Audit Komunikasi

AUDIT KOMUNIKASI



Istilah audit komunikasi diperkenalkan oleh George Odiorne (1954). Dengan menggunakan istilah audit itu, ia hendak menunjukkan bahwa proses-proses komunikasi bagaimanapun dapat diperiksa, dievaluasi dan diukur secara cermat dan sistematik sebagaimana halnya dengan catatan-catatan keuangan.

Kegiatan-kegiatan komunikasi sebagai pelaksanaan dari sistem komunikasi ataupun program komunikasi khusus dapat diukur, sehingga kualitas dan kinerja ekesekutif, pejabat dan staf komunikasi dapat diketahui dan bila diperlukan dapat diperbaiki secara sistematik.

Audit komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan meningkatakan efektivitas organisasi.






Alasan dan Tujuan Audit Komunikasi
1. Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik
2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang potensial dapat terjadi; dan peluang-peluang apa yang terbuang percuma
3. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan-tindakan operasional lainnya-baik pada tingkat organisasi maupun pada tingkat unit lokal
4. Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatan komunikasi
5. Ingin menerapkan patok banding (benchmarking)
6. Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok banding yang sudah ditetapkan
7. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi dalam organisasi
8. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakn dan perencanaan komunikasi baru

SUMBANGAN ILMIAH DARI AUDIT KOMUNIKASI
1. Mengukur secara tepat arus informasi, isi pesan. Dan sikap maupun persepsi penanggung jawab komunikasi tentang kedua hal tersebut.
2. Memberikan data empiris yang akurat tentang sikap, persepsi dan perilaku komunikasi;
3. Menggunakan berbagai teknik pengukuran, dan kemungkinan untuk penggunaan suatu gabungan antara berbagai teknik pengukuran tersebut dalam pengumpulan data.
4. Membuat pengukuran komunikasi dalam jangka waktu panjang dan berulang-ulang.
5. Menggunakan prosedur baku dalam penerapan alat-alat; dan pengumpulan data maupun analisis data.

MODEL-MODEL DALAM AUDIT KOMUNIKASI
Model-model dominan dalam audit komunikasi pada dasarnya dapat dimasukkan ke dalam 3 kategori, yaitu stuktur konseptual (conceptual structure model) yang dicetuskan oleh Howard Green Baum.
Model Riset Evaluasi (Org. Comm. Evaluation atau OCE) yang dirintis oleh Keith Davis dan model Profile Situasional (Org. Comm. Profile)

MODEL STRUKTUR KONSEPTUAL
Menurut Howard Green Baum
Komunikasi keorganisasian sebagai sebuah sistem memiliki maksud atau tujuan akhir (purpose), tata kerja atau prosedur pelaksanaan (operational prosedures) dan struktur (structures)
Sistem komunikasi keorganisasian memadukan sekelompok sub sistem, yakni jaringan-jaringan komunikasi fungsional, yang masing-masing terkait pada tujuan organisasi.



Dalam teori komunikasi organisasi dikenal empat subsistem komunikasi pokok:
1. Jaringan komunikasi regulasi (regulative)
2. inovasi (innovative)
3. integrasi (integrative)
4. informasi (informative) atau instruksi (instructive)

Dilihat dari kepentingan organisasi, jaringan komunikasi tersebut bermanfaat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi, yang menurut James Price (1968) dapat dibedakan menjadi 4 kategori, yakni:
1. Keseragaman (conformity)
2. Penyesuaian (adaptiveness)
3. Semangat kerja (morale)
4. Pelembagaan (institutionalization)















HUBUNGAN ANTARA TUJUAN-TUJUAN KOMUNIKASI DAN TUJUAN-TUJUAN ORGANISASI


TUJUAN-TUJUAN JARINGAN KOMUNIKASI
 Regulatif
 Inovatif
 Integratif
 Informatif/instukrtif




TUJUAN-TUJUAN ORGANISASI
 Konformitas
 Adaptasi
 Morale
 Institusionalisasi




Produktivitas










MODEL PROFIL KOMUNIKASI KEORGANISASIAN

Profil Komunikasi Keorganisasian (Organizational Communication Profile) disingkat OCP pada dasarnya merupakan model analisis fungsional sistem organisasi.
”Analisis fungsional secara sederhana dapat diuraikan sebagai ”penggunaan pengetahuan dari ilmu sosial untuk memeriksa keadaan masa kini (dalam) suatu organisasi yang dimaksudkan untuk menemukan jalan-jalan yang dapat digunakan untuk memperbaikinya”.
Proses dalam organisasi, menurut pengamatan Edgar Schein (1969) meliputi 6 unsur kritis yang selalu membutuhkan pemeriksaan, yaitu:
1. Komunikasi
2. Peran dan fungsi masing-masing anggota dalam berbagai kelompok (member
roles dan functions in groups)
3. Pemecahan masalah dan pembuatan keputusan kelompok (group problem solving dan decision making)
4. Norma-norma kelompok dan pertumbuhan kelompok (group norms and decision making)
5. Kepemimpinan dan kewenangan (leadership and authority)
6. Kerjasama maupun persaingan antar kelompok

Pemeriksanaan atas proses organisasi mempunyai dasar etiologis , yakni menentukan sumber penyebab dari peristiwa. Misalnya mencari situasi tertentu mana suatu jens ganjaran dapat meningkatkan komitmen karyawan.
Pembuat analisis fungsional mencoba mencari faktor-faktor penyebab atau pengaruh yang menimbulkan persoalan-persoalan yang timbul dengan harapan ia dapat mengatasi persoalan-persoalan tersebut.

Model analisis fungsional ini memandang komunikasi keorganisasian sebagai faktor penyebab efektif dan tidak efektifnya kerja fungsional organisasi atau sebagai simtom atau gejala tidak sehatnya organisasi.
Secara positif dapat dikatakan bahwa proses komunikasi atau kemantapan proses komunikasi dapat menimbulkan hubungan kerja yang efektif dan produktivitas yang tinggi.
Atau secara negatif pemeriksaan proses komunikasi dapat menghasilkan informasi yang dapat menjelaskan peristiwa-peristiwa kritis-berbagai simptom-dalam organisasi, seperti ketidakpuasan karyawan, anjloknya produktivitas, keresahan karyawan, meningkatnya jumlah karyawan yang keluar dan mengendornya kerjasama kelompok.
Gangguan dari berbagai variabel dalam proses komunikasi, seperti distorsi informasi, hambatan-hambatan dalam iklim komunikasi, arus informasi, teknologi komunikasi, pesan kekuasaan, proses interpersonal dan proses kelompok, kepemimpinan dan konflik dapat dilihat sebagai sumber ketidakefetifan organisasi maupun sebagai dampak dari ketidakefektifan tersebut.

























KOMPONEN –KOMPONEN DARI VARIABEL-VARIABEL DALAM PROFIL KOMUNIKASI KEORGANISASIAN

Variabel Komponen-komponen
1. Kepuasan Organisasi Kepuasan Karyawan Tentang Kerja, Supervisi, Gaji dan Tunjangan, termasuk fasilitas, promosi karyawan, teman sejawat-sekerja
2. Iklim Komunikasi Pengalaman dan persepsi karyawan tentang: saling percaya (trust), partisipasi dalam pembuatan keputusan, pemberian dukungan, keterbukaan dalam komunikasi ke bawahan, kerelaan mendengar komunikasi dari bawahan, keprihatinan untuk tingkat kinerja yang tinggi.
3.Kualitas Media Persepsi karyawan tentang berbagai dokumen tertulis (bulletin, laporan, pedoman, dll)
4. Kemudahan perolehan informasi Persepsi karyawan tentang perolehan informasi dari berbagai sumber
5. Penyebaran informasi Persepsi karayawan tentang penyebaran informasi dalam struktur organisasi, penyebaran informasi penting/khusus, penyebaran informasi tentang peristiwa terkini

MODEL EVALUASI KOMUNIKASI
Model Komunikasi Keorganisasian (Organizational Communication Evaluation; disingkat OCE) merupakan pemeriksaan dan penilaian atas praktek dan kegiatan-kegiatan komunikasi pada situasi tertentu.
Sebagai perspektif fungsional, OCE membangun data tentang variabel penting yang terkait dengan kerja sistem komunikasi, seperti fungsi-fungsi komunikasi, jaringan komunikasi, sistem-sistem komunikasi formal dan informal, proses-proses komunikasi dalam konteks berpasangan (dyadic), kelompok (group) dan publik (public).
Manfaat dari OCE tidak dapat dilihat secara langsung dan gamblang, karena sering disertai munculnya masalah-masalah etika yang membutuhkan pertimbangan bijaksana.

Iklim Komunikasi

IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI


BAGAIMANA IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI BERKEMBANG

Iklim komunikasi organisasi :
Terdiri dari persepsi-persepsi –suatu evaluasi makro mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respons pegawai thd pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik antar persona dan kesempatan bagi pertumbuhan dlm org tsb.

Iklim komunikasi penting karena mengaitkan konteks organisasi dengan konsep-konsep, perasaan-perasaan dan harapan-harapan anggota organisasi dan membantu menjelaskan perilaku anggota organisasi.

Iklim kom. Org merupakan fungsi kegiatan yang :

• menunjukkan kepada anggota organisasi bhw org. tsb mempercayai mereka dan memberi kebebasan dlm mengambil resiko
• mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dlm mengerjakan tugas-tugas mereka
• menyediakan informasi yang terbuka dan cukup ttg organisasi
• mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh info yang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota org.

Iklim komunikasi ttt memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota org. Untuk melaksanakan pekerjaan mereka scr efektif, mengikatkan diri mereka dengan organisasi.

Iklim komunikasi dpt menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggota organisasi

Iklim organisasi : gabungan dari persepsi-persepsi mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respons pegawai terhadap pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik antar persona dan kesempatan bagi pertumbuhan organisasi tersebut.

Iklim : mengapa penting ?Iklim komunikasi mempengaruhi cara hidup kita: kepada siapa kita bicara,siapa yan kita sukai, bagaimana perkembangan kita, apa yang ingin kita capai

Redding (1972) : mengatakan bahwa iklim komunikasi org jauh lebih penting drpd ketrampilan atau teknik-teknik semata-mata dalam menciptakan suatu org yang efektif.

Wayne Pace dan Brent Peterson
Mengembangkan enam faktor besar yang mempengaruhi iklim komunikasi organisasi.
Keenam faktor itu sbb :

1. Kepercayaan : personel di semua tingkatan harus berusaha keras untuk mengembangkan dan mempertahhankan hubungan yg didlmnya kepercayaan

2. Pembuatan keputusan bersama : para pegawai di semua tingkat harus diajak berkomunikasi dan berkonsultasi mengenai semua mslh dlm semua kebijakan organisasi.

3. Kejujuran : suasana yang diliputi kejujuran (ket: konsepsi diri ) lihat (openness; honesty) dan keterusterangan harus mewarnai hub-hub dlm org.

4. Keterbukaan dlm komunikasi ke bawah: kemudahan memperoleh informasi yang berhubungan langsung dgn tugas mereka itu.

5. Mendengarkan (listening dlm komunikasi) dalam komunikasi ke atas: personel harus mendengarkan saran-saran atau laporan-laporan scr berkesinambungan dan pikiran terbuka

6. Perhatian pada tujuan –tujuan berkinerja tinggi : personel di semua tingkatan dlm org harus menunjukkan suatu komitmen thd tujuan berkinerja tinggi-produktivitas tinggi.



Unsur-unsur dasar Organisasi
Suatu iklim komunikasi berkembang dlm konteks organisasi. Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi.

Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi:

1. Anggota organisasi. Di pusat organisasi terdapat orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi. Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia yang bukan aspek intelektual.

Mereka terlibat dalam kegiatan pemikiran yang meliputi konsep-konsep, penggunaan bahasa, pemecahan masalah dan pembentukan gagasan. Mereka terlibat dalam kegiatan emosi, kegiatan self moving yang mencakup kegiatan fisik yang besar maupun terbatas

2. Pekerjaan dalam organisasi. Pekerjaan yang dilakukan anggota org. Terdiri dari tugas-tugas formal dan informal.Tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi.

Isi: terdiri dari apa yang dilakukan anggota organisasi dalam hub-nya dengan bahan, orang-orang dan tugas lainnya.

Keperluan: merujuk kepada pengetahuan, ketrampilan dan sikap yg dianggap sesuai bagi sesorang agar mampu melaksanakan pekerjaan tsb.

Konteks: berkaitan dgn kebutuhan fisik dan kondisi-kondisi lokasi pekerjaan, jenis pertanggung jawabab dan tanggung jawab dlm kaitannya dgn pekerjaan, juml.pengawasan dan lingk.umum

Praktik-praktik pengelolaan
Tujuan primer adalah menyelesaikan pekerjaan melalui usaha orang lain. Manajer membuat keputusan mengenai bgmn orang-orang lainnya, menggunakan SD utk mencapai tujuan

STRUKTUR organisasi: merujuk pada hubungan antar tugas-tugas yang dilaksanakan oleh anggota

Kompleksitas:
(1) tingkat yang didalamya terdapat perbedaan antara unit-unit (diferensiasi horizontal sbg hasil-hasil spesialisasi yang ada di dalam organisasi)
(2) Jumlah tingkat otoritas : apakah struktur organisasi tall (tinggi) atau mendatar
(3) Derajat ketersebaran lokasi fasilitas dan personel organisasi secara geografis.

Formalisasi: derajat standarisasi dan tugas-tugas.

Pedoman organisasi: pedoman organisasi adalah serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bagi anggota org.




JARINGAN KOMUNIKASI


1. OPINION LEADER (pemimpin pendapat atau pemuka pendapat) adalah pimpinan informal dalam organisasi
Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercaya orang-orang lainnya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi .
Mereka melakukan fungsi kunci komunikasi dengan mempengaruhi pembentukan pendapat dan perubahan sikap.

2. GATE KEEPERS (penjaga gawang): adalah individu yang mengontrol arus informasi diantara anggota organisasi. Mereka berada diantara anggota organisasi.

Gate keepers dapat menolong anggota penting dari organisasi seperti pimpinan, menghindarkan informasi yang terlampau banyak dengan jalan hanya memberikan informasi yang terlampau banyak dengan jalan memberikan informasi yang penting-penting saja bagi mereka

3. Cosmopolites (kosmopolit) adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mereka ini mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada dlm lingkungan dan memberikan informasi mengenai organisasi

4.Bridge : adalah anggota kelompok atau klik dalam suatu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya. Individu saling memberi informasi diantara kelompok dan mengkoordinasi kelompok.
5. Liaison (penghubung) adalah sama peranannya dengan bridge (jembatan) tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok dengan kelompok lainnya.
6. Isolate (penyendiri ) : adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Orang-orang ini menyembunyikan diri atau diasingkan oleh teman-temannya.

Team building

MEMBANGUN KERJASAMA TIM (TEAM BUIDING)
A. PENGERTIAN DAN MAKSUD PEMBENTUKAN KELOMPOK

Kelompok adalah suatu unit yang merupakan sekelompok atau sekumpulan dua orang atau lebih yang satu sama lain berinteraksi dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditetapan secara bersama-sama dalam suatu wadah tertentu.

Kelopok memiliki ciri-ciri:
-Memiliki keberadan untuk melaksnakan tugas-tugas organisasi atau pekerjaan yang tidak berkaitan.
Orang-orang yang ditunjuk oleh organisasi yang bersangkutan untuk menjalankan peran resm ttt misalnya sbg kepala bagian, kepala seksi dsb

Mengapa perlu dibentuk kelompok:
-Dengan adanya kelompok maka resiko thd pekerjaan ditanggung oleh kelompok.
Sumber lebih banyak dan terjad proses belajar dari kelompok lain.
-Kelemahan individu teratasi oleh kelompok
-Kemampuan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dapat lebih akurat.

Pembentukan kelompok
1. Tahap pertama yaitu masa infasi (pembentukan)
Pada fase ini anggota kelompok sedang mencoba mengenali orang lain, apa yang dapat dilakukan dan bgmertindak serta berusaha untuk menetapkan ketentuan-ketentuan dan perilakun b dasar.

2. Tahap kedua masa remaja (n satu tingkat dasar persamengalami gejolak)
Setelah menetapkamaan dan harapan, kelompok akan pindah

3. Tahap kedewasaan
Pembentukan norma dan pelaksanaan norma. Pada tahapan ini kelompok mulai bekerja sama

4. Tahap transformasi
Pengembangan terakhir terjadi ketika tujuan atau target suatu kelompok ttt telah dicapai.

Kelompok belum tentu merupakan tim, namun tim pasti merupakan suatu kelompok. Tim adalah kumpulan orang-orang yang memiliki kebutuhan tertentu.
Tim adalah suatu kelompok yang memiliki ikatan dan interakasi yang harmonis memacu terjadinya perubahan, pertumbuhan dan perkembangan pribadi maupun organisasi.
Ikatan dan interaksi yang harmonis akan muncul dalam wujud keterpaduan pola pikir (way of thinking), pola emosi dan motivasi (way of feeling) dan pola tindakan (way of action)

Ciri-cir atau kondisi organisasi sebagai tim tidak akan berhasil apabila:
1. Desain visi, misi dan strategi perusahaan yang kurang imaginable, feasable, motavable, communicable.
2. Moral atau semangat tim yang rendah
3. Konflik of interest pribadi merebak
4. Kemampuan mental (intelegensia, kreativitas) rendah
5. Seleksi yang kurang berhasil
6. Kepribadian yang dominan introvert atau ekstrovert
7. Komposisi susunan team yang tidak efektif.
8. Ketidakjelasan peran tim dan anggota-anggotaya
9. Tertutup untuk evaluasi
10. Pemberdayaan kurang efektif.

MANFAAT MEMBANGUN TIM YANG EFEKTIF
Robert B. Maddux
1. Dengan adanya tim maka sasaran yang realistis ditentukan dan dapat dicapai secara optimal
2. Anggota tim dan pemimpin tim memiliki komitmen untuk saling mendukung satu sama lain agar tim berhasil
3. Anggota tim memahami prioritas anggota lainnya dam dapat aling membantu satu sama lain
4. Komunikasi bersifat terbuka
5. Pemecahan masalah lebih efektif karena kemampuan tim lebih memadai

Team Work 2008

KARAKTERISTIK KOMUNIKASI ASSERTIVE DAN RESPONSIF


Assertive Responsif
Memberi informasi : Menjelaskan situasi seperti yang dia pandang Mencari informasi : mengundang anggota lain untuk menyampaikan situasi sebagaimana yang dilihat
Menyampaikan perasaan :berkaitan dengan perasaannya tentang apa yang sedang terjadi Mencari tahu perasaan anggota lain : meminta anggota lain menyampaikan perasaannya tentang situasi yang terjadi
Mencari perubahan pada anggota lain : menjelaskan perilaku yang diinginkannya yang harus diperankan oleh anggota lain Mencari perubahan diri : setuju mengubah perilaku sendiri yang tidak efektif dan membantu relasi interpersonal
Mendefinisikan manfaat perubahan: menggambarkan manfaat yang akan didapat anggota lain karena dampak perubahan Mendefinisikan manfaat perubahan untuk diri sendiri








SPEKTRUM KOMUNIKASI

AGRESIF Assertive Responsif Non Assertive
Total anda sendiri, menghilangkan anggota lain. Meniscayakan hak dan martabat anggota lain.
Pernyataan agresif merendahkan , mempermalukan dan menghina Utama anda, anggota lain sekunder. Mengekspresikan kebutuhan dan keinginan dengan cara yang diterima anggota lain.
Utama anggota lain, anda sekunder. Menyadari anggota lain memiliki kekuatan, SD dan persepsi yang berbeda thd situasi. Mencari dan mendata komponen tsb untuk dipertemukan pada kesamaan minat dan atau penyelesaian masalah Total anggota lain. Melepas tanggung jawab dan menyerahkan hak











Bila komunikasi asertif dan komunikasi responsif (A-R) dikombinasikan kita dapat menggunakannya sebagai instrumen negosiasi, pemecahan masalah dan resolusi konflik

Komunikasi A-R dapat memfasilitasi hak dan perasaan setiap anggota yang terlibat

Komunikasi bisnis 2008

KULIAH I
LANDASAN PEMIKIRAN KOMUNIKASI BISNIS

BISNIS : Adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional, yang mendatangkan keuntungan. Esensi dari kegiatan bisnis adalah sebuah kesibukan.

KOMUNIKASI
Sering diartikan sebagai transfer informasi atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima (komunikan). Dengan catatan bahwa proses tersebut tertujuan mencapai saling pengertian.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan kegiatan produksi.
Dalam komunikasi: yang diproduksi dinamakan informasi
Dalam bisnis: yang diproduksi: barang dan jasa.

Dalam kegiatan kedua, menyampaikan produk tersebut thd pihak lain. Dalam komunikasi pihak lain disebut dengan komunikator, audience, destination.
Dalam bisnis: pihak lain disebut dengan konsumen, klien, buyer dan seterusnya.

Ketiga : komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu.

Keempat: keduanya mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.

Dengan cara berpikir (frame thinking) di atas kita berusaha menjelajahi kajian-kajian yang relevan tentang hubungan bisnis dengan komunikasi:
1.Kajian tetang kegiatan bisnis dari perspektif komunikasi. Bagaimana sudut pandang komunikasi menerangkan gejala bisnis.
.2. Kajian tentang kegiatan komunikasi dari perspektif bisnis. Bagaimana sudut pandang bisnis dalam menerangkan kegiatan komunikasi.
3. Kajian tentang faktor-faktor eksternal dari keduanya yang turut terlibat dalam proses komunikasi maupun bisnis.




KOMUNIKASI BISNIS
MENGAPA PENTING??

FAKTA :
Lebih dari 70% hari kerja para eksekutif dan staf organisasi dilakukan untuk melakukan kegiatan komunikasi bisnis.
Misal: Memberikan instruksi kerja, melakukan presentasi bisnis, memimpin dan menghadiri rapat kerja, wawancara, menulis surat dan memorandum serta menyusun laporan bisnis.

Sayangnya, banyak manajer kurang mampu untuk berkomunikasi secara efektif.
MANFAAT KOMUNIKASI BISNIS
Eksternal : Komunikasi bisnis dgn pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat.

Mis: Laporan , brosur, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara profesional dpt meningkatkan citra perusahaan.
Komunikasi bisnis yang tidak efektif: sangat mahal ”biayanya”. Menurunkan citra perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.

Internal : Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan

Ada 8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif:
1. Kemampuan bekerja keras (hard worker)
2. Kemampuan manajemen (manajerial ability)
3. Kepercayaan diri ( self confidence)
4. Kemampuan mengambil keputusan yang sehat (making sound decisions)
5. Latar belakang akademis (college education)
6. Mempunyai ambisi untuk maju (ambition drive)
7. Kemampuan berkomunikasi secara efektif (ability to communicate effectively)
8. Berpenampilan menarik (good appearance)




APA SAJA PESAN KOMUNIKASI YANG DISAMPAIKAN OLEH LINGKUNGAN PERUSAHAAN ?
Beberapa pernyataan lingkungan perusahaan diwujudkan dalam bentuk tulisan. Sebagaian besar pernyataan komunikasi lingkungan adalah nonverbal, dan dikelompokkan dalam 2 kategori :
1. Lokasi
2. Penataan Lingkungan

1. Lokasi : di berbagai tempat seperti Jakarta – MH Thamrin, Sudirman, pesan yang disampaikan sangat jelas : kami adalah perusahan penting dan bergenngsi .Secara implisit ada pesan yang ingin disampaikan melalui lingkungannya : kami adalah perusahaan penting, karena kantor kami terletak dikawasan yang sama dgn lokasi yang sama dgn lokasi bisnis dan profesi lain.
2. Penataan lingkungan : cara mengatur tempat kerja







DAFTAR PERIKSA PENATAAN LINGKUNGAN




Ya Tidak
Apakah lingkungan perusahaan tampak menyenangkan ?
Apakah jalan dirawat dan diperhatikan dengan baik
Apakah jalan masuk orang, barang dan mobil direncanakan dgn baik ?
Apakah ada fasilitas tempat parkir yang layak ?
Apakah dekorasi perusahaan, didalam dan di luar cukup bergengsi ?



Pengaturan lingkungan fisik memiliki andil dalam komunikasi bisnis :
1. Pengaturan parkir mobil : tersedia tempat parkir yang memadai dan papan penunjuk yang jelas.
2. Seragam : model, warna
3. Ruang terima tamu dijaga kerapiannya
4. Toilet selalu bersih dan terawat
5. Tersedia literatur perush utk para tamu
















KULIAH II
DASAR-DASAR KOMUNIKASI BISNIS


Chapter 1:
Communicating Succesfully in an organization

Chapter 2
Understanding Business Communication

1. Communicating Succesfully in organization

Communication occurs when an exchange of messages results in shared meaning

Two functions of organizational communications (Fungsi komunikasi organisasi):
- Helps group members fullfill organizational goals (Membantu anggota organisasi mencapai tujuan organisasi)
- Helps bind group members into a cohesive unit (membantu mempererat anggota organisasi menjadi unit yang kohesive/solid)




The uses of organizational communication:
1. Setting Goals and Objectives (menetapkan tujuan dan sasaran)
Tujuan organisasi sangat beragam dan ditetapkan dengan adanya komunikasi (thinking and talking)
Sasaran organisasi (objective):
- Sasaran keuangan (financial results)
- Kualitas produk (product quality)
- Dominasi pasar
- Kepuasan karyawan (employee satisfaction)
- Pelayanan kepada pelanggan (services to customer)

2. Making and implementing decisions (membuat dan menerapkan keputusan) : Manajer mengumpulkan fakta dan mengevaluasi alternatif (reading, asking questions. Etc)

3. Measuring Results (Mengukur hasil)
Manajer perlu mengukur hasil (output) keluaran organisasi. Dapat melalui : costs, sales, market share, productivity, employee turnover, inventory levels (tingkat persediaan)
4. Hiring and developing staff. Organisasi mempekerjakan, melakukan training memotivasi dan mengevaluasi karyawan dengan berkomunikasi
5. Dealing with customers (bernegosiasi dengan customer): melalui brosur, periklanan, personal sales
6. Negotiating with suppliers and financiers (Bernegosiasi dengan pemasok dan lembaga pendanaan)
7. Producing the product.
8. Interaction with regulatory agencies.

Chapter 2: Understanding Business Communication

Komunikasi bisnis : komunikasi yang terjadi di dunia bisnis: external dan internal

Komunikasi bisnis terdiri dari berbicara,mendengarkan, menulis dan membaca
Para pelaku bisnis mengalokasikan waktunya untuk masing-masing jenis komunikasi verbal spt dalam tabel di bawah ini:

Jenis Komunikasi Verbal Alokasi waktu
1.Berbicara 30%
2. Mendengarkan 45%
3. Menulis 9%
4. Membaca 16%
Total 100%

Komunikasi bisnis baik secara lisan maupun tulisan mempunyai beberapa karakteristik sbb:

1. Pesan yang terkandung dalam komunikasi bisnis disusun untuk audience atau penerima yang membutuhkan informasi
2. Pesan bisnis disusun dengan mempertimbangkan batasan waktu dan biaya
3. Pesan bisnis biasanya disusun untuk lebih dari satu tujuan
4. Pesan bisnis harus memperhatikan nada dan pengaruhnya terhadap audience.


PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS (Bovee and Thill)

1. Perencanaan (Planning Phase)
Menentukan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Dalam perencanaan
Akan ditentukan hal-hal pokok atau mendasar dari pesan tsb. Spt: maksud pesan, penerima, ide pokok dan saluran yang digunakan.
2. Pengorganisasian
Tahap selanjutnya adalah menuangkan pesan tsb dalam bentuk tertulis. Penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi.
3. Revisi: Pemeriksaan kembali apakah pesan yang disusun sudah mampu mengekspesikan apa ide pokoknya.






























TABEL 1
PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS


Tahap penulisan pesan Rincian Kegiatan
PERENCANAAN PESAN 1. Penentuan tujuan
2. Menganalisis audience
3. Menentukan ide pokok
4. memilih saluran dan media
PENYUSUNAN PESAN 5. Mengorganisasikan pesan
6. Memformulasikan pesan
REVISI PESAN 7.Mengedit pesan
8.Menulis ulang pesan
9. Membuat pesan
10. Proof Pesan




TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS
Secara umum tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan menjadi 3, yaitu memberi informasi, persuasi atau membujuk dan untuk melakukan kolaborasi dengan audience

CARA MENGUJI TUJUAN
1. Apakah tujuan tsb realistis?
2. Apakah waktunya tepat?
3. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
4. Apakah tujuannya dapat diterima perusahaan?













KULIAH III
TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
 memberi informasi (informing)
 persuasi (persuading)
 serta melakukan kolaborasi (collaborating)

TUJUAN UMUM PESAN-PESAN BISNIS
Tujuan umum Tujuan khusus
Memberi informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
Membujuk Anda sebagai marketing executive meyakinkan calon nasabah agar mendepositokan uangnya di bank dimana anda bekerja
Kolaborasi Menyajikan presentasi ide iklan dan membujuk klien



Mengapa tujuan harus jelas?
Tujuan yang jelas akan membantu pengambilan beberapa keputusan antara lain:
a.Keputusan untuk meneruskan pesan
b. Keputusan untuk menanggapi audience
c. Keputusan untuk memusatkan isi
d. Keputusan untuk menetapkan saluran dan media

Menguji sebuah tujuan :
a. Apakah tujuan tersebut realistis ?
b. Apakah waktunya tepat ?
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?
d. Sesuai dengan tujuan organisasi.

ANALISIS AUDIENCE
Mengembangkan profil audience

UKURAN DAN KOMPOSISI
Audience dalam jumlaii besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang berbeda degan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk menghadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda

SIAPA AUDIENCE
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang kunci/posisi paling penting. Blasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

REAKSI AUDIENCE
Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audience, perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audience tsb.

TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience spt tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan.







PENENTUAN IDE POKOK
Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok,yi ide pokok (main idea). Hal-hal selain ide pokok hanyalah merupakan ide pendukung (supporting idea).

Teknik untuk menentukan ide pokok :
1. Teknik Brainstorming: teknik ini memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai alternatif.
a. Story Teller’s Tour
Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, nada, rasionalitas dan implikasi bagi penerima.
b. Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c. CFR (Conclusions,Findings, Recommendations) Worksheet
Hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (Conclusions) dan Rekomendasi
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana (where) dan bagaimana (how).
e. Question and Answer Chain
Apa pertanyaan pokok audience anda?Apa yang diinginkan audience? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan tersebut.

PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS
Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi:
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dlm pembahasan.








KULIAH IV



BAGAIMANA TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE

Ketika menyiapkan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator memiliki latar belakang yang jauh. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut harus dididik.

Cara memuaskan kebutuhan akan informasi audience
Ada lima tahapan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience:

a. temukan / carl apa yang diinginkan oleh audience komunikator harus menentukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta.

b. Antisipasi terhadap pemyataan yang tak diungkapkan: berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu

c. Berikan semua informasi yang diperlukan lakukan: checking terhadap informasi yang diinginkan

d. Yakinkan bahwa informasinya akurat

e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Dalam penyampalan pesan bisnis, peranan kata penting artinya

Pilihlah kata yang sudah dikenal/familiar

Gunakan kata-kata yang sudah dikenal. Kata-kata yang umumu, lazim digunakan. Pilihlah kata-kata yang singkat dan hindari kata-kata yang bermakna ganda.


KULIAH V
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis
Tujuan pembelajaran:

1) Mengetahui baik-baik hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisir dengan baik

2) Menjelaskan betapa pentingnya pengorganisasian pesan-pesan yang baik

3) Mengetahui pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalul outline

4) Mengetahui beberapa bentuk rencana organisasional





HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN
TAK TERORGANISIR

a. Bertele-tele

b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis

d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
Pengorganisasian yang balk:
• Subjek dan tujuan harus jelas.
• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis




Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?
1. Membantu audience memahami suatu pesan
2. Membantu audience menerima suatu pesan

Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence

Mempermudah pekerjaan komunikator
pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
1. PENDEFINISIAN DAN PENGGOLONGAN IDE-IDE

Mulai dengan ide pokok, ada 2 hal :

- Hal-hal apa yang dinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience

- Alasan mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya

2. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide pokok

3. llustrasi dengan bukti-bukti semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, semakin banyak outline yang dibuat.

Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional
- Pendekatan langsung (direct approach) : disebut juga dengan istilah pendekatan induktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemlidian diikuti bukti-bukti pendukungnya
- Pendekatan tak langsung (indlrect approach) juga disebut dengan pendekatan deduktif

RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL:

1. Direct request

Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju.

2. Pesan-pesan rutin atau goodwill

Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience pada umumnya akan kecewa.

Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi







KULIAH VI





PENULISAN DIRECT REQUEST


MAKSUD DIRECT REQUEST:
Untuk mendapatkan suatu respon dari para pembaca berupa jawaban pertanyaan, pengiriman barang atau jasa, atau suatu tindakan yang lain

Surat direct request digunakan:

• Melakukan pesanan barang atau jasa

• Meminta informasi penting tentang suatu produk baru

• Mengajukan klaim (aduan) dan adjusment

• Permohonan Kredit

Pengorganisasian Direct Request
Pengorganisasian direct request: menyajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan


Penulisan ide utama atau pokok pikiran
Pembuatan permintaan (request) dengan pendekatan langsung akan dimulai dengan menyatakan ide utama atau pokok pikiran yang akan disampaikan. Penerima pesan bisnis akan memperhatikan sst yang menarik baginya sehingga dokumen sebaiknya dimulai dengan pesan yang positif.

Keterangan
Setelah menuliskan pokok pikiran surat permintaan langsung akan dilengkapi dengan keterangan secukupnya antara lain berupa penjelasan atau rincian.

a. Penjelasan : dituliskan pada bagian tengah permintaan, penjelasan berkaitan dengan suatu pokok masalah, mengapa demikian kemudian dilengkapi dengan penjelasan yang membenarkan suatu permintaan atau pertanyaan.
b. Rincian : apabila menyangkut beberapa pokok pikiran, sebaiknya dibuat rincian (detail) pokok pikiran.
c. Penutup : Penutup DR pada prinsipnya berisi 3 hal :
1. Permintaan akan suatu tanggapan atau tindakan tertentu. Apabila memungkinkan lengkapi dengan batas waktu, tanggapan atau tindakan itu harus dilakukan.
Kedua : menunjukkan suatu penghargaan atau niat baik (goodwill)
Ketiga memberikan info nomer telepon, handpone atau alamat yang menunjukkan dimana atau bagaimana penerima pesan menghub.kita

Permintaan informasi rutin
I . Permintaan di dalam organisasi
Berbagai pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk Memo. Memo dalam bentuk tertulis dapat menghemat waktu

2. Permintaan ke luar organisasi
Untuk memperoleh berbagai berbagai informasi penting seperti info produk baru, katalog buku –buku terbaru

3. Penulisan direct request untuk aduan
Surat aduan muncul karena ketidakpuasan konsumen

Isi dari direct request antara lain
1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang seharga barang tesebut
2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai pesanan.
3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
4. Perbaikan gratis.
5. Pengurangan harga karena ada produk yang cacat atau rusak
6. Pembatalan suatu pesanan produk
7. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk.

Apa yang perlu diperhatikan dalam membuat surat aduan ?
a. Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci :
Uraikan dengan jelas dan rinci masalah masalah atau keluhan anda.

b. Lampirkan informasi pedukung seperti faktur pembelian
Berikan bukti-bukti atau dokumen pendukung pendukung yang memperkuat surat aduan.

c. Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional

Usahakan agar surat aduan tidak emosional, tidak marah dan tidak menggunakan kata-kata kasar.

d. Permintaan tindakan khusus:

• Kemukakan harapan/keinginan anda di kemudian harl.

• Penulisan pesan-pesan rutin

• Good news dan good will

TUGAS:
- Saudara membeli laptop ”Acer Aspire 5570” dari toko komputer ”VAZA” di jalan A. Yani nomer 20 A Yogyakarta. Ketika dipasang dan diuji coba oleh teknisi, laptop yang dibeli dapat digunakan dengan baik. Namun seminggu kemudian laptop benar-benar tidak dapat digunakan Bagaimana bentuk surat klaimnya?
-Buatlah permohonan kedit dari bank BPD DIY sehubungan dengan adanya ekspansi perusahaan yang dilakukan dengan memerlukan dana 1 Milyar Rupiah






















KULIAH VII
PESAN BISNIS
PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG DAN PESAN PERSUASIF

MENULISKAN PESAN GOODWILL

Meskipun hubungan dalam bisnis sebagian besar diwarnai dengan pertimbangan manfaat dan biaya, namun ada saatnya perusahaan menjalin hubungan personal dengan relasi bisnisnya.
Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen dan relasi bisnis lain dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan.
Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan tsb mempunyai pengaruh positif thd bisnis.
Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan adalah ucapan selamat (congratulations), messages of appreciation, condolences dan greetings.

Ucapan selamat (congratulations)
Bagaimana menyusunnya : pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat. Selanjutnya diakhiri dengan penutup. Usahakan meyakinkan dan menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu

Penghargaan (Messages of Appreciation)
Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang seharusnya medapat penghargaan. Atau pada relasi bisnis, karena jasanya terhadap perusahaan

UCAPAN (Condolences)
Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu. Bencana atau musibah dapat berupa perush yang mengalami bencana spt kebakaran, kemalingan, kerugian lain. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpati.

Ucapan salam (greetings)
Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada dalam perusahaan ataupun pada relasi spt pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam adalah menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat diantara mereka
















KULIAH VIII


REVISI PESAN-PESAN BISNIS

Beberapa hal yang perlu direvi'si:
- Edit isi dan pengorganisasiannya

CAKUPAN :

• Keseluruhan dokumen perlu dibaca terlebih dahulu secara keseluruhan

• Pusatkan pada isi, organisasi dan alur surat-surat bisnis

• Apakah poin-poin penting telah dimasukkan dengan urutan yang logis

• Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum umum dengan yang khusus ?

• Apakah ide-ide yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup ?



CARA MENGEDIT GAYA PENULISAN

Perhatikan gaya penulisan, yakinkan pada diri anda apakah anda telah memberikan telah memberikan kesan yang baik bagi audience ?
Gunakan kata-kata dan frasa-frasa yang mampu menghidukan suatu kesan yang baik bagi audience

CARA MENGEDIT FORMAT

Penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis , tanda baca, format tulisan

PEMILIHAN KALIMAT EFKTIF
- Pilihlah kata-kata yang sudah dikenal/familiar
- Pilihlah kata-kata yang singkat
-Hindari kata-kata yang bermakna ganda

MEMBUAT KALI MAT EFEKTIF
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik Kalimat yang baik: adanya kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.

Contoh kalimat sederhana efektif :
”S aya sedang belajar Komunikasi Bisnis”
”Laba perusahaan tahun 2007 meningkat”
Contoh kalimat majemuk efektif:
Saya belajar Komunikasi Bisnis dan teman saya belajar Manajemen Pemasaran
Contoh kalimat kompleks efektif :
Meskipun manajer dapat melihat laba perusahaan dengan cepat, namun ia harus melihat komponen laba secara rinci.

MENYUSUN PARAGRAF YANG KOHEREN
Paragraf adalah sekumpulan kalimat yang kesemuanya berhubungan dengan satu topik utama. Paragraf koheren adala paragraf dimana kalimat-kalimat penyusunnya berhubungan dengan satu topik utama bertalian secara logis
Suatu paragraf terdiri dari topik, kalimat penjelas (related sentence) dan kalimat antara (peralihan).

Kalimat penjelas (related sentence) merupakan kalimat yang menjelaskan topik dalam paragraf tertentu. Semua kalimat penjelas harus mengacu pada subyek utama atau topiknya.
Kata penghubung (transitional element) merupakan kata atau sekumpulan kata yang menunjukkan kepada pembaca bagaimana hubungan antara paragraf dan bagaimana hubungan antara kalimat dalm paragraf tersebut.





MEMBUAT SURAT LAMARAN PEKERJAAN


Surat lamaran pekerjaan (kerja) dapat dibuat dengan dua cara yaitu:

1. Surat lamaran pekerjaan yang digabungkan dengan riwayat hidup (resume, curriculum vitae). Dalam model ini riwayat hidup termasuk isi surat. Karena isinya berupa gabungan, model ini juga disebut model gabungan
2. Surat lamaran yang dipisahkan dari riwayat hidup. Dalam model ini riwayat hidup merupakan lampiran. Karena itu model ini juga disebut model terpisah. Model terpisah ini lebih banyak dipakai. Walaupun dalam pembuatannya memerlukan dua kali kerja, namun surat lamaran model ini lebih digemari oleh pencari kerja karena suratnya tidak panjang.

Isi surat lamaran harus singkat, padat, tidak bertele-tele, langsung mengenai persoalannya. Yang dikemukakan ialah semua hal yang disyaratkan oleh lowongan jabatan yang bersangkutan.
Dalam menulis surat lamaran pekerjaan yang perlu diperhatikan adalah :

1. Data pribadi pelamar yang meliputi :

• Nama Lengkap
• Tempat dan Tanggal Lahir
• Alamat
• Telepon dan/atau HP
• E-mail (bila ada, tidak wajib)
• Status Perkawinan

Khusus untuk Nomor Telepon atau Nomor HP tersebut di atas, jangan lupa untuk menuliskannya. Karena perusahaan penerima lamaran anda akan dapat langsung dan dengan cepat menghubungi anda. Bila anda tidak memiliki Telp/HP, maka gunakan Telp/HP tetangga/famili/rekan anda.



2. Pendidikan

*Pendidikan formal misalnya SD/SMP/SMA/Akademi/S1/S2/S3, dsb.
* Pendidikan non formal yaitu kursus-kursus atau pelatihan yang pernah diikuti

3. Pengalaman bekerja

* Jika telah memiliki pengalaman kerja, sebutkan dalam surat lamaran, apakah sesuai dengan jabatan yang dilamar atau di bidang lain. Bila belum pernah bekerja sebaiknya menyebutkan kemampuannya untuk jabatan yang dilamar berdasarkan kemampuan yang dimilikinya itu.

4. Lampiran Surat Lamaran Pekerjaan

Lampiran adalah segala sesuatu yang disertakan dalam sebuah surat lamaran dengan maksud untuk mempertegas atau memperkuat surat tersebut sebagai bahan pertimbangan bagi pihak badan usaha atau instansi yang menawarkan pekerjaan.

Lampiran dalam surat lamaran pekerjaan adalah :

* Daftar Riwayat Hidup atau CV (Curriculum Vitae) atau Resume
* Foto copy Ijazah terakhir
* Foto copy sertifikat kursus/pelatihan
* Pas Foto terbaru
* Surat Keterangan Catatan Kepolisian (tidak wajib, namun bila ada, lebih baik)
* Surat Keterangan Kesehatan dari Dokter (tidak wajib, namun bila ada, lebih baik)

Daftar Riwayat Hidup (CV)
CV – yang merupakan ringkasan kualifikasi, pengalaman dan keberhasilan si pelamar, harus mudah dimengerti dan disajikan secara wajar dan teratur. CV ini harus mencakup rincian berikut:
• Rincian pribadi – seperti nama lengkap, usia, jenis kelamin, status, alamat dan nomor telepon;
• Kualifikasi pendidikan – seperti tanggal dan hasil ujian, pelatihan khusus dan pengetahuan yang diperoleh, bidang spesialisasi, jenis kualifikasi dan penghargaan;
• Pengalaman kerja – didaftar mulai dari pekerjaan terakhir hingga terdahulu serta tahun-tahun kerjanya – seperti lingkup kerja, kewajiban, tanggung jawab, keahlian (dalam pekerjaan dan hubungan antar pribadi) dan keberhasilan-keberhasilan. Karena ini merupakan bagian yang terpenting dari CV, maka informasi yang diberikan tidak boleh berantakan dan terlalu panjang;
• Latar belakang pribadi – seperti minat dan aktifitas yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, atribut yang menunjang pengalaman kerja dan hubungan sosial/kewarganegaraan;
• Referensi – dari orang-orang yang dapat dihubungi si pemberi pekerjaan untuk memastikan kebenaran informasi yang diberikan.












PENULISAN RESUME


Istilah resume atau daftar riwayat hidup: salah satu prasyarat yang penting pada saat memasuki pintu gerbang dunia kerja. Menurut K.C Bay suatu resume sebenarnya merupakan presentasi penjualan formal diri anda, karena di dalam resume tercakup fakta yang relevan mengenai latar belakang, kualifikasi dan pengalaman kerja yang disusun dalam suatu format yang teratur, mudah dipahami dan menarik perhatian. Resume adalah daftar dokumen yang berisi kualifikasi dan jalur karir seseorang.

• Persiapan menulis resume

• Tercakup semua fakta yang relevan menganai latar belakang, kualifikasi dan

• Pengalaman kerja

Dalam mempersiapkan resume:
a) Mencari informasi penting
b) Merencanakan resume
c) Membuat resume

1. PENCARIAN INFORMASI PENTING
Langkah pertama yang perlu anda lakukan dalam membuat resume adalah mencari bebagai informasi penting, yang relevan dengan jenis pekerjaan yang anda inginkan. Anda dapat melakukan :
- Analisis diri (self analysis)
- Analisis karir (career analysis)
- Analisis pekerjaan (job analysis)

A. Analisis Diri
Membantu anda mengenal diri anda secara lebih mendalam termasuk mengenal semua kemampuan atau kelebihan dan kekurangan yang dimiliki. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan mempermudah anda melakukan analisis diri:

1) Apakah saya mempunyai aspirasi yang cukup tinggi?
2) Apakah saya dapat berkomunikasi dengan baik ?
3) Apakah saya orang yang energik ?
4) Apakah saya mempunyai kecerdasan kuantitatif yang tinggi ?
5) Apakah saya mempunyal kecerdasan verbal ?
6) Apakah saya orang yang mempwiyai rasa percaya din
7) Apakah saya mempunyai keunggulan dalam pemecahan suatu masalah ?
8) Berapa index prestasi ?
9) Pada mata kuliah apa, saya punya prestasi bagus ?


B. ANALISIS KARIR :
membuat dan menjawab segala macam pertanyaan yang berkaitan dengan karir anda di masa depan. Contoh-contoh pertanyaan untuk analisis karir :
1. Kecerdasan apa (kuantitatif atau verbal) yang paling bermanfaat bagi karir saya ?
2. Apakah prestasi akademis menjadi syarat bagi penjenjangan karir ?
3. Apakah bidang pekerjaan sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi?
4. Apakah di masa mendatang, bidang yang anda pilih mempunyai tingkat persaingan yang tinggi?

C. Analisis pekerjaan: lakukan analisis terhadap faktor-faktor yang berkaitan dengan pekerjaan. Anda perlu menjawab pertanyaan berikut :
1. Apa tugas dan tanggung jawab pekerjaan?
2. Apakah karakteristik pribadi saya sesuai untuk tugas dan tanggung jawab pekerjaan ?
3. Apakah latar belakang pendidikan saya sesuai dengan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaan ?
4. Apakah lokasi pekerjaannya sangat ramai?
5. Berapa gaji standar bagi karyawan/pegawai baru?














PERENCANAAN RESUME

Tujuan anda membuat resume adalah agar anda dapat melakukan wawancara dengan team organisasi (perush yang anda lamar). Dalam merencanakan resume ada 3 hal yang perlu memperoleh perhatian :
a. Tujuan karir: anda harus memutuskan posisi apa yang anda minati atau yang menjadi tujuan karir
b. Informasi pribadi : nama, tempat, tanggal lahir, alamat rumah dan data lain yang berkaitan erat dengan jenis pekerjaan yang dipilih : tinggi badan, berat badan, memiliki kemampuan berbahasa asing
c. Referensi :beberapa referensi mungkin perlu dilampirkan di dalam resume. Referensi adalah orang-orang tertentu yang akan memberikan surat rekomendasi kepada anda, yang berisi berbagai hal yang mereka ketahui tentang anda semasa mereka mengenal anda







RENCANA PENGORGANISASIAN

Resume yang baik : kerapian, sederhana, akurat dan kejujuran
RESUME KRONOLOGIS : disusun berdasarkan urutan kronologis dengan pendidikan dan pengalaman sebagai isinya
RESUME FUNGSIONAL : disusun berdasarkan fungsi-fungsi dalam organisasi yang dapat dilakukannya dengan baik. Contoh : ketrampilan komunikasi, pembukuan, administrasi, penganggaran, pembelanjaan dan akuntansi

Macam-macam judul resume : Daftar Riwayat hidup, Ikhtisar riwayat hidup, Curicullum Vitae (CV)

MASALAH DALAM MEMBUAT RESUME

A. Dibuat terlalu panjang, sehingga berkesan tidak tegas

B. Dibuat terlalu singkat, sehingga tidak memberikan informasi/data yang cukup bagi pembaca

C. Format penulisan kurang baik, kurang memperhatikan
tanda baca

D. Terlalu banyak menggunakan kalimat yang bersifat kompleks

E. Pelamar tidak dapat menunjukka secara tegas tujuan pekerjaan (tujuan yang dikehendaki)

F. Menampakkan keyakinan yang berlebihan

G. Ketidakjujuran misal: menyatakan mampu mengaplikasikan program komputer, namun hasilnya stl diuji hasilnya sangat mengecewakan












CONTOH SURAT LAMARAN
Yth;
Bpk. Priyayi Gondokusumo
Director Personalia
PT. Gunung Mas Industri
Jl. Gunung Sahari 45 A
Jakarta 16554


Dengan hormat,

Saya adalah lulusan Universitas Tri Sakti Jakarta jurusan Manajemen, dan akan diwisuda untuk menerima gelar Sarjana Ekonomi pada bulan April 2007 mendatang. Saya tertarik untuk bekerja sebagai staf yunior pada perusahaan Bapak. Seorang teman baik orangtua saya, yaitu Bapak Suryo Hadipranoto, memberikan informasi berharga bahwa PT. Gunung Mas Industri adalah perusahaan yang solid dan terdepan dalam industri pengelolaan perkebunan dan pengolahan hasil hutan di Indonesia.

Pendidikan yang telah saya tempuh selama perkuliahan mencakup bidang ekonomi yang cukup luas, dengan konsentrasi di bidang statistik, manajemen sumber daya manusia, produksi dan pemasaran.

Saya telah melampirkan curriculum vitae yang menunjukkan riwayat pendidikan dan pengalaman saya, yang saat ini telah berhasil menjalankan manajemen tingkat mikro, dengan membuka sebuah toko kerajinan di pasar seni Ancol. Dari informasi tersebut, Bapak dapat melihat bahwa saya adalah seorang yang aktif, mempunyai motivasi, dan siap untuk mengembangkan potensi dan memberikan kontribusi yang bernilai di perusahaan Bapak.

Saya berharap, Bapak sudi memberikan kesempatan wawancara. Saya bisa dihubungi di nomor telepon 021-5816679.


Hormat saya,



Jolang Wisnupranolo



CONTOH SURAT LAMARAN
Human Resources Manager
PT. Astrea Graphica Visual
Jl. Jend. Sudirman kav.25
Jakarta Selatan

Dear Sir/Madame;
I read your advertisement on Media Indonesia 2nd January 2007 edition, and I would like to apply for the position offered.

I was graduated from Bina Nusantara University Jakarta on 2004, majoring in Graphic Design. I have 3 years working experience in Graphic Design department at PT. Penerbitan Grahamedia, and successfully handling the graphic design for its several top rated magazines such as Indosehat, Gadisku and Komputekhno.

Here by I enclosed my resume and recent photograph. I will appreciate an interview opportunity where I can convince you that my service will be an asset to your company. I hope my educational background and excellent achievement on current works merit to your consideration.

Thank you for kind attention. I am looking forward to your reply.


Sincerely,



Fathia Feminita


Sebaik-baiknya daftar riwayat hidup / CV adalah yang paling mempresentasikan diri anda sendiri namun tanpa mengesampingkan promosi yang maksimal akan diri anda sendiri sebagai pencari pekerjaan.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Data Pribadi
Nama : Setyarini Rahayu
Tempat, Tanggal Lahir : Surabaya, 06 Nopember 1982
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Katholik
Kewarganegaraan : Indonesia
Alamat : Jl. Kebagusan III/20
: Pal Merah, Jakarta Selatan 12220
Telephon : 021-7665239 (rumah)
021-5249972 (kantor)
0812-590590 (HP)
Latarbelakang Pendidikan
Formal
1991 – 1994 : SMP 624, Jakarta
1994 – 1997 : SMEA 804 Jakarta
1997 – 2001 : Yayasan Administrasi Indonesia (YAI), Jakarta
Non Formal
1994 – 1996 : Kursus Komputer di Bina Informatika Nusantara, Jakarta
1996 – 1997 : Kursus Bahasa Inggris di Berlitz English, Jakarta
2003 – 2003 : Kursus Pajak (Brevet A & B)

Kemampuan
• Kemampuan Akuntansi dan Administrasi (Accounting & Administration Skills) Journal printing & Calculation, Ledger, Project Data Updating, Teller, Salary Calculation, Petty Cash Payroll & Calculation, Inventory Controls)
• Kemampuan Komputer (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook dan Internet)
• Sistem Perpajakan
Pengalaman Kerja
• Praktek Kerja Lapangan:
Praktek Kerja di PT. ARJUNA CARGO, Jakarta
Periode: April 1997 - June 1997
Tujuan : Persyaratan kelulusan SMEA 804 Jakarta
Posisi : Operator Administrasi
Rincian Pekerjaan:
- Mengupdate data konsumen
- Mengatur jadwal pertemuan dengan konsumen
- Menyiapkan surat-surat pernawaran untuk konsumen
- Menyiapkan tagihan

• Bekerja di PT. SAMUDRA SEDAYA CARGO, Jakarta
Periode : Januari 2002 - Mei 2005
Status : Karyawan Tetap
Posisi : Staf bagian Finance
Rincian pekerjaan :
- Mengelola kas kecil
- Melakukan surat menyurat bisnis
- Mengontrol persediaan peralatan kantor
- Menerbitkan dan menerima faktur dari pemasok
- Penggajian (payroll)

CONTOH CV
PERSONAL SUMMARY



Data Pribadi
Nama : Surya Bhaskara, SE
Tempat & Tanggal Lahir : Bandung, 10 September 1975
Agama : Islam
Alamat rumah : Jl. Setiabudi No. 24 RT 02/RW 06 Ciputat Tangerang 15155
Nomor telepon : 021- 5909090 (rumah)
08130967704 (mobilephone)
21- 5247585 ext. 2049 (kantor)
e-mail : sbhaskara@gmail.comsbhaskara@gmail.com sbhas@gmail.com


________________________________________
Riwayat Pendidikan
• 2001 - 2004 : Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta, jurusan Akuntansi, lulus dengan IPK 3,11.
• 1994 - 1997 : Akademi Akuntansi YAI Jakart, lulus dengan IPK 3,21.
• 1991 - 1994 : SMA BOEDI OETOMO Jakarta.
________________________________________
Training dan Kursus Lainnya
• System dan Kebijakan Budget 2005, HR Training PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta October 2004.
• SAP version 4.7, HR Training PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, August 2004.
• Cognos PowerPlay Transformer release 7, Information & Technology (IT) PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, May 2004.
• System dan Kebijakan Budget 2004, HR Training PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, October 2003.
• Accounting Workshop, Financial Control Group PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, October 2003.
• Accounting Workshop, Financial Control Dept PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, February 2002.
• Telephone Collection Techniques Training, Collection Unit BMS-IB PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, October 1999.
• Workshop, Credit Card Bad Debt Collection, Legal Aspect & Strategy, Collection Unit BMS-IB PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, March 1999.
• On Line Collection (OLC) - CardPac System, Collection Unit BMS-IB PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, October 1998.
• Credit Card Operation Program (CCOP), PT. Bank Harapan Tbk., Jakarta, February - March 1997.
________________________________________
Keahlian Komputer
• MS Office (MS Word, MS Excel, MS Access, MS PowerPoint).
• Lotus SmartSuite (Lotus123, Lotus WordPro, Freelance Graphic).
• Cognos PowerPlay.
• SAP (System, Application and Product).
• Adobe Photoshop.
• Internet
________________________________________
Pengalaman Bekerja
• Performance Monitoring Team Supervisor – Financial Control Group, PT. Bank Harapan Tbk. Jakarta, Januari 2000 – sekarang.
Deskripsi pekerjaan:
Menyajikan data Laporan Akuntansi dan Keuangan yang lebih mudah dimengerti dan dianalisa oleh para user ( termasuk Bord of Director ), dan dapat diakses oleh user melalui intranet website. Data akuntansi dan keuangan diperoleh dari system akuntansi utama, dan ditransformasikan ke dalam format PowerPlay melalui serangkaian proses komputer.
Menyajikan Laporan Analisa Laporan Keuangan dan menyajikan Branch Performance Monitoring Report kepada Board Of Director.
• Analyst, Agency Coordinator & Controller Staff of Collection Unit Bank Harapan Card Center (BHCC), PT. Bank Harapan Tbk. Jakarta, Maret 1998 – September 2000.
Deskripsi pekerjaan:
Melakukan analisa terhadap piutang kartu kredit kategori macet, serta melakukan tindak lanjut untuk mengembalikan asset perusahaan tersebut, dengan mengupayakan penagihan melalui jasa pihak ketiga.
Mengkoordinir serta mengontrol kolektor lapangan, untuk menghindari adanya pelanggaran, penyimpangan dan penggelapan yang dilakukan oleh kolektor lapangan, yang dapat merugikan perusahaan baik secara moral maupun material.
• Credit Control - Cycle Due Team – Reminder (Staff) - Collection Unit Bank Harapan Card Center PT. Bank Harapan Tbk. Jakarta, Maret 1997 - Maret 1998.
Deskripsi pekerjaan:
Memberikan peringatan dini melalui telepon kepada nasabah kartu kredit untuk mencegah kecenderungan menjadi nasabah macet.









WAWANCARA KERJA (JOB INTERVIEW)

Wawancara kerja saat ini merupakan salah satu cara yang sangat populer sebagai salah satu metode untuk menyeleksi karyawan. Bagi perusahaan-perusahaan kecil dan menengah wawancara kerja seringkali merupakan metode yang paling diandalkan, mengingat biaya yang dikeluarkan relatif murah dan “user” (baca: atasan) dapat langsung bertatap muka dengan si pelamar.

Bahkan pada jabatan tertentu wawancara kerja bisa dilakukan berkali-kali, sebelum calon karyawan diputuskan untuk diterima bekerja. Sementara bagi para pencari kerja, wawancara kerja mungkin sudah dianggap sebagai “menu sehari-hari” yang harus dilalui sebelum resmi diterima bekerja.



TUJUAN WAWANCARA KERJA
Wawancara kerja (job interview) saat ini merupakan salah satu aspek penting dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan. Meskipun validitas wawancara dianggap lebih rendah jika dibandingkan dengan metode seleksi yang lain seperti psiko test, namun wawancara memiliki berbagai kelebihan yang memudahkan petugas seleksi dalam menggunakannya.
Apapun penilaian pelamar (calon karyawan), wawancara kerja sebenarnya memberikan suatu kesempatan atau peluang bagi pelamar untuk mengubah lowongan kerja menjadi penawaran kerja. Mengingat bahwa wawancara kerja tersebut merupakan suatu proses pencarian pekerjaan yang memungkinkan pelamar untuk memperoleh akses langsung ke perusahaan (pemberi kerja), maka “performance” (baca: proses & hasil) wawancara kerja merupakan suatu hal yang sangat krusial dalam menentukan apakah pelamar akan diterima atau ditolak.

Bagi si pelamar, wawancara kerja memberikan kesempatan kepadanya untuk menjelaskan secara langsung pengalaman, pengetahuan, ketrampilan, dan berbagai faktor lainnya yang berguna untuk meyakinkan perusahaan bahwa dia layak (qualified) untuk melakukan pekerjaan (memegang jabatan) yang ditawarkan.

Selain itu wawancara kerja juga memungkinkan pelamar untuk menunjukkan kemampuan interpersonal, professional, dan gaya hidup atau kepribadian pelamar. Jika di dalam CV (Curriculum Vitae) pelamar hanya bisa mengklaim bahwa dirinya memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik, maka dalam wawancara dia diberi kesempatan untuk membuktikannya.


Bagi perusahaan, wawancara kerja merupakan salah satu cara untuk menemukan kecocokan antara karakteristik pelamar dengan dengan persyaratan jabatan yang harus dimiliki pelamar tersebut untuk memegang jabatan / pekerjaan yang ditawarkan. Secara umum tujuan dari wawancara kerja adalah:
 Untuk mengetahui kepribadian pelamar
 Mencari informasi relevan yang dituntut dalam persyaratan jabatan
 Mendapatkan informasi tambahan yang diperlukan bagi jabatan dan perusahaan
 Membantu perusahaan untuk mengidentifikasi pelamar-pelamar yang layak untuk diberikan penawaran kerja.









TEKNIK WAWANCARA KERJA

Dua teknik wawancara yang biasa dipergunakan perusahaan dalam melakukan wawancara kerja adalah wawancara kerja tradisional dan wawancara kerja behavioral. Dalam prakteknya perusahaan seringkali mengkombinasikan kedua teknik ini untuk memperoleh data yang lebih akurat.
Wawancara kerja tradisional menggunakan pertanyaan-pertanyaan terbuka seperti “mengapa anda ingin bekerja di perusahaan ini”, dan “apa kelebihan dan kekurangan anda”. Kesuksesan atau kegagalan dalam wawancara tradisional akan sangat tergantung pada kemampuan si pelamar dalam berkomunikasi menjawab pertanyaan-pertanyaan, daripada kebenaran atau isi dari jawaban yang diberikan.

Selain itu pertanyaan-pertanyaan yang diajukan lebih banyak bersifat mengklarifikasikan apa yang ditulis dalam surat lamaran dan CV pelamar. Dalam wawancara kerja tradisional, recruiter biasanya ingin menemukan jawaban atas 3 (tiga) pertanyaan: apakah si pelamar memiliki pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan untuk melakukan pekerjaan, apakah si pelamar memiliki antusias dan etika kerja yang sesuai dengan harapan recruiter, dan apakah si pelamar akan bisa bekerja dalam team dan memiliki kepribadian yang sesuai dengan budaya perusahaan.

Wawancara kerja behavioral didasarkan pada teori bahwa “performance” (kinerja) di masa lalu merupakan indikator terbaik untuk meramalkan perilaku pelamar di masa mendatang (baca: ketika bekerja). Wawancara kerja dengan teknik ini sangat sering digunakan untuk merekrut karyawan pada level managerial atau oleh perusahaan yang dalam operasionalnya sangat mengutamakan masalah-masalah kepribadian. Wawancara kerja behavioral dimaksudkan untuk mengetahui respon pelamar terhadap suatu kondisi atau situasi tertentu sehingga pewawancara dapat melihat bagaimana pelamar memandang suatu tantangan/permasalahan dan menemukan solusinya.

Pertanyaan-pertanyaan yang biasanya diajukan antara lain:

"coba anda ceritakan pengalaman anda ketika gagal mencapai target yang ditetapkan”
“berikan beberapa contoh tentang hal-hal apa yang anda lakukan ketika anda dipercaya menangani beberapa proyek sekaligus”.

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut si pelamar perlu mempersiapkan diri untuk mengingat kembali situasi, tindakan dan hasil yang terjadi pada saat yang lalu. Selain itu, sangat penting bagi pelamar untuk memancing pertanyaan-pertanyaan lebih lanjut dari pewawancara agar dapat menjelaskan secara rinci gambaran situasi yang dihadapinya. Untuk itu diperlukan ketrampilan berkomunikasi yang baik dari si pelamar. Keberhasilan atau kegagalan dalam wawancara ini sangat tergantung pada kemampuan pelamar dalam menggambarkan situasi yang berhubungan dengan pertanyaan pewawancara secara rinci dan terfokus.
Dalam wawancara kerja behavioral, si pelamar harus dapat menyusun jawaban yang mencakup 4 (empat) hal: (1) menggambarkan situasi yang terjadi saat itu, (2) menjelaskan tindakan-tindakan yang diambil untuk merespon situasi yang terjadi, (3) menceritakan hasil yang dicapai, dan (4) apa hikmah yang dipetik dari kejadian tersebut (apa yang dipelajari) : Lihat teknik STAR/PAR






Jenis Wawancara Kerja
Dalam dunia kerja, dikenal beberapa tipe wawancara kerja sebagai berikut:
Wawancara Seleksi (Screening Interview). Jika pelamar atau kandidat untuk menduduki jabatan berjumlah lebih dari satu orang maka dilakukan wawancara kerja untuk menyeleksi siapa diantara kandidat tersebut merupakan kandidat yang paling qualified sehingga bisa dilanjutkan ke tahap seleksi berikutnya. Wawancara seleksi biasanya berlangsung singkat antara 15 – 30 menit.

Wawancara Telepon (Telephone Interview). Demi menghemat biaya dan efisiensi waktu, banyak recruiter yang melakukan wawancara kerja melalui telepon. Oleh sebab itu, pelamar harus siap dihubungi sewaktu-waktu, sebab seringkali recruiter tidak memberikan pilihan bagi pelamar untuk menentukan waktu kapan ia siap diwawancarai melalui telepon.

Wawancara di Kampus / Sekolah (On-Campus Interview) . Meskipun tidak banyak perusahaan yang melakukan wawancara kerja di kampus, namun untuk perusahaan-perusahaan tertentu yang mencari para lulusan untuk dilatih lebih lanjut, cara ini dinilai sangat efektif karena memberikan akses bagi perusahaan tersebut untuk mendapatkan kandidat terbaik yang mungkin sangat sulit diperoleh jika menunggu para kandidat tersebut datang melamar.

Wawancara di Pameran Kerja (Job Fair Interview). Pameran kerja diadakan untuk menjembatani perusahaan dengan para pencari kerja. Pada pameran kerja biasanya, perusahaan memberikan berbagai informasi mengenai perusahaannya, menerima surat lamaran dan CV dari pengunjung (pencari kerja), bahkan tidak jarang para recruiter langsung melakukan wawancara di stand (booth) mereka. Di Indonesia memang pameran seperti ini masih sangat jarang dilaksanakan jika dibandingkan dengan pameran otomotif, rumah maupun furniture.

Wawancara di Lokasi Kerja (On-Site Interview). Ketika seorang kandidat telah lolos dalam tahap wawancara seleksi, seringkali perusahaan mengundang kandidat tersebut untuk melihat secara langsung lokasi kerja. Pada kesempatan tersebut recruiter biasanya langsung melakukan wawancara secara mendalam. Bagi pelamar yang belum memiliki pengalaman kerja pada lokasi yang lingkungannya kurang lebih sama, wawancara kerja di lokasi mungkin bisa terasa menakutkan karena mungkin harus melakukan perjalanan dan berada di wilayah yang tidak ia kenal.

Wawancara Kelompok (Panel or Group Interview). Wawancara kelompok adalah suatu jenis wawancara kerja dimana para pewawancara (recruiter) terdiri dari 2 (dua) orang atau lebih. Biasanya wawancara jenis ini dilakukan jika perusahaan memandang bahwa pelamar sudah hampir memenuhi syarat untuk diterima bekerja. Biasanya para penanya dalam wawancara inilah yang memiliki wewenang untuk memutuskan apakah pelamar akan diterima bekerja atau tidak.

Wawancara Kasus (Case Interview). Wawancara kerja jenis ini menekankan pada kemampuan analisis dan pemecahan masalah terhadap suatu kasus tertentu. Biasanya dalam wawancara kasus, pelamar diminta untuk berperan sebagai pemegang jabatan yang ditawarkan, lalu diberikan sebuah kasus untuk dicarikan solusinya.

Pertanyaan-Pertanyaan Umum
Pada umumnya pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara kerja sangat tergantung pada teknik apa yang digunakan oleh si pewawancara. Jika menggunakan teknik wawancara kerja tradisional maka pertanyaan-pertanyaan yang seringkali diajukan adalah sebagai berikut:

• Jelaskan pada saya bagaimana anda menggambarkan diri anda?
• Apa kelebihan dan kekurangan anda?
• Apa saja prestasi yang pernah anda raih pada pekerjaan yang terdahulu / ketika sekolah?
• Mengapa anda berhenti dari perusahaan yang lalu?
• Apa tugas-tugas anda pada pekerjaan yang lalu?
• Darimana anda mengetahui perusahaan ini?
• Mengapa anda tertarik untuk bekerja di perusahaan ini?
• Jika anda diterima bekerja untuk jabatan ini, apa yang akan anda lakukan?

• Apa itu profesionalisme menurut anda?

• Apa itu teamwork menurut anda?

• Apa hoby anda?



















Dalam wawancara yang menggunakan teknik wawancara kerja behavioral, maka pertanyaan-pertanyaan di atas seringkali ditambahkan dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

• Ceritakan pada saya/kami kapan anda mengalami suatu situasi yang sangat tidak menyenangkan dan bagaimana anda berhasil keluar dari situasi tersebut.
• Ceritakan pada saya/kami bagaimana anda meyakinkan klien anda ketika anda melakukan presentasi.
• Coba anda ceritakan bagaimana anda mengatasi situasi dimana anda harus melakukan banyak tugas dan anda harus membuat prioritas tugas mana yang harus didahulukan.

Bisakah anda ceritakan keputusan apa yang paling sulit anda buat dalam setahun terakhir ini? Mengapa demikian?
Ceritakan mengapa team anda gagal mencapai target pada tahun sebelumnya dan bagaimana anda memotivasi team tersebut sehingga dapat meraih sukses di tahun berikutnya.
Bagaimana cara anda menyelesaikan konflik? Bisa beri contoh?
Bisakah anda ceritakan suatu kejadian dimana anda mencoba untuk menyelesaikan suatu tugas dan ternyata gagal?
Ceritakan apa yang anda lakukan ketika dipaksa membuat suatu aturan yang tidak menyenangkan bagi karyawan tetapi menguntungkan bagi perusahaan.
Sebagai suatu proses yang melibatkan interaksi antara kedua belah pihak, dalam wawancara kerja si pelamar juga biasanya diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.




Oleh karena itu akan sangat baik jika pelamar mempersiapkan beberapa pertanyaan, misalnya:
• Apa yang diharapkan dari saya jika saya diterima untuk jabatan ini?
• Menurut pengalaman di sini, apa yang merupakan tantangan terbesar bagi pemegang jabatan ini?
• Apakah ada pelatihan (internal maupun eksternal) yang dapat membantu saya untuk lebih berperan jika saya diterima bekerja di perusahaan ini?
• Adakah ada hal-hal khusus di luar uraian jabatan yang harus saya selesaikan dalam waktu tertentu?

Menangani Pertanyaan Bersifat Pribadi
Berbeda dengan kondisi di negara-negara maju dimana hak individu sangat dijunjung tinggi dan telah memiliki perangkat hukum sangat memadai tentang hal-hal yang mengatur hak-hak pribadi seseorang sehingga para recruiter (pewawancara) sangat berhati-hati dalam mengajukan pertanyaan, di Indonesia justru sebaliknya. Dalam wawancara kerja di perusahaan-perusahaan di Indonesia seringkali pewawancara justru banyak menggali masalah-masalah yang bersifat pribadi. Contoh: Menanyakan latarbelakang pelamar (orangtua, saudara, istri, anak, status, agama, suku bangsa, umur) adalah merupakan hal yang dianggap biasa.
Meskipun seringkali pertanyaan-pertanyaan tersebut tidak memiliki relevansi dengan jabatan yang dilamar, pelamar harus menyiapkan diri untuk merespon pertanyaan-pertanyaan tersebut secara tepat dengan cara-cara yang elegan. Para penanya mungkin saja tidak bermaksud untuk menyudutkan pelamar, tetapi lebih didasarkan pada kepedulian mereka terhadap kecocokan antara pelamar (calon karyawan) dengan budaya yang ada dalam perusahaan. Oleh karena itu jika pelamar ditanyakan mengenai hal-hal yang dirasa tidak berhubungan dengan pekerjaan yang ditawarkan, pelamar harus mampu mengidentifikasi apa makna dibalik pertanyaan tersebut. Untuk merespon pertanyaan-pertanyaan yang bersifat pribadi, pelamar dapat melakukan beberapa alternatif:
Pelamar bisa mengklarifikasi kepada penanya apa relevansi pertanyaan yang diajukan dengan jabatan yang dilamar sehingga penanya dapat menjelaskan lebih jauh hubungannya dengan pekerjaan, lalu berikan jawaban yang tepat.
Pelamar dapat menjawab langsung secara diplomatis dengan kesadaran penuh bahwa pertanyaan tersebut memang tidak memiliki hubungan langsung dengan pekerjaan / jabatan yang dilamar.
Pelamar bisa juga menolak untuk menjawab pertanyaan tersebut jika dirasa sangat mengganggu privacy pelamar. Jika hal ini terpaksa dilakukan, maka harus dilakukan dengan cara-cara halus dan diplomatis sehingga recruiter tidak merasa dilecehkan karena dianggap telah memberikan pertanyaan yang keliru.






















Faktor-Faktor Negatif
Beberapa faktor, baik fisik maupun psikologis, yang harus diwaspadai oleh pelamar adalah faktor-faktor negatif yang menjadi perhatian pewawancara.
Faktor-faktor tersebut misalnya:
• Penampilan diri yang terlihat tidak profesional (dandanan menor, pakaian yang tidak enak dilihat, tidak rapi, dan tidak sesuai suasana)
• Bersikap angkuh, defensive atau agresif
• Ogah-ogahan (tidak terlihat antusias atau tertarik dengan materi pembicaraan yang diajukan pewawancara)
• Gugup
• Sangat menekankan pada kompensasi yang akan diterima
• Selalu berusaha mencari-cari alasan atas setiap kegagalan yang pernah dialami di masa lalu
• Tidak bisa berdiplomasi dan kurang bisa bersopan santun
• Menyalahkan perusahaan lama atau bekas atasan dimasa lalu, atau mengeluhkan perubahan teknologi yang cepat
• Tidak bisa fokus dalam menjawab pertanyaan atau pembicaraan pewawancara
• Gagal memberikan pertanyaan kepada pewawancara
• Berulang kali bertanya: “apa yang dapat diberikan perusahaan kepada saya kalau saya melakukan ......?”
• Kurang persiapan: gagal memperoleh informasi penting seputar perusahaan, gagal menjawab pertanyaan-pertanyaan pewawancara dan tidak bisa mengajukan pertanyaan bermutu kepada pewawancara.

Beberapa Saran
Bagi anda pencari kerja yang dipanggil untuk menjalani wawancara kerja, mungkin ada baiknya anda memperhatikan beberapa saran dibawah ini.
Lakukan hal-hal berikut:
• Pastikan anda sudah tahu tempat wawancara
• Jika tidak diberitahu terlebih dahulu jenis pakaian apa yang harus dipakai, maka gunakan pakaian yang bersifat formal, bersih dan rapi
• Mempersiapkan diri menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan diajukan pewawancara
• Usahakan untuk tiba 10 (sepuluh) menit lebih awal, jika terpaksa terlambat karena ada gangguan di perjalanan segera beritahu perusahaan (pewawancara)
• Sapa satpam atau resepsionis yang anda temui dengan ramah
• Jika harus mengisi formulir, isilah dengan lengkap dan rapi.
• Ucapkan salam (selamat pagi / siang / sore) kepada para pewawancara dan jika harus berjabat tangan, jabatlah dengan erat (tidak terlalu keras namun tidak lemas)
• Tetaplah berdiri sampai anda dipersilakan untuk duduk. Duduk dengan posisi yang tegak dan seimbang
• Persiapkan surat lamaran dan CV anda
• Ingat dengan baik nama pewawancara
• Lakukan kontak mata dengan pewawancara
• Tetap fokus pada pertanyaan yang diajukan pewawancara
• Tunjukkan antusiasme dan ketertarikan anda pada jabatan yang dilamar dan pada perusahaan
• Gunakan bahasa formal, bukan prokem atau bahasa gaul; kecuali anda diwawancarai untuk mampu menggunakan bahasa tersebut
• Tampilkan hal-hal positif yang pernah anda raih
• Tunjukkan energi dan rasa percaya diri yang tinggi
• Tunjukkan apa yang bisa anda perbuat untuk perusahaan bukan apa yang bisa diberikan oleh perusahaan kepada anda
• Jelaskan serinci mungkin hal-hal yang ditanyakan oleh pewawancara
• Ajukan beberapa pertanyaan bermutu diseputar pekerjaan anda dan bisnis perusahaan secara umum
• Berbicara dengan cukup keras sehingga suara jelas terdengar oleh pewawancara
• Akhiri wawancara dengan menanyakan apa yang harus anda lakukan selanjutnya
• Ucapkan banyak terima kasih kepada pewawancara atas waktu dan kesempatan yang diberikan kepada anda.

Hindari hal-hal berikut:

 Berasumsi bahwa anda tahu tempat wawancara, padahal anda tidak yakin
 Tidak melatih diri untuk menjawab pertanyaan yang kira-kira akan diajukan pewawancara
 Berpakaian seadanya atau berpakaian dan berdandan sangat mencolok
 Datang terlambat
 Tidak membawa surat lamaran dan CV
 Menganggap remeh satpam, resepsionis bahkan pewawancara
 Menjabat tangan pewawancara dengan lemas dan gemetar
 Merokok, mengunyah permen atau meludah selama wawancara
 Duduk selonjor atau bersandar
 Berbicara terlalu keras atau terlalu lembut
 Membuat lelucon
 Menjawab sekedarnya saja, seperti “ya” atau “tidak” atau “tidak tahu” atau “entahlah”.
 Terlalu lama berpikir setiap kali menjawab
 Mengalihkan topik pembicaraan ke hal-hal yang tidak ada hubungan dengan pekerjaan
 Menyalahkan mantan atasan, mantan rekan kerja atau perusahaan yang lama
 Memberikan jawaban palsu, berbohong atau memanipulasi data
 Menanyakan gaji dan fasilitas yang diterima pada saat wawancara seleksi dimana anda belum tahu kemungkinan anda akan diterima atau tidak
 Memperlihatkan rasa putus asa anda dengan menunjukkan bahwa anda mau bekerja untuk bidang apa saja dan mau melakukan apa saja asal bisa diterima bekerja di perusahaan tersebut
 Membahas hal-hal negatif dari anda yang akan merugikan diri anda sendiri
 Mengemukakan hal-hal yang dianggap masih kontroversial
 Menelpon atau menerima telepon, atau membaca buku selama wawancara
 Salah menyebut nama pewawancara
 Tidak mengajukan pertanyaan pada saat diberikan kesempatan untuk bertanya
 Lupa mengucapkan terima kasih kepada para pewawancara





CONTOH PENDEKATAN DEDUKTIF PADA DIRECT REQUEST



Kepada Yth.
Brand Manager
Flea-flea Tea
Di -
Jakarta

HAL : EVENT FUTSAL TERBESAR DI INDONESIA.

Dengan Hormat,

Salam sejahtera semoga Ibu selalu sehat dan sukses dalam melaksanakan aktivitas sehari-hari.

Seperti kita ketahui bersama, Futsal - Sepakbola 5 lawan 5 - adalah cabang olah raga yang sangat berkembang pesat di Indonesia. Jutaan penduduk Indonesia telah mengenal dan menjadi pelaku permainan tersebut. Hal ini tak terlepas dari Peraturan Permainan Futsal FIFA yang sangat mudah dimengerti dan disukai oleh orang dewasa, remaja maupun anak – anak. Sehubungan dengan ini, dan untuk lebih mempopulerkan Futsal di tanah air, kami – Difamata Sport E.O. – akan mengadakan Event Futsal TERBESAR antar SMA dan antar Perguruan Tinggi dengan nama KELME FUTSALISMO 2007 di 7 (tujuh) kota – Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Palembang, Banjarmasin, Makassar – pada tanggal 10 Maret s/d 21 Agustus 2007.

Untuk mensukseskan pelaksanaan event KELME FUTSALISMO 2007 yang menghabiskan biaya pelaksanaan sebesar 1,45 Milyar ini, kami mengharapkan adanya PARTISIPASI SPONSORSHIP dari perusahaan yang Bapak pimpin.

Sebagai bahan pertimbangan Bapak, bersama ini kami sampaikan Keterangan Event KELME FUTSALISMO 2007.

Atas perhatian, dukungan dan kerjasama Bapak, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,


Yeni Rosilawati
Director of Difamata Sport E.O.


Jogja, 20 Maret 2007
Hal : Bantuan Dana dan Titel Acara
Lamp. : 1 Lembar TOR


CONTOH PENDEKATAN PESAN DEDUKTIF PADA DIRECT REQUEST
Kepada Yth.
Bp. H. Ujang
Walikota Jogja
Di Jogja

Dengan Hormat,

Salam sejahtera semoga Bapak selalu sehat dan sukses dalam melaksanakan aktivitas sehari-hari.

Pertama-tama perlu kami sampaikan, bahwa Harian Umum Fajar Surya dipercaya oleh Difamata, Pengurus PSSI Nasional dan Badan Futsal Nasional (BFN) untuk menjadi penyelenggara Event Futsal TERBESAR antar SMA dan antar Perguruan Tinggi dengan nama KELME FUTSALISMO 2008
Event berskala nasional tersebut digelar di 5 (lima ) kota – Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Palembang, – pada tanggal 5 Maret s/d 15 Agustus 2008.
Sementara Harian Umum Fajar Surya dipercaya sebagai penyelenggaraan untuk wilayah Yogyakarta yang rencananya akan kami laksanakan di GOR UJS Jalan Kaliurang Km 5.5 pada tanggal 13 s/d 20 Mei 2008
Menindaklanjuti hal tersebut, kami berniat menunjuk Bp Walikota Jogja menjadi pelindung kegiatan sekaligus titel kejuaraan di Jogja. Sehingga titel lengkap kegiatan menjadi KELME FUTSALISMO PIALA WALIKOTA CUP 2008
Guna memperlancar terselenggaranya event tersebut, kami berharap Bapak Walikota bersedia untuk memberikan dukungan dana sebesar Rp 10 juta yang akan peruntukan bagi tingkat SMA dan Perguruan Tinggi.

Seperti kita ketahui, Futsal - Sepakbola 5 lawan 5 - adalah cabang olahraga yang sangat berkembang pesat di Indonesia. Jutaan penduduk Indonesia telah mengenal dan menjadi pelaku permainan tersebut. Hal ini tak terlepas dari Peraturan Permainan Futsal FIFA yang sangat mudah dimengerti dan disukai oleh orang dewasa, remaja maupun anak–anak.

Sebagai bahan pertimbangan Bapak, bersama ini kami sampaikan Keterangan Event KELME FUTSALISMO 2008

Atas perhatian, dukungan dan kerjasama Bapak, kami sampaikan terima kasih.



Hormat kami,


Haznan Aqilla
Project Officer







No : 017/Radja–Futsal/IV/ 2007 Yogyakarta, 17 April 2007
Hal : Izin Pemakaian Lapangan
Lampiran : Proposal

Kepada Yth,
Rektor Universitas Jauh Sekali
UP - Kepala Pengelola GOR UJS
Di Tempat



Dengan hormat,

Salam sejahtera, semoga Bapak selalu sehat dan sukses dalam melaksanakan aktivitas sehari-hari.

Sehubungan akan diselenggarakannya Kejuaraan Nasional Futsal antar Perguruan Tinggi & SMU dengan nama event KELME FUTSALISMO 2007. Kami bermaksud menggunakan Gelanggang Olahraga yang berada di lingkungan Kampus UJS sebagai tempat penyelenggaraan. Adapun keterangan kegiatannya adalah sebagai berikut :

Nama Event : KELME FUTSALISMO 2007
Peserta : 12 tim Perguruan Tinggi & 12 tim SMA DIY & JATENG
Tanggal pelaksanaan : 24 Mei – 27 Mei 2007
Tempat pelaksanaan : GOR UJS
Pukul : 09.00 - 21.00 WIB

Sebagai pertimbangan Bapak, kami bersedia untuk mengganti bilamana terjadi kerusakan di lapangan pertandingan yang ditimbulkan pada saat pelaksanaan event ini berlangsung.

Demikianlah permohonan ini, atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami sampaikan terima kasih.





CONTOH PENDEKATAN INDUKTIF PADA GOODWILL

UCAPAN TERIMAKASIH


Yogyakarta, 19 November 2007

Assalamu’alaikum Wr.Wb


Dengan hormat
Bersama surat ini kami mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada :

Sentrayana SIP,
Dosen Jurusan Ilmu Komunikasi UMY

Atas kesediaannya menjadi pembicara/narasumber pada workshop UMKM Krebet pada tanggal 17 November 2007 dengan tema ”Perluasan Pangsa Pasar, Inovasi Produk dan Administrasi Keuangan Pada Industri Kecil Kerajinan Batik Kayu” dalam rangka program Program Vucer Dikti tahun 2007


Atas bantuan dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat kami

Ketua Pelaksana
Pengabdian Masyarakat




(Wita Witana SIP, M.Sc)





















WAWANCARA BEHAVIORAL
Teknik yang sering digunakan : STAR/PAR
Kuliah Komunikasi Bisnis



SITUATION
Situation or Problem or Task

Pelamar diminta untuk menggambarkan situasi yang terjadi atau tugas-tugas yang harus dilaksanakannya pada masa lalu. Pelamar harus menggambarkan situasi atau tugas tersebut secara spesifik, rinci dan mudah dipahami oleh pewawancara. Situasi atau tugas yang digambarkan dapat berasal dari pekerjaan sebelumnya, pengalaman semasa sekolah, pengalaman tertentu, atau berbagai kejadian yang relevan dengan pertanyaan si pewawancara

Action
Pelamar diminta untuk menggambarkan tindakan-tindakan yang diambil dalam menghadapi situasi / masalah / tugas di atas. Dalam hal ini pelamar harus bisa memfokuskan pada permasalahan. Meskipun mungkin permasalahan yang ada ditangani oleh beberapa orang atau team, pelamar harus memberikan penjelasan tentang apa saja peranannya dalam team tersebut – jangan mengatakan apa yang telah dilakukan oleh team tetapi apa yang telah dilakukan pelamar sebagai bagian dari team.

Results
Pelamar diminta menjelaskan hasil-hasil apa saja yang dicapai. Apa saja hambatan yang terjadi jika hasil tidak tercapai. Apa yang terjadi kemudian setelah permasalahan tersebut selesai dikerjakan. Lalu apa pelajaran yang dapat dipetik oleh pelamar dari kejadian tersebut.