suratnya tidak panjang.

Isi surat lamaran harus singkat, padat, tidak bertele-tele, langsung mengenai persoalannya. Yang dikemukakan ialah semua hal yang disyaratkan oleh lowongan jabatan yang bersangkutan.
Dalam menulis surat lamaran pekerjaan yang perlu diperhatikan adalah :

1. Data pribadi pelamar yang meliputi :

• Nama Lengkap
• Tempat dan Tanggal Lahir
• Alamat
• Telepon dan/atau HP
• E-mail (bila ada, tidak wajib)
• Status Perkawinan

Khusus untuk Nomor Telepon atau Nomor HP tersebut di atas, jangan lupa untuk menuliskannya. Karena perusahaan penerima lamaran anda akan dapat langsung dan dengan cepat menghubungi anda. Bila anda tidak memiliki Telp/HP, maka gunakan Telp/HP tetangga/famili/rekan anda.



2. Pendidikan

*Pendidikan formal misalnya SD/SMP/SMA/Akademi/S1/S2/S3, dsb.
* Pendidikan non formal yaitu kursus-kursus atau pelatihan yang pernah diikuti

3. Pengalaman bekerja

* Jika telah memiliki pengalaman kerja, sebutkan dalam surat lamaran, apakah sesuai dengan jabatan yang dilamar atau di bidang lain. Bila belum pernah bekerja sebaiknya menyebutkan kemampuannya untuk jabatan yang dilamar berdasarkan kemampuan yang dimilikinya itu.

4. Lampiran Surat Lamaran Pekerjaan

Lampiran adalah segala sesuatu yang disertakan dalam sebuah surat lamaran dengan maksud untuk mempertegas atau memperkuat surat tersebut sebagai bahan pertimbangan bagi pihak badan usaha atau instansi yang menawarkan pekerjaan.

Lampiran dalam surat lamaran pekerjaan adalah :

* Daftar Riwayat Hidup atau CV (Curriculum Vitae) atau Resume
* Foto copy Ijazah terakhir
* Foto copy sertifikat kursus/pelatihan
* Pas Foto terbaru
* Surat Keterangan Catatan Kepolisian (tidak wajib, namun bila ada, lebih baik)
* Surat Keterangan Kesehatan dari Dokter (tidak wajib, namun bila ada, lebih baik)

Daftar Riwayat Hidup (CV)
CV – yang merupakan ringkasan kualifikasi, pengalaman dan keberhasilan si pelamar, harus mudah dimengerti dan disajikan secara wajar dan teratur. CV ini harus mencakup rincian berikut:
• Rincian pribadi – seperti nama lengkap, usia, jenis kelamin, status, alamat dan nomor telepon;
• Kualifikasi pendidikan – seperti tanggal dan hasil ujian, pelatihan khusus dan pengetahuan yang diperoleh, bidang spesialisasi, jenis kualifikasi dan penghargaan;
• Pengalaman kerja – didaftar mulai dari pekerjaan terakhir hingga terdahulu serta tahun-tahun kerjanya – seperti lingkup kerja, kewajiban, tanggung jawab, keahlian (dalam pekerjaan dan hubungan antar pribadi) dan keberhasilan-keberhasilan. Karena ini merupakan bagian yang terpenting dari CV, maka informasi yang diberikan tidak boleh berantakan dan terlalu panjang;
• Latar belakang pribadi – seperti minat dan aktifitas yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, atribut yang menunjang pengalaman kerja dan hubungan sosial/kewarganegaraan;
• Referensi – dari orang-orang yang dapat dihubungi si pemberi pekerjaan untuk memastikan kebenaran informasi yang diberikan.












PENULISAN RESUME


Istilah resume atau daftar riwayat hidup: salah satu prasyarat yang penting pada saat memasuki pintu gerbang dunia kerja. Menurut K.C Bay suatu resume sebenarnya merupakan presentasi penjualan formal diri anda, karena di dalam resume tercakup fakta yang relevan mengenai latar belakang, kualifikasi dan pengalaman kerja yang disusun dalam suatu format yang teratur, mudah dipahami dan menarik perhatian. Resume adalah daftar dokumen yang berisi kualifikasi dan jalur karir seseorang.

• Persiapan menulis resume

• Tercakup semua fakta yang relevan menganai latar belakang, kualifikasi dan

• Pengalaman kerja

Dalam mempersiapkan resume:
a) Mencari informasi penting
b) Merencanakan resume
c) Membuat resume

1. PENCARIAN INFORMASI PENTING
Langkah pertama yang perlu anda lakukan dalam membuat resume adalah mencari bebagai informasi penting, yang relevan dengan jenis pekerjaan yang anda inginkan. Anda dapat melakukan :
- Analisis diri (self analysis)
- Analisis karir (career analysis)
- Analisis pekerjaan (job analysis)

A. Analisis Diri
Membantu anda mengenal diri anda secara lebih mendalam termasuk mengenal semua kemampuan atau kelebihan dan kekurangan yang dimiliki. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan mempermudah anda melakukan analisis diri:

1) Apakah saya mempunyai aspirasi yang cukup tinggi?
2) Apakah saya dapat berkomunikasi dengan baik ?
3) Apakah saya orang yang energik ?
4) Apakah saya mempunyai kecerdasan kuantitatif yang tinggi ?
5) Apakah saya mempunyal kecerdasan verbal ?
6) Apakah saya orang yang mempwiyai rasa percaya din
7) Apakah saya mempunyai keunggulan dalam pemecahan suatu masalah ?
8) Berapa index prestasi ?
9) Pada mata kuliah apa, saya punya prestasi bagus ?


B. ANALISIS KARIR :
membuat dan menjawab segala macam pertanyaan yang berkaitan dengan karir anda di masa depan. Contoh-contoh pertanyaan untuk analisis karir :
1. Kecerdasan apa (kuantitatif atau verbal) yang paling bermanfaat bagi karir saya ?
2. Apakah prestasi akademis menjadi syarat bagi penjenjangan karir ?
3. Apakah bidang pekerjaan sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi?
4. Apakah di masa mendatang, bidang yang anda pilih mempunyai tingkat persaingan yang tinggi?

C. Analisis pekerjaan: lakukan analisis terhadap faktor-faktor yang berkaitan dengan pekerjaan. Anda perlu menjawab pertanyaan berikut :
1. Apa tugas dan tanggung jawab pekerjaan?
2. Apakah karakteristik pribadi saya sesuai untuk tugas dan tanggung jawab pekerjaan ?
3. Apakah latar belakang pendidikan saya sesuai dengan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaan ?
4. Apakah lokasi pekerjaannya sangat ramai?
5. Berapa gaji standar bagi karyawan/pegawai baru?














PERENCANAAN RESUME

Tujuan anda membuat resume adalah agar anda dapat melakukan wawancara dengan team organisasi (perush yang anda lamar). Dalam merencanakan resume ada 3 hal yang perlu memperoleh perhatian :
a. Tujuan karir: anda harus memutuskan posisi apa yang anda minati atau yang menjadi tujuan karir
b. Informasi pribadi : nama, tempat, tanggal lahir, alamat rumah dan data lain yang berkaitan erat dengan jenis pekerjaan yang dipilih : tinggi badan, berat badan, memiliki kemampuan berbahasa asing
c. Referensi :beberapa referensi mungkin perlu dilampirkan di dalam resume. Referensi adalah orang-orang tertentu yang akan memberikan surat rekomendasi kepada anda, yang berisi berbagai hal yang mereka ketahui tentang anda semasa mereka mengenal anda







RENCANA PENGORGANISASIAN

Resume yang baik : kerapian, sederhana, akurat dan kejujuran
RESUME KRONOLOGIS : disusun berdasarkan urutan kronologis dengan pendidikan dan pengalaman sebagai isinya
RESUME FUNGSIONAL : disusun berdasarkan fungsi-fungsi dalam organisasi yang dapat dilakukannya dengan baik. Contoh : ketrampilan komunikasi, pembukuan, administrasi, penganggaran, pembelanjaan dan akuntansi

Macam-macam judul resume : Daftar Riwayat hidup, Ikhtisar riwayat hidup, Curicullum Vitae (CV)

MASALAH DALAM MEMBUAT RESUME

A. Dibuat terlalu panjang, sehingga berkesan tidak tegas

B. Dibuat terlalu singkat, sehingga tidak memberikan informasi/data yang cukup bagi pembaca

C. Format penulisan kurang baik, kurang memperhatikan
tanda baca

D. Terlalu banyak menggunakan kalimat yang bersifat kompleks

E. Pelamar tidak dapat menunjukka secara tegas tujuan pekerjaan (tujuan yang dikehendaki)

F. Menampakkan keyakinan yang berlebihan

G. Ketidakjujuran misal: menyatakan mampu mengaplikasikan program komputer, namun hasilnya stl diuji hasilnya sangat mengecewakan












CONTOH SURAT LAMARAN
Yth;
Bpk. Priyayi Gondokusumo
Director Personalia
PT. Gunung Mas Industri
Jl. Gunung Sahari 45 A
Jakarta 16554


Dengan hormat,

Saya adalah lulusan Universitas Tri Sakti Jakarta jurusan Manajemen, dan akan diwisuda untuk menerima gelar Sarjana Ekonomi pada bulan April 2007 mendatang. Saya tertarik untuk bekerja sebagai staf yunior pada perusahaan Bapak. Seorang teman baik orangtua saya, yaitu Bapak Suryo Hadipranoto, memberikan informasi berharga bahwa PT. Gunung Mas Industri adalah perusahaan yang solid dan terdepan dalam industri pengelolaan perkebunan dan pengolahan hasil hutan di Indonesia.

Pendidikan yang telah saya tempuh selama perkuliahan mencakup bidang ekonomi yang cukup luas, dengan konsentrasi di bidang statistik, manajemen sumber daya manusia, produksi dan pemasaran.

Saya telah melampirkan curriculum vitae yang menunjukkan riwayat pendidikan dan pengalaman saya, yang saat ini telah berhasil menjalankan manajemen tingkat mikro, dengan membuka sebuah toko kerajinan di pasar seni Ancol. Dari informasi tersebut, Bapak dapat melihat bahwa saya adalah seorang yang aktif, mempunyai motivasi, dan siap untuk mengembangkan potensi dan memberikan kontribusi yang bernilai di perusahaan Bapak.

Saya berharap, Bapak sudi memberikan kesempatan wawancara. Saya bisa dihubungi di nomor telepon 021-5816679.


Hormat saya,



Jolang Wisnupranolo



CONTOH SURAT LAMARAN
Human Resources Manager
PT. Astrea Graphica Visual
Jl. Jend. Sudirman kav.25
Jakarta Selatan

Dear Sir/Madame;
I read your advertisement on Media Indonesia 2nd January 2007 edition, and I would like to apply for the position offered.

I was graduated from Bina Nusantara University Jakarta on 2004, majoring in Graphic Design. I have 3 years working experience in Graphic Design department at PT. Penerbitan Grahamedia, and successfully handling the graphic design for its several top rated magazines such as Indosehat, Gadisku and Komputekhno.

Here by I enclosed my resume and recent photograph. I will appreciate an interview opportunity where I can convince you that my service will be an asset to your company. I hope my educational background and excellent achievement on current works merit to your consideration.

Thank you for kind attention. I am looking forward to your reply.


Sincerely,



Fathia Feminita


Sebaik-baiknya daftar riwayat hidup / CV adalah yang paling mempresentasikan diri anda sendiri namun tanpa mengesampingkan promosi yang maksimal akan diri anda sendiri sebagai pencari pekerjaan.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Data Pribadi
Nama : Setyarini Rahayu
Tempat, Tanggal Lahir : Surabaya, 06 Nopember 1982
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Katholik
Kewarganegaraan : Indonesia
Alamat : Jl. Kebagusan III/20
: Pal Merah, Jakarta Selatan 12220
Telephon : 021-7665239 (rumah)
021-5249972 (kantor)
0812-590590 (HP)
Latarbelakang Pendidikan
Formal
1991 – 1994 : SMP 624, Jakarta
1994 – 1997 : SMEA 804 Jakarta
1997 – 2001 : Yayasan Administrasi Indonesia (YAI), Jakarta
Non Formal
1994 – 1996 : Kursus Komputer di Bina Informatika Nusantara, Jakarta
1996 – 1997 : Kursus Bahasa Inggris di Berlitz English, Jakarta
2003 – 2003 : Kursus Pajak (Brevet A & B)

Kemampuan
• Kemampuan Akuntansi dan Administrasi (Accounting & Administration Skills) Journal printing & Calculation, Ledger, Project Data Updating, Teller, Salary Calculation, Petty Cash Payroll & Calculation, Inventory Controls)
• Kemampuan Komputer (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook dan Internet)
• Sistem Perpajakan
Pengalaman Kerja
• Praktek Kerja Lapangan:
Praktek Kerja di PT. ARJUNA CARGO, Jakarta
Periode: April 1997 - June 1997
Tujuan : Persyaratan kelulusan SMEA 804 Jakarta
Posisi : Operator Administrasi
Rincian Pekerjaan:
- Mengupdate data konsumen
- Mengatur jadwal pertemuan dengan konsumen
- Menyiapkan surat-surat pernawaran untuk konsumen
- Menyiapkan tagihan

• Bekerja di PT. SAMUDRA SEDAYA CARGO, Jakarta
Periode : Januari 2002 - Mei 2005
Status : Karyawan Tetap
Posisi : Staf bagian Finance
Rincian pekerjaan :
- Mengelola kas kecil
- Melakukan surat menyurat bisnis
- Mengontrol persediaan peralatan kantor
- Menerbitkan dan menerima faktur dari pemasok
- Penggajian (payroll)

CONTOH CV
PERSONAL SUMMARY



Data Pribadi
Nama : Surya Bhaskara, SE
Tempat & Tanggal Lahir : Bandung, 10 September 1975
Agama : Islam
Alamat rumah : Jl. Setiabudi No. 24 RT 02/RW 06 Ciputat Tangerang 15155
Nomor telepon : 021- 5909090 (rumah)
08130967704 (mobilephone)
21- 5247585 ext. 2049 (kantor)
e-mail : sbhaskara@gmail.comsbhaskara@gmail.com sbhas@gmail.com


________________________________________
Riwayat Pendidikan
• 2001 - 2004 : Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta, jurusan Akuntansi, lulus dengan IPK 3,11.
• 1994 - 1997 : Akademi Akuntansi YAI Jakart, lulus dengan IPK 3,21.
• 1991 - 1994 : SMA BOEDI OETOMO Jakarta.
________________________________________
Training dan Kursus Lainnya
• System dan Kebijakan Budget 2005, HR Training PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta October 2004.
• SAP version 4.7, HR Training PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, August 2004.
• Cognos PowerPlay Transformer release 7, Information & Technology (IT) PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, May 2004.
• System dan Kebijakan Budget 2004, HR Training PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, October 2003.
• Accounting Workshop, Financial Control Group PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, October 2003.
• Accounting Workshop, Financial Control Dept PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, February 2002.
• Telephone Collection Techniques Training, Collection Unit BMS-IB PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, October 1999.
• Workshop, Credit Card Bad Debt Collection, Legal Aspect & Strategy, Collection Unit BMS-IB PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, March 1999.
• On Line Collection (OLC) - CardPac System, Collection Unit BMS-IB PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, October 1998.
• Credit Card Operation Program (CCOP), PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, February - March 1997.
________________________________________
Keahlian Komputer
• MS Office (MS Word, MS Excel, MS Access, MS PowerPoint).
• Lotus SmartSuite (Lotus123, Lotus WordPro, Freelance Graphic).
• Cognos PowerPlay.
• SAP (System, Application and Product).
• Adobe Photoshop.
• Internet
________________________________________
Pengalaman Bekerja
• Performance Monitoring Team Supervisor – Financial Control Group, PT. Bank Harapan Tbk. Jakarta, Januari 2000 – sekarang.
Deskripsi pekerjaan:
Menyajikan data Laporan Akuntansi dan Keuangan yang lebih mudah dimengerti dan dianalisa oleh para user ( termasuk Bord of Director ), dan dapat diakses oleh user melalui intranet website. Data akuntansi dan keuangan diperoleh dari system akuntansi utama, dan ditransformasikan ke dalam format PowerPlay melalui serangkaian proses komputer.
Menyajikan Laporan Analisa Laporan Keuangan dan menyajikan Branch Performance Monitoring Report kepada Board Of Director.
• Analyst, Agency Coordinator & Controller Staff of Collection Unit Bank Harapan Card Center (BHCC), PT. Bank Harapan Tbk. Jakarta, Maret 1998 – September 2000.
Deskripsi pekerjaan:
Melakukan analisa terhadap piutang kartu kredit kategori macet, serta melakukan tindak lanjut untuk mengembalikan asset perusahaan tersebut, dengan mengupayakan penagihan melalui jasa pihak ketiga.
Mengkoordinir serta mengontrol kolektor lapangan, untuk menghindari adanya pelanggaran, penyimpangan dan penggelapan yang dilakukan oleh kolektor lapangan, yang dapat merugikan perusahaan baik secara moral maupun material.
• Credit Control - Cycle Due Team – Reminder (Staff) - Collection Unit Bank Harapan Card Center PT. Bank Harapan Tbk. Jakarta, Maret 1997 - Maret 1998.
Deskripsi pekerjaan:
Memberikan peringatan dini melalui telepon kepada nasabah kartu kredit untuk mencegah kecenderungan menjadi nasabah macet.









WAWANCARA KERJA (JOB INTERVIEW)

Wawancara kerja saat ini merupakan salah satu cara yang sangat populer sebagai salah satu metode untuk menyeleksi karyawan. Bagi perusahaan-perusahaan kecil dan menengah wawancara kerja seringkali merupakan metode yang paling diandalkan, mengingat biaya yang dikeluarkan relatif murah dan “user” (baca: atasan) dapat langsung bertatap muka dengan si pelamar.

Bahkan pada jabatan tertentu wawancara kerja bisa dilakukan berkali-kali, sebelum calon karyawan diputuskan untuk diterima bekerja. Sementara bagi para pencari kerja, wawancara kerja mungkin sudah dianggap sebagai “menu sehari-hari” yang harus dilalui sebelum resmi diterima bekerja.



TUJUAN WAWANCARA KERJA
Wawancara kerja (job interview) saat ini merupakan salah satu aspek penting dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan. Meskipun validitas wawancara dianggap lebih rendah jika dibandingkan dengan metode seleksi yang lain seperti psiko test, namun wawancara memiliki berbagai kelebihan yang memudahkan petugas seleksi dalam menggunakannya.
Apapun penilaian pelamar (calon karyawan), wawancara kerja sebenarnya memberikan suatu kesempatan atau peluang bagi pelamar untuk mengubah lowongan kerja menjadi penawaran kerja. Mengingat bahwa wawancara kerja tersebut merupakan suatu proses pencarian pekerjaan yang memungkinkan pelamar untuk memperoleh akses langsung ke perusahaan (pemberi kerja), maka “performance” (baca: proses & hasil) wawancara kerja merupakan suatu hal yang sangat krusial dalam menentukan apakah pelamar akan diterima atau ditolak.

Bagi si pelamar, wawancara kerja memberikan kesempatan kepadanya untuk menjelaskan secara langsung pengalaman, pengetahuan, ketrampilan, dan berbagai faktor lainnya yang berguna untuk meyakinkan perusahaan bahwa dia layak (qualified) untuk melakukan pekerjaan (memegang jabatan) yang ditawarkan.

Selain itu wawancara kerja juga memungkinkan pelamar untuk menunjukkan kemampuan interpersonal, professional, dan gaya hidup atau kepribadian pelamar. Jika di dalam CV (Curriculum Vitae) pelamar hanya bisa mengklaim bahwa dirinya memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik, maka dalam wawancara dia diberi kesempatan untuk membuktikannya.


Bagi perusahaan, wawancara kerja merupakan salah satu cara untuk menemukan kecocokan antara karakteristik pelamar dengan dengan persyaratan jabatan yang harus dimiliki pelamar tersebut untuk memegang jabatan / pekerjaan yang ditawarkan. Secara umum tujuan dari wawancara kerja adalah:
 Untuk mengetahui kepribadian pelamar
 Mencari informasi relevan yang dituntut dalam persyaratan jabatan
 Mendapatkan informasi tambahan yang diperlukan bagi jabatan dan perusahaan
 Membantu perusahaan untuk mengidentifikasi pelamar-pelamar yang layak untuk diberikan penawaran kerja.









TEKNIK WAWANCARA KERJA

Dua teknik wawancara yang biasa dipergunakan perusahaan dalam melakukan wawancara kerja adalah wawancara kerja tradisional dan wawancara kerja behavioral. Dalam prakteknya perusahaan seringkali mengkombinasikan kedua teknik ini untuk memperoleh data yang lebih akurat.
Wawancara kerja tradisional menggunakan pertanyaan-pertanyaan terbuka seperti “mengapa anda ingin bekerja di perusahaan ini”, dan “apa kelebihan dan kekurangan anda”. Kesuksesan atau kegagalan dalam wawancara tradisional akan sangat tergantung pada kemampuan si pelamar dalam berkomunikasi menjawab pertanyaan-pertanyaan, daripada kebenaran atau isi dari jawaban yang diberikan.

Selain itu pertanyaan-pertanyaan yang diajukan lebih banyak bersifat mengklarifikasikan apa yang ditulis dalam surat lamaran dan CV pelamar. Dalam wawancara kerja tradisional, recruiter biasanya ingin menemukan jawaban atas 3 (tiga) pertanyaan: apakah si pelamar memiliki pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan untuk melakukan pekerjaan, apakah si pelamar memiliki antusias dan etika kerja yang sesuai dengan harapan recruiter, dan apakah si pelamar akan bisa bekerja dalam team dan memiliki kepribadian yang sesuai dengan budaya perusahaan.

Wawancara kerja behavioral didasarkan pada teori bahwa “performance” (kinerja) di masa lalu merupakan indikator terbaik untuk meramalkan perilaku pelamar di masa mendatang (baca: ketika bekerja). Wawancara kerja dengan teknik ini sangat sering digunakan untuk merekrut karyawan pada level managerial atau oleh perusahaan yang dalam operasionalnya sangat mengutamakan masalah-masalah kepribadian. Wawancara kerja behavioral dimaksudkan untuk mengetahui respon pelamar terhadap suatu kondisi atau situasi tertentu sehingga pewawancara dapat melihat bagaimana pelamar memandang suatu tantangan/permasalahan dan menemukan solusinya.

Pertanyaan-pertanyaan yang biasanya diajukan antara lain:

"coba anda ceritakan pengalaman anda ketika gagal mencapai target yang ditetapkan”
“berikan beberapa contoh tentang hal-hal apa yang anda lakukan ketika anda dipercaya menangani beberapa proyek sekaligus”.

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut si pelamar perlu mempersiapkan diri untuk mengingat kembali situasi, tindakan dan hasil yang terjadi pada saat yang lalu. Selain itu, sangat penting bagi pelamar untuk memancing pertanyaan-pertanyaan lebih lanjut dari pewawancara agar dapat menjelaskan secara rinci gambaran situasi yang dihadapinya. Untuk itu diperlukan ketrampilan berkomunikasi yang baik dari si pelamar. Keberhasilan atau kegagalan dalam wawancara ini sangat tergantung pada kemampuan pelamar dalam menggambarkan situasi yang berhubungan dengan pertanyaan pewawancara secara rinci dan terfokus.
Dalam wawancara kerja behavioral, si pelamar harus dapat menyusun jawaban yang mencakup 4 (empat) hal: (1) menggambarkan situasi yang terjadi saat itu, (2) menjelaskan tindakan-tindakan yang diambil untuk merespon situasi yang terjadi, (3) menceritakan hasil yang dicapai, dan (4) apa hikmah yang dipetik dari kejadian tersebut (apa yang dipelajari) : Lihat teknik STAR/PAR






Jenis Wawancara Kerja
Dalam dunia kerja, dikenal beberapa tipe wawancara kerja sebagai berikut:
Wawancara Seleksi (Screening Interview). Jika pelamar atau kandidat untuk menduduki jabatan berjumlah lebih dari satu orang maka dilakukan wawancara kerja untuk menyeleksi siapa diantara kandidat tersebut merupakan kandidat yang paling qualified sehingga bisa dilanjutkan ke tahap seleksi berikutnya. Wawancara seleksi biasanya berlangsung singkat antara 15 – 30 menit.

Wawancara Telepon (Telephone Interview). Demi menghemat biaya dan efisiensi waktu, banyak recruiter yang melakukan wawancara kerja melalui telepon. Oleh sebab itu, pelamar harus siap dihubungi sewaktu-waktu, sebab seringkali recruiter tidak memberikan pilihan bagi pelamar untuk menentukan waktu kapan ia siap diwawancarai melalui telepon.

Wawancara di Kampus / Sekolah (On-Campus Interview) . Meskipun tidak banyak perusahaan yang melakukan wawancara kerja di kampus, namun untuk perusahaan-perusahaan tertentu yang mencari para lulusan untuk dilatih lebih lanjut, cara ini dinilai sangat efektif karena memberikan akses bagi perusahaan tersebut untuk mendapatkan kandidat terbaik yang mungkin sangat sulit diperoleh jika menunggu para kandidat tersebut datang melamar.

Wawancara di Pameran Kerja (Job Fair Interview). Pameran kerja diadakan untuk menjembatani perusahaan dengan para pencari kerja. Pada pameran kerja biasanya, perusahaan memberikan berbagai informasi mengenai perusahaannya, menerima surat lamaran dan CV dari pengunjung (pencari kerja), bahkan tidak jarang para recruiter langsung melakukan wawancara di stand (booth) mereka. Di Indonesia memang pameran seperti ini masih sangat jarang dilaksanakan jika dibandingkan dengan pameran otomotif, rumah maupun furniture.

Wawancara di Lokasi Kerja (On-Site Interview). Ketika seorang kandidat telah lolos dalam tahap wawancara seleksi, seringkali perusahaan mengundang kandidat tersebut untuk melihat secara langsung lokasi kerja. Pada kesempatan tersebut recruiter biasanya langsung melakukan wawancara secara mendalam. Bagi pelamar yang belum memiliki pengalaman kerja pada lokasi yang lingkungannya kurang lebih sama, wawancara kerja di lokasi mungkin bisa terasa menakutkan karena mungkin harus melakukan perjalanan dan berada di wilayah yang tidak ia kenal.

Wawancara Kelompok (Panel or Group Interview). Wawancara kelompok adalah suatu jenis wawancara kerja dimana para pewawancara (recruiter) terdiri dari 2 (dua) orang atau lebih. Biasanya wawancara jenis ini dilakukan jika perusahaan memandang bahwa pelamar sudah hampir memenuhi syarat untuk diterima bekerja. Biasanya para penanya dalam wawancara inilah yang memiliki wewenang untuk memutuskan apakah pelamar akan diterima bekerja atau tidak.

Wawancara Kasus (Case Interview). Wawancara kerja jenis ini menekankan pada kemampuan analisis dan pemecahan masalah terhadap suatu kasus tertentu. Biasanya dalam wawancara kasus, pelamar diminta untuk berperan sebagai pemegang jabatan yang ditawarkan, lalu diberikan sebuah kasus untuk dicarikan solusinya.

Pertanyaan-Pertanyaan Umum
Pada umumnya pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara kerja sangat tergantung pada teknik apa yang digunakan oleh si pewawancara. Jika menggunakan teknik wawancara kerja tradisional maka pertanyaan-pertanyaan yang seringkali diajukan adalah sebagai berikut:

• Jelaskan pada saya bagaimana anda menggambarkan diri anda?
• Apa kelebihan dan kekurangan anda?
• Apa saja prestasi yang pernah anda raih pada pekerjaan yang terdahulu / ketika sekolah?
• Mengapa anda berhenti dari perusahaan yang lalu?
• Apa tugas-tugas anda pada pekerjaan yang lalu?
• Darimana anda mengetahui perusahaan ini?
• Mengapa anda tertarik untuk bekerja di perusahaan ini?
• Jika anda diterima bekerja untuk jabatan ini, apa yang akan anda lakukan?

• Apa itu profesionalisme menurut anda?

• Apa itu teamwork menurut anda?

• Apa hoby anda?



















Dalam wawancara yang menggunakan teknik wawancara kerja behavioral, maka pertanyaan-pertanyaan di atas seringkali ditambahkan dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

• Ceritakan pada saya/kami kapan anda mengalami suatu situasi yang sangat tidak menyenangkan dan bagaimana anda berhasil keluar dari situasi tersebut.
• Ceritakan pada saya/kami bagaimana anda meyakinkan klien anda ketika anda melakukan presentasi.
• Coba anda ceritakan bagaimana anda mengatasi situasi dimana anda harus melakukan banyak tugas dan anda harus membuat prioritas tugas mana yang harus didahulukan.

Bisakah anda ceritakan keputusan apa yang paling sulit anda buat dalam setahun terakhir ini? Mengapa demikian?
Ceritakan mengapa team anda gagal mencapai target pada tahun sebelumnya dan bagaimana anda memotivasi team tersebut sehingga dapat meraih sukses di tahun berikutnya.
Bagaimana cara anda menyelesaikan konflik? Bisa beri contoh?
Bisakah anda ceritakan suatu kejadian dimana anda mencoba untuk menyelesaikan suatu tugas dan ternyata gagal?
Ceritakan apa yang anda lakukan ketika dipaksa membuat suatu aturan yang tidak menyenangkan bagi karyawan tetapi menguntungkan bagi perusahaan.
Sebagai suatu proses yang melibatkan interaksi antara kedua belah pihak, dalam wawancara kerja si pelamar juga biasanya diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.




Oleh karena itu akan sangat baik jika pelamar mempersiapkan beberapa pertanyaan, misalnya:
• Apa yang diharapkan dari saya jika saya diterima untuk jabatan ini?
• Menurut pengalaman di sini, apa yang merupakan tantangan terbesar bagi pemegang jabatan ini?
• Apakah ada pelatihan (internal maupun eksternal) yang dapat membantu saya untuk lebih berperan jika saya diterima bekerja di perusahaan ini?
• Adakah ada hal-hal khusus di luar uraian jabatan yang harus saya selesaikan dalam waktu tertentu?

Menangani Pertanyaan Bersifat Pribadi
Berbeda dengan kondisi di negara-negara maju dimana hak individu sangat dijunjung tinggi dan telah memiliki perangkat hukum sangat memadai tentang hal-hal yang mengatur hak-hak pribadi seseorang sehingga para recruiter (pewawancara) sangat berhati-hati dalam mengajukan pertanyaan, di Indonesia justru sebaliknya. Dalam wawancara kerja di perusahaan-perusahaan di Indonesia seringkali pewawancara justru banyak menggali masalah-masalah yang bersifat pribadi. Contoh: Menanyakan latarbelakang pelamar (orangtua, saudara, istri, anak, status, agama, suku bangsa, umur) adalah merupakan hal yang dianggap biasa.
Meskipun seringkali pertanyaan-pertanyaan tersebut tidak memiliki relevansi dengan jabatan yang dilamar, pelamar harus menyiapkan diri untuk merespon pertanyaan-pertanyaan tersebut secara tepat dengan cara-cara yang elegan. Para penanya mungkin saja tidak bermaksud untuk menyudutkan pelamar, tetapi lebih didasarkan pada kepedulian mereka terhadap kecocokan antara pelamar (calon karyawan) dengan budaya yang ada dalam perusahaan. Oleh karena itu jika pelamar ditanyakan mengenai hal-hal yang dirasa tidak berhubungan dengan pekerjaan yang ditawarkan, pelamar harus mampu mengidentifikasi apa makna dibalik pertanyaan tersebut. Untuk merespon pertanyaan-pertanyaan yang bersifat pribadi, pelamar dapat melakukan beberapa alternatif:
Pelamar bisa mengklarifikasi kepada penanya apa relevansi pertanyaan yang diajukan dengan jabatan yang dilamar sehingga penanya dapat menjelaskan lebih jauh hubungannya dengan pekerjaan, lalu berikan jawaban yang tepat.
Pelamar dapat menjawab langsung secara diplomatis dengan kesadaran penuh bahwa pertanyaan tersebut memang tidak memiliki hubungan langsung dengan pekerjaan / jabatan yang dilamar.
Pelamar bisa juga menolak untuk menjawab pertanyaan tersebut jika dirasa sangat mengganggu privacy pelamar. Jika hal ini terpaksa dilakukan, maka harus dilakukan dengan cara-cara halus dan diplomatis sehingga recruiter tidak merasa dilecehkan karena dianggap telah memberikan pertanyaan yang keliru.






















Faktor-Faktor Negatif
Beberapa faktor, baik fisik maupun psikologis, yang harus diwaspadai oleh pelamar adalah faktor-faktor negatif yang menjadi perhatian pewawancara.
Faktor-faktor tersebut misalnya:
• Penampilan diri yang terlihat tidak profesional (dandanan menor, pakaian yang tidak enak dilihat, tidak rapi, dan tidak sesuai suasana)
• Bersikap angkuh, defensive atau agresif
• Ogah-ogahan (tidak terlihat antusias atau tertarik dengan materi pembicaraan yang diajukan pewawancara)
• Gugup
• Sangat menekankan pada kompensasi yang akan diterima
• Selalu berusaha mencari-cari alasan atas setiap kegagalan yang pernah dialami di masa lalu
• Tidak bisa berdiplomasi dan kurang bisa bersopan santun
• Menyalahkan perusahaan lama atau bekas atasan dimasa lalu, atau mengeluhkan perubahan teknologi yang cepat
• Tidak bisa fokus dalam menjawab pertanyaan atau pembicaraan pewawancara
• Gagal memberikan pertanyaan kepada pewawancara
• Berulang kali bertanya: “apa yang dapat diberikan perusahaan kepada saya kalau saya melakukan ......?”
• Kurang persiapan: gagal memperoleh informasi penting seputar perusahaan, gagal menjawab pertanyaan-pertanyaan pewawancara dan tidak bisa mengajukan pertanyaan bermutu kepada pewawancara.

Beberapa Saran
Bagi anda pencari kerja yang dipanggil untuk menjalani wawancara kerja, mungkin ada baiknya anda memperhatikan beberapa saran dibawah ini.
Lakukan hal-hal berikut:
• Pastikan anda sudah tahu tempat wawancara
• Jika tidak diberitahu terlebih dahulu jenis pakaian apa yang harus dipakai, maka gunakan pakaian yang bersifat formal, bersih dan rapi
• Mempersiapkan diri menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan diajukan pewawancara
• Usahakan untuk tiba 10 (sepuluh) menit lebih awal, jika terpaksa terlambat karena ada gangguan di perjalanan segera beritahu perusahaan (pewawancara)
• Sapa satpam atau resepsionis yang anda temui dengan ramah
• Jika harus mengisi formulir, isilah dengan lengkap dan rapi.
• Ucapkan salam (selamat pagi / siang / sore) kepada para pewawancara dan jika harus berjabat tangan, jabatlah dengan erat (tidak terlalu keras namun tidak lemas)
• Tetaplah berdiri sampai anda dipersilakan untuk duduk. Duduk dengan posisi yang tegak dan seimbang
• Persiapkan surat lamaran dan CV anda
• Ingat dengan baik nama pewawancara
• Lakukan kontak mata dengan pewawancara
• Tetap fokus pada pertanyaan yang diajukan pewawancara
• Tunjukkan antusiasme dan ketertarikan anda pada jabatan yang dilamar dan pada perusahaan
• Gunakan bahasa formal, bukan prokem atau bahasa gaul; kecuali anda diwawancarai untuk mampu menggunakan bahasa tersebut
• Tampilkan hal-hal positif yang pernah anda raih
• Tunjukkan energi dan rasa percaya diri yang tinggi
• Tunjukkan apa yang bisa anda perbuat untuk perusahaan bukan apa yang bisa diberikan oleh perusahaan kepada anda
• Jelaskan serinci mungkin hal-hal yang ditanyakan oleh pewawancara
• Ajukan beberapa pertanyaan bermutu diseputar pekerjaan anda dan bisnis perusahaan secara umum
• Berbicara dengan cukup keras sehingga suara jelas terdengar oleh pewawancara
• Akhiri wawancara dengan menanyakan apa yang harus anda lakukan selanjutnya
• Ucapkan banyak terima kasih kepada pewawancara atas waktu dan kesempatan yang diberikan kepada anda.

Hindari hal-hal berikut:

 Berasumsi bahwa anda tahu tempat wawancara, padahal anda tidak yakin
 Tidak melatih diri untuk menjawab pertanyaan yang kira-kira akan diajukan pewawancara
 Berpakaian seadanya atau berpakaian dan berdandan sangat mencolok
 Datang terlambat
 Tidak membawa surat lamaran dan CV
 Menganggap remeh satpam, resepsionis bahkan pewawancara
 Menjabat tangan pewawancara dengan lemas dan gemetar
 Merokok, mengunyah permen atau meludah selama wawancara
 Duduk selonjor atau bersandar
 Berbicara terlalu keras atau terlalu lembut
 Membuat lelucon
 Menjawab sekedarnya saja, seperti “ya” atau “tidak” atau “tidak tahu” atau “entahlah”.
 Terlalu lama berpikir setiap kali menjawab
 Mengalihkan topik pembicaraan ke hal-hal yang tidak ada hubungan dengan pekerjaan
 Menyalahkan mantan atasan, mantan rekan kerja atau perusahaan yang lama
 Memberikan jawaban palsu, berbohong atau memanipulasi data
 Menanyakan gaji dan fasilitas yang diterima pada saat wawancara seleksi dimana anda belum tahu kemungkinan anda akan diterima atau tidak
 Memperlihatkan rasa putus asa anda dengan menunjukkan bahwa anda mau bekerja untuk bidang apa saja dan mau melakukan apa saja asal bisa diterima bekerja di perusahaan tersebut
 Membahas hal-hal negatif dari anda yang akan merugikan diri anda sendiri
 Mengemukakan hal-hal yang dianggap masih kontroversial
 Menelpon atau menerima telepon, atau membaca buku selama wawancara
 Salah menyebut nama pewawancara
 Tidak mengajukan pertanyaan pada saat diberikan kesempatan untuk bertanya
 Lupa mengucapkan terima kasih kepada para pewawancara





CONTOH PENDEKATAN DEDUKTIF PADA DIRECT REQUEST



Kepada Yth.
Brand Manager
Flea-flea Tea
Di -
Jakarta

HAL : EVENT FUTSAL TERBESAR DI INDONESIA.

Dengan Hormat,

Salam sejahtera semoga Ibu selalu sehat dan sukses dalam melaksanakan aktivitas sehari-hari.

Seperti kita ketahui bersama, Futsal - Sepakbola 5 lawan 5 - adalah cabang olah raga yang sangat berkembang pesat di Indonesia. Jutaan penduduk Indonesia telah mengenal dan menjadi pelaku permainan tersebut. Hal ini tak terlepas dari Peraturan Permainan Futsal FIFA yang sangat mudah dimengerti dan disukai oleh orang dewasa, remaja maupun anak – anak. Sehubungan dengan ini, dan untuk lebih mempopulerkan Futsal di tanah air, kami – Difamata Sport E.O. – akan mengadakan Event Futsal TERBESAR antar SMA dan antar Perguruan Tinggi dengan nama KELME FUTSALISMO 2007 di 7 (tujuh) kota – Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Palembang, Banjarmasin, Makassar – pada tanggal 10 Maret s/d 21 Agustus 2007.

Untuk mensukseskan pelaksanaan event KELME FUTSALISMO 2007 yang menghabiskan biaya pelaksanaan sebesar 1,45 Milyar ini, kami mengharapkan adanya PARTISIPASI SPONSORSHIP dari perusahaan yang Bapak pimpin.

Sebagai bahan pertimbangan Bapak, bersama ini kami sampaikan Keterangan Event KELME FUTSALISMO 2007.

Atas perhatian, dukungan dan kerjasama Bapak, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,


Yeni Rosilawati
Director of Difamata Sport E.O.


Jogja, 20 Maret 2007
Hal : Bantuan Dana dan Titel Acara
Lamp. : 1 Lembar TOR


CONTOH PENDEKATAN PESAN DEDUKTIF PADA DIRECT REQUEST
Kepada Yth.
Bp. H. Ujang
Walikota Jogja
Di Jogja

Dengan Hormat,

Salam sejahtera semoga Bapak selalu sehat dan sukses dalam melaksanakan aktivitas sehari-hari.

Pertama-tama perlu kami sampaikan, bahwa Harian Umum Fajar Surya dipercaya oleh Difamata, Pengurus PSSI Nasional dan Badan Futsal Nasional (BFN) untuk menjadi penyelenggara Event Futsal TERBESAR antar SMA dan antar Perguruan Tinggi dengan nama KELME FUTSALISMO 2008
Event berskala nasional tersebut digelar di 5 (lima ) kota – Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Palembang, – pada tanggal 5 Maret s/d 15 Agustus 2008.
Sementara Harian Umum Fajar Surya dipercaya sebagai penyelenggaraan untuk wilayah Yogyakarta yang rencananya akan kami laksanakan di GOR UJS Jalan Kaliurang Km 5.5 pada tanggal 13 s/d 20 Mei 2008
Menindaklanjuti hal tersebut, kami berniat menunjuk Bp Walikota Jogja menjadi pelindung kegiatan sekaligus titel kejuaraan di Jogja. Sehingga titel lengkap kegiatan menjadi KELME FUTSALISMO PIALA WALIKOTA CUP 2008
Guna memperlancar terselenggaranya event tersebut, kami berharap Bapak Walikota bersedia untuk memberikan dukungan dana sebesar Rp 10 juta yang akan peruntukan bagi tingkat SMA dan Perguruan Tinggi.

Seperti kita ketahui, Futsal - Sepakbola 5 lawan 5 - adalah cabang olahraga yang sangat berkembang pesat di Indonesia. Jutaan penduduk Indonesia telah mengenal dan menjadi pelaku permainan tersebut. Hal ini tak terlepas dari Peraturan Permainan Futsal FIFA yang sangat mudah dimengerti dan disukai oleh orang dewasa, remaja maupun anak–anak.

Sebagai bahan pertimbangan Bapak, bersama ini kami sampaikan Keterangan Event KELME FUTSALISMO 2008

Atas perhatian, dukungan dan kerjasama Bapak, kami sampaikan terima kasih.



Hormat kami,


Haznan Aqilla
Project Officer







No : 017/Radja–Futsal/IV/ 2007 Yogyakarta, 17 April 2007
Hal : Izin Pemakaian Lapangan
Lampiran : Proposal

Kepada Yth,
Rektor Universitas Jauh Sekali
UP - Kepala Pengelola GOR UJS
Di Tempat



Dengan hormat,

Salam sejahtera, semoga Bapak selalu sehat dan sukses dalam melaksanakan aktivitas sehari-hari.

Sehubungan akan diselenggarakannya Kejuaraan Nasional Futsal antar Perguruan Tinggi & SMU dengan nama event KELME FUTSALISMO 2007. Kami bermaksud menggunakan Gelanggang Olahraga yang berada di lingkungan Kampus UJS sebagai tempat penyelenggaraan. Adapun keterangan kegiatannya adalah sebagai berikut :

Nama Event : KELME FUTSALISMO 2007
Peserta : 12 tim Perguruan Tinggi & 12 tim SMA DIY & JATENG
Tanggal pelaksanaan : 24 Mei – 27 Mei 2007
Tempat pelaksanaan : GOR UJS
Pukul : 09.00 - 21.00 WIB

Sebagai pertimbangan Bapak, kami bersedia untuk mengganti bilamana terjadi kerusakan di lapangan pertandingan yang ditimbulkan pada saat pelaksanaan event ini berlangsung.

Demikianlah permohonan ini, atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami sampaikan terima kasih.





CONTOH PENDEKATAN INDUKTIF PADA GOODWILL

UCAPAN TERIMAKASIH


Yogyakarta, 19 November 2007

Assalamu’alaikum Wr.Wb


Dengan hormat
Bersama surat ini kami mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada :

Sentrayana SIP,
Dosen Jurusan Ilmu Komunikasi UMY

Atas kesediaannya menjadi pembicara/narasumber pada workshop UMKM Krebet pada tanggal 17 November 2007 dengan tema ”Perluasan Pangsa Pasar, Inovasi Produk dan Administrasi Keuangan Pada Industri Kecil Kerajinan Batik Kayu” dalam rangka program Program Vucer Dikti tahun 2007


Atas bantuan dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat kami

Ketua Pelaksana
Pengabdian Masyarakat




(Wita Witana SIP, M.Sc)





















WAWANCARA BEHAVIORAL
Teknik yang sering digunakan : STAR/PAR
Kuliah Komunikasi Bisnis



SITUATION
Situation or Problem or Task

Pelamar diminta untuk menggambarkan situasi yang terjadi atau tugas-tugas yang harus dilaksanakannya pada masa lalu. Pelamar harus menggambarkan situasi atau tugas tersebut secara spesifik, rinci dan mudah dipahami oleh pewawancara. Situasi atau tugas yang digambarkan dapat berasal dari pekerjaan sebelumnya, pengalaman semasa sekolah, pengalaman tertentu, atau berbagai kejadian yang relevan dengan pertanyaan si pewawancara

Action
Pelamar diminta untuk menggambarkan tindakan-tindakan yang diambil dalam menghadapi situasi / masalah / tugas di atas. Dalam hal ini pelamar harus bisa memfokuskan pada permasalahan. Meskipun mungkin permasalahan yang ada ditangani oleh beberapa orang atau team, pelamar harus memberikan penjelasan tentang apa saja peranannya dalam team tersebut – jangan mengatakan apa yang telah dilakukan oleh team tetapi apa yang telah dilakukan pelamar sebagai bagian dari team.

Results
Pelamar diminta menjelaskan hasil-hasil apa saja yang dicapai. Apa saja hambatan yang terjadi jika hasil tidak tercapai. Apa yang terjadi kemudian setelah permasalahan tersebut selesai dikerjakan. Lalu apa pelajaran yang dapat dipetik oleh pelamar dari kejadian tersebut. Read more...

SOAL UJIAN TENGAH SEMESTER

JURUSAN ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

MATA KULIAH : KAPITA SELEKTA KEHUMASAN
SIFAT UJIAN : TAKE HOME EXAM (TUGAS INDIVIDU)
WAKTU : Dikumpulkan paling lambat tanggal 10 April 2008 jam 12.00
Tanggal: 3 April 2008
Dosen : Yeni Rosilawati, SIP,MM /Taufiqurrahman, MA



1. Phillip Kotler dan Nancy Lee dalam bukunya ”Corporate Social Responsibility, Doing the Most Good for Your Company and Your Cause” (2005), mengidentifikasi enam pilihan program bagi perusahaan untuk melakukan inisiatif dan aktivitas yang berkaitan dengan berbagai masalah sosial sekaligus sebagai wujud komitmen dari tanggung jawab sosial perusahaan. Keenam inisiatif sosial yang bisa dieksekusi oleh perusahaan adalah: pertama, Cause Promotions dalam bentuk memberikan kontribusi dana atau penggalangan dana untuk meningkatkan kesadaran akan masalah-masalah sosial tertentu seperti, misalnya, bahaya narkotika. Kedua, Cause-Related Marketing bentuk kontribusi perusahaan dengan menyisihkan sepersekian persen dari pendapatan sebagai donasi bagi masalah sosial tertentu, untuk periode waktu tertentu atau produk tertentu. Ketiga, Corporate Social Marketing di sini perusahaan membantu pengembangan maupun implementasi dari kampanye dengan fokus untuk merubah perilaku tertentu yang mempunyai pengaruh negatif, seperti misalnya kebiasaan berlalu lintas yang beradab. Keempat, Corporate Philantrophy adalah inisitiatif perusahaan dengan memberikan kontribusi langsung kepada suatu aktivitas amal, lebih sering dalam bentuk donasi ataupun sumbangan tunai. Kelima, Community Volunteering dalam aktivitas ini perusahaan memberikan bantuan dan mendorong karyawan, serta mitra bisnisnya untuk secara sukarela terlibat dan membantu masyarakat setempat. Keenam, Socially Responsible Business Practices, ini adalah sebuah inisiatif di mana perusahaan mengadopsi dan melakukan praktik bisnis tertentu serta investasi yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas komunitas dan melindungi lingkungan.
Tugas anda :

Carilah contoh perusahaan di Indonesia (misalnya : Kalbe Farma, Bank Danamon) yang melakukan program CSR. Analisislah program CSR tersebut dengan menggunakan salah satu dari pendekatan yang ada diantara 6 pilihan di atas (apakah bentuknya Community Volunteering atau Corporate Philantrophy) serta analisislah strategi PR yang digunakan dan menurut anda apakah strategi tersebut sudah tepat sasaran baik dari segi kesesuaian visi misi perusahaan atau produk dengan sasaran CSR, pelaksanaan program CSR dan evaluasi yang dilakukan (yang terakhir ini jika datanya memungkinkan). Berikan analisis dan komentar anda secara kritis, minimal 2 halaman A4 kwarto spasi double tidak termasuk artikel . Artikel dapat diperoleh melalui website (sebutkan tanggal akses dan alamat URLnya , klipping majalah umum atau koran (asli, tidak boleh foto kopi), atau majalah intern perusahaan tersebut). Akan lebih baik lagi jika dilengkapi COMPANY PROFILE dari perusahaan tsb.

2. Menurut anda, apa saja tantangan dan peluang Multiculture PR di masa depan ? Jelaskan ! Jawaban minimal 2 halaman A4 Kwarto spasi double.

Lembar jawaban/tugas diBeri Nama, nomor mahasiswa ! (jangan lupa beri cover juga!)


Read more...

Enterpreuner sosial

Dalam perkembangan social marketing selanjutnya, muncul istilah ”social enterpreneurship”.

Tak berbeda jauh dengan yang dikenal di dunia bisnis, istilah ini memiliki makna ”kepeloporan” dan ”kemandirian” dalam pelaksanaan program dan pengumpulan dana. Para narasumber menyatakan bahwa yang paling perlu sebelum sampai ke tahapan ini adalah menata organisasi terutama untuk membangun kepercayaan (building trust).
Menurut Hermawan, enterpreneur sosial adalah produk dari kepemimpinan yang profesional, yang berani mengambil risiko, tajam dalam membidik peluang, demikian pula handal dalam membuat eksekusi demi keberlanjutan organisasi.
Meskipun banyak yang meyakini, enterpreneur itu ’dilahirkan’, tetapi Hermawan mengatakan ini bisa dipelajari dan diteliti untuk dikembangkan.
o0o
“’Jual’ gagasan dengan mencari entry point yang ‘kena’ dengan masyarakat yang akan diubah” – Prof. Dr. Emil Salim.

“Landasi upaya social marketing dengan riset. Ini yang selalu dilupakan teman-teman di organisasi nirlaba. Dengan demikian, dalam evaluasi dan analisa, masalah dapat ditelusuri dan mudah dilakukan perbaikan”. – Dr. Linda D. Ibrahim



Read more...

Peran Pemasaran Sosial dalam Perubahan Sosial

Pemasaran sosial mengantisipasi masalah-masalah sosial yang terjadi dalam proses perubahan sosial. Pemasaran sosial berperan dalam mengarahkan perubahan melalui perencanaan (planned social change).


Tetapi memasarkan ide sosial tidak semudah menjual produk barang. Perubahan sosial sebagai suatu proses mencerminkan dan atau terkait dengan dinamika sosial yang menghasilkan dampak positif maupun negatif dalam masyarakat. Dinamika perubahan struktur sosial, dapat terkait dengan jumlah penduduk, strata sosial, kelompok sosial, isntitusi sosial, kebijakan dan masih banyak lagi. Perubahan yang terjadi berbeda antara satu masyarakat dengan masyarakat lainnya. Ini berkaitan dengan kondisi sosial, ekonomi dan budaya masyarakat tersebut. Penting memahami dan mengkaji masyarakat di mana perubahan sosial itu


Contoh : Almarhum Kyai Basid, dari Pondok Pesantren Annuqyah, Guluk-guluk, Sumenep, Madura mengajak santri menanam hutan untuk membangun mata air menjadi sungai bagi air wudhu demi kesempurnaan shalat lima waktu sehari Gerakan Seribu (GEBU) Minang mengajak perantau kirim wesl-pos ke kampung untuk modal membentuk Bank Perkreditan Rakyat di Nagari sebagai mikro kredit unit bank memberantas kemiskinan di kecamatan daerah asal



Read more...

Pentingnya social marketing

Mengapa organisasi nirlaba perlu menggunakan strategi social marketing?

Menurut, Hermawan, sebenarnya sektor bisnis dan sosial tak boleh dipisahkan.
Meskipun pada kenyataannya organisasi nirlaba berbeda dari lembaga bisnis atau perusahaan dalam hal tujuan dan pelaksanaan program. Namun, perusahaan dan pebisnis harus selalu ingat social values, sedangkan organisasi nirlaba dan para aktivisnya harus memiliki kinerja dan sikap profesional dalam menjalankan programprogramnya.
Prof. Dr. Emil Salim berpendapat, organisasi nirlaba dapat menggunakan strategi social marketing untuk mempengaruhi kelompok sasaran agar secara sukarela menerima, menolak, menanggalkan atau mengubah suatu sikap dan perilaku bagi kemajuan individu, kelompok dan keseluruhan masyarakat. Praktik social marketing paling mendasar adalah dengan mengaitkan nilai inti (core value) organisasi nirlaba dengan perubahan perilaku masyarakat yang diperlukan. Tentu saja social marketing berperan penting karena dapat menganalisa perilaku berdasarkan nilai-nilai yang berlaku, memilih kelompok sasaran dan perilaku yang perlu diubah serta “menjual” gagasan perubahan.

Penerapan social marketing menurut narasumber dari bidang sosiologi, Dr. Linda D. Ibrahim, memungkinkan organisasi melakukan analisa, perencanaan, dan pengawasan terhadap implementasi program. Sedangkan Menurut Effendi Ghazali, Ph.D, pemasaran sosial juga menjadi penting karena berperan dalam memelihara kredibilitas organisasi nirlaba di mata masyarakat, di mata pemerintah dan donor.
Selain itu, penguasaan social marketing bagi organisasi nirlaba dapat melepas ketergantung organisasi nirlaba dari lembaga donor. Sebab, potensi dana yang berasal dari publik begitu besar dan selama ini belum “disentuh” dan dikelola. Public funding di Indonesia cukup berpotensi karena basis agama yang kuat.



Read more...

Pemasaran sosial di mata dunia bisnis

Ada semacam benang penghubung antara dunia bisnis dan sosial yang terkadang luput dari perhatian kita. Ketika bicara bisnis, para pebisnis kerap kali lupa bahwa mereka juga harus membawa nilai-nilai sosial. Sebaliknya, pelaku di dunia sosial seringkali lupa untuk bersikap profesional sehingga tak hanya dapat dipercaya pemberi dana atau penyumbang, melainkan juga bekerja secara efisien dan bagus.


Menarik disimak bagaimana posisi social marketing dan cara pandang praktisi bisnis dan marketing bisnis. Hermawan Kertajaya memaparkan bahwa pemasaran sosial termasuk dalam salah satu pilihan bagi pebisnis atau perusahaan untuk berbuat baik. Di dunia bisnis kini perusahaan dinilai “besar” oleh capital market dan publik apabila melakukan kebaikan demi kemanusiaan.” Sebagaimana dituangkan Kotler bersama rekannya Nancy Lee dalam bukunya “Corporate Social Responsibilty”, dengan istilah “Doing Great by Doing Good”.
Kini di berbagai belahan dunia, perusahaan-perusahaan besar seolah berlomba melaksanakan Corporate Social Responsibilty (CSR). Yaitu, semacam program kegiatan yang sifatnya sukarela dan bukan bertujuan komersil dengan menyisihkan sejumlah dana untuk kemanusiaan dan kemasyarakatan. Ini ada berkaitan erat dengan kebijakan pajak di negara barat. Ada semacam kebijakan pajak kepada perusahaan apabila menyisihkan dana untuk kegiatan sosial kemasyarakat berupa potongan pajak. Melalui kebijakan ini, perusahaan memperoleh insentif pajak sekaligus memperoleh keuntungan lain berupa penilaian positif dari pasar dan juga publik. Buku dengan judul Corporate Social Responsibilty (CSR), ditulis Philip Kottler bersama Nancy Lee, memuat semacam kerangka kerja (framework) yang disebut “doing great by doing good”. Lebih rinci, ada 6 pilihan untuk berbuat baik (6 Option of Doing Good). Yaitu, cause promotions, cause related marketing, social marketing, corporate philantropy, community volunteering (penjelasan lihat bab berikutnya). Jadi, social marketing merupakan salah satu dari pilihan-pilihan untuk berbuat baik.



Read more...

Social Marketing (Pemasaran Sosial)

Di dunia bisnis, marketing diartikan sebagai “kegiatan bisnis-fenomena perdagangan “. Sedangkan, pemasaran sosial atau social marketing adalah aplikasi dari teknik pemasaran bisnis ke dalam analisis, perencanaan, eksekusi, dan evaluasi program-program organisasi nirlaba yang telah didisain berdasarkan target individual dalam rangka meningkatkan kesejahteraan personal, serta memenuhi kebutuhan manusia secara sensitif dan memuaskan.

Pada dasarnya social marketing adalah strategi “menjual” gagasan untuk mengubah pemikiran, sikap dan perilaku masyarakat. Berdasarkan pengalaman, penerapan strategi pemasaran dalam dunia sosial terbukti dapat memberdayakan organisasi dalam memperoleh dukungan untuk melanjutkan hidupnya, antara lain dalam memperoleh sumber dana potensial yang berasal dari masyarakat secara luas (fund raising).
Perbedaan mendasar antara “pemasaran komersil” dan “pemasaran sosial”, menurut Andreason, adalah pada prinsip “4 P” yang dikenal sebagai marketing mix. Di dunia bisnis “4P”, adalah promotion (promosi), price (harga), product (produk) dan place (tempat). Dalam pemasaran sosial ada dua hal lain yang membuat berbeda, yaitu adanya partnership (kemitraan) dan policy (kebijakan).
Pada prinsipnya, praktik pemasaran sosial tak ada artinya apabila kemitraan tidak dijadikan tujuan organisasi. Demikian pula tak ada artinya upaya mengubah perilaku melalui pemasaran sosial apabila tidak diikuti atau dilanjutkan dengan upaya mendorong tersusunnya sebuah kebijakan. Yang jelas penerapan social marketing, tujuannya bukan semata-mata fund raising (memperoleh dana) karena dalam kenyataan social marketing juga berarti menyampaikan gagasan secara efisien dan tepat.



Read more...

BAHAN KULIAH KAPITA SELECTA KEHUMASAN: Social Marketing

Marketing (Pemasaran)
Philip Kottler, ahli pemasaran asal Amerika Serikat, mendefinisikan istilah “pemasaran” secara umum sebagai “upaya memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia melalui kegiatan tukar-menukar atau jual-beli. Tetapi “marketing” menurutnya lagi, lebih dari salah satu strategi penjualan. Pemasaran adalah sebuah rangkaian kegiatan yang dimanfaatkan untuk memperoleh perhatian dari pembeli potensial, memotivasi calon pembeli agar membeli, mendapatkan mereka untuk sungguh membeli, dan berusaha mengajak mereka membeli dan membeli lagi.


Tetapi ada juga yang mendefinisikan pemasaran sebagai cara pihak yang menjual sesuatu dalam mendefiniskan/menjelaskan, mempromosikan, dan mendistribusi produk serta memelihara hubungan dengan pembeli dan calon pembeli. Menurut ahli pemasaran Indonesia, Hermawan Kertajaya, pada prinsipnya marketing adalah sesuatu yang sangat sederhana. Yaitu, seni “menjual” diri (selling self) atau organisasi. Apabila seseorang atau organisasi mempraktikkan prinsip-prinsip: promosi tanpa memaksa, memahami dan menerapkan positioning secara tepat, memahami branding dan diferensiasi berarti orang atau lembaga tersebut telah mempraktikkan marketing (lihat boks “Dasar-dasar Marketing”).

Dasar-dasar Marketing
Dasar-dasar pemasaran dikenal sebagai “4 P” dalam bahasa Inggris. Setiap “P” berkontribusi terhadap marketing mix, sebuah ‘formula’ dalam menjalankan strategi pemasaran. Berikut ini adalah penjabarannya:
1. Produk
Barang atau jasa pelayanan yang ditawarkan kepada calon pembeli atau pelanggan. Ada beberapa hal berkaitan dengan produk yang selalu perlu dievaluasi oleh penjual atau pemberi jasa.
2. Pricing
Harga/nilai produk atau layanan.
3. Place (tempat)
Tempat, lokasi atau saluran distribusi adalah cara menyediakan produk untuk konsumen.
4. Promosi
Adalah gabungan atau mix dari periklanan, penjualan pribadi, promosi penjualan dan kehumasan yang digunakan perusahaan untuk mendukung tujuan-tujuan periklanan dan marketing.



Read more...

BAHAN KULIAH KAPITA SELECTA KEHUMASAN: MENGAPA SOCIAL MARKETING ?

Sebagian besar masyarakat termasuk pekerja sosial dan organisasi nirlaba menganggap dunia atau sektor sosial berseberangan dengan dunia komersial apalagi bidang pemasaran (marketing). Menarik diketahui bahwa ada kaitan erat antara dunia pemasaran dan organisasi nirlaba. Dalam hal ini pemasaran sosial atau social marketing. Untuk meyakinkan hal ini sejumlah pakar pun angkat bicara dalam penyelenggaraan seminar “Strategi Social Marketing Bagi Keberlanjutan Organisasi Nirlaba” yang diselenggarakan Social Development Institute bersama Prakarsa


Note : Artikel ini saya download dari website

Penguatan Filantropi dan Ford Foundation.
Para narasumber yang terlibat dalam penyampaian materi adalah Prof. Dr.
Emil Salim, Linda D. Ibrahim, Ph.D, Effendi Ghazali, PhD., dan Hermawan
Kertajaya. Untuk memahami lebih jauh, bagaimana hubungan antara keduanya, ada baiknya memahami lebih dahulu, pengertian dari organisasi nirlaba, pemasaran secara umum dan pemasaran sosial.

Organisasi Nirlaba (Non-Profit)
Organisasi nirlaba adalah lembaga kemasyarakatan dari pemberi jasa tertentu sampai memperjuangkan isu tunggal tanpa memperhitungkan imbalan laba. Prinsip kerjanya membangun jejaring kerjasama antarsesama. Organisasi nirlaba bersifat non-pemerintah dan non-bisnis dan menempatkan diri jadi kelompok madani.
Dalam menjalankan program-programnya, organisasi nirlaba memperoleh sumbangan dari luar dan dalam negeri. Organisasi semacam ini pada dasarnya merupakan artikulator aspirasi serta membangun keberdayaan masyarakat dari bawah.
Menurut sejarahnya, organisasi nirlaba di Indonesia lahir karena perubahan zaman menuntut partisipasi publik dalam membangun sasaran ekonomi, sosial dan lingkungan yang langgeng. Oleh karena gagasan non-ekonomi perlu artikulator sosial maka organisasi nirlaba menjadi wakil aspirasi Madani. Dalam perjalanannya, organisasi nirlaba melahirkan jejaring kekuatan sehingga kemudian menjadi “agen” dari perubahan. Di sinilah kemudian kuncinya, mengapa organisasi nirlaba menjadi penting. Karena ia menjadi wahana penghubung antara masyarakat Madani dengan pemerintah dan pengusaha.



Read more...

Perencanaan Sebagai Fungsi Manajemen

PENDAHULUAN
Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)


1. BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai tujuan itu.


2. PROSES PERENCANAAN

1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya
3. TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER
Meliputi :
1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)
3. Perencanaan Strategi
4. Perencanaan Operasional
5. Perencanaan Tetap
6. Perencanaan Sekali Pakai

1.Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek
Jangka Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang
Menengah : 1 s/d 2 tahun
Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih

2. Perencanaan strategi dan operasional
A. Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan.
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran
2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. implementasi perencanaan strategi
5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi
Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).

Manajemen Strategi
Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.
Tahap manajemen strategi:
1. perumusan strategi (strategy formulation)
2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)

Strategi yang digunakan organisasi
Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total.
Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini.
Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. strategi fungsional (functional strategy)
mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.
Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.

B. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

3. Perencanaan tetap (standing plans)
Digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus)
Tertuang dalam : Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan
Kebijaksanaan
Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat berbagai keputusan dan melaksanakan tindakan.
Misalnya : Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara
Prosedur dan aturan
Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu sering disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)

4. Perencanaan sekali pakai (single-use plans)
Digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik
Anggaran
Menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau program
Merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam sumber yang terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beranekaragam.
Jadwal Proyek
Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan yang menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja dan Sumber Daya

KEUNTUNGAN PERENCANAAN
1. Fokus dan fleksiblitas
FOKUS : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan
FLEKSIBILITAS: Beroperasi dan punya pandangan kedepan
Perencanaan membantu Manajer karena:
2.. Perencanaan berorientasi pada hasil- Menciptakan pengertian arah orientasi kinerja
4. Perencanaan Orientasi pada prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama
5. Perencanaan orientasi pada keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik
6. Perencanaan orientasi pada perubahan -membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik

2. Perencanaan mengembangkan koordinasi
Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.
3. Perencanaan mengembangkan pengendalian
Pengendalian meliputi Pengukuran dan evaluasi
Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.

PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN
1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in
Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi.
Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up
Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.
3. Perencanaan contingency
-> perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.

DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK
1. forecasting
 proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli
b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan skenario
 meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi.
Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.
3. benchmarking
 perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. partisipasi dan keterlibatan
 perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.
5. penggunaan staf perencana
 fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.






Read more...

Bahan Azas Manajemen

PENDAHULUAN
Manusia adalah makluk sosial, sehingga ada kecenderungan dalam dirinya untuk berinteraksi dan bekerjasama. Sejarah manusia dapat ditelusuri melalui perkembangan organisasi sosial. Pertama-tama adalah keluarga dan suku nomadik, lalu muncul kampung yang permanen dan masyarakat berdasarkan suku dengan sistem feodal, dan kemudian terbentuk negara sebagai perkembangan lebih lanjut.

Dalam kehidupannya, manusia adalah anggota suatu organisasi, misalnya anggota organisasi kemasyarakatan, olah raga, bisnis dan sebagainya. Organisasi-organisasi tersebut mempunyai rencana dan cara pencapaian tujuan, termasuk di dalamnya adalah tugas mencari dan mengalokasikan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, dan mempunyai pemimpin yang juga disebut manajer yang bertanggung jawab atas keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

A. MANAJEMEN
Manajemen berasal dari kata management yang berasal dari kata to manage yang secara umum berarti mengelola. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan kepemimpinan, yaitu orang-orang yang memimpin dalam suatu organisasi. Dengan demikian manajer ialah orang yang memimpin atau mengelola.
Organisasi adalah suatu sistem yang bersifat sosio-teknis. Sistem adalah suatu keseluruhan dinamis yang terdiri dari bagian-bagian yang berhubungan. Dinamis berarti bergerak di dalam, berkembangke arah suatu tujuan. Sosio (sosial) berarti yang bergerak di dalam dan yang menggerakkan sistem itu adalah manusia. Ekonomis berarti kegiatan dalam sistem bertujuan untuk memenuhi kebutuhan manusia.

ORGANISASI
ORGANISASI SOSIAL

Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama
Contoh: Keaggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola
Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:
Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual
Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada majikan

PANDANGAN SISTEM
Dalam pendekatan sistem, organisasi dipandang sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Jadi dalam pendekatan ini manajer seharusnya memandang organisasi sebagai suatu kesatuan, yang merupakan bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Dalam teori sistem dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dalam organisasi akan mempengaruhi kegiatan bagian lain

Istilah-istilah penting yang digunakan dalam pendekatan sistem
1. Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk keseluruhan sistem. Setiap sistem menjadi subsistem dari kesatuan yang lebih besar
2. Sinergi, yaitu apabila keseluruhan lebih besar daripada penjumlahan bagian-bagian. Sinergi berarti bagian-bagian terpisah dalam sebuah organisasi yang saling bekerja sama dan berhubungan, serta menghasilkan kerja yang lebih besar dibandingkan bila bagian-bagian tersebut bekerja sendiri.
3. Sistem terbuka dan tertutup. Suatu sistem dikatakan terbuka
apabila sistem itu berhubungan dengan lingkungan luar organisasi.
Suatu sistem dikatakan tertutup apabila ia tidak berhubungan
dengan lingkungan luar organisasi

4. Umpan balik: umpan balik merupakan kunci pengawasan terhadap
sistem. Dengan adanya umpan balik terhadap sistem maka dapat
dilakukan perbaikan apabila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan
tersebut. Teori sistem meramalkan bahwa aktivitas setiap segmen organisasi mempengaruhi aktivitas segmen lainnya, dengan tingkat pengaruh yang berbeda. Bagi manajer, mereka harus menghubungkan
departemen mereka dengan perusahaan secara keseluruhan.

2. PENDEKATAN KONTINGENSI
Pemikiran ini berusaha menyesuaikan antara tanggapan manajerial dengan peluang dan permasalahan yang ada dalam berbagai macam
situasi.
Struktur yang terbaik : Tergantung pada banyak faktor
Pemikiran Kontingensi: Struktur yang tepat suatu organisasi mungkin tidak tepat bagi yang lain. Pendekatan ini dikembangkan dikembangkan karena sering dijumpai metode-metode yang efektif untuk situasi tertentu yang ternyata tidak dapat diterapkan pada situasi lain. Menurut pendekatan ini, tugas seorang manajer adalah mengidentifikasi teknik mana yang akan digunakari dalam situasi dan waktu mana yang akan digunakan daiam stuasi dan waktu tertentu dalam membantu pencapaian tujuan. Dalam pendekatan kontingensi, satu jawaban yang dianggap paling tepat untuk mengatasi masalah manajemen adalah bergantung pada situasi yang dihadapi oleh manajemen.

MANAJER
Adalah orang yang bertanggung jawab atas kerja satu atau lebih dalam organisasi
Peran manajer pada organisasi modern:
• Mengelola proses transisi dari era industri sederhana ke aera informasi yang jauh lebih kompleks.
• Membangun keuletan SDM dan kemampuan organisasi
• Melakukan destabilisasi sistem: menjg adanya suasana stress namun tetap dlm batas kemampuan individu.
• Menjaga keseimbangan antara dua kondisi yang saling berlawanan tetapi sama-sama dibutuhkan

APA YANG DILAKUKAN SEORANG MANAJER
Manajer yang efektjf akan memanfaatkan sumber daya organisasi
sehingga membuahkan hasil kerja yang baik dan memberikan
kepuasan bagi mereka yang terlibat dalam pelaksanaan kerja.

MANAJEMEN
Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian terhadap penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan.
Alat-alat atau sarana yang dibutuhkan oleh manajemen (Tools of Management)
1. Men/Tenaga Kerja
2. Materials (bahan-bahan)
3. Machines (mesin-mesin)
4. Methods (cara-cara/sistem)
5. Money (uang)
6. Markets (pasar)

PROSES MANAJEMEN
Empat Fungsi Manajemen:
1. Perencanaan / planning
Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah -langkah yang harus diambil untuk mencapainya. Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

1. BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai tujuan itu.

2. PROSES PERENCANAAN

1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya

2. Pengorganisasian / organizing/staffing
Proses pemberian tugas, pengalokasikan SD serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir

3. Pengarahan / directing/motivating
Prosesuntuk menumbuhkan semangat pada karyawan supaya bekerja dengan giat serta membimbing mereka melaksanakan rencana dalam mencapai tujuan

4. Pengendalian / controlling
Proses pengukuran kinerja membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana serta melakukan evaluasi.

ORGANISASI
Organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari unsur yang berkaitan. Bagian produksi dalam operasinya berkaitan langsung dengan bagian pemasaran dan bagian keuangan dan tergantung dari sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dan sebaliknya.
Organisasi tidak berada dalam lingkungan hampa. Keberadaannya sebagai sebuah sistem dilingkupi sebuah medan yang dinamakan dengan lingkungan organisasi. Lingkungan organisasi terdiri atas lingkungan umum: lingkungan ekonomi, sosiaibudaya, teknologi, alam dan legal, sedangkan lingkungan khusus terdiri atas pemasok, konsumen, pesaing dan pembuat aturan.

Lingkungan Umum
1. Lingkungan Ekonomi. misalnya:
- perubahan nilai mata uang
- perubahan perdagangan internasional
- perubahan kebijaksanaan ekonomi
- meningkatnya hutang luar negeri
Akibat: biaya produksi dan perusahaan meningkat

2. Lingkungan Hukum
- undang-undang
- undang-undang perburuhan
- undang-undang perindustrian
- undang-undang no 22, 1999 ttg otonomi daerah
- undang-undang no 25, 1999 perimbangan keuangan pusat daerah

3. Lingkungan Politik: Dalam dan Luar Negeri
- situasi politik yang tidak menentu
- disintegrasi bangsa
- euphoria reformasi (anomali/tanpa hukum)
- dampak: biaya pengelolaan perusahaan meningkatI

4. Lingkungan kependudukan
- pertambahan jumlah penduduk
- pertambahan jumlah rumah tangga
- berubahnya struktur umur penduduk
- meningkatnya perpindahan penduduk
- meningkatnya mobilitas penduduk
- dampak: lahan eksplorasi diduduki penduduk

5. Perubahan sosial
- masyarakat berubah dari sifat kolektif ke individualistik
- meniru gaya hidup masyarakat global
- masyarakat yang serba diburu-buru waktu
- ingin melakukan banyak ha1 sekaligus
- tingkat stress meningkat
- kriminalitas semakin merringkat karena melemahnya norma sosial dan agama
- kekerasan dalam masyarakat meningkat
- emosi mudah tersulut
dampak: biaya kesehatan memingkat, biaya sekuriti meningkat

6. Lingkungan Teknologi
- perubahan bisnis menuntut kecepatan pengambilan keputusan
- efektivitas organisasi menuntut komunikasi yang cepat
- kompleksitas data yang harus diolah
- banyaknya informasi luar yang harus diserap dan diolah
- biaya pendidikan karyawan meningkat
- adanya kemungkinan PHK bagi yang tidak bisa mengikuti teknologi

7. Lingkungan hidup/ alam
- undang-undang lingkungan hidup semakin ketat
- dunia internasional memboikot produk yang merusak lingkungan hidup
- kecaman masyarakat setempat pada masyarakat yang merusak lingkungan
- sertifikasi lingkungan yang harus dipenuh (ISO)
akibat:
- biaya lingkungan hidup meningkai:
- biaya pendidikan lingkungan hidup
- teknologi dan bahan kimia yang ramah lingkungan memerlukan
- biaya tinggi

8. Lingkungan Birokrasi
- budaya birokrasi akan menyulitkan pengelolaan bisnis, bila birokrasi
- memiliki karakteristik sbb:
- bersifat feodalistik
- peraturan yang berbelit-belit
- kesetiaan pada pimpinan (budaya petunjuk pengarahan)
- lebih banyak minta dilayani
- bekerja lamban
- teknologi yang dipakai dalam bekerja
- terlalu banyak karyawan
- bekerja berdasarkan juklak dan juknis

B. LINGKUNGAN KHUSUS
Pelanggan: Konsumen atau klien khusus, individu dan organisasi yang memberi barang/menggunakan jasa perusahaan Pemasok: Pihak yang memberikan SDM, informasi keuangan & bahan baku Pesaing : Organisasi Khusus yang menawarkan barang & jasa yang mirip Pada konsumen dan kelompok klien yang sama Pembuat Aturan : Pihak-pihak pemerintah , baik tingkat lokal, propinsi & Nasional




Read more...

BAHAN KULIAH INTERNAL PR II

ALIRAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

BAHAN KULIAH 2

SIFAT ALIRAN INFORMASI:

Guetzkow (dalam Pace Wayne) menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dengan tiga cara:

-serentak
-berurutan
-kombinasi dari kedua cara ini.

PENYEBARAN PESAN SECARA SERENTAK

· Terjadi bila semua anggota departemen, fakultas atau bagian-bagian lain menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak.

· Dengan berkembangnya media komunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua nggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagaian organisasi.

Penyebaran pesan secara berurutan Hany (1962): mengemukakan bahwa ”penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam ”organisasi”.

Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara pada siapa”. Informasi berlangsung pada waktu yang tidak beraturan, tiba di tempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula.

POLA ALIRAN INFORMASI

PENGARUH DUA POLA KOMUNIKASI ATAS SEPULUH PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

Variabel Komunikasi Organisasi	Pola Roda	Pola Lingkaran
Aksesibilitas para anggota satu dengan yang lainnya	Rendah	Tinggi
Pengawasan aliran pesan	Tinggi	Rendah
Moral atau kepuasan	Sangat Rendah	Tinggi
Kemunculan Pemimpin	Tinggi	Sangat Rendah
Kecermatan Solusi	Baik	Buruk
Kecepatan Kinerja	Cepat	Lambat
Jumlah pesan yang dikirimkan	Rendah	Tinggi
Kemunculan organisasi yang stabil	Cepat	Sangat Lambat
Penyesuaian dengan perubahan kerja	Lambat	Cepat
Kecenderungan beban berlebih	Tinggi	Rendah

Read more...

BAHAN KULIAH INTERNAL PR I

PENGANTAR
Istilah Public Relations yang di Indonesia secara umum diterjemahkan menjadi Hubungan Masyarakat, sebenarnya baru dikenal pada abad ke-20, namun gejalanya sudah tamapk sejak abad-abad sebelumnya, bahkan sejak manusia masih primitif. Unsur-unsur dasarnya –memberi informasi, membujuk, dan mengintegrasikan khalayak—selalu tampak dalam kehidupan masyarakat zaman dahulu. Gejala tersebut terlihat pada adanya hubungan yang harmonis diantara individu-individu, individu dengen kelompok, ataupun antar kelompok, di dalam pergaulan mereka.

Harmonis dalam arti adanya saling pengertian dan persesuaian antara kedua belah fihak, satu sama lain saling memberikan keuntungan dan merasa senang. Hanya saja pada waktu itu orang belum menemukan istilah (public relations) yang cocok untuk melukiskan kegiatan dimaksud. Padahal apa yang dilakukan Cleopatra dengan keindahannya sebagai ratu, dalam rangka menyambut Mark Anthony di tepi sungai Nili, sebenerna merupakan kegiatan PR (Griswold dalam Kustadi Suhandang, 2004).

PUBLIC RELATIONS MODERN
Dengan pesatnya perkembangan demokrasi, maupun majunya perkembangan industri, semuanya menyebabkan pergesaran-pergeseran atau kegoncangan-kegoncanagan hebat di bumi ini. Pergeseran tersebut mengakibatkan perubahan dan kemajuan yang luas, tidak saja dalam bidang perdagangan dan perniagaan, tetapi juga dalam lapangan politik, ekonomi, sosial, budaya, pertahanan, keamanan dan sebagainya.
Sejalan dengan perkembangan tersebut, komunikasipun dituntut untuk lebih maju lagi sehingga kegiatan Public Relations pun semakin banyak dipergunakan, banyak dipelajari, dan diteliti. Public relations dari berbagai badan, perusahan, atau pun instansi-instansi dalam masyrakat mendapat tugas untuk senantiasa mengikuti dan menganalisa masalah-masalah yang timbul, baik dari dalam badan itu sendiri, maupun dari publiknya. Masalah-masalah yang timbul akibat adanya pergeseran-pergeseran dan kegoncangan-kegoncangan yang terjadi di dalam masyarakat. Pada tahun 1906, sebuah industri besar di Amerika meminta Ivy Lee untuk menjadi juru bicara dalam hubungan antara perusahaan dengan public dan badan-badan lainnya. Dari situ Lee memulai karirnya sebagai seorang publisist. Karena itu Ivy Lee dianggap sebagai pelopor Public relations Modern. Karena jasanya, dalam bidang Public Relations Ivy Lee disebut sebagai Father of Public Relations.

APAKAH PUBLIC RELATIONS ?

Menurut para pakar, hingga saat ini belum terdapat konsensus mutlak tentang difinisi dari PR. Ketidaksepakatan tersebut disebabkan oleh: pertama beragamnya definisi PR yang telah dirumuskan baik oleh para pakar maupun profesional PR didasari perbedaan sudut pandang mereka terhadap pengertian Humas/PR.
Definisi yang sangat umum diberikan oleh John. E. Marston

“ PR is planned, persuasive communication designed to influence significant public”

PR adalah kegiatan komunikasi yang terencana dan persuasif untuk mendesain publik-publik yang nyata. PR bukanlah ilmu tradisional yang digunakan untuk menghadapi tujuan-tujuan sesaat. PR perlu direncanakan dalam suatu pendekatan manajemen kepada target-target public tertentu.

Dari definisi yang sangat umum tadi, kita menuju kepada definisi yang lebih spesifik, yang lebih konkret. Marston memberikan defisnisi yang baik sekali lagi;

“PR adalah seni untuk membuat perusahaan Anda disukai dan dihormati oleh para karyawan, konsumen dan para penyalurnya”.

Sedangkan Harlow (dalam Grunig, James E, 1984: 7), memberikan definisi dengan mengkombinasikan berbagai elemen dari berbagai definisi sebagai berikut:

“Public Relations is the distinctive management functions which helps establish and maintain mutual line of communication, acceptance and cooperation between an organization and its public; involves the management of problems and issues; helps management to keep informed on and responsive to public opinion...................”

(Public Relations adalah fungsi managemen yang membantu mendirikan dan memelihara hubungan komunikasi yang saling menguntungkan, keterbukaan dan kerjasama antara organisasi dan publiknya, melibatkan manajemen problem dan issu, membantu manajemen untuk tetap terinfomasi dan responsive terhadap publik).

Definisi Harlow walaupun terkesan sangat umum ataupun general, memberikan arti penting bagi kegiatan PR itu sendiri. Bahwa kegiatan PR yang dilakukan oleh setiap organisasi maupun institusi pada intinya adalah kegiatan komunikasi, serta membantu agar manejemen tetap terinformasi (keluar dan kedalam) serta responsive terhadap apa yang terjadi pada lingkungannya.

Sedangkan Baskin, Otin et al mendefinisikan PR dalam definisi yang lebih operasional yaitu :

“ Public relations is a management function that helps achieve organizational objectives, define philosophy, and facilitate organizational change. Public Relations practitioners communicate with all relevant internal and external public to develop positive relationship and to create consistency between organizational goalsand societal expectations.......”.

Dari definisi tersebut Baskin, Otin dan kawan-kawan mencoba untuk mendefinisikan fungsi PR secara lebih luas, dimana PR adalah sebuah fungsi (bagian) dari manajemen yang bertangung jawab untuk mencapai tujuan organisasi dan berkomunikasi dengan publik internal dan eksternal untuk mengembangkan sebuah hubungan yang positif.

Pada kenyataannya, tidak semua praktisi melakukan apa yang didefisinikan oleh Baskin. Beberapa bahkan praktisi PR melakukan hal yang lebih luas (more broadly) dari apa yang didefinisikan oleh Baskin.

Beberapa definisi PR menekankan pada fungsi komunikasi dari PR. Pada dasarnya , semua manajer di dalam organisasi bertanggung jawab dan terlibat dalam komunikasi, tetapi PR manajer memiliki tanggung jawab yang lebih besar, dan memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik di dalam komunikasi. Komunikasi berperan di dalam skill (keahlian) seorang PR, juga harus nampak dalam tugas-tugasnya (tasks performed). Ahli PR yang bernama Gene Harlan dan Alan Scott menekankan sbb : “skilled communication of ideas to various publics with the object of producing desired results”. Artinya bahwa keahlian komunikasi harus nampak di dalam segala ide yang dihasilkan untuk publik yang beragam dengan obyek (PR) dalam mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan “. Masih menurut Gene Harlan, tugas (objek PR) antara lain produksi release, laporan tahunan (annual report), majalah karyawan perusahaan (employee magazine). Seorang PR akan berhubungan dengan hal-hasl tsb.

Selain harus nampak pada skill, seorang PR juga harus dapat mengaplikasikan komunikasi dalam sistem. Frank Jefkins dalam Baskin, Otis (et.al,p.9) mendeskripsikan sebagai “a system of communications to create goodwill”, artinya bawa sistem dari komunikasi akan menciptakan hubungan baik (goodwill). Sistem komunikasi yang dimaksud adalah metode untuk mengumpulkan informasi , memelihara hubungan baik dengan publik baik secara internal maupun eksternal adalah contoh dari pelaksanaan sistem komunikasi. Yang terakhir yaitu public relations bertanggung jawab terhadap terciptanya komunikasi 2 arah yang sistematis.

Keberadaan PR dalam suatu organisasi terutama difungsikan untuk menunjang fungsi-fungsi manajemen perusahaan untuk mencapai tujuan bersama. Adanya berbagai kemajuan telah mengakibatkan terjadinya pembaruan dalam masyarakat. Cara hidup mesyarakat yang semakin modern dan semakin terspesialisasi dalam bidang-bidang tertentu, semakin mempengaruhi fungsi tersebut. Kondisi di atas jelas memerlukan keahlian khusus di bidang PR. Praktisi PR dituntut kemempuannya untuk mengkoordinasikan atau mengelola pemanfaatan sumber daya organisasi untuk penyelenggaraan komunikasi 2 arah antara organisasi dan publiknya. Kaitan antara PR dengan konsep manajemen menghasilkan pemahaman akan pentingnya public relations, seperti dinyatakan oleh Mc Elreath:

“Management PR berarti melakukan penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap berbagai kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Bentuk kegiatan komunikasi dapat berupa penerbitan brosur perusahaan, pertemuan-pertemuan kelompok kecil sampai pada kegiatan yang sangat kompleks seperti konferensi pers dengan menggunakan satelit”.

Dari pernyataan tersebut manajemen public relations dipahami sebagai bentuk pengelolaan public relations dengan menerapkan fungsi-fungi manajemen yaitu dengan menjalankan penelitian, perencanaan dan evaluasi terhadap program yang dijalankan.

Keterangannya sebagai berikut:

1. Penelitian

Pada dasarnya, penelitian merupakan cara yang digunakan untuk memperoleh informasi dari publik baik internal maupun eksternal untuk memahami masalah yang dihadapi dengan akurat dan metode ilmiah.

2. Perencanaan dan pemrograman

Perencanaan dan pemograman merupakan segala informasi atau data masukan atau input yang diperoleh berkaitan dengan hal atau permasalahan yang dihadapi ke dalam bentuk rencana tindakan untuk pemecahannya. Perencanaan Public Relations merupakan suatu proses berkesinambungan dan selalu memerlukan peninjauan agar tindakan yang diambil sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Sejumlah prinsip yang harus diperhatikan dalam perencanaan program antara lain: sifat, waktu dan lingkungan. Perencanaan juga harus memperhatikan situasi di dalam maupun di luar organisasi, serta pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan tersebut.

3. Pelaksanaan program

Pelaksanaan program merupakan tahap dimana rencana program yang telah ditetapkan dilaksanakan atau diimplementasikan ke dalam suatu bentuk program aksi sebagai langkah nyata pemecahan masalah PR yang dihadapi. Pelaksanaan Program ini dapat berupa program tindakan maupun program komunikasi yang kesemuanya merupakan cara atau proses untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4. Evaluasi

Merupakan suatu tahapan yang dilaksanakan untuk menentukan atau memperlihatkan nilai suatu program termasuk pengelolaan maupun hasil atau dampak pelaksanaannya. Melalui evaluasi, PR akan mengetahui faktor-faktor yang menjadi kegagalan ataupun keberhasilan suatu program, sehingga dapat ditentukan langkah-langkah selanjutnya yang seharusnya dilakukan.

Pada dasarnya tujuan sentral PR adalah untuk menunjang manajemen yang berupaya mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Meskipun tujuan setiap organisasi berbeda tergantung dari sifat organisasi tersebut, tetapi dalam kegiatan humas terdapat kesamaan yakni membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik dalam membentuk citra positif.

Hubungan yang baik atau harmonis dalam PR mengandung arti luas, yakni sikap yang menyenangkan (favorable), itikad baik (goodwill), toleransi (tolerance), saling pengertian (mutual understanding), saling mempercayai (mutual confidence), saling menghargai (mutual appreciation), dan citra baik (good image). Penampilan dan sikap seorang PR dalam mencapai tujuan organisasi dengan cara menciptakan kesan yang baik akhirnya dapat melekat dan mempengaruhi citra dari perusahaan yang diwakilinya.

Pengertian citra itu sendiri abstrak , tetapi wujudnya dapat dirasakan dari penilaian baik semacam tanda respek dan hormat dari publik terhadap perusahaan dilihat sebagai sebuah badan usaha yang baik, dipercaya, profesional dan dapat diandalkan dalam pemberian pelayanan yang baik (Ruslan, Rosady, 1994: 66)

Menurut Edward L. Bernay, terdapat tiga fungsi utama PR yaitu:

1. Memberikan penerangan kepada masyarakat

2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan anda secara langsung

3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya.

Adapun ruang lingkup tugas PR dalam sebuah organisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas:

1. Membina hubungan ke dalam (publik internal)

Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unt/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang PR harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat.

2. Membina hubungan keluar (publik eksternal)

Membina hubungan keluar (publik eksternal)

Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya.Dengan demikian peran PR /Humas tersebut bersifat 2 arah, yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan ke luar (outward looking)

Menurut H. Fayol beberapa kegiatan dan sasaran PR adalah:

§ Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image)

§ Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.

§ Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.

§ Menghadapi krisis (Facing of Crisis)

§ Menangani keluhan (complaint) dalam menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR Recovery of Image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

KEDUDUKAN HUMAS STRUKTUR ORGANISASI

Kedudukan humas dalam organisasi dan kewenangan petugasnya tidak selalu dapat dinyatakan dengan tegas. Menurut John Tondowijojo (2004:9), bila humas diakui sebagai bagian jajaran kebijakan pimpinan, maka humas harus berada langsung di bawah direksi. Humas harus mampu menyampaikan kebijaksanaan pimpinan, sehingga ia harus langsung berada di pihak yang berhubungan dengan pimpinan seluruh jajaran manajemen. (Tondowidjojo, 2004:9). Sedangkan menurut Renald Khasali, public relations merupakan fungsi manajemen yang sama pentingnya dengan pemasaran, produksi, keuangan dan SDM.

Menurut Tondowidjojo, kegiatan humas haruslah sistematis dan terencana, tetapi kadang-kadang juga perlu untuk berimprovisasi dan berinovasi. Suatu kebijakan harus dipertimbangkan, dirumuskan, direncanakan dan evaluasi. Untuk ini diperlukan analisis data yang diperoleh tentang organisasi dan lingkungannya. Seberapa jauh PR harus menapakkan kakinya ke peran internal atau fungsi eksternal, tentu saja sepenuhnya tergantung pada kebijakan manajemen. Hanya saja kalau kita menginjak pada tataran ideal fungsi PR, tentu saja keseimbangan peran internal dan eksternal adalah perlu.

Seberapa jauh titik keseimbangan tersebut harus dijalankan tentu tergantung pada bidang gerak perusahaan/organisasi yang bersangkutan.

Semakin kuat kedekatan perusahaan dengan publik dengan sendirinya membutuhkan banyak konsentrasi untuk memerhatikan publik. Sebaliknya kalau perusahaan lebih banyak bergerak pada komunitas yang tidak secara langsung menemui publik, maka peran PR harus dioptimalkan secara internal.

PERBEDAAN FUNGSI INTERNAL DAN EKSTERNAL PR

INTERNAL

EKSTERNAL

1. Mengkomunikasian kebijaksanaan direksi dan manajemen pada karyawan. 2. Menjelaskan perubahan kebijakan direksi dan manajemen agar karyawan memahami dasar pengambilan keputusan yang diambil. 3. Membangun jaringan komunikasi interkatif antara karyawan, manajemen dan direksi. 4. Membantu proses restrukturisasi, mulai dari sosialisasi kebijakan hingga pelatihan untuk mengurangi dampak buruk restrukturisasi. 5. Membantu peningkatan rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan. 6. Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi organisasi.

1. Mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada publik. 2. Menjelaskan hasil Rapat Umum Pemegang Saham. 3. Menjelaskan hasil dan dasar diadakannya Rapat Umum Luar Biasa Pemegang Saham. 4. Membantu pemasaran untuk menciptakan citra produk. 5. Mensosialisasikan prestasi yang dicapai oleh perusahaan. 6. Mengembangkan program-program pengembangan masyarakat, sebagai bentuk tanggung jawab perusahaan kepada publik. 7. Menyiapkan sarana bagi publik unyuk melihat perusahaan secara langsung. 8. Menyiapkan sarana bagi pemerintah dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat unuk melihat kinerja perusahaan.

Sumber: Silih Agung Wasesa, Strategi Public Relations, Jakarta: Gramedia, 2006.

TUGAS-TUGAS PUBLIC RELATIONS
Inti tugas Public Relations adalah sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan public sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusahaan dan Public. Persesuaian yang menciptakan hubungan harmonis di mana satu sama lain saling memberi dan menerima hal-hal yang bisa menguntungkan kedua belah pihak. Berdasarkan adanya dua jenis public bagi suatu badan atau perusahaan (public intern dan ekstern), maka tujuan Public Relations pun diarahkan melalui dua macam tugas, yaitu di dalam dengan sebutan internal Public Relations, dan di luar dengan sebutan external Public Relations. Dengan kata lain, Public Relations mengemban tugas atas tujuannya tadi, yaitu berkomunikasi ke dalam dengan public intern, dan keluar dengan public ekstern.

INTERNAL PUBLIC RELATIONS
Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan menjadi target dari tugas Internal Public Relations, terutama suasana diantara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan badan atau perusahannya. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Tiap anggota dari badan atau perusahaan itu, dari tingkat pimpinan sampai pesuruh, merupakan Public Relations Officer yang tidak resmi. Mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota atau keluarga dari perusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkah laku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluargnya dapat mempengaruhi nama baik instansi atau perusahaan dimna mereka bekerja. Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaaan yang demikian dapat diciptakan apabila pimpinan atau majikan selalu memperahatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupun secara psikologis.

EXTERNAL PUBLIC RELATIONS
Bagi suatu perusahaan, hubungan dengan public di luar perusahaannya merupakan suatu keharusan yang mutlak. Sesuai dengan sifatnya, dalam masyarakat modern tidak akan ada kemungkinan bagi seseorang atau suatu badan bisa hidup menyendiri. Masing-masing akan saling membutuhkan satu sama lain. Hubungan ke luar perlu dibina oleh perusahaan atau instansi seperti ke pemerintah, pelanggan, pers / media termasuk kepada masyarakat sekitar (community).
Hubungan yang harmonis dan bak hanya dapat tercapai dengan pengertian yang ikhlas, tidak dengan paksaan. Apalagi hubungan atau komunikasi itu harus berkembang dalam masyrakat demokratis. Semua komunikasi dengan public ekstern hendaknya dilakukan perusahaan itu secara informative dan persuasive. Informasi hendaknya diberikan secara jujur, teliti, sempurna, dan berdasarkan fakta yang sebenarnya. Publik kadang-kdang sangat kritis terhadap sesuatu yang berhubungan dengan kepentingannya yang actual dan tidak biasa. Karena sifat yang ramah merupakan salah satu syarat yang bisa menentukan berhasil tidaknya usaha External Public Relations.

Kegiatan External Public Relations antara lain meliputi :
1. Bagaimana memperluas pasar;
2. Bagamana memperkenalkan produksinya kepada masyarakat;
3. Bagaimana cara mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari public maupun masyarakat;
4. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan para pejabat pemerintahan dan Negara;
5. Bagaimana cara mengetahui sikdap dan pendapat public terhadap perusahaan;
6. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion -leader;
7. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan para pemasok dan public-publik lain yang berhubungan dengan operasional perusahaan;
8. Problem lainnya yang menyangkut persoalan antara perusahaan dengan masyarakat yang ada di luar perusahaan, untuk mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik-publik yang ada di dalam masyarakat itu.

ORGANISASI

Pemahaman organisasi menjadi sangat penting bagi seorang PR untuk memahami apa tugas-tugasnya. Definisi organisasi, unsur dasar organisasi, struktur organisasi. Bab ini akan membahas definisi organisasi, unsur dasar organisasi dan struktur organisasi

ORGANISASI

ORGANISASI SOSIAL

Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama

Contoh: Keanggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola

Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:

Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual

Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada majikan

Unsur-unsur dasar Organisasi:

1. Anggota organisasi.

Di pusat organisasi terdapat orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi. Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia yang bukan aspek intelektual.

2. Pekerjaan dalam organisasi.

Pekerjaan yang dilakukan anggota organisasi Terdiri dari tugas-tugas formal dan informal.Tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi.

Isi: terdiri dari apa yang dilakukan anggota organisasi dalam hub-nya dengan bahan, orang-orang dan tugas lainnya.

Keperluan: merujuk kepada pengetahuan, ketrampilan dan sikap yg dianggap sesuai bagi seseorang agar mampu melaksanakan pekerjaan tsb

Konteks: berkaitan dgn kebutuhan fisik dan kondisi-kondisi lokasi pekerjaan, jenis pertanggung jawabab dan tanggung jawab dlm kaitannya dgn pekerjaan, jumlah pengawasan dan lingkungan umum

Praktik-praktik pengelolaan: Tujuan primer adalah menyelesaikan pekerjaan melalui usaha orang lain. Manajer membuat keputusan mengenai bgmn orang-orang lainnya, menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan

STRUKTUR ORGANISASI:

merujuk pada hubungan antar tugas-tugas yang dilaksanakan oleh anggota

Kompleksitas:

(1) tingkat yang didalamya terdapat perbedaan antara unit-unit (diferensiasi horizontal sbg hasil-hasil spesialisasi yang ada di dalam organisasi)

(2) Jumlah tingkat otoritas

(3) Derajat ketersebaran lokasi fasilitas dan personel organisasi secara geografis.

Formalisasi: derajat standarisasi dan tugas-tugas.

Pedoman organisasi: pedoman organisasi adalah serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bagi angg.org.

PANDANGAN SISTEM

Dalam pendekatan sistem, organisasi dipandang sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Jadi dalam pendekatan ini manajer seharusnya memandang organisasi sebagai suatu kesatuan, yang merupakan bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Dalam teori sistem dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dalam organisasi akan mempengaruhi kegiatan bagian lain

Istilah-istilah penting yang digunakan dalam pendekatan sistem

1. Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk keseluruhan sistem. Setiap sistem menjadi subsistem dari kesatuan yang lebih besar

2. Sinergi, yaitu apabila keseluruhan lebih besar daripada penjumlahan bagian-bagian. Sinergi berarti bagian-bagian terpisah dalam sebuah organisasi yang saling bekerja sama dan berhubungan, serta menghasilkan kerja yang lebih besar dibandingkan bila bagian-bagian tersebut bekerja sendiri.

3. Sistem terbuka dan tertutup. Suatu sistem dikatakan terbuka

apabila sistem itu berhubungan dengan lingkungan luar organisasi.

Suatu sistem dikatakan tertutup apabila ia tidak berhubungan

dengan lingkungan luar organisasi

4. Umpan balik: umpan balik merupakan kunci pengawasan terhadap

sistem. Dengan adanya umpan balik terhadap sistem maka dapat

dilakukan perbaikan apabila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan

tersebut. Teori sistem meramalkan bahwa aktivitas setiap segmen organisasi

mempengaruhi aktivitas segmen lainnya, dengan tingkat pengaruh

yang berbeda. Bagi manajer, mereka harus menghubungkan

departemen mereka dengan perusahaan secara keseluruhan.

2. PENDEKATAN KONTINGENSI

Pemikiran ini berusaha menyesuaikan antara tanggapan manajerial dengan peluang dan permasalahan yang ada dalam berbagai macam

situasi.

Struktur yang terbaik : Tergantung pada banyak faktor

Pemikiran Kontingensi: Struktur yang tepat suatu organisasi mungkin tidak tepat bagi yang lain. Pendekatan ini dikembangkan dikembangkan karena sering dijumpai metode-metode yang efektif untuk situasi tertentu yang ternyata tidak dapat diterapkan pada situasi lain. Menurut pendekatan ini, tugas seorang manajer adalah mengidentifikasi teknik mana yang akan digunakari dalam situasi dan waktu mana yang akan digunakan daiam stuasi dan waktu tertentu dalam membantu pencapaian tujuan. Dalam pendekatan kontingensi, satu jawaban yang dianggap paling tepat untuk mengatasi masalah manajemen adalah bergantung pada situasi yang dihadapi oleh manajemen.

PR DAN KOMUNIKASI ORGANISASI

INTERNAL PUBLIC RELATIONS
Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan menjadi target dari tugas Internal Public Relations, terutama suasana diantara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan badan atau perusahannya. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Tiap anggota dari badan atau perusahaan itu, dari tingkat pimpinan sampai pesuruh, merupakan Public Relations Officer yang tidak resmi. Mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota atau keluarga dari perusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkah laku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluargnya dapat mempengaruhi nama baik instansi atau perusahaan dimna mereka bekerja. Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaaan yang demikian dapat diciptakan apabila pimpinan atau majikan selalu memperahatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupun secara psikologis. Oleh karena itu pemahaman PR akan komunikasi organisasi beserta saluran-saluran komunikasi organisasi menjadi sangat penting karena PR akan bekerja melalui saluran-saluran komunikasi organisasi yang ada, dan memastikan saluran tersebut berfungsi dengan baik dalam organisasi.

Komunikasi organisasi

Pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu unit tertentu.

Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir.

DEFINISI KOMUNIKASI ORGANISASI

Kom organisasi: didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi ttt.

Komunikasi menjadi suatu fungsi pembentuk organisasi bukan hanya sebagai pemelihara organisasi.

Komunikasi organisasi yang efektif merupakan salah satu jalan ataupun cara agar organisasi terus tetap dapat bertahan hidup. Komunikasi organisasi yang efektif membantu organisasi untuk dapat mencapai tujuan organisasi. Seperti yang digambarkan oleh Richard Blundel dalam bukunya Effective Organisation (2004; hal 2) bahwa komunikasi organisasi dapat membantu organisasi dalam :

1. Satisfied Repeat Customer, rather than un happy ex-customers

2. Well Motivated Employees, rather than an expensive industrial dispute

3. A positive reputation in the wider community, rather than an interational boycott of its products

4. Innovative and Creative strategies , rather than inefficiency, indecision and resistance to change.

Dalam telaah Blundel, komunikasi organisasi membantu organisasi mencapai hal-hal yang menjadi tujuan utama organisasi misalnya : kepuasan customer, karyawan yang termotivasi, citra atau reputasi yang positif serta iklim inovatif dan kreatif.

Banyak definisi komunikasi organisasi menurut para ahli, salah satunya Wayne Pace dan Don F Faules, menurut mereka Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu (Wayne, Pace dan Faules Don F, 2002 : hal 31). Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya. Komunikasi organisasi terjadi kapanpun setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukan. Fokus komunikasi organisasi adalah anggota-anggota dalam organisasi. Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir. Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual understanding). Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referesi (frame of references) maupun bidang pengalaman (field of experiences). Dikatakan oleh Redi Panuju (hal 2) meskipun nyaris mustahil menyamakan ranah kognitif individu-individu dalam organisasi, tetapi melalui kegiatan komunikasi yang terencana dan subtansi isinya terdesain, minimal terjadi proses penyebarluasan (difusi) dimensi-dimensi organisasi pada setiap orang.

Kesalahkaprahan utama dalam berkomunikasi adalah asumsi-asums bahwa (1) makna terdapat dalam informasi atau pesan dan (2) makna dapat dipindahkan dari seseorang kepada orang lain.

Pesan mungkin ditunjukkan dalam bentuk verbal (bahasa) atau bentuk nonverbal (non bahasa) dan sarana lisan, tertulis atau gambar

Tabel di bawah ini memperlihatkan kategori-kategori yang paling lazim

TABEL 1

CONTOH BENTUK PESAN

	Verbal	Non Verbal
Lisan	Wawancara	Berbicara Pelan
Tertulis	Laporan	Diagram atau tata Letak
Gambar	Uraian suatu adegan	Sketsa suatu adegan

Sumber : Wayne and Pace , 2002: 30

Sedangkan John Schemerhorn (1999, hal 65 ) mengatakan bahwa:

Komunikasi organisasi adalah proses khusus melalui informasi yang mengalir dan dipertukarkan diantara orang-orang di seluruh organisasi. Informasi seperti itu mengalir baik melalui struktur formal maupun struktur informal, dan ia mengalir ke arah bawah, ke atas, dan dalam samping.

Barry Cushway dan Dereck Lodge dalam Redi Panuju (Panuju, Redi, 1999: 2) menggambarkan bahwa fungsi komunikasi dalam organisasi sebagai pembentuk Organisation Climate, yaitu iklim organisasi yang menggambarkan suasana kerja organisasi atau sejumlah keseluruhan perasaan dan sikap orang-orang yang bekerja di dalam organisasi.

Di samping komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, juga berdampak pada membangun budaya organisasi (Organisation Culture) yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi. Budaya organisasi dibangun dari kepercayaan yang dipegang teguh secara mendalam tentang bagaimana organisasi dijalankan atau beroperasi.

Beberapa saluran komunikasi organisasi (Schemerhorn, 1999) :

SALURAN FORMAL DAN INFORMAL

Struktur formal dan informal mengikuti rantai perintah yang ditetapkan oleh hirarki otoritas suatu organisasi. Karena saluran komunikasi formal diakui secara resmi dan otoriter, maka komunikasi formal bersifat khas untuk komunikasi tertulis dalam bentuk surat,memo, pernyataan kebijakan dan pengumuman-pengumuman lain yang harus dipatuhi. Dalam organisasi-organisasi yang lebih progresif, komunikasi formal sangat informatif mencakup laporan kinerja dan mendukung “empowerment” dengan memastikan bahwa karyawan pada semua tingkatan memiliki informasiyang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan tentang karyawan mereka.

Saluran informal berkembang secara terpisah dari struktur formal dan tidak mengikuti rantai perintah. Saluran ini kadang-kadang disebut dengan desas-desus. Keuntungan-keuntungan “desas-desus” antara lain adalah kemampuannya untuk memindahkan informasi dengan cepat dan efisien.

Dimensi-dimensi komunikasi organisasi menurut Onong Uchjana (dalam Rusadi Ruslan , 2001: 80 ) adalah :

a. Komunikasi vertikal

Yakni arus komunikasi dua arah timbal balik. Komunikasi jenis ini memegang peranan cukup vital dalam melakanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). Dalam arus komunikasi vertikal-dari atas ke bawah- tersebut pihak pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan dan penugasan lain sebagainya kepada bawahan. Kemudian arus komunikasi ke atas diterima dalam bentuk bawahan memberikan laporan, pelaksanaan tugas, sumbang saran dan hingga pengaduan kepada pimpinannya masing-masing.

b. Komunikasi horizontal

Merupakan komunikasi satu level yang terjadi antara para karyawan dengan karyawan lainnya, antara pimpinan satu departemen dengan departemen lainnya dalam satu tingkatan dan lain sebagainya

a. Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal berlangsung atau terjadi dua pihak antara pihak organisasi/lembaga dengan pihak luar. Misalnya komunikasi dengan pihak kreditur, rekan bisnis, pelanggan, community relations, dsb.

Adapun tujuan komunikasi organisasi adalah sebagai berikut (Ruslan, Rosady hal 84) :

a. Mempertukarkan simbol

Dalam berkomunikasi antara komunikator dan komunikan akan terjadi suatu pertukaran simbol atau bentuk lambang dengan pengertian yangsama, dan dapat disampaikan secara lisa atau tertulis. Dalam metode komunikasi pada organisasi, instruksi, perintah, pesan dan informasi yang berasal dari atasan tersebut akan disampaikan melalui kata-kata yang diucapkan secara lisan atau tertulis seperti nota dinas, laporan pekerjaan, peraturan administrasi pekerjaan dsb.

b. Membentuk makna tertentu

Komunikasi bersifat transaksional dalam artian orang akan saling belajar satu dengan yang lain, tukar pengalaman atau pengetahuan melalui simbol-simbol yang dimengerti dan membentuk suatu makna tertentu, yang hanya dapat dipahami oleh kedua belah pihak.

b. Mengembangkan harapan-harapan

Maksudnya adalah mempelajari simbol-simbol tersebut dan kemudian menghubungkannya dengan pengalaman yang diperoleh, serta mengamati dan menganalisis apa yang dilakukan oleh pihak lain.

Dalam komunikasi organisasi pun kita kenal penghalang atau hambatan dalam berkomunikasi, yang dapat berupa berikut ini :

1. Persepsi selektif :melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadi

2. Emosi : perasaan si penerima ketika menerima suatu pesan komunikasi akan mempengaruhi penafsiran pesan

3. Media. Apakah pesan dicetak, diumumkan atau disebarluaskan?Apakah pesan diukir di suatu papan atau dicat dinding? Kadang-kadang pesan merupakan bagian tak terpisahkan dari peralatan atau proses.

4. Faktor psikologi. Pengirim mungkin mempunyai gaya hidup dan latar belakang yang berbeda dengan penerima pesan. Misalnya harga memiliki makna yang berbeda bagi pembeli yang membayar tunai dengan pemakai kartu kredit.

5. Faktor pendidikan. Bahasa yang terlalu kompleks akan sulit dipahami. Pada umumnya, dalam bahasa bisnis, ata-katanya harus sederhana dan kelimat harus singkat.

6. Faktor budaya: pesan bisa terdistorsi dari maksud asalnya, karena pengaruh budaya yang menyaring cerapan yang diterima. Di Perancis, misalnya warna kuning mempunyai citra tidak setia.

7. Ketrampilan mendengarkan. Pesan harus diterima dengan penuh perhatian. Kurangnya konsentrasi penerima pesan membuat pesan tidak sempurma. Read more...

Panduan MK Komunikasi Organisasi

Panduan Mata Kuliah
Komunikasi Organisasi

Prodi Ilmu Komunikasi
Univ. Muhammadiyah Yogyakakarta

Dosen: Aswad Ishak/Yeni Rosilawati

Deskripsi.
Salah satu bahasan penting untuk diketahui mahasiswa adalah komunikasi dalam konteks organisasi. Komunikasi merupakan tanggung jawab semua elemen yang terlibat dalam organisasi, mengingat kegiatan ini merupakan varian dari hubungan antarmanusia. Pola dasarnya setiap individu yang tergabung dalam organisasi perlu melakukan sosialisasi atau dengan kata lain melakukan kegiatan kemasyarakatan.
Mata kuliah ini pada dasarnya akan memberikan paparan tentang berbagai konsep dan aspek komunikasi yang melekat dalam sebuah organisasi.
Setelah mengikuti mata kuliah ini, diharapkan mahasiswa akan memahami salah satu konteks penting komunikasi, yakni organisasi. Mahasiswa diharapkan mampu memiliki kepekaan analisis atas fenomena komunikasi organisasi yang ada dalam kehidupan masyarakat.

Pengorganisasian dan Evaluasi
Mata kuliah ini memiliki beban/bobot studi sebesar 3 SKS. Waktu yang tersedia dalam perkuliahaan ini akan dimanfaatkan untuk penjelasan konseptual dan penugasan ataupun diskusi kelas dan role playing. Kehadiran mahasiswa dalam kegiatan perkuliahan ini bersifat wajib. Dari keseluruhan kegiatan perkuliahan, kehadiran mahasiswa minimal 75 persen.
Evaluasi/penilaian atas mahasiswa dalam perkuliahaan ini dengan memperhatikan komponen:
Ujian mid semester: 25 %
Ujian akhir semester: 35 %
Tugas-tugas: 25 %
Partisipasi di kelas: 15 %

Pokok bahasan
Kuliah ke (1-2), Materi: Konsep dasar komunikasi organisasi, pengertian dan ruang lingkup, aspek-aspek mendasar dalam organisasi.
Kuliah ke (3-4), Materi: Perspertik teoritis tentang organisasi. Pandangan klasik, pandangan hubungan antarmanusia, pandangan politik, pandangan sistem, pendangan-pandangan lain tentang orgnisasi.
Kuliah ke (5-6), Materi: Pola hubungan organisasional. Komunikasi vertikal, horizontal, lintas saluran. Struktur formal komunikasi dalam organisasi. Jaringan komunikasi dalam organisasi.
Kuliah ke (7) Ujian Tengah Semester
Kuliah ke (8-9) Budaya Organsisasi; Proses pembentukan Budaya Organsisasi, sosialisasi Budaya Organsisasi, persoalan multikultur dalam organisasi, budaya dan pengembangan organisasi.
Kuliah (10-11) Proses Dalam Organisasi; Kekuasaan dan pengambilan keputusan, team work dalam organisasi, konflik dan resolusi dalam organisasi, proses yang berlangsung
Kuliah (12-13) Audit komunikasi dalam organisasi; makna audit komunikasi bagi organisasi, proses yang berlangsung.
Kuliah (14) Ujian Akhir Semester

Referensi:
- Deal, Terrence E. & Kennnedy, Allan A. (1982). Corporate Cultures, Perseus Books, USA
- De Janasz, Suzanne S, Dowd, Karen O., and Schneider, Beth Z. (2002) Interpersonal Skill in Organizations, Mc-GrawHill, USA
- George, Jenifer M. & Jones, Gareth R (2002) Organizational Behavior, 3rd edition, Prentice Hall-Pearson Education, NJ.
- Irwin, Harry & More, Elizabeth (1994), Managing Corporate Communication, Allen&Unwin, Australia
- Ishak, Aswad dan Ayatullah, Faiz (2003), Komunikasi dan Organisasi, UPFE-UMY, Yogyakarta
- Muhammad, Arni (1995), Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, Jakarta.
- Millaer, Katherine (2003), Organizational Communication: Approaches and Processes, 3rd edition, Wadswoth, USA.
- Pace, R. Wayne & Faules, Don F. (1998). Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Remaja Rosdakarya, Bandung.
- Tyson, Shaum & Jackson, Tony (2000), Perilaku Organisasi, Andi Offset, Yogyakarta.

Nb: Bahan acuan/referensi ini dapat bertambah menyesuaikan dengan perkembangan kebutuhan yang diperlukan. Read more...

KOMUNIKASI ORGANISASI VII

Iklim Komunikasi Organisasi

Bagaimana Iklim Komunikasi Organisasi Berkembang

Iklim Komunikasi Org. Terdiri Dari Persepsi-Persepsi Atas Unsur-Unsur Organisasi Dan Pengaruh Unsur-Unsur Tsb Thd Komunikasi

Unsur-Unsur Dasar Organisasi
Suatu Iklim Komunikasi Berkembang Dlm Konteks Organisasi. Unsur-Unsur Dasar Yang Membentuk Suatu Organisasi.

Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi: anggota organisasi. Di pusat organisasi terdapat orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi.
Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia yang bukan aspek intelektual.

Pekerjaan dalam organisasi.
Pekerjaan yang dilakukan anggota org. Terdiri dari tugas-tugas formal dan informal.Tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi.
Isi: terdiri dari apa yang dilakukan anggota organisasi dalam hub-nya dengan bahan, orang-orang dan tugas lainnya.


• Keperluan: merujuk kepada pengetahuan, ketrampilan dan sikap yg dianggap sesuai bagi sesorang agar mampu melaksanakan pekerjaan tsb.
• Konteks: berkaitan dgn kebutuhan fisik dan kondisi-kondisi lokasi pekerjaan, jenis pertanggung jawabab dan tanggung jawab dlm kaitannya dgn pekerjaan, juml.pengawasan dan lingk.umum

Praktik-praktik pengelolaan
Tujuan primer adalah menyelesaikan pekerjaan melalui usaha orang lain. Manajer membuat keputusan mengenai bgmn orang-orang lainnya, menggunakan SD utk mencapai tujuan


• Pedoman organisasi : serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bg anggota organisasi dlm mengambil keputusan dan tindakan.


• Pedoman organisasi : serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bg anggota organisasi dlm mengambil keputusan dan tindakan.

• Pemahaman unsur-unsur dasar org (anggota, pekerjaan dll) akan menciptakan evaluasi dan reaksi yang menunjukkan apakah yg dimaksud dg unsur dasar tsb dan seberapa baik unsur-unsur ini beroperasi bg anggota organisasi.
• Misalnya: kecukupan informasi

• Pengaruh Komunikasi
• Iklim kom. Org merupakan fungsi kegiatan yang :
• -menunjukkan kepada anggota organisasi bhw org. tsb mempercayai mereka dan memberi kebebasan dlm mengambil resiko
• -mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dlm mengerjakan tugas-tugas mereka
• -menyediakan informasi yang terbuka dan cukup ttg organisasi
• -mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh infoyang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota org.
• Iklim komunikasi ttt memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota org. Untuk melaksanakan pekerjaan mereka scr efektif, mengikatkan diri mereka dengan organisasi.

• Iklim komunikasi dpt menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggt. Organisasi
• Usaha biasanya terdiri dari empat unsur:
• aktivitas (A) yang merupakan pekerjaan tsb.
• Langkah-langkah (L) pelaksanaan kerja
• Kualitas (K) hasil
• Pola waktu (W) kerja

• Hasil penelitian R. Wayne Pce dan Peterson ttg Inventaris Iklim org:
• Ada 6 faktor besar yang mempengaruhi iklim org:
• 1. Kepercayaan
• 2. Pembuatan Keputusan Bersama
• 3. Kejujuran
• 4. Keterbukaan dalam komunikasi ke bawah
• 5. Mendengarkan dalam kom. Ke atas
• 6. Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi. Read more...

KOMUNIKASI ORGANISASI VI

Komunikasi Organisasi
Yeni Rosilawati

Komunikasi
• ketika sso terlibat komunikasi ada 2 hal yang terjadi:
• 1. penciptaan pesan atau, lebih tepatnya penciptaan pertunjukan
• (display)
• 2. penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukan

pertunjukan pesan
• menunjukkan (to display) berarti bahwa anda membawa sesuatu untuk diperhatikan sso atau orang lain. “menunjukkan” menyatakan bahwa “to display” berarti menempatkan sst shg terpandang dg jelas dan berada dlm suatu posisi menyenangkan bagi pengamatan ttt

• agar pertunjukan menjadi bentuk komunikasi : harus melambangkan sesuatu
• Contoh: berpakaian pada pagi hari: menciptakan pertunjukan bagi diri anda sendiri
Penafsiran pesan

• Menguraikan atau memahami sst dengan cara tertentu.
• Makna yang mempunyai pengaruh terhadap orang-orang
• Bagaimana orang lain menafsirkan apa yang anda katakan

• Kegagalan proses komunikasi:
• Pada saat kita menafsirkan pesan: perlu konteks.
• Komunikator dan komunikan berada pada konteks yang sama.
• I know the context and you know the context.

• Pada saat kita berkom. Dgn orang yang:
• Berbeda status sosial ekonomi
• Berbeda pendidikan
• Berbeda budaya: nilai-nilai kemandirian, ulet, working hard, prestasi, kemapanan, kepraktisan
• Tidak sombong, kesopanan, menghargai sesama
• Berbeda referensi: kerangka acuan.
• Berbeda persepsi


• Ada perbedaan cara pandang antara “wong cilik” dan pejabat.
• Aburizal mengatakan: kalo tidak bisa beli gas belilah minyak tanah
• Fahmi Idris : urusan TDL adl urusan pengusaha
• Banyak pengusaha bangkrut.: garmen, elektronika, tekstil, keramik, mebel, mainan anak2, transportasi
• 500 ribu: 90-100 rb. 20 rb-5500



KOMUNIKASI ORGANISASI
• PERTUNJUKAN dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu unit tertentu.

• Seven S (Mckinsey):
• 1. structure
• 2. strategy
• 3. system
• 4. style
• 5. skill
• 6. staff
• 7. shared value.
Definisi Interpretif
• Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir.
ORGANISASI
• ORGANISASI SOSIAL
• Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama
• Contoh: Keaggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola
ORGANISASI FORMAL
• Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:
• Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual
• Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada majikan
Kondisi organisasi

• Organisasi yang mmpu bersaing secara global memiliki kondisi sbb (Tetenbaum, 1998):
• Pengetahuan, yang ditandai dengan budaya berbagi informasi
• Kerjasama kelompok dengan tugas-tugas yang bersifat proyek.: team work organization, project organization
• Keragaman, ditandai dengan budaya toleransi
• Nilai utama yang kuat: yang ditandai dengan budaya fokus dalam tujuan dlm situasi kerja yang kelihatannya tdk teratur

• LATAR BELAKANG BUDAYA, CARA berpikir, persepsi, nilai-nilai, adat istiadat, kebiasaan, status sosial eknomi, pendidikan
• Relativitas kebudayaan


Peran manajer/komunikator

• Mengelola proses transisi dari era industri sederhana ke aera informasi yang jauh lebih kompleks.
• Membangun keuletan SDM dan kemampuan organisasi
• Melakukan destabilisasi sistem: menjg adanya suasana stress namun tetap dlm batas kemampuan individu.
• Menjaga keseimbangan antara dua kondisi yang saling berlawanan tetapi sama-sama dibutuhkan


• Unsur-unsur dasar organisasi:
• -anggota organisasi
• -pekerjaan dlm organisasi
• -praktek-praktek pengelolaan
• -struktur organisasi
• -pedoman organisasi
Definisi fungsional kom. org

• Kom org: didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi ttt.
• Komunikasi menjadi suatu fungsi pembentuk organisasi bukan hanya sebagai pemelihara organisasi.
Iklim komunikasi Organisasi
• Iklim komunikasi
• Gabungan dari persepsi-persepsi mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respon pegawai thd pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik antar persona, dan kesempatan bg pertumbuhan dlm org. tsb. Read more...

KOMUNIKASI ORGANISASI VI

Komunikasi Organisasi
Yeni Rosilawati

Komunikasi
• ketika sso terlibat komunikasi ada 2 hal yang terjadi:
• 1. penciptaan pesan atau, lebih tepatnya penciptaan pertunjukan
• (display)
• 2. penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukan

pertunjukan pesan
• menunjukkan (to display) berarti bahwa anda membawa sesuatu untuk diperhatikan sso atau orang lain. “menunjukkan” menyatakan bahwa “to display” berarti menempatkan sst shg terpandang dg jelas dan berada dlm suatu posisi menyenangkan bagi pengamatan ttt

• agar pertunjukan menjadi bentuk komunikasi : harus melambangkan sesuatu
• Contoh: berpakaian pada pagi hari: menciptakan pertunjukan bagi diri anda sendiri
Penafsiran pesan

• Menguraikan atau memahami sst dengan cara tertentu.
• Makna yang mempunyai pengaruh terhadap orang-orang
• Bagaimana orang lain menafsirkan apa yang anda katakan

• Kegagalan proses komunikasi:
• Pada saat kita menafsirkan pesan: perlu konteks.
• Komunikator dan komunikan berada pada konteks yang sama.
• I know the context and you know the context.

• Pada saat kita berkom. Dgn orang yang:
• Berbeda status sosial ekonomi
• Berbeda pendidikan
• Berbeda budaya: nilai-nilai kemandirian, ulet, working hard, prestasi, kemapanan, kepraktisan
• Tidak sombong, kesopanan, menghargai sesama
• Berbeda referensi: kerangka acuan.
• Berbeda persepsi


• Ada perbedaan cara pandang antara “wong cilik” dan pejabat.
• Aburizal mengatakan: kalo tidak bisa beli gas belilah minyak tanah
• Fahmi Idris : urusan TDL adl urusan pengusaha
• Banyak pengusaha bangkrut.: garmen, elektronika, tekstil, keramik, mebel, mainan anak2, transportasi
• 500 ribu: 90-100 rb. 20 rb-5500



KOMUNIKASI ORGANISASI
• PERTUNJUKAN dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu unit tertentu.

• Seven S (Mckinsey):
• 1. structure
• 2. strategy
• 3. system
• 4. style
• 5. skill
• 6. staff
• 7. shared value.
Definisi Interpretif
• Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir.
ORGANISASI
• ORGANISASI SOSIAL
• Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama
• Contoh: Keaggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola
ORGANISASI FORMAL
• Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:
• Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual
• Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada majikan
Kondisi organisasi

• Organisasi yang mmpu bersaing secara global memiliki kondisi sbb (Tetenbaum, 1998):
• Pengetahuan, yang ditandai dengan budaya berbagi informasi
• Kerjasama kelompok dengan tugas-tugas yang bersifat proyek.: team work organization, project organization
• Keragaman, ditandai dengan budaya toleransi
• Nilai utama yang kuat: yang ditandai dengan budaya fokus dalam tujuan dlm situasi kerja yang kelihatannya tdk teratur

• LATAR BELAKANG BUDAYA, CARA berpikir, persepsi, nilai-nilai, adat istiadat, kebiasaan, status sosial eknomi, pendidikan
• Relativitas kebudayaan


Peran manajer/komunikator

• Mengelola proses transisi dari era industri sederhana ke aera informasi yang jauh lebih kompleks.
• Membangun keuletan SDM dan kemampuan organisasi
• Melakukan destabilisasi sistem: menjg adanya suasana stress namun tetap dlm batas kemampuan individu.
• Menjaga keseimbangan antara dua kondisi yang saling berlawanan tetapi sama-sama dibutuhkan


• Unsur-unsur dasar organisasi:
• -anggota organisasi
• -pekerjaan dlm organisasi
• -praktek-praktek pengelolaan
• -struktur organisasi
• -pedoman organisasi
Definisi fungsional kom. org

• Kom org: didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi ttt.
• Komunikasi menjadi suatu fungsi pembentuk organisasi bukan hanya sebagai pemelihara organisasi.
Iklim komunikasi Organisasi
• Iklim komunikasi
• Gabungan dari persepsi-persepsi mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respon pegawai thd pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik antar persona, dan kesempatan bg pertumbuhan dlm org. tsb. Read more...

KOMUNIKASI ORGANISASI V

ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi dalam hampir semua org. secara jelas merupakan suatu proses dinamis. Penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi sari satu unit (pengirim) ke unit lain (penerima) vital dalam:
- perumusan dan implementasi tujuan organisasional
- peralatan dan sarana penting dimana keg.organisasional dilakukan.

Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat spt apa yg dikehendaki oleh orang yg mempunyai pendapat tersebut.

POLA DAN PROSES KOMUNIKASI
Organisasi jelas memerlukan informasi.
- Fase ekstensif: terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif
- Fase intensif: perkembangan cepat secara kualitatif.

Proses komunikasi:
- Pengirim
- Sarana Pengiriman Berita
- Penerima Berita.
Dengan Komunikasi diharapkan agar orang lain melakukan kegiatan seperti apa yang dikehendaki. Dengan Komunikasi diharapkan pula segala ketidakpastian menjadi pasti

Macam-macam tujuan komunikasi:
1. Komunikasi untuk kegiatan yang tak diprogram
2. Komunikasi memulai dan menciptakan program; usaha menyesuaikan dan mengkoordinasikan program.
3. Komunikasi yg memberikan data penerapan strategi
4. Komunikasi untuk menimbulkan program dan komunikasi untuk memotivasi orang melaksanakan program
5. Komunikasi yg memberikan info ttg hasil kegiatan dan informasi umpan balik utk pengawasan.





SALURAN KOM. FORMAL

Aliran Vertikal
Aliran komunikasi vertikal mencakup seluruh transaksi yg meliputi aliran informasi ke bawah maupun ke atas yg tjd antr. Atasan dan bawahan dlm org.
1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja ttt (spesifik)
2. Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
3. Untuk memberikan informasi ttg prosedur dan praktek-praktek organisasional
4. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dlm membantu org. menanamkan pengertian ttg tujuan-tujuan yg ingin dicapai.

Bentuk:
- rantai perintah
- plakat dan papan pengumuman
- majalah perusahaan
- surat pada karyawan
- buku petunjuk karyawan
- kotak informasi
- sistem pengeras suara
- secarik kertas tanda terima gaji
- laporan tahunan
- pertemuan kelompok
- serikat pekerja

Gerakan informasi ke atas (upward) mell. tingkatan2 hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan dihubungkan dengan fungsi pengawasan.

Bentuk:
- kontak tatap muka
- pertemuan kelompok
- prosedur pengaduan
- surat usulan
- pemberian saran
- wawancara
- kebijaksanaan pintu terbuka
- serikat sekerja

Aliran horizontal
Mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dlm suatu organisasi. Transmisi ini dapat dikelompokkan:
a. diantara para karyawan dalam kelompok kerja yang sama
b. diantara kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar departemen
Aliran diagonal: mencakup seluruh transmisi info yg memotong silang rantai perintah org.

HAMBATAN- HAMBATAN KOMUNIKASI
Komunikasi tidak efektif disebabkan berbagai hambatan manusiawi dan teknis:
1. Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi.
-persepsi selektif: sso akan menolak atau salah mengartikan informasi yang tidak sesuai dengan anggapan-anggapan atau harapan-harapan yang secara emosional dibentuk sebelumnya.
-perbedaan individu dalam ketrampilan Komunikasi



2. Hambatan antar pribadi
- kepercayaan:karakter pokok komunikasi adalah kepercayaan.
- kredibilitas; kejujuran, keahlian, kemampuan, dinamisme, antuasiame
- kesamaan pengirim-penerima

Hambatan organisasional
- Status:
Pada umumnya orang-orang lebih senang mengarahkan komunikasinya mereka ke individu2 yg statusnya lebih tinggi.
- Orang-orang dg status tinggi pada umumnya lebih banyak berkom. Satu dengan yg lain yang berstatus lebih rendah.
- Orang dg status lebih tinggi pada umumnya lebih mendominasi pembicaraan dibanding orang-orang yang berstatus lebih rendah.

Transmisi hirarkis: Hirarki dikembangkan tidak hanya untuk memudahkan pencapaian sasaran kegiatan tetapi juga karena sgt diperlukan untuk komunikasi

Proses-proses individual ttt juga mengubah transmisi hirarkis
1. Penyingkatan (Condensation): para penerus berita sering cenderung mungubah isi berita dengan menyampaikan hanya pokok-pokok berita
2. Closure
3. Pengaharapan ( Expectation): penerus info sering membelokkan komunikasi ke arah yg sesuai dg sikap-sikap dan pengharapan2 merek sendiri.
4. Asosiasi: Bila peristiwa atau akibat-akibat terjadi bersamaan di masa lalu, pristiwa tsb sering dihub. satu dgn yang lain
5. Ukuran kelompok: Semakin besar kelompok akan semakin kecil kemungkinan tercapainya komunikasi yang memuaskan.
6. Kendala ruangan: karakter fisik ruangan akan mrmpengaruhi kuantitas dan kualitas komunikasi.

Faktor hambatan teknologis
- Bahasa dan pengertian: Kata2 yang sama belum tentu punya pengertian yang sama.
- Isyarat non verbal
- Efektivitas saluran

PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI
- Audit Komunikasi: memeriksa seluruh proses-proses komunikasi
- Teknik-teknik Peningkatan Efektivitas Komunikasi: penyelenggaraan pertemuan tahunan karyawan, penetapan saluran pribadi
- Penggunaan umpan balik.
- Pengembangan SIM (Sistem Informasi Manajemen): jaringan informasi yang diciptakan berdasarkan penelaahan situasi lingkungan Read more...

KOMUNIKASI ORGANISASI IV

KEPEMIMPINAN
TAMBAHAN BAHAN KULIAH KOMUNIKASI ORGANISASI


Pengaruh: kegiatan-kegiatan atau keteladanan yang baik secara langsung atau tidak langsung mengakibatkan suatu perubahan perilaku dan sikap orang lain atau kelompok.

Kekuasaan: Kemampuan untuk memiliki pengaruh. Mempunyai kekuasaan berarti mempunyai kemampuan untuk mengubah perilaku atau sikap individu2 lainnya.

Metode Mempengaruhi
1. Sarana Fisik: bentuk pengaruh yang paling kasar, melibatkan ancaman
2. Sanksi2 positif dan negatif: sarana-sarana untuk menghargai atau menghukum
3. Pengetahuan: keahlian relevan atau ilmu pengetahuan khusus
4. Daya tarik Pribadi

TRAITS
ADAPTABLE (MAMPU BERADAPTASI)
AMBITIOUS AND ACHIEVEMENT ORIENTED
ASSERTIVE
COOPERATIVE
DOMINANT (DESIRES TO INFLUENCE OTHERS)
SELF CONFIDENT
TOLERANT OF STRESS
WILLING TO ASSUME RESPONSIBILITY

SKILL
CLEVERNESS (INTELLIGENCE)
CONCEPTUAL ABILITY
CREATIVITY
DIPLOMACY AND TACT
FLUENCY IN SPEAKING
KNOWLEDGE ABOUT THE GROUP TASK
ORGANIZATIONAL (ADMINISTRATIVE) ABILITY
SOCIAL ABILITY


MANAGEMENT VERSUS LEADERSHIP

Management Tasks

Planning and Budgeting
Organizing and Staffing
Controlling and problem solving

Leadership Tasks

Establishing Direction: Developing a vision of the future
Aligning people
Motivating and Inspiring

LEADERSHIP STYLE:
1. The Autocratic Style: A Manager doesn’t share decision- making authority with subordinates
2. The participative Style: A managers shares decision- making authority with subordinates
3. The Free Rein Style: A manager empower subordinates to function on their own, without direct involvement from managers to whom they report

TASK ORIENTATION VERSUS EMPLOYEE ORIENTATION

A TASK- ORIENTED MANAGER: Menekankan pada teknologi, metode, perencanaan, program, deadline
- Pendekatan berorientasi tugas bekerja baik pada kondisi krisis dan jadwal waktu yang ketat.

A PEOPLE CENTERED MANAGER: Menekankan pada kebutuhan employee


LEADERSHIP
The process of influencing individual and groups to set and achieve goals.
Leadership involves three variables: The leader, those being led, and the circumstances in which leadership is exercised.


What qualities must leader have?

- High –impact players
- change agent
- drivers
- winners- people who are extremely flexible, bright, tactical and strategic
- who can handle a lot of information, make decisions quickly
- motivate others Read more...

KOMUNIKASI ORGANISASI III

IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI
Bahan Kuliah IV/Komunikasi Organisasi/Yeni Rosilawati

BAGAIMANA IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI BERKEMBANG
Iklim komunikasi org. Terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tsb thd komunikasi

Unsur-unsur dasar Organisasi
Suatu iklim komunikasi berkembang dlm konteks organisasi. Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi.
Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi:

1. anggota organisasi. Di pusat organisasi terdapat orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi. Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia yang bukan aspek intelektual.

2. Pekerjaan dalam organisasi. Pekerjaan yang dilakukan anggota org. Terdiri dari tugas-tugas formal dan informal.Tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi.

Isi: terdiri dari apa yang dilakukan anggota organisasi dalam hub-nya dengan bahan, orang-orang dan tugas lainnya.

Keperluan: merujuk kepada pengetahuan, ketrampilan dan sikap yg dianggap sesuai bagi sesorang agar mampu melaksanakan pekerjaan tsb.
Konteks: berkaitan dgn kebutuhan fisik dan kondisi-kondisi lokasi pekerjaan, jenis pertanggung jawabab dan tanggung jawab dlm kaitannya dgn pekerjaan, juml.pengawasan dan lingk.umum

Praktik-praktik pengelolaan
Tujuan primer adalah menyelesaikan pekerjaan melalui usaha orang lain. Manajer membuat keputusan mengenai bgmn orang-orang lainnya, menggunakan SD utk mencapai tujuan

STRUKTUR organisasi: merujuk pada hub. antar tugas-tugas yang dilaksanakan oleh anggota

Kompleksitas:
(1) tingkat yang didalamya terdapat perbedaan antara unit-unit (diferensiasi horizontal sbg hasil-hasil spesialisasi yang ada di dalam organisasi)
(2) Jumlah tingkat otoritas
(3) Derajat ketersebaran lokasi fasilitas dan personel organisasi secara geografis.

Formalisasi: derajat standarisasi dan tugas-tugas.

Pedoman organisasi: pedoman organisasi adalah serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bagi angg.org.

Pengaruh Komunikasi
Iklim kom. Org merupakan fungsi kegiatan yang :
-menunjukkan kepada anggota organisasi bhw org. tsb mempercayai mereka dan memberi kebebasan dlm mengambil resiko
-mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dlm mengerjakan tugas-tugas mereka
-menyediakan informasi yang terbuka dan cukup ttg organisasi
-mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh infoyang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota org.

Iklim komunikasi ttt memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota org. Untuk melaksanakan pekerjaan mereka scr efektif, mengikatkan dirimereka dengan organisasi.

Iklim komunikasi dpt menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggt. Organisasi

Usaha biasanya terdiri dari empat unsur:
(1) aktivitas (A) yang merupakan pekerjaan tsb.
(2) Langkah-langkah (L) pelaksanaan kerja
(3) Kualitas (K) hasil
(4) Pola waktu (W) kerja Read more...

KOMUNIKASI ORGANISASI II

TEORI ORGANISASI NEOKLASIK
Bahan kuliah III/ Yeni Rosilawati/Komunikasi Organisasi/IK UMY

Teori neoklasik mengubah, menambah dan dalam banyak hal memperluas teori klasik.
Anggapan dasar: menekankan aspek psikologis sosial karyawan sebagai individu maupun sebagai bagian kelompok kerjanya.

PERKEMBANGAN TEORI NEOKLASIK

Hugo Munsterberg
Munsterberg menekankan adanya perbedaan-perbedaan karakteristi individu dalam organisasi-organisasi. Sebagai tambahan Munsterberg mengingatkan adanya pengaruh faktor-faktor sosial dan budaya thd organisasi.

Percobaan Hawthorne
Percobaan Hawthorne merupakan kristalisasi teori neoklasik
Percobaan pertama: meneliti pengaruh perbedaan tingkat penerangan (cahaya) dalam pekerjaan thd produktivitas kerja atau efisiensi para karyawan.

Percobaan kedua: April 1927, percobaan ini melibatkan kelompok kecil pekerja, yang terdiri di enam orang gadis pekerja pada perakitan listrik.
Dari hasil penelitian: hubungan sosial atau manusiawi diantara peneliti dan penyelia lebih penting dlm menentukan produktivitas.

Kontribusi penting studi Hawthorne:
Organisasi adalah suatu sistem terbuka di mana segmen-segmen teknis dan manusiawi saling berkaitan erat. Studi tsb juga menekankan pentingnya sikap karyawan.

KRITIK DAN “USUL”PERUBAHAN NEOKLASIK PADA TIANG DASAR ORG. FORMAL.

Pembagian Kerja (Division of Labor)
Teori neoklasik mengemukakan perlunya:
1. partisipasi atau melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan
2. perluasan kerja (job enlargement) sebagai kebalikan dari spesialisasi
3. manajemen bottmom up: memberi kesempatan bagi junior untuk berpartisipasi

Struktur Organisasi
Struktur merupakan penyebab terjadinya pergeseran-pergeseran (frictions)

PANDANGAN NEOKLASIK THD ORG. FORMAL
Titik tekanan teori neoklasik adalah pada 2 elemen pokok dlm organisasi: perilaku individu dan kelompok pekerja.

-fenomena organisasi informal: orang-orang yang bergabung menjadi suatu kelompok; kelompok alamiah yang terbentuk sbg hasil interaksi diantar para karyawan.
Faktor-faktor yang menentukan munculnya org. formal:
1. Lokasi
2. Jenis Pekerjaan
3. Minat (Interests)
4. Masalah-masalah khusus


TEORI ORGANISASI MODERN/Bahan Kuliah IV
Aliran besar ketiga dalam teori organisasi adalah teori modern, ygkadang-kadang disebut juga analisa sistem.
Teori modern adalah multidisiplin dengan sumbangan dari berbagai disiplin ilmu pengetahuan. Interaksi dinamis antar proses, bagian dan fungsi dlm suatu org, maupun dg org. lain dan dengan lingkungan

Teori modern mengemukakan bahwa organisasi bukanlah sistem tertutup yg berkaitan dengan lingk. Yang stabil, ttp org.merupakan ssistem terbuka yg harus menyesuaikan diri dg lingk.nya.

Teori org. modern dan teori sistem umum:
1. Bagian-bagian (individu) dalam sistem keseluruhan dan pergerakan individu di dalam dan di luar sistem
2. Interaksi individu dengan lingkungan yang terjadi dalam sistem.
3. Masalah-masalah pertumbuhan dan stabilitas sistem.
4. Masalah pertumbuhan dan stabilitas sistem.

Bagian-bagian dari sistem dan saling ketergantungannya
1. sistem adl individu dan struktur kepribadiannya yang diberikan kepada organisasi. Unsur utama kepribadian adalah motif.
2. Penentuan fungsi-fungsi formal yang biasa disebut org. formal.
3. Organisasi informal: individu mempunyai harapan untuk memuaskan kebutuhannya mell kontaknya dg o.l
4. Struktur status dan peranan
5. Lingkungan fisik

Proses hubungan dalam sistem:
1. Komunikasi: mempelajari jaringan kom. dlm sistem.
2. Konsep keseimbangan: penyeimbangan mekanisme yang dicapai dg jln menjaga hub. Struktural yang harmonis.
3. Proses pengambilan keputusan: variabel internal dlm suatu organisasi yg tergantung pada pekerjaan2, harapan-harapan individu, motivasi dan struktur org. Read more...

KOMUNIKASI ORGANISASI I

BAHAN KULIAH II
TEORI-TEORI ORGANISASI
Yeni Rosilawati/Komunikasi Organisasi/ Kelas C dan D/ IK UMY


TEORI ORGANISASI KLASIK
Konsep ttg org. sebenarnya telah berkembang mulai th. 1800an dan konsep-konsep ini sekarang dikenal sebagai teori klasi (classical theory) atau kadang-kadang disebut juga teori tradisional. Dampak teori klasik pada organisasi telah dan masih dirasakan sangat besar. Sebagai contoh organisasi yang didasarkan birokrasi dan banyak bagian dari teori klasik.

Karakteritik Organisasi Weberian (Organisasi Formal)

Kata birokrasi mula-mula berasal dari kata legal-rasional. Org. disebut rasional dalam hal penetapan tujuan dan perancangan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.
Menurut Weber bentuk org. birokratik adalah bentuk yang paling efisien. Oleh karena itu Weber berpendapat bahwa masy. Perlu membentuk org, “baru” selain masy. tradisional.

10 Ciri organisasi atas karya Weber:

1. Suatu organissi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Blok-blok bangunan dasar dari org. formal adalah jabatan-jabatan.

2. Tujuan atau rencana organisasi terbagi ke dalam tugas-tugas, tugas-tugas org. disalurkan diantara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi.

3. Kewenangan: melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan.


4. Garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hirarkis.

5. Sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.

6. Prosedur bersifat formal dan impersonal. Perlu adanya catt. Tertulis demi kontinuitas, keseragaman (uniformitas), dan untuk maksud-maksud transaksi.

7. Disiplin

8.Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan org.

9. Pegawai yang dipilih utk bekerja berdasarkan kualifikasi teknis

10. Kenaikan jabatan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.


Implikasi teori Weber pada komunikasi org:
suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan (positional communication). Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan antara orang-orang.



Manajemen Ilmiah Taylor
Pendekatan Taylor terhadap manajemen dilakukan di sekitar 4 unsur fungsi: pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur dan rentang kekuasaan.

1. Pembagian kerja: menyangkut bagaimana tugas, kewajiban dan pekerjaan organisasi didistribusikan. Pekerjaan setiap orang dlm org. hrs terbatas pada pelaksanaan suatu fungsi.

2. Proses Skalar dan fungsional
Berkaitan dengan pertumbuhan vertikal dan horizontal organisasi.

3. Struktur
Berkaitan dengan hubungan-hubungan logis antaraberbagai fungsi yang ada dlm org.
Lini: kewenangan terakhir terletak pada jabatan-jabatan dalam struktur itu
Staf: memberi nasihat dan jasa untuk membantu lini


4. Struktur tinggi dan struktur datar
Struktur tinggi mempunyai banyak tingkat kewenangan dengan manajernya yang mempnuayai rentang pengawasan yang sempit.
Organisasi berstrutur datar ditandai dengan aktivitas individualistik dan usaha pemberdayaan.

Rentang pengawasan
Jumlah bawahan yang berada di bawah pengawasan seorang atasan,

TEORI KLASIK: ANATOMI ORG. FORMAL
Teori org. klasik hampir sepenuhnya menguraikan anatomi org formal. Hal ini tercermin dalam teori-teori di muka antara lain Weber dan Taylor.

Ada 3 unsur org. formal:
1. Sistem kegiatan yang terkoordinasi. Organisasi dalam kenyatanyya selalu terdiri dari bagian-bagian dan hubungan-hubungan. Bagian-bagian organisasi merupakan kegiatan-kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan dan saling berhubungan.
2. Kelompok orang
3. Kerjsama utk mencapai tujuan

Dasar-dasar org. klasik
1. Kekuasaan, bisa demokratis atau otokratis
2. Saling melayani-merupakan legitimasi sosial pada organisasi. Setiap organisasi ada dan diakui oleh masyarakat umum
3. Doktrin-rumusan tujuan organisasi
4. Disiplin- perilaku yang ditentukan oleh perintah atau pengendalian diri. Read more...