Tuesday, March 24, 2009

Bahan Mata Kuliah Dasar-dasar Manajemen

MANAJEMEN

PENDAHULUAN

Manusia adalah makluk sosial, sehingga ada kecenderungan dalam dirinya untuk berinteraksi dan bekerjasama. Sejarah manusia dapat ditelusuri melalui perkembangan organisasi sosial. Pertama-tama adalah keluarga dan suku nomadik, lalu muncul kampung yang permanen dan masyarakat berdasarkan suku dengan sistem feodal, dan kemudian terbentuk negara sebagai perkembangan lebih lanjut.



Dalam kehidupannya, manusia adalah anggota suatu organisasi, misalnya anggota organisasi kemasyarakatan, olah raga, bisnis dan sebagainya. Organisasi-organisasi tersebut mempunyai rencana dan cara pencapaian tujuan, termasuk di dalamnya adalah tugas mencari dan mengalokasikan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, dan mempunyai pemimpin yang juga disebut manajer yang bertanggung jawab atas keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

A. MANAJEMEN

Manajemen berasal dari kata management yang berasal dari kata to manage yang secara umum berarti mengelola. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan kepemimpinan, yaitu orang-orang yang memimpin dalam suatu organisasi. Dengan demikian manajer ialah orang yang memimpin atau mengelola.





Organisasi adalah suatu sistem yang bersifat sosio-teknis. Sistem adalah suatu keseluruhan dinamis yang terdiri dari bagian-bagian yang berhubungan. Dinamis berarti bergerak di dalam, berkembangke arah suatu tujuan. Sosio (sosial) berarti yang bergerak di dalam dan yang menggerakkan sistem itu adalah manusia. Ekonomis berarti kegiatan dalam sistem bertujuan untuk memenuhi kebutuhan manusia.

ORGANISASI

ORGANISASI SOSIAL

Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama

Contoh: Keaggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola

Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:

Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual

Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada majikan









PANDANGAN SISTEM

Dalam pendekatan sistem, organisasi dipandang sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Jadi dalam pendekatan ini manajer seharusnya memandang organisasi sebagai suatu kesatuan, yang merupakan bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Dalam teori sistem dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dalam organisasi akan mempengaruhi kegiatan bagian lain

Istilah-istilah penting yang digunakan dalam pendekatan sistem

1. Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk keseluruhan sistem. Setiap sistem menjadi subsistem dari kesatuan yang lebih besar

2. Sinergi, yaitu apabila keseluruhan lebih besar daripada penjumlahan bagian-bagian. Sinergi berarti bagian-bagian terpisah dalam sebuah organisasi yang saling bekerja sama dan berhubungan, serta menghasilkan kerja yang lebih besar dibandingkan bila bagian-bagian tersebut bekerja sendiri.

3. Sistem terbuka dan tertutup. Suatu sistem dikatakan terbuka

apabila sistem itu berhubungan dengan lingkungan luar organisasi.

Suatu sistem dikatakan tertutup apabila ia tidak berhubungan

dengan lingkungan luar organisasi

4. Umpan balik: umpan balik merupakan kunci pengawasan terhadap

sistem. Dengan adanya umpan balik terhadap sistem maka dapat

dilakukan perbaikan apabila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan

tersebut. Teori sistem meramalkan bahwa aktivitas setiap segmen organisasi mempengaruhi aktivitas segmen lainnya, dengan tingkat pengaruh yang berbeda. Bagi manajer, mereka harus menghubungkan

departemen mereka dengan perusahaan secara keseluruhan.

2. PENDEKATAN KONTINGENSI

Pemikiran ini berusaha menyesuaikan antara tanggapan manajerial dengan peluang dan permasalahan yang ada dalam berbagai macam

situasi.

Struktur yang terbaik : Tergantung pada banyak faktor

Pemikiran Kontingensi: Struktur yang tepat suatu organisasi mungkin tidak tepat bagi yang lain. Pendekatan ini dikembangkan dikembangkan karena sering dijumpai metode-metode yang efektif untuk situasi tertentu yang ternyata tidak dapat diterapkan pada situasi lain. Menurut pendekatan ini, tugas seorang manajer adalah mengidentifikasi teknik mana yang akan digunakari dalam situasi dan waktu mana yang akan digunakan daiam stuasi dan waktu tertentu dalam membantu pencapaian tujuan. Dalam pendekatan kontingensi, satu jawaban yang dianggap paling tepat untuk mengatasi masalah manajemen adalah bergantung pada situasi yang dihadapi oleh manajemen.









MANAJER

Adalah orang yang bertanggung jawab atas kerja satu atau lebih dalam organisasi

Peran manajer pada organisasi modern:

* Mengelola proses transisi dari era industri sederhana ke aera informasi yang jauh lebih kompleks.
* Membangun keuletan SDM dan kemampuan organisasi
* Melakukan destabilisasi sistem: menjg adanya suasana stress namun tetap dlm batas kemampuan individu.
* Menjaga keseimbangan antara dua kondisi yang saling berlawanan tetapi sama-sama dibutuhkan



APA YANG DILAKUKAN SEORANG MANAJER

Manajer yang efektjf akan memanfaatkan sumber daya organisasi

sehingga membuahkan hasil kerja yang baik dan memberikan

kepuasan bagi mereka yang terlibat dalam pelaksanaan kerja.
MANAJEMEN

Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian terhadap penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan.

Alat-alat atau sarana yang dibutuhkan oleh manajemen (Tools of Management)

1. Men/Tenaga Kerja
2. Materials (bahan-bahan)
3. Machines (mesin-mesin)
4. Methods (cara-cara/sistem)
5. Money (uang)
6. Markets (pasar)



















PROSES MANAJEMEN

Empat Fungsi Manajemen:

1. Perencanaan / planning

Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah -langkah yang harus diambil untuk mencapainya. Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

1. BATASAN PERENCANAAN

NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan

LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai tujuan itu.








2. PROSES PERENCANAAN

1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya



2. Pengorganisasian / organizing/staffing

Proses pemberian tugas, pengalokasikan SD serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir

3. Pengarahan / directing/motivating

Prosesuntuk menumbuhkan semangat pada karyawan supaya bekerja dengan giat serta membimbing mereka melaksanakan rencana dalam mencapai tujuan

4. Pengendalian / controlling

Proses pengukuran kinerja membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana serta melakukan evaluasi.






ORGANISASI

Organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari unsur yang berkaitan. Bagian produksi dalam operasinya berkaitan langsung dengan bagian pemasaran dan bagian keuangan dan tergantung dari sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dan sebaliknya.

Organisasi tidak berada dalam lingkungan hampa. Keberadaannya

sebagai sebuah sistem dilingkupi sebuah medan yang dinamakan

dengan lingkungan organisasi. Lingkungan organisasi terdiri atas

lingkungan umum: lingkungan ekonomi, sosiaibudaya, teknologi, alam

dan legal, sedangkan lingkungan khusus terdiri atas pemasok,

konsumen, pesaing dan pembuat aturan.

Lingkungan Umum

1. Lingkungan Ekonomi. misalnya:

* perubahan nilai mata uang
* perubahan perdagangan internasional
* perubahan kebijaksanaan ekonomi
* meningkatnya hutang luar negeri

Akibat: biaya produksi dan perusahaan meningkat







2. Lingkungan Hukum

* undang-undang
* undang-undang perburuhan
* undang-undang perindustrian
* undang-undang no 22, 1999 ttg otonomi daerah
* undang-undang no 25, 1999 perimbangan keuangan pusat daerah



3. Lingkungan Politik: Dalam dan Luar Negeri

* situasi politik yang tidak menentu
* disintegrasi bangsa
* euphoria reformasi (anomali/tanpa hukum)
* dampak: biaya pengelolaan perusahaan meningkatI



4. Lingkungan kependudukan

* pertambahan jumlah penduduk
* pertambahan jumlah rumah tangga
* berubahnya struktur umur penduduk
* meningkatnya perpindahan penduduk
* meningkatnya mobilitas penduduk
* dampak:
* lahan eksplorasi diduduki penduduk





5. Perubahan sosial

* masyarakat berubah dari sifat kolektif ke individualistik
* meniru gaya hidup masyarakat global
* masyarakat yang serba diburu-buru waktu
* ingin melakukan banyak ha1 sekaligus
* tingkat stress meningkat
* kriminalitas semakin merringkat karena melemahnya norma sosial
* dan agama
* kekerasan dalam masyarakat meningkat
* emosi mudah tersulut
* dampak:
* biaya kesehatan memingkat
* biaya sekuriti meningkat



6. Lingkungan Teknologi

* perubahan bisnis menuntut kecepatan pengambilan keputusan
* efektivitas organisasi menuntut komunikasi yang cepat
* kompleksitas data yang harus diolah
* banyaknya informasi luar yang harus diserap dan diolah
* biaya pendidikan karyawan meningkat
* adanya kemungkinan PHK bagi yang tidak bisa mengikuti teknologi








7. Lingkungan hidup/ alam

* undang-undang lingkungan hidup semakin ketat
* dunia internasional memboikot produk yang merusak lingkungan
* hidup
* kecaman masyarakat setempat pada masyarakat yang merusak
* lingkungan
* sertifikasi lingkungan yang harus dipenuh (ISO)
* akibat:
* biaya lingkungan hidup meningkai:
* biaya pendidikan lingkungan hidup
* teknologi dan bahan kimia yang ramah lingkungan memerlukan
* biaya tinggi

8. Lingkungan Birokrasi

* budaya birokrasi akan menyulitkan pengelolaan bisnis, bila birokrasi
* memiliki karakteristik sbb:
* bersifat feodalistik
* peraturan yang berbelit-belit
* kesetiaan pada pimpinan (budaya petunjuk pengarahan)
* lebih banyak minta dilayani
* bekerja lamban
* teknologi yang dipakai dalarn bekerja
* terlalu banyak karyawan
* bekerja berdasarkan juklak dan juknis







B. LINGKUNGAN KHUSUS

Pelanggan: Konsumen atau klien khusus, individu dan organisasi

yang memberi barang /menggunakan jasa perusahaan

Pemasok: Pihak yang memberikan SDM, informasi keuangan &

bahan baku

Pesaing : Organisasi Khusus yang menawarkan barang & jasa yang

mirip Pada konsumen dan kelompok klien yang sama

Pembuat Aturan : Pihak-pihak pemerintah , baik tingkat lokal,

propinsi & Nasional





















PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

PENDAHULUAN

Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

1. BATASAN PERENCANAAN

NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan

LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai tujuan itu.


2. PROSES PERENCANAAN

6. Menentukan tujuan perencanaan
7. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
8. Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
9. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
10. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya

3. TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER

Meliputi :

1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)
3. Perencanaan Strategi
4. Perencanaan Operasional
5. Perencanaan Tetap
6. Perencanaan Sekali Pakai



1.Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek

Jangka Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang

Menengah : 1 s/d 2 tahun

Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih

2. Perencanaan strategi dan operasional

A. Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan.

Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.

Tahap perencanaan strategi:

1. identifikasi tujuan dan sasaran

2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan

3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran

4. implementasi perencanaan strategi

5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi

Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).

Manajemen Strategi

Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.

Tahap manajemen strategi:

1. perumusan strategi (strategy formulation)

2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)

Strategi yang digunakan organisasi

Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:

1. strategi korporasi (corporate strategy)

Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total.

Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi.

2. strategi bisnis (business strategy)

strategi untuk bisnis satu produk lini.

Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.

3. strategi fungsional (functional strategy)

mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.

Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.

B. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.

Perencanaan operasional yang khas :

1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.

perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

3. Perencanaan tetap (standing plans)

Digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus)

Tertuang dalam : Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan

Kebijaksanaan

Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat berbagai keputusan dan melaksanakan tindakan.

Misalnya : Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara

Prosedur dan aturan

Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu sering disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)

4. Perencanaan sekali pakai (single-use plans)

Digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik

Anggaran

Menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau program

Merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam sumber yang terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beranekaragam.

Jadwal Proyek

Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan yang menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja dan Sumber Daya

KEUNTUNGAN PERENCANAAN

1. Fokus dan fleksiblitas

FOKUS : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan

FLEKSIBILITAS: Beroperasi dan punya pandangan kedepan

Perencanaan membantu Manajer karena:

2.. Perencanaan berorientasi pada hasil- Menciptakan pengertian arah orientasi kinerja

4. Perencanaan Orientasi pada prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama

5. Perencanaan orientasi pada keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik

6. Perencanaan orientasi pada perubahan -membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik

2. Perencanaan mengembangkan koordinasi

Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.

3. Perencanaan mengembangkan pengendalian

Pengendalian meliputi Pengukuran dan evaluasi

Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.

PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN

1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in

Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.

Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi.

Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.

2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up

Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.

Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.

3. Perencanaan contingency

-> perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.

DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK

1. forecasting

è proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.

a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli

b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)

2. Penggunaan skenario

è meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi.

Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.

3. benchmarking

è perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.

4. partisipasi dan keterlibatan

è perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.

5. penggunaan staf perencana

è fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.


MATA KULIAH INTERNAL RELATIONS (V dan VI)

IKLIM ORGANISASI


BAGAIMANA IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI BERKEMBANG

Iklim komunikasi organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tsb thd komunikasi

Iklim komunikasi organisasi merupakan fungsi kegiatan yang :



o menunjukkan kepada anggota organisasi bhw org. tsb mempercayai mereka dan memberi kebebasan dlm mengambil resiko
o mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dlm mengerjakan tugas-tugas mereka
o menyediakan informasi yang terbuka dan cukup ttg organisasi
o mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh informasi yang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota org.



Iklim komunikasi tertentu memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota org. Untuk melaksanakan pekerjaan mereka scr efektif, mengikatkan diri mereka dengan organisasi.

Iklim komunikasi dpt menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggota organisasi

Usaha biasanya terdiri dari empat unsur:

1. Aktivitas (A) yang merupakan pekerjaan tsb.
2. Langkah-langkah (L) pelaksanaan kerja
3. Kualitas (K) hasil
4. Pola waktu (W) kerja



KEPUASAN KOMUNIKASI ORGANISASI

“Kepuasan atas komunikasi” kadang-kadang dikacaukan dengan “iklim komunikasi”. Alasannya adalah bahwa iklim, tampaknya merupakan fungsi dari bagaimana kepuasan anggota terhadap komunikasi dalam organisasi (Litwin & Stringer, 1968).

Kepuasan menggambarkan suatu konsep individu dan konsep mikro sedangkan iklim merupakan konsep makro dan konsep gabungan.

DIMENSI KEPUASAN DAN IKLIM KOMUNIKASI

KEPUASAN
IKLIM KOMUNIKASI
1. Infomasi yang berkaitan dengan pekerjaan

2. Kecukupan informasi

3. Kemampuan untuk menyarankan perbaikan

4. Efisiensi berbagai saluran komunikasi ke bawah

5. Kualitas Media

6. Cara sejawat berkomunikasi

7. Informasi tentang organisasi secara keseluruhan

8. Integrasi
1. Kepercayaan

2.Pembuatan Keputusan Partisipatif

3. Kejujuran

4. Keterbukaan dalam komunikasi

5.Mendengarkan dalam komunikasi ke atas

6. Memikirkan tujuan-tujuan berkinerja tinggi






































Your browser may not support display of this image.


Secara umum, bila orang-orang berinteraksi selama beberapa waktu, mereka membnetuk suatu budaya. Setiap budaya mengembangkan harapan-harapan yang tertulis maupun tidak tertulis tentang perilaku (aturan dan norma-norma) yang mempengaruhi para anggota budaya itu. Tetapi orang-orang tidak hanya dipengaruhi budaya tersebut, mereka menciptakan budaya. Setiap organisasi memiliki satu budaya atau lebih yang memuat perilaku-perilaku yang diharapkan-tertulis atau tidak tertulis.

TUJUAN KARAKTERISTIK PRIMER BUDAYA ORGANISASI

1. Inovasi dan pengambian resiko: sejauh mana para karyawan

didorong untu inovatif dan mengarnbil resiko

2. Orientasi hasil: sejauh mana menjadi memfokus pada hasil

bukan pada teknik dan proses

3. Perhatian ke rincian: presisi, analistis dan perhatian.

4. Orientasi orang : sejauh mana keputusanmenjadi

memperhitungkan efek hasil pada orang-orang.

5. Orientasi tim: Sejauh mana kegiatan kerja diorangkan sekitar tim

6. Keagresifan: sejauh mana orang-orang itu agresif dan kompetitif

dan bukannya santai

7. Kernantapan: sejauh mana kegiatan orang menekankan

dipertahankannya status





FUNGSI BUDAYA

o Budaya mencipatakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi
o dan yang lain.
o Budaya membawa rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi
o Memperrnudah timbulnya komitmen yang luas
o Meningkatkan kemantapan sistem sosial
o Perekat sosial yang membantu memepersatukan organisasi itu.



BUDAYA DOMINAN

Mengungkapkan nilai-nilai inti yang dianut bersarna oleh suatu

mayoritas anggota organisasi itu.

ANAK BUDAYA

Budaya-budaya mini di dalam suatu organisasi yang lazimnya

ditentukan oleh rambu departemen dan pemisahan geografis.

NILAI INTI

Nilai primer atau dominan yang diterima baik diseluruh organisasi

Budaya Kuat Versus Budaya Lemah

Budaya kuat : budaya dimana nilai-nilai inti dipegang secara intensif

dan dianut bersama secara meluas

Mempunyai dampak yang lebih besar pada perilaku

karyawan karena:

* Tingginya tingkat kebersamaan (sharedness)
* Memperlihatkan kesepakatan yang tinggi di kalangan anggota






Budaya organisasi dalam praktek nyata

1. The Walt Disney Co

- Tidak ada karyawan, melainkan yang ada anggota pelaku (cast

member)

- Pelanggan adalah ”tamu” , kendaraan disebut atraksi

2. MCI Communications

Senioritas maupun kesetiaan pada korporasi tidak

penting mendorong individu-individu agar unik, karyawan bebas

dan fleksibel

3. Levi Strauss:

o Keterbukaan : menjadi memperlihatkan sifat langsung, terbuka,
o komitmen pada sukses orang lain.
o Keanekaragaman : menghargai keanekaragarnan angkatan kerja
o pada semua tingkat organisasi
o Etika : pengharapan yang jelas, mernpraktikkan standar perilaku
o Pemberian kuasa : mendorong wewenang dalarn orang ke bawah.



4. Budaya Workaholic Microsoft : menganut etos kerja tanpa belas

kasihan bekerja lebih dari 12jam sehari

5. Mc Donalds :

QSCV : Quality, Service, Cleanliness, Values







RAGAM BUDAYA

1. Cerita : dongeng dari peristiwa mengenai pendiri organisasi sukses

dari miskin ke kaya. Reaksi terhadap kesalahan masa lalu

2. Ritual : deretan berulang dari kegiatan yang mengungkapkan dan

memperkuat nilai-nilai utama organisasi itu

Contoh: Mary Kay cosmetics, setiap tahun memberikan hadiah

kepada SPG-nya.

3. Lambang materi :Fasilitas yang diberikan oleh koperasi kepada

executive puncak.

4. Bahasa : suatu cara untuk mengidentifikasi anggota suatu budaya

Budaya sebagai suatu beban

1. Penghalang terhadap perubahan

2. Penghalang terhadap keanekaragarnan : jika menyingkirkan

kekuatan unik yang dibawa oleh orang-orang dengan latar

belakang berlainan

Bagaimana karyawan mernpelajari budaya

1. Cerita : dongeng dari peristiwa mengenai pendiri organisasi sukses

dari miskin ke kaya.

2. Ritual : deretan berulang dari kegiatan yang mengungkapkan dan

memperkuat nilai-nilai utama dari orang itu

3. Lambang materi :ukuran dan tata letak kantor, keanggunan

perabot, pakaian.

4. Bahasa : dengan mempelajari bahasa, para anggota menegaskan

penerimaan mereka akan budaya itu.

Implikasi bagi komunikasi organisasi

Peranan komunikasi dalam budaya organisasi dapat dilihat secara berlainan bergantung pada bagaimana budaya dikonsepsikan. Bila budaya dianggap sebagai sebuah himpunan artefak simbolik yang dikomunikasikan kepada anggota organisasi untuk pengendalian organisasi, maka komunikasi dapat diartikan sebaga sebuah sarana yang memungkinkan perolehan hasilnya.

Penelitian komunikasi organisasi dari sudut pandang budaya mencakup lebih dari sekedar penelaahan pertukaran resmi pegawai antara orang-orang yang terpilih yang memiliki status. Percakapan sehari-hari mengungkapkan pemahaman organisasi dan jaringan-jaringan makna bersama yang mungkin ada. Perilaku sebagaimana adanya yang memungkinkan adanya rutinitas dan pengorganisian melekat dalam komunikasi


MATA KULIAH INTERNAL RELATIONS (IV)

TINJAUAN MENGENAI BUDAYA

Apa sesungguhnya yang dimaksud dengan budaya ? Ada banyak ahli yang mendefinisikan budaya. Salah satunya adalah William Gudykunst dan Woord Goodenough, yang mendefinisikan budaya sebagai “system of knowledge” (sistem pengetahuan). Lebih lanjut Gudykunst mengatakan bahwa :



”but much of what is cultral consists of explanations and actions that are either taken for granted or unnoticeable; more over, it’s commonplace occurance for people to distinguish between knowing about something or how to do it, on the one hand, and understanding why something should be done or what its doing constitutes, on the other hand” (Banks, Stephen B, 2000)

Dari pernyataan tersebut nampak bahwa budaya terdiri atas penjelasan yang dapat diterima apa adanya (taken for granted) oleh masyarakat dan juga budaya digunakan untuk menilai hal mana yang pantas dilakukan , bagaimana mengerjakan, dan di sisi yang lain adalah pemahaman mengapa sesuatu harus dikerjakan.

Koentjaraningrat dalam bukunya Pengantar Ilmu Antropologi (1981: 17) menggambarkan budaya sebagai berikut :

Budaya mengatakan bahwa kebudayaan keseluruhan sistem tindakan dan hasil karya manusia dalam rangka kehidupan milik diri sendiri dengan belajar. Hal tersebut berarti bahwa hampir seluruh tindakan manusia adalah “kebudayaan” karena hanya amat sedikit tindakan manusia yang tak perlu dibiasakan dengan belajar.









Kata “kebudayaan” berasal dari kata Sanskerta : buddhayah : bentuk jamak dari buddhi yang berarti “budi” atau “akal”. Dengan demikian :kebudayaan adalah “hal-hal yang bersangkutan dengan “budi” atau “akal”

Para ahli yang lain mendefinisikan bahwa budaya adalah daya dari budi yang berupa cipta, rasa dan karsa manusia.

Talcott Parsons, serupa dengan JJ Honigman (dalam Koentjaraningrat 1981:186) membedakan adanya tiga “gejala kebudayaan” yaitu :

1. Wujud pertama adl wujud ideal dari kebudayaan : ide-ide dan gagasan manusia banyak yg hidup bersama dlm masyarakat : disebut dengan sistem budaya atau cultural system.

2. Wujud kedua : sistem sosial atau social system, mengenai tindakan berpola dari manusia itu sendiri. Sistem ini terdiri dai aktivitas manusia yang berinteraksi, berhubungan dan bergaul.

3. Wujud ketiga : kebudayaan fisik . Sifatnya paling konkret. Berupa seluruh total dari hasil fisik dari aktivitas, perbuatan dan karya semua manusia dalam masyarakat.


Di dalam organisasi pun, ketiga wujud budaya tersebut tertanam dan hidup seiring dengan lahir dan tumbuhnya organisasi tersebut. Inilah yang disebut dengan budaya organisasi, dikatakan oleh Robbins bahwa:

Budaya adalah satu set nilai, penuntun kepercayaan akan suatu hal, pengertian dan cara berpikir yang dipertemukan oleh para anggota organisasi dan diterima oleh anggota baru seutuhnya (Robbins, SP, 1999).








Sedangkan definisi menurut Edgar Schein dalam Gibson Ivancevich dan Donnely (1999: 30) organizational culture adalah :

“A pattern of basic assumptions-invented, discovered or developed by a given group as it learns to cope with problems of external adaptations and internal integrations- that has worked well to be considered valid, and therefore, to be taught to new members as the correct ways to perceive, think and feel in relation to those problems.

Schein menyatakan bahwa budaya terdiri dari asumsi-asumsi, adaptasi, persepsi dan pembelajaran.

Menurut Richard E. Porter dan Larry A. Samovar (Schramm, Wibur, et.al , 1996 : hal 11 ) budaya berkenaan dengan cara manusia hidup. Manusia belajar berpikir, merasa, mempercayai dan mengusahakan apa yang patut menurut budayanya. Bahasa, persahabatan, kebiasaan makan, praktek komunikasi, tindakan sosial, kegiatan ekonomi dan politik dan teknologi, semua itu berdasarkan pola-pola budaya.

Budaya membangkitkan minat. Secara formal budaya didefinisikan sebagai tatanan pengetahuan, pengalaman, kepercayaan, nilai, sikap, makna, hirarki, agama, waktu, peranan, hubungan ruang, konsep alam semesta, objek-objek materi dan milik yang diperoleh sekelompok besar orang dari generasi ke generasi melalui usaha individu dan kelompok. Budaya berkesinambungan dan hadir di mana-mana , budaya meliputi semua peneguhan perilaku yang diterima selama periode yang diterima selama periode kehidupan.

Budaya dan komunikasi tak dapat dipisahkan oleh karena budaya tidak hanya menentukan siapa berbicara dengan siapa, tentang apa dan bagaiamana orang-orang menyandi pesan, makna yang ia miliki untuk pesan dan kondisi-kondisinya untuk mengirim, memperhatikan dan menafsirkan pesan. Michael Gamble dan Tery Gamble (dalam Gambe and Gamble, 2005: 14) mengatakan bahwa komunikasi sangat dipengaruhi oleh budaya (communicationis affected by culture).

Digambarkan oleh Gamble and Gambe (2005: 14) :

”Culture diversity, including race, ethnicity, gender, and age influence the meanings we attribute to communication. Cultural differences exist not only between persons who speak different language but between persons who speak the language as well. Every culture group has its own rules or preferences for interactions. When these are ignored or unknown, we are likely to misinterpret the meaning of messages received and miscalculate the impact of messages sent”

Alfred G. Smith dalam (Jand, Fred E, 2004 : hal 29) mengatakan sebagai berikut :

” Culture is a code we learn and share, and learning and sharing require communication. Communication requires coding and symbols that must be learned and shared”

Budaya merupakan kode yang kita pelajari dan bagi (dengan orang lain), dan mempelajari serta berbagi dengan orang lain membutuhkan komunikasi. Komunikasi membutuhkan code dan simbol yang juga harus dipelajari dan kita bagi.

Godwin C. Chu juga dalam Jand (Jand, Fred E : 29) mengatakan bahwa setiap pola budaya dan setiap tindakan sosial melibatkan komunikasi. Untuk dapat dipahami budaya dan komunikasi harus dipelajari secara bersama-sama. Budaya tidak dapat dimengerti tanpa belajar tentang komunikasi dan komunikasi tidak dapat dipahami tanpa kita belajar budaya.





TINJAUAN MENGENAI INTERCULTURAL COMMUNICATION

Intercultural Communication didefinisikan oleh Gamble and Gamble (2005; 36)

sebagai berikut secara singkat

“interaction with individuals from different culture “

Selanjutnya Gamble and Gamble (2005 : hal 37) menjelaskan sebagai berikut :

In actually, intercultural communication comprises a number of different forms. Among its many variations are interracial communication (which occurs when interactants are of different races).

Interethnic communications (which occurs when communication parties have different ethnic origins), international communication (which occurs between persons representing political structures), and intracultural communication (which includes all forms of communication among members of the same racial, ethnic, or other co or subculture groups)

Intercultural communication saat ini menjadi tema yang cukup menarik untuk dibicarakan. Tery Kwal Gamble dan Michael Gamble dalam bukunya Communication Works (2005: 32) menggambarkan bahwa “ours is the age of globalization. We are linked to people in all corners of Planet Earth”. Abad ini merupakan abad globalisasi kita terhubung ke semua sudut bumi.

Organisasi menjadi kian terbuka. Informasi terbuka bagi siapa saja, dunia terasa sempit. Hal inilah yang kemudian menyadarkan orang akan arti pentingnya sebuah komunikasi dimana dimungkinkan orang dari budaya yang berbeda saling berkomunikasi.

Fred E Jand dalam bukunya An Introduction to Intercultural Communication menggambarkan intercultural communication berikut ini :

“Intercultural communication generally refers to face to face interactions among people of diverse cultures. Imagine how difficult communications can be if the source and receiver are in different context and share few symbols. That’s one way of defining intercultural communication” (Jand, Fred E 2004 : 39)

Lebih lanjut Jand menjelaskan bahwa definisi dari komunikasi intercultural tersebut membuat komunikasi yang dikembangkan (baik pada tingkat individu dan organisasi) akan lebih ditekankan pada keahlian (skill) dari monocultural person menjadi multicultural person. Multicultural persons adalah orang yang menghargai (who respects) budaya dan memiliki toleransi terhadap perbedaan (tolerance for differences).

Chen dalam Jand (2004: 45) mengatakan terdapat 4 keahlian yang dimiliki seorang multicultural persons:

1. Personality Strength: the main personal traits that affect intercultural communication are self concept, self disclosure, self monitoring and social relaxation.
2. Communication Skills : the individuals must be competent in verbal and non verbal behaviors. Intercultural communication skill require messages skills, behaviral flexibity, interaction management, and social skills.
3. Psychological Adjusment: effective communicators must be able to acclimate to new environment. They must be able to handle the feelings of “culture shock”, such as frustations, stress and alienation in ambiguous situations caudes by new environments
4. Cultural awarenerss: individuals must be understand the social customs and social systems of the host culture.



Meningkatnya keanekaragaman di tempat kerja menyadarkan orang akan arti penting multicultural person. Mengelola keanekaragaman menurut Schemerhorn, berarti mendorong setiap karyawan untuk melakukan sesuatu sesuai dengan potensi mereka.

MATA KULIAH INTERNAL RELATIONS (III)

ALIRAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

SIFAT ALIRAN INFORMASI:

Guetzkow (dalam Pace Wayne) menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dengan tiga cara:



-serentak

-berurutan

-kombinasi dari kedua cara ini.


PENYEBARAN PESAN SECARA SERENTAK

* Terjadi bila semua anggota departemen, fakultas atau bagian-bagian lain menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak.



* Dengan berkembangnya media komunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua nggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagaian organisasi.










Penyebaran pesan secara berurutan Hany (1962): mengemukakan bahwa ”penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam ”organisasi”.

Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara pada siapa”. Informasi berlangsung pada waktu yang tidak beraturan, tiba di tempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula.

POLA ALIRAN INFORMASI

PENGARUH DUA POLA KOMUNIKASI ATAS SEPULUH PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI


Variabel Komunikasi Organisasi Pola Roda Pola Lingkaran
Aksesibilitas para anggota satu dengan yang lainnya Rendah Tinggi
Pengawasan aliran pesan Tinggi Rendah
Moral atau kepuasan Sangat Rendah Tinggi
Kemunculan Pemimpin Tinggi Sangat Rendah
Kecermatan Solusi Baik Buruk
Kecepatan Kinerja Cepat Lambat
Jumlah pesan yang dikirimkan Rendah Tinggi
Kemunculan organisasi yang stabil Cepat Sangat Lambat
Penyesuaian dengan perubahan kerja Lambat Cepat
Kecenderungan beban berlebih Tinggi Rendah


MATA KULIAH INTERNAL RELATIONS (II)

PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

Proses komunikasi antar orang perorangan atau perusahaan melibatkan lima elemen pokok:



1. Pemberi pesan (sender atau encoder)
2. Pesan yang diberikan (message)
3. Jalur dan Media Komunikasi (communication channel and media)
4. Penerima pesan (receiver, audience atau decoder)
5. Tanggapan atau umpan balik.



o Pemberi pesan: Tanggung jawab pemberi pesan adalah memformulasikan pesan yang akan mereka berikan sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh penerima pesan



o Pesan yang diberikan : pesan yang diberikan pemberi pesan terdiri dari simbol-simbol yang menggambarkan informasi, pendapat, petunjuk, penjelasan, perintah, usul, pertanyaan dan larangan yang disampaikan



o Simbol-simbol tersebut dapat berbentuk verbal (menggunakan kata-kata secara lisan maupun tulisan) ataupun non verbal (tanpa kata-kata)



o Pesan yang akan disampaikan organisasi seringkali cukup kompleks dan rumit, sehingga membutuhkan persiapan yang matang dan media yang canggih.



o Jalur dan Media: pesan yang ingin diberikan pemberi pesan dapat disampaikan melalui 2 jalur utama : written channel (jalur tulisan) dan jalur lisan (verbal and oral channel)



o Penerima pesan (receiver atau decoder) adalah mereka yang menerima pesan tertulis atau lisan.



o Bagaimana penerima pesan mengartikan atau bereaksi terhadap pesan yang mereka terima a.l dipengaruhi oleh persepsi dan sikap mereka terhadap pembawa pesan



Kendala Efektivitas Komunikasi Organisasi (Prof Murphy Brown) :

- Penafsiran kata-kata yang dipergunakan (interpretation of words)

* Batas ruang lingkup pesan (abstraction)
* Sikap, opini dan emosi (attitudes, opinions and emotions).













Pesan yang gagal lebih karena: (Sue Smithson):

-Tidak ada tujuan komunikasi yang jelas (lack of objective setting)

-Problem sikap dan persepsi

-Pemilihan bentuk dan media yang kurang tepat

-Lingkungan organisatoris yang tidak mendukung

-Menahan sebagian informasi yang diperlukan

- Problem Bahasa Pengantar

Penafsiran Kata-kata

-Kesamaan Penafsiran: Agar komunikasi antara 2 orang atau lebih berjalan efektif, pemberi dan penerima pesan harus mempunyai penafsiran yang sama terhadap kata-kata yang dipergunakan selama berkomunikasi.

-Arti Harfiah dan Multi Arti

-Pengertian Harfiah : pengertian kata yang disetujui atau dimengerti orang-orang pada umumnya

-Ambiguous: Multi Arti

-Euphemisme: penggunaan kata-kata yang bersifat memperhalus.

Batas Ruang Lingkup Pesan :Pembicara wajib memilih data, informasi atau fakta yang paling bersangkutan dengan subyek yang disampaikan

Pengaruh Sikap, Opini, Emosi dan Kondisi Lingkungan






Kejelasan Tujuan Komunikasi

Pemilihan Bentuk dan Media

Upaya Mengatasi Kendala

Kendala komunikasi bisnis yang efektif dapat diatasi :

1. Bersikap bijak (tactful)
2. Bernada positif
3. Menggunakan kalimat aktif.
4. Efisien dalam penggunaan kata dan kalimat
5. Mengkaitkan hal-hal yang diampaikan dalam pesan.

Bersikap Bijak :

- Orang bijak dapat mengetahui apa yang paling tepat untuk dikerjakan atau dikatakan setiap saat menghadapi situasi yang berbeda-beda.

Sikap bijak :

* Menyesuaikan diri dengan tingkat intelegensia lawan komunikasinya
* Menghindari sikap ofensif
* Memperhatikan persepsi penerima pesan



You Approach : Komunikator yang bijak juga memfokuskan diri pada kebutuhan dan keinginan penerima pesan. Penerima pesan ditempatkan sebagai titik sentral komunikasi

Bernada Positif

* Apabila suasana yang diciptakan positif pembaca atau pendengar. Untuk menciptakan suasana positif, pesan yang menyenangkan diungkapkan beberapa kali.



Mempergunakan kalimat aktif

Kalimat aktif dapat menghidupkan suasana komunikasi. Kalimat aktif lebih menarik karena menunjukkan kegiatan subyek yang disebutkan dalam kalimat.

Efisien Penggunaan Kata dan Kalimat

Tiap kalimat yang dipergunakan dalam komunikasi bisnis hendaknya mengandung satu hal.

Keterkaitan Hal-hal yang disampaikan

Dalam komunikasi tertulis perlu diperhatikan keterkaitan antar paragraf, pasal dan bab dalam tulisan.

Pesan Yang Jelas

-Menghindari penggunaan jargons atau istilah teknis

-Menghindari kata-kata yang tidak umum.

MATA KULIAH INTERNAL RELATIONS (I)

BAHAN KULIAH I

HUBUNGAN INTERNAL

PENGANTAR
Istilah Public Relations yang di Indonesia secara umum diterjemahkan menjadi Hubungan Masyarakat, sebenarnya baru dikenal pada abad ke-20, namun gejalanya sudah tamapk sejak abad-abad sebelumnya, bahkan sejak manusia masih primitif. Unsur-unsur dasarnya –memberi informasi, membujuk, dan mengintegrasikan khalayak—selalu tampak dalam kehidupan masyarakat zaman dahulu. Gejala tersebut terlihat pada adanya hubungan yang harmonis diantara individu-individu, individu dengen kelompok, ataupun antar kelompok, di dalam pergaulan mereka.



Harmonis dalam arti adanya saling pengertian dan persesuaian antara kedua belah fihak, satu sama lain saling memberikan keuntungan dan merasa senang. Hanya saja pada waktu itu orang belum menemukan istilah (public relations) yang cocok untuk melukiskan kegiatan dimaksud. Padahal apa yang dilakukan Cleopatra dengan keindahannya sebagai ratu, dalam rangka menyambut Mark Anthony di tepi sungai Nili, sebenerna merupakan kegiatan PR (Griswold dalam Kustadi Suhandang, 2004).

PUBLIC RELATIONS MODERN
Dengan pesatnya perkembangan demokrasi, maupun majunya perkembangan industri, semuanya menyebabkan pergesaran-pergeseran atau kegoncangan-kegoncanagan hebat di bumi ini. Pergeseran tersebut mengakibatkan perubahan dan kemajuan yang luas, tidak saja dalam bidang perdagangan dan perniagaan, tetapi juga dalam lapangan politik, ekonomi, sosial, budaya, pertahanan, keamanan dan sebagainya.
Sejalan dengan perkembangan tersebut, komunikasipun dituntut untuk lebih maju lagi sehingga kegiatan Public Relations pun semakin banyak dipergunakan, banyak dipelajari, dan diteliti. Public relations dari berbagai badan, perusahan, atau pun instansi-instansi dalam masyrakat mendapat tugas untuk senantiasa mengikuti dan menganalisa masalah-masalah yang timbul, baik dari dalam badan itu sendiri, maupun dari publiknya. Masalah-masalah yang timbul akibat adanya pergeseran-pergeseran dan kegoncangan-kegoncangan yang terjadi di dalam masyarakat. Pada tahun 1906, sebuah industri besar di Amerika meminta Ivy Lee untuk menjadi juru bicara dalam hubungan antara perusahaan dengan public dan badan-badan lainnya. Dari situ Lee memulai karirnya sebagai seorang publisist. Karena itu Ivy Lee dianggap sebagai pelopor Public relations Modern. Karena jasanya, dalam bidang Public Relations Ivy Lee disebut sebagai Father of Public Relations.

APAKAH PUBLIC RELATIONS ?

Menurut para pakar, hingga saat ini belum terdapat konsensus mutlak tentang difinisi dari PR. Ketidaksepakatan tersebut disebabkan oleh: pertama beragamnya definisi PR yang telah dirumuskan baik oleh para pakar maupun profesional PR didasari perbedaan sudut pandang mereka terhadap pengertian Humas/PR.
Definisi yang sangat umum diberikan oleh John. E. Marston

“ PR is planned, persuasive communication designed to influence significant public”

PR adalah kegiatan komunikasi yang terencana dan persuasif untuk mendesain publik-publik yang nyata. PR bukanlah ilmu tradisional yang digunakan untuk menghadapi tujuan-tujuan sesaat. PR perlu direncanakan dalam suatu pendekatan manajemen kepada target-target public tertentu.

Dari definisi yang sangat umum tadi, kita menuju kepada definisi yang lebih spesifik, yang lebih konkret. Marston memberikan defisnisi yang baik sekali lagi;

“PR adalah seni untuk membuat perusahaan Anda disukai dan dihormati oleh para karyawan, konsumen dan para penyalurnya”.

Sedangkan Harlow (dalam Grunig, James E, 1984: 7), memberikan definisi dengan mengkombinasikan berbagai elemen dari berbagai definisi sebagai berikut:

Public Relations is the distinctive management functions which helps establish and maintain mutual line of communication, acceptance and cooperation between an organization and its public; involves the management of problems and issues; helps management to keep informed on and responsive to public opinion

(Public Relations adalah fungsi manajemen yang membantu mendirikan dan memelihara hubungan komunikasi yang saling menguntungkan, keterbukaan dan kerjasama antara organisasi dan publiknya, melibatkan manajemen problem dan issu, membantu manajemen untuk tetap terinfomasi dan responsive terhadap publik).

Definisi Harlow walaupun terkesan sangat umum ataupun general, memberikan arti penting bagi kegiatan PR itu sendiri. Bahwa kegiatan PR yang dilakukan oleh setiap organisasi maupun institusi pada intinya adalah kegiatan komunikasi, serta membantu agar manejemen tetap terinformasi (keluar dan kedalam) serta responsive terhadap apa yang terjadi pada lingkungannya.

Sedangkan Baskin, Otin et al mendefinisikan PR dalam definisi yang lebih operasional yaitu :

Public relations is a management function that helps achieve organizational objectives, define philosophy, and facilitate organizational change. Public Relations practitioners communicate with all relevant internal and external public to develop positive relationship and to create consistency between organizational goals and societal expectations



Dari definisi tersebut Baskin, Otin dan kawan-kawan mencoba untuk mendefinisikan fungsi PR secara lebih luas, dimana PR adalah sebuah fungsi (bagian) dari manajemen yang bertangung jawab untuk mencapai tujuan organisasi dan berkomunikasi dengan publik internal dan eksternal untuk mengembangkan sebuah hubungan yang positif.

Pada kenyataannya, tidak semua praktisi melakukan apa yang didefinisikan oleh Baskin. Beberapa bahkan praktisi PR melakukan hal yang lebih luas (more broadly) dari apa yang didefinisikan oleh Baskin.

Beberapa definisi PR menekankan pada fungsi komunikasi dari PR. Pada dasarnya , semua manajer di dalam organisasi bertanggung jawab dan terlibat dalam komunikasi, tetapi PR manajer memiliki tanggung jawab yang lebih besar, dan memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik di dalam komunikasi. Komunikasi berperan di dalam skill (keahlian) seorang PR, juga harus nampak dalam tugas-tugasnya (tasks performed). Ahli PR yang bernama Gene Harlan dan Alan Scott menekankan sbb : “skilled communication of ideas to various publics with the object of producing desired results”. Artinya bahwa keahlian komunikasi harus nampak di dalam segala ide yang dihasilkan untuk publik yang beragam dengan obyek (PR) dalam mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan “. Masih menurut Gene Harlan, tugas (objek PR) antara lain produksi release, laporan tahunan (annual report), majalah karyawan perusahaan (employee magazine). Seorang PR akan berhubungan dengan hal-hasl tsb.

Selain harus nampak pada skill, seorang PR juga harus dapat mengaplikasikan komunikasi dalam sistem. Frank Jefkins dalam Baskin, Otis (et.al,p.9) mendeskripsikan sebagai “a system of communications to create goodwill”, artinya bawa sistem dari komunikasi akan menciptakan hubungan baik (goodwill). Sistem komunikasi yang dimaksud adalah metode untuk mengumpulkan informasi , memelihara hubungan baik dengan publik baik secara internal maupun eksternal adalah contoh dari pelaksanaan sistem komunikasi. Yang terakhir yaitu public relations bertanggung jawab terhadap terciptanya komunikasi 2 arah yang sistematis.

Keberadaan PR dalam suatu organisasi terutama difungsikan untuk menunjang fungsi-fungsi manajemen perusahaan untuk mencapai tujuan bersama. Adanya berbagai kemajuan telah mengakibatkan terjadinya pembaruan dalam masyarakat. Cara hidup mesyarakat yang semakin modern dan semakin terspesialisasi dalam bidang-bidang tertentu, semakin mempengaruhi fungsi tersebut. Kondisi di atas jelas memerlukan keahlian khusus di bidang PR. Praktisi PR dituntut kemampuannya untuk mengkoordinasikan atau mengelola pemanfaatan sumber daya organisasi untuk penyelenggaraan komunikasi 2 arah antara organisasi dan publiknya. Kaitan antara PR dengan konsep manajemen menghasilkan pemahaman akan pentingnya public relations, seperti dinyatakan oleh Mc Elreath:

“Management PR berarti melakukan penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap berbagai kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Bentuk kegiatan komunikasi dapat berupa penerbitan brosur perusahaan, pertemuan-pertemuan kelompok kecil sampai pada kegiatan yang sangat kompleks seperti konferensi pers dengan menggunakan satelit”. Dari pernyataan tersebut manajemen public relations dipahami sebagai bentuk pengelolaan public relations dengan menerapkan fungsi-fungi manajemen yaitu dengan menjalankan penelitian, perencanaan dan evaluasi terhadap program yang dijalankan.

Keterangannya sebagai berikut:

1. Penelitian

Pada dasarnya, penelitian merupakan cara yang digunakan untuk memperoleh informasi dari publik baik internal maupun eksternal untuk memahami masalah yang dihadapi dengan akurat dan metode ilmiah.

2. Perencanaan dan pemrograman

Perencanaan dan pemograman merupakan segala informasi atau data masukan atau input yang diperoleh berkaitan dengan hal atau permasalahan yang dihadapi ke dalam bentuk rencana tindakan untuk pemecahannya. Perencanaan Public Relations merupakan suatu proses berkesinambungan dan selalu memerlukan peninjauan agar tindakan yang diambil sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Sejumlah prinsip yang harus diperhatikan dalam perencanaan program antara lain: sifat, waktu dan lingkungan. Perencanaan juga harus memperhatikan situasi di dalam maupun di luar organisasi, serta pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan tersebut.

3. Pelaksanaan program

Pelaksanaan program merupakan tahap dimana rencana program yang telah ditetapkan dilaksanakan atau diimplementasikan ke dalam suatu bentuk program aksi sebagai langkah nyata pemecahan masalah PR yang dihadapi. Pelaksanaan Program ini dapat berupa program tindakan maupun program komunikasi yang kesemuanya merupakan cara atau proses untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4. Evaluasi

Merupakan suatu tahapan yang dilaksanakan untuk menentukan atau memperlihatkan nilai suatu program termasuk pengelolaan maupun hasil atau dampak pelaksanaannya. Melalui evaluasi, PR akan mengetahui faktor-faktor yang menjadi kegagalan ataupun keberhasilan suatu program, sehingga dapat ditentukan langkah-langkah selanjutnya yang seharusnya dilakukan.

Pada dasarnya tujuan sentral PR adalah untuk menunjang manajemen yang berupaya mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Meskipun tujuan setiap organisasi berbeda tergantung dari sifat organisasi tersebut, tetapi dalam kegiatan humas terdapat kesamaan yakni membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik dalam membentuk citra positif.

Hubungan yang baik atau harmonis dalam PR mengandung arti luas, yakni sikap yang menyenangkan (favorable), itikad baik (goodwill), toleransi (tolerance), saling pengertian (mutual understanding), saling mempercayai (mutual confidence), saling menghargai (mutual appreciation), dan citra baik (good image). Penampilan dan sikap seorang PR dalam mencapai tujuan organisasi dengan cara menciptakan kesan yang baik akhirnya dapat melekat dan mempengaruhi citra dari perusahaan yang diwakilinya.

Pengertian citra itu sendiri abstrak , tetapi wujudnya dapat dirasakan dari penilaian baik semacam tanda respek dan hormat dari publik terhadap perusahaan dilihat sebagai sebuah badan usaha yang baik, dipercaya, profesional dan dapat diandalkan dalam pemberian pelayanan yang baik (Ruslan, Rosady, 1994: 66)

Menurut Edward L. Bernay, terdapat tiga fungsi utama PR yaitu:

1. Memberikan penerangan kepada masyarakat
2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan anda secara langsung
3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya.

Adapun ruang lingkup tugas PR dalam sebuah organisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas:

1. Membina hubungan ke dalam (publik internal)

Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unt/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang PR harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat.

2. Membina hubungan keluar (publik eksternal)

Membina hubungan keluar (publik eksternal)

Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya.Dengan demikian peran PR /Humas tersebut bersifat 2 arah, yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan ke luar (outward looking)

Menurut H. Fayol beberapa kegiatan dan sasaran PR adalah:

o Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image)
o Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.
o Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.
o Menghadapi krisis (Facing of Crisis)
o Menangani keluhan (complaint) dalam menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR Recovery of Image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.



KEDUDUKAN HUMAS STRUKTUR ORGANISASI

Kedudukan humas dalam organisasi dan kewenangan petugasnya tidak selalu dapat dinyatakan dengan tegas. Menurut John Tondowijojo (2004:9), bila humas diakui sebagai bagian jajaran kebijakan pimpinan, maka humas harus berada langsung di bawah direksi. Humas harus mampu menyampaikan kebijaksanaan pimpinan, sehingga ia harus langsung berada di pihak yang berhubungan dengan pimpinan seluruh jajaran manajemen. (Tondowidjojo, 2004:9). Sedangkan menurut Renald Khasali, public relations merupakan fungsi manajemen yang sama pentingnya dengan pemasaran, produksi, keuangan dan SDM.

Menurut Tondowidjojo, kegiatan humas haruslah sistematis dan terencana, tetapi kadang-kadang juga perlu untuk berimprovisasi dan berinovasi. Suatu kebijakan harus dipertimbangkan, dirumuskan, direncanakan dan evaluasi. Untuk ini diperlukan analisis data yang diperoleh tentang organisasi dan lingkungannya. Seberapa jauh PR harus menapakkan kakinya ke peran internal atau fungsi eksternal, tentu saja sepenuhnya tergantung pada kebijakan manajemen. Hanya saja kalau kita menginjak pada tataran ideal fungsi PR, tentu saja keseimbangan peran internal dan eksternal adalah perlu. Seberapa jauh titik keseimbangan tersebut harus dijalankan tentu tergantung pada bidang gerak perusahaan/organisasi yang bersangkutan.

Semakin kuat kedekatan perusahaan dengan publik dengan sendirinya membutuhkan banyak konsentrasi untuk memerhatikan publik. Sebaliknya kalau perusahaan lebih banyak bergerak pada komunitas yang tidak secara langsung menemui publik, maka peran PR harus dioptimalkan secara internal.




















PERBEDAAN FUNGSI INTERNAL DAN EKSTERNAL PR

INTERNAL EKSTERNAL

1. Mengkomunikasian kebijaksanaan direksi dan manajemen pada karyawan.
2. Menjelaskan perubahan kebijakan direksi dan manajemen agar karyawan memahami dasar pengambilan keputusan yang diambil.
3. Membangun jaringan komunikasi interkatif antara karyawan, manajemen dan direksi.
4. Membantu proses restrukturisasi, mulai dari sosialisasi kebijakan hingga pelatihan untuk mengurangi dampak buruk restrukturisasi.
5. Membantu peningkatan rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan.
6. Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi organisasi.



1. Mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada publik.
2. Menjelaskan hasil Rapat Umum Pemegang Saham.
3. Menjelaskan hasil dan dasar diadakannya Rapat Umum Luar Biasa Pemegang Saham.
4. Membantu pemasaran untuk menciptakan citra produk.
5. Mensosialisasikan prestasi yang dicapai oleh perusahaan.
6. Mengembangkan program-program pengembangan masyarakat, sebagai bentuk tanggung jawab perusahaan kepada publik.
7. Menyiapkan sarana bagi publik unyuk melihat perusahaan secara langsung.
8. Menyiapkan sarana bagi pemerintah dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat unuk melihat kinerja perusahaan.

Sumber: Silih Agung Wasesa, Strategi Public Relations, Jakarta: Gramedia, 2006.







TUGAS-TUGAS PUBLIC RELATIONS
Inti tugas Public Relations adalah sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan public sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusahaan dan Public. Persesuaian yang menciptakan hubungan harmonis di mana satu sama lain saling memberi dan menerima hal-hal yang bisa menguntungkan kedua belah pihak. Berdasarkan adanya dua jenis public bagi suatu badan atau perusahaan (public intern dan ekstern), maka tujuan Public Relations pun diarahkan melalui dua macam tugas, yaitu di dalam dengan sebutan internal Public Relations, dan di luar dengan sebutan external Public Relations. Dengan kata lain, Public Relations mengemban tugas atas tujuannya tadi, yaitu berkomunikasi ke dalam dengan public intern, dan keluar dengan public ekstern.







INTERNAL PUBLIC RELATIONS
Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan menjadi target dari tugas Internal Public Relations, terutama suasana diantara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan badan atau perusahannya. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Tiap anggota dari badan atau perusahaan itu, dari tingkat pimpinan sampai pesuruh, merupakan Public Relations Officer yang tidak resmi. Mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota atau keluarga dari perusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkah laku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluargaya dapat mempengaruhi nama baik instansi atau perusahaan dimana mereka bekerja. Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaan yang demikian dapat diciptakan apabila pimpinan atau majikan selalu memperhatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupun secara psikologis.




EXTERNAL PUBLIC RELATIONS
Bagi suatu perusahaan, hubungan dengan public di luar perusahaannya merupakan suatu keharusan yang mutlak. Sesuai dengan sifatnya, dalam masyarakat modern tidak akan ada kemungkinan bagi seseorang atau suatu badan bisa hidup menyendiri. Masing-masing akan saling membutuhkan satu sama lain. Hubungan ke luar perlu dibina oleh perusahaan atau instansi seperti ke pemerintah, pelanggan, pers / media termasuk kepada masyarakat sekitar (community).
Hubungan yang harmonis dan bak hanya dapat tercapai dengan pengertian yang ikhlas, tidak dengan paksaan. Apalagi hubungan atau komunikasi itu harus berkembang dalam masyrakat demokratis. Semua komunikasi dengan public ekstern hendaknya dilakukan perusahaan itu secara informative dan persuasive. Informasi hendaknya diberikan secara jujur, teliti, sempurna, dan berdasarkan fakta yang sebenarnya. Publik kadang-kdang sangat kritis terhadap sesuatu yang berhubungan dengan kepentingannya yang actual dan tidak biasa. Karena sifat yang ramah merupakan salah satu syarat yang bisa menentukan berhasil tidaknya usaha External Public Relations.
Kegiatan External Public Relations antara lain meliputi :
1. Bagaimana memperluas pasar;
2. Bagamana memperkenalkan produksinya kepada masyarakat;
3. Bagaimana cara mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari public maupun masyarakat;
4. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan para pejabat pemerintahan dan Negara;
5. Bagaimana cara mengetahui sikdap dan pendapat public terhadap perusahaan;
6. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion -leader;
7. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan para pemasok dan public-publik lain yang berhubungan dengan operasional perusahaan;
8. Problem lainnya yang menyangkut persoalan antara perusahaan dengan masyarakat yang ada di luar perusahaan, untuk mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik-publik yang ada di dalam masyarakat itu.


















PR DAN ORGANISASI

INTERNAL PUBLIC RELATIONS
Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan menjadi target dari tugas Internal Public Relations, terutama suasana diantara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan badan atau perusahannya. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Tiap anggota dari badan atau perusahaan itu, dari tingkat pimpinan sampai pesuruh, merupakan Public Relations Officer yang tidak resmi. Mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota atau keluarga dari perusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkah laku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluargnya dapat mempengaruhi citra baik instansi atau perusahaan dimana mereka bekerja. Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaaan yang demikian dapat diciptakan apabila pimpinan atau majikan selalu memperahatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupun secara psikologis. Oleh karena itu pemahaman PR akan komunikasi organisasi beserta saluran-saluran komunikasi organisasi menjadi sangat penting karena PR akan bekerja melalui saluran-saluran komunikasi organisasi yang ada, dan memastikan saluran tersebut berfungsi dengan baik dalam organisasi.

Komunikasi organisasi

Pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu unit tertentu.

Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir.

DEFINISI KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi organisasi: didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi ttt. Komunikasi menjadi suatu fungsi pembentuk organisasi bukan hanya sebagai pemelihara organisasi.

Komunikasi organisasi yang efektif merupakan salah satu jalan ataupun cara agar organisasi terus tetap dapat bertahan hidup. Komunikasi organisasi yang efektif membantu organisasi untuk dapat mencapai tujuan organisasi. Seperti yang digambarkan oleh Richard Blundel dalam bukunya Effective Organisation (2004; hal 2) bahwa komunikasi organisasi dapat membantu organisasi dalam :

1. Satisfied Repeat Customer, rather than un happy ex-customers
2. Well Motivated Employees, rather than an expensive industrial dispute
3. A positive reputation in the wider community, rather than an interational boycott of its products
4. Innovative and Creative strategies , rather than inefficiency, indecision and resistance to change.



Dalam telaah Blundel, komunikasi organisasi membantu organisasi mencapai hal-hal yang menjadi tujuan utama organisasi misalnya : kepuasan customer, karyawan yang termotivasi, citra atau reputasi yang positif serta iklim inovatif dan kreatif. Banyak definisi komunikasi organisasi menurut para ahli, salah satunya Wayne Pace dan Don F Faules, menurut mereka Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu (Wayne, Pace dan Faules Don F, 2002 : hal 31). Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya. Komunikasi organisasi terjadi kapan pun setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukan. Fokus komunikasi organisasi adalah anggota-anggota dalam organisasi. Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir. Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual understanding). Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referesi (frame of references) maupun bidang pengalaman (field of experiences). Dikatakan oleh Redi Panuju (hal 2) meskipun nyaris mustahil menyamakan ranah kognitif individu-individu dalam organisasi, tetapi melalui kegiatan komunikasi yang terencana dan subtansi isinya terdesain, minimal terjadi proses penyebarluasan (difusi) dimensi-dimensi organisasi pada setiap orang. Kesalahkaprahan utama dalam berkomunikasi adalah asumsi-asumsi bahwa (1) makna terdapat dalam informasi atau pesan dan (2) makna dapat dipindahkan dari seseorang kepada orang lain.

Pesan mungkin ditunjukkan dalam bentuk verbal (bahasa) atau bentuk nonverbal (non bahasa) dan sarana lisan, tertulis atau gambar

Tabel di bawah ini memperlihatkan kategori-kategori yang paling lazim

TABEL 1

CONTOH BENTUK PESAN

Verbal Non Verbal
Lisan Wawancara Berbicara Pelan
Tertulis Laporan Diagram atau tata Letak
Gambar Uraian suatu adegan Sketsa suatu adegan

Sumber : Wayne and Pace , 2002: 30

Sedangkan John Schemerhorn (1999, hal 65 ) berpendapat bahwa:

Komunikasi organisasi adalah proses khusus melalui informasi yang mengalir dan dipertukarkan diantara orang-orang di seluruh organisasi. Informasi seperti itu mengalir baik melalui struktur formal maupun struktur informal, dan ia mengalir ke arah bawah, ke atas, dan dalam samping.

Barry Cushway dan Dereck Lodge dalam Redi Panuju (Panuju, Redi, 1999: 2) menggambarkan bahwa fungsi komunikasi dalam organisasi sebagai pembentuk Organisation Climate, yaitu iklim organisasi yang menggambarkan suasana kerja organisasi atau sejumlah keseluruhan perasaan dan sikap orang-orang yang bekerja di dalam organisasi.

Di samping komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, juga berdampak pada membangun budaya organisasi (Organisation Culture) yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi. Budaya organisasi dibangun dari kepercayaan yang dipegang teguh secara mendalam tentang bagaimana organisasi dijalankan atau beroperasi.

Beberapa saluran komunikasi organisasi (Schemerhorn, 1999) :

SALURAN FORMAL DAN INFORMAL

Struktur formal dan informal mengikuti rantai perintah yang ditetapkan oleh hirarki otoritas suatu organisasi. Karena saluran komunikasi formal diakui secara resmi dan otoriter, maka komunikasi formal bersifat khas untuk komunikasi tertulis dalam bentuk surat,memo, pernyataan kebijakan dan pengumuman-pengumuman lain yang harus dipatuhi. Dalam organisasi-organisasi yang lebih progresif, komunikasi formal sangat informatif mencakup laporan kinerja dan mendukung “empowerment” dengan memastikan bahwa karyawan pada semua tingkatan memiliki informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan tentang karyawan mereka.

Saluran informal berkembang secara terpisah dari struktur formal dan tidak mengikuti rantai perintah. Saluran ini kadang-kadang disebut dengan desas-desus. Keuntungan-keuntungan “desas-desus” antara lain adalah kemampuannya untuk memindahkan informasi dengan cepat dan efisien.

Dimensi-dimensi komunikasi organisasi menurut Onong Uchjana (dalam Rusadi Ruslan , 2001: 80 ) adalah :

1. Komunikasi vertikal

Yakni arus komunikasi dua arah timbal balik. Komunikasi jenis ini memegang peranan cukup vital dalam melakanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). Dalam arus komunikasi vertikal-dari atas ke bawah- tersebut pihak pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan dan penugasan lain sebagainya kepada bawahan. Kemudian arus komunikasi ke atas diterima dalam bentuk bawahan memberikan laporan, pelaksanaan tugas, sumbang saran dan hingga pengaduan kepada pimpinannya masing-masing.

b. Komunikasi horizontal

Merupakan komunikasi satu level yang terjadi antara para karyawan dengan karyawan lainnya, antara pimpinan satu departemen dengan departemen lainnya dalam satu tingkatan dan lain sebagainya

1. Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal berlangsung atau terjadi dua pihak antara pihak organisasi/lembaga dengan pihak luar. Misalnya komunikasi dengan pihak kreditur, rekan bisnis, pelanggan, community relations, dsb.

Adapun tujuan komunikasi organisasi adalah sebagai berikut (Ruslan, Rosady hal 84) :

1. Mempertukarkan simbol

Dalam berkomunikasi antara komunikator dan komunikan akan terjadi suatu pertukaran simbol atau bentuk lambang dengan pengertian yangsama, dan dapat disampaikan secara lisa atau tertulis. Dalam metode komunikasi pada organisasi, instruksi, perintah, pesan dan informasi yang berasal dari atasan tersebut akan disampaikan melalui kata-kata yang diucapkan secara lisan atau tertulis seperti nota dinas, laporan pekerjaan, peraturan administrasi pekerjaan dsb. PR dituntut untuk memiliki pemahaman terhadap bagaimana saluran komunikasi organisasi tersebut bekerja dan memastikan bahwa semua saluran baik formal maupun informal berjalan secara baik dan mengurangi hambatan komunikasi.

b. Membentuk makna tertentu

Komunikasi bersifat transaksional dalam artian orang akan saling belajar satu dengan yang lain, tukar pengalaman atau pengetahuan melalui simbol-simbol yang dimengerti dan membentuk suatu makna tertentu, yang hanya dapat dipahami oleh kedua belah pihak.

2. Mengembangkan harapan-harapan

Maksudnya adalah mempelajari simbol-simbol tersebut dan kemudian menghubungkannya dengan pengalaman yang diperoleh, serta mengamati dan menganalisis apa yang dilakukan oleh pihak lain.

Dalam komunikasi organisasi pun kita kenal penghalang atau hambatan dalam berkomunikasi, yang dapat berupa berikut ini :

1. Persepsi selektif :melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadi

2. Emosi : perasaan si penerima ketika menerima suatu pesan komunikasi akan mempengaruhi penafsiran pesan

3. Media. Apakah pesan dicetak, diumumkan atau disebarluaskan?Apakah pesan diukir di suatu papan atau dicat dinding? Kadang-kadang pesan merupakan bagian tak terpisahkan dari peralatan atau proses.

4. Faktor psikologi. Pengirim mungkin mempunyai gaya hidup dan latar belakang yang berbeda dengan penerima pesan. Misalnya harga memiliki makna yang berbeda bagi pembeli yang membayar tunai dengan pemakai kartu kredit.

5. Faktor pendidikan. Bahasa yang terlalu kompleks akan sulit dipahami. Pada umumnya, dalam bahasa bisnis, kata-katanya harus sederhana dan kelimat harus singkat.

6. Faktor budaya: pesan bisa terdistorsi dari maksud asalnya, karena pengaruh budaya yang menyaring cerapan yang diterima. Di Perancis, misalnya warna kuning mempunyai citra tidak setia.

7. Ketrampilan mendengarkan. Pesan harus diterima dengan penuh perhatian. Kurangnya konsentrasi penerima pesan membuat pesan tidak sempurna














BUDAYA ORGANISASI

Secara umum, bila orang-orang berinteraksi selama beberapa waktu, mereka membnetuk suatu budaya. Setiap budaya mengembangkan harapan-harapan yang tertulis maupun tidak tertulis tentang perilaku (aturan dan norma-norma) yang mempengaruhi para anggota budaya itu. Tetapi orang-orang tidak hanya dipengaruhi budaya tersebut, mereka menciptakan budaya. Setiap organisasi memiliki satu budaya atau lebih yang memuat perilaku-perilaku yang diharapkan-tertulis atau tidak tertulis.

TUJUAN KARAKTERISTIK PRIMER BUDAYA ORGANISASI

1. Inovasi dan pengambian resiko: sejauh mana para karyawan

didorong untu inovatif dan mengarnbil resiko

2. Orientasi hasil: sejauh mana menjadi memfokus pada hasil

bukan pada teknik dan proses

3. Perhatian ke rincian: presisi, analistis dan perhatian.

4. Orientasi orang : sejauh mana keputusanmenjadi

memperhitungkan efek hasil pada orang-orang.

5. Orientasi tim: Sejauh mana kegiatan kerja diorangkan sekitar tim

6. Keagresifan: sejauh mana orang-orang itu agresif dan kompetitif

dan bukannya santai

7. Kernantapan: sejauh mana kegiatan orang menekankan

dipertahankannya status

FUNGSI BUDAYA

o Budaya mencipatakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi
o dan yang lain.
o Budaya membawa rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi
o Mempermudah timbulnya komitmen yang luas
o Meningkatkan kemantapan sistem sosial
o Perekat sosial yang membantu memepersatukan organisasi itu.



BUDAYA DOMINAN

Mengungkapkan nilai-nilai inti yang dianut bersarna oleh suatu

mayoritas anggota organisasi itu.

ANAK BUDAYA

Budaya-budaya mini di dalam suatu organisasi yang lazimnya

ditentukan oleh rambu departemen dan pemisahan geografis.

NILAI INTI

Nilai primer atau dominan yang diterima baik diseluruh organisasi

Budaya Kuat Versus Budaya Lemah

Budaya kuat : budaya dimana nilai-nilai inti dipegang secara intensif

dan dianut bersama secara meluas

Mempunyai dampak yang lebih besar pada perilaku

karyawan karena:

* Tingginya tingkat kebersamaan (sharedness)
* Memperlihatkan kesepakatan yang tinggi di kalangan anggota

Budaya organisasi dalam praktek nyata

1. The Walt Disney Co

- Tidak ada karyawan, melainkan yang ada anggota pelaku (cast

member)

- Pelanggan adalah ”tamu” , kendaraan disebut atraksi

2. MCI Communications

Senioritas maupun kesetiaan pada korporasi tidak

penting mendorong individu-individu agar unik, karyawan bebas

dan fleksibel

3. Levi Strauss:

o Keterbukaan : menjadi memperlihatkan sifat langsung, terbuka,
o komitmen pada sukses orang lain.
o Keanekaragaman : menghargai keanekaragarnan angkatan kerja
o pada semua tingkat organisasi
o Etika : pengharapan yang jelas, mernpraktikkan standar perilaku
o Pemberian kuasa : mendorong wewenang dalarn orang ke bawah.



4. Budaya Workaholic Microsoft : menganut etos kerja tanpa belas

kasihan bekerja lebih dari 12jam sehari

5. Mc Donalds :

QSCV : Quality, Service, Cleanliness, Values

RAGAM BUDAYA

1. Cerita : dongeng dari peristiwa mengenai pendiri organisasi sukses

dari miskin ke kaya. Reaksi terhadap kesalahan masa lalu

2. Ritual : deretan berulang dari kegiatan yang mengungkapkan dan

memperkuat nilai-nilai utama organisasi itu

Contoh: Mary Kay Cosmetics, setiap tahun memberikan hadiah

kepada SPG-nya.

2. Lambang materi
3. Fasilitas yang diberikan oleh korporasi kepada executive puncak.

4. Bahasa : suatu cara untuk mengidentifikasi anggota suatu budaya








Budaya sebagai suatu beban

1. Penghalang terhadap perubahan

2. Penghalang terhadap keanekaragarnan : jika menyingkirkan

kekuatan unik yang dibawa oleh orang-orang dengan latar

belakang berlainan

Bagaimana karyawan mernpelajari budaya

1. Cerita : dongeng dari peristiwa mengenai pendiri organisasi sukses

dari miskin ke kaya.

2. Ritual : deretan berulang dari kegiatan yang mengungkapkan dan

memperkuat nilai-nilai utama dari orang itu

3. Lambang materi :ukuran dan tata letak kantor, keanggunan

perabot, pakaian.

4. Bahasa : dengan mempelajari bahasa, para anggota menegaskan

penerimaan mereka akan budaya itu.

Implikasi bagi komunikasi organisasi

Peranan komunikasi dalam budaya organisasi dapat dilihat secara berlainan bergantung pada bagaimana budaya dikonsepsikan. Bila budaya dianggap sebagai sebuah himpunan artefak simbolik yang dikomunikasikan kepada anggota organisasi untuk pengendalian organisasi, maka komunikasi dapat diartikan sebaga sebuah sarana yang memungkinkan perolehan hasilnya.

Penelitian komunikasi organisasi dari sudut pandang budaya mencakup lebih dari sekedar penelaahan pertukaran resmi pegawai antara orang-orang yang terpilih yang memiliki status. Percakapan sehari-hari mengungkapkan pemahaman organisasi dan jaringan-jaringan makna bersama yang mungkin ada. Perilaku sebagaimana adanya yang memungkinkan adanya rutinitas dan pengorganisian melekat dalam komunikasi