BAHAN KULIAH INTERNAL PR I

PENGANTAR
Istilah Public Relations yang di Indonesia secara umum diterjemahkan menjadi Hubungan Masyarakat, sebenarnya baru dikenal pada abad ke-20, namun gejalanya sudah tamapk sejak abad-abad sebelumnya, bahkan sejak manusia masih primitif. Unsur-unsur dasarnya –memberi informasi, membujuk, dan mengintegrasikan khalayak—selalu tampak dalam kehidupan masyarakat zaman dahulu. Gejala tersebut terlihat pada adanya hubungan yang harmonis diantara individu-individu, individu dengen kelompok, ataupun antar kelompok, di dalam pergaulan mereka.

Harmonis dalam arti adanya saling pengertian dan persesuaian antara kedua belah fihak, satu sama lain saling memberikan keuntungan dan merasa senang. Hanya saja pada waktu itu orang belum menemukan istilah (public relations) yang cocok untuk melukiskan kegiatan dimaksud. Padahal apa yang dilakukan Cleopatra dengan keindahannya sebagai ratu, dalam rangka menyambut Mark Anthony di tepi sungai Nili, sebenerna merupakan kegiatan PR (Griswold dalam Kustadi Suhandang, 2004).

PUBLIC RELATIONS MODERN
Dengan pesatnya perkembangan demokrasi, maupun majunya perkembangan industri, semuanya menyebabkan pergesaran-pergeseran atau kegoncangan-kegoncanagan hebat di bumi ini. Pergeseran tersebut mengakibatkan perubahan dan kemajuan yang luas, tidak saja dalam bidang perdagangan dan perniagaan, tetapi juga dalam lapangan politik, ekonomi, sosial, budaya, pertahanan, keamanan dan sebagainya.
Sejalan dengan perkembangan tersebut, komunikasipun dituntut untuk lebih maju lagi sehingga kegiatan Public Relations pun semakin banyak dipergunakan, banyak dipelajari, dan diteliti. Public relations dari berbagai badan, perusahan, atau pun instansi-instansi dalam masyrakat mendapat tugas untuk senantiasa mengikuti dan menganalisa masalah-masalah yang timbul, baik dari dalam badan itu sendiri, maupun dari publiknya. Masalah-masalah yang timbul akibat adanya pergeseran-pergeseran dan kegoncangan-kegoncangan yang terjadi di dalam masyarakat. Pada tahun 1906, sebuah industri besar di Amerika meminta Ivy Lee untuk menjadi juru bicara dalam hubungan antara perusahaan dengan public dan badan-badan lainnya. Dari situ Lee memulai karirnya sebagai seorang publisist. Karena itu Ivy Lee dianggap sebagai pelopor Public relations Modern. Karena jasanya, dalam bidang Public Relations Ivy Lee disebut sebagai Father of Public Relations.

APAKAH PUBLIC RELATIONS ?

Menurut para pakar, hingga saat ini belum terdapat konsensus mutlak tentang difinisi dari PR. Ketidaksepakatan tersebut disebabkan oleh: pertama beragamnya definisi PR yang telah dirumuskan baik oleh para pakar maupun profesional PR didasari perbedaan sudut pandang mereka terhadap pengertian Humas/PR.
Definisi yang sangat umum diberikan oleh John. E. Marston

“ PR is planned, persuasive communication designed to influence significant public”

PR adalah kegiatan komunikasi yang terencana dan persuasif untuk mendesain publik-publik yang nyata. PR bukanlah ilmu tradisional yang digunakan untuk menghadapi tujuan-tujuan sesaat. PR perlu direncanakan dalam suatu pendekatan manajemen kepada target-target public tertentu.

Dari definisi yang sangat umum tadi, kita menuju kepada definisi yang lebih spesifik, yang lebih konkret. Marston memberikan defisnisi yang baik sekali lagi;

“PR adalah seni untuk membuat perusahaan Anda disukai dan dihormati oleh para karyawan, konsumen dan para penyalurnya”.

Sedangkan Harlow (dalam Grunig, James E, 1984: 7), memberikan definisi dengan mengkombinasikan berbagai elemen dari berbagai definisi sebagai berikut:

“Public Relations is the distinctive management functions which helps establish and maintain mutual line of communication, acceptance and cooperation between an organization and its public; involves the management of problems and issues; helps management to keep informed on and responsive to public opinion...................”

(Public Relations adalah fungsi managemen yang membantu mendirikan dan memelihara hubungan komunikasi yang saling menguntungkan, keterbukaan dan kerjasama antara organisasi dan publiknya, melibatkan manajemen problem dan issu, membantu manajemen untuk tetap terinfomasi dan responsive terhadap publik).

Definisi Harlow walaupun terkesan sangat umum ataupun general, memberikan arti penting bagi kegiatan PR itu sendiri. Bahwa kegiatan PR yang dilakukan oleh setiap organisasi maupun institusi pada intinya adalah kegiatan komunikasi, serta membantu agar manejemen tetap terinformasi (keluar dan kedalam) serta responsive terhadap apa yang terjadi pada lingkungannya.

Sedangkan Baskin, Otin et al mendefinisikan PR dalam definisi yang lebih operasional yaitu :

“ Public relations is a management function that helps achieve organizational objectives, define philosophy, and facilitate organizational change. Public Relations practitioners communicate with all relevant internal and external public to develop positive relationship and to create consistency between organizational goalsand societal expectations.......”.

Dari definisi tersebut Baskin, Otin dan kawan-kawan mencoba untuk mendefinisikan fungsi PR secara lebih luas, dimana PR adalah sebuah fungsi (bagian) dari manajemen yang bertangung jawab untuk mencapai tujuan organisasi dan berkomunikasi dengan publik internal dan eksternal untuk mengembangkan sebuah hubungan yang positif.

Pada kenyataannya, tidak semua praktisi melakukan apa yang didefisinikan oleh Baskin. Beberapa bahkan praktisi PR melakukan hal yang lebih luas (more broadly) dari apa yang didefinisikan oleh Baskin.

Beberapa definisi PR menekankan pada fungsi komunikasi dari PR. Pada dasarnya , semua manajer di dalam organisasi bertanggung jawab dan terlibat dalam komunikasi, tetapi PR manajer memiliki tanggung jawab yang lebih besar, dan memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik di dalam komunikasi. Komunikasi berperan di dalam skill (keahlian) seorang PR, juga harus nampak dalam tugas-tugasnya (tasks performed). Ahli PR yang bernama Gene Harlan dan Alan Scott menekankan sbb : “skilled communication of ideas to various publics with the object of producing desired results”. Artinya bahwa keahlian komunikasi harus nampak di dalam segala ide yang dihasilkan untuk publik yang beragam dengan obyek (PR) dalam mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan “. Masih menurut Gene Harlan, tugas (objek PR) antara lain produksi release, laporan tahunan (annual report), majalah karyawan perusahaan (employee magazine). Seorang PR akan berhubungan dengan hal-hasl tsb.

Selain harus nampak pada skill, seorang PR juga harus dapat mengaplikasikan komunikasi dalam sistem. Frank Jefkins dalam Baskin, Otis (et.al,p.9) mendeskripsikan sebagai “a system of communications to create goodwill”, artinya bawa sistem dari komunikasi akan menciptakan hubungan baik (goodwill). Sistem komunikasi yang dimaksud adalah metode untuk mengumpulkan informasi , memelihara hubungan baik dengan publik baik secara internal maupun eksternal adalah contoh dari pelaksanaan sistem komunikasi. Yang terakhir yaitu public relations bertanggung jawab terhadap terciptanya komunikasi 2 arah yang sistematis.

Keberadaan PR dalam suatu organisasi terutama difungsikan untuk menunjang fungsi-fungsi manajemen perusahaan untuk mencapai tujuan bersama. Adanya berbagai kemajuan telah mengakibatkan terjadinya pembaruan dalam masyarakat. Cara hidup mesyarakat yang semakin modern dan semakin terspesialisasi dalam bidang-bidang tertentu, semakin mempengaruhi fungsi tersebut. Kondisi di atas jelas memerlukan keahlian khusus di bidang PR. Praktisi PR dituntut kemempuannya untuk mengkoordinasikan atau mengelola pemanfaatan sumber daya organisasi untuk penyelenggaraan komunikasi 2 arah antara organisasi dan publiknya. Kaitan antara PR dengan konsep manajemen menghasilkan pemahaman akan pentingnya public relations, seperti dinyatakan oleh Mc Elreath:

“Management PR berarti melakukan penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap berbagai kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Bentuk kegiatan komunikasi dapat berupa penerbitan brosur perusahaan, pertemuan-pertemuan kelompok kecil sampai pada kegiatan yang sangat kompleks seperti konferensi pers dengan menggunakan satelit”.

Dari pernyataan tersebut manajemen public relations dipahami sebagai bentuk pengelolaan public relations dengan menerapkan fungsi-fungi manajemen yaitu dengan menjalankan penelitian, perencanaan dan evaluasi terhadap program yang dijalankan.

Keterangannya sebagai berikut:

1. Penelitian

Pada dasarnya, penelitian merupakan cara yang digunakan untuk memperoleh informasi dari publik baik internal maupun eksternal untuk memahami masalah yang dihadapi dengan akurat dan metode ilmiah.

2. Perencanaan dan pemrograman

Perencanaan dan pemograman merupakan segala informasi atau data masukan atau input yang diperoleh berkaitan dengan hal atau permasalahan yang dihadapi ke dalam bentuk rencana tindakan untuk pemecahannya. Perencanaan Public Relations merupakan suatu proses berkesinambungan dan selalu memerlukan peninjauan agar tindakan yang diambil sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Sejumlah prinsip yang harus diperhatikan dalam perencanaan program antara lain: sifat, waktu dan lingkungan. Perencanaan juga harus memperhatikan situasi di dalam maupun di luar organisasi, serta pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan tersebut.

3. Pelaksanaan program

Pelaksanaan program merupakan tahap dimana rencana program yang telah ditetapkan dilaksanakan atau diimplementasikan ke dalam suatu bentuk program aksi sebagai langkah nyata pemecahan masalah PR yang dihadapi. Pelaksanaan Program ini dapat berupa program tindakan maupun program komunikasi yang kesemuanya merupakan cara atau proses untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4. Evaluasi

Merupakan suatu tahapan yang dilaksanakan untuk menentukan atau memperlihatkan nilai suatu program termasuk pengelolaan maupun hasil atau dampak pelaksanaannya. Melalui evaluasi, PR akan mengetahui faktor-faktor yang menjadi kegagalan ataupun keberhasilan suatu program, sehingga dapat ditentukan langkah-langkah selanjutnya yang seharusnya dilakukan.

Pada dasarnya tujuan sentral PR adalah untuk menunjang manajemen yang berupaya mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Meskipun tujuan setiap organisasi berbeda tergantung dari sifat organisasi tersebut, tetapi dalam kegiatan humas terdapat kesamaan yakni membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik dalam membentuk citra positif.

Hubungan yang baik atau harmonis dalam PR mengandung arti luas, yakni sikap yang menyenangkan (favorable), itikad baik (goodwill), toleransi (tolerance), saling pengertian (mutual understanding), saling mempercayai (mutual confidence), saling menghargai (mutual appreciation), dan citra baik (good image). Penampilan dan sikap seorang PR dalam mencapai tujuan organisasi dengan cara menciptakan kesan yang baik akhirnya dapat melekat dan mempengaruhi citra dari perusahaan yang diwakilinya.

Pengertian citra itu sendiri abstrak , tetapi wujudnya dapat dirasakan dari penilaian baik semacam tanda respek dan hormat dari publik terhadap perusahaan dilihat sebagai sebuah badan usaha yang baik, dipercaya, profesional dan dapat diandalkan dalam pemberian pelayanan yang baik (Ruslan, Rosady, 1994: 66)

Menurut Edward L. Bernay, terdapat tiga fungsi utama PR yaitu:

1. Memberikan penerangan kepada masyarakat

2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan anda secara langsung

3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya.

Adapun ruang lingkup tugas PR dalam sebuah organisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas:

1. Membina hubungan ke dalam (publik internal)

Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unt/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang PR harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat.

2. Membina hubungan keluar (publik eksternal)

Membina hubungan keluar (publik eksternal)

Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya.Dengan demikian peran PR /Humas tersebut bersifat 2 arah, yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan ke luar (outward looking)

Menurut H. Fayol beberapa kegiatan dan sasaran PR adalah:

§ Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image)

§ Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.

§ Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.

§ Menghadapi krisis (Facing of Crisis)

§ Menangani keluhan (complaint) dalam menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR Recovery of Image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

KEDUDUKAN HUMAS STRUKTUR ORGANISASI

Kedudukan humas dalam organisasi dan kewenangan petugasnya tidak selalu dapat dinyatakan dengan tegas. Menurut John Tondowijojo (2004:9), bila humas diakui sebagai bagian jajaran kebijakan pimpinan, maka humas harus berada langsung di bawah direksi. Humas harus mampu menyampaikan kebijaksanaan pimpinan, sehingga ia harus langsung berada di pihak yang berhubungan dengan pimpinan seluruh jajaran manajemen. (Tondowidjojo, 2004:9). Sedangkan menurut Renald Khasali, public relations merupakan fungsi manajemen yang sama pentingnya dengan pemasaran, produksi, keuangan dan SDM.

Menurut Tondowidjojo, kegiatan humas haruslah sistematis dan terencana, tetapi kadang-kadang juga perlu untuk berimprovisasi dan berinovasi. Suatu kebijakan harus dipertimbangkan, dirumuskan, direncanakan dan evaluasi. Untuk ini diperlukan analisis data yang diperoleh tentang organisasi dan lingkungannya. Seberapa jauh PR harus menapakkan kakinya ke peran internal atau fungsi eksternal, tentu saja sepenuhnya tergantung pada kebijakan manajemen. Hanya saja kalau kita menginjak pada tataran ideal fungsi PR, tentu saja keseimbangan peran internal dan eksternal adalah perlu.

Seberapa jauh titik keseimbangan tersebut harus dijalankan tentu tergantung pada bidang gerak perusahaan/organisasi yang bersangkutan.

Semakin kuat kedekatan perusahaan dengan publik dengan sendirinya membutuhkan banyak konsentrasi untuk memerhatikan publik. Sebaliknya kalau perusahaan lebih banyak bergerak pada komunitas yang tidak secara langsung menemui publik, maka peran PR harus dioptimalkan secara internal.

PERBEDAAN FUNGSI INTERNAL DAN EKSTERNAL PR

INTERNAL

EKSTERNAL

1. Mengkomunikasian kebijaksanaan direksi dan manajemen pada karyawan. 2. Menjelaskan perubahan kebijakan direksi dan manajemen agar karyawan memahami dasar pengambilan keputusan yang diambil. 3. Membangun jaringan komunikasi interkatif antara karyawan, manajemen dan direksi. 4. Membantu proses restrukturisasi, mulai dari sosialisasi kebijakan hingga pelatihan untuk mengurangi dampak buruk restrukturisasi. 5. Membantu peningkatan rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan. 6. Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi organisasi.

1. Mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada publik. 2. Menjelaskan hasil Rapat Umum Pemegang Saham. 3. Menjelaskan hasil dan dasar diadakannya Rapat Umum Luar Biasa Pemegang Saham. 4. Membantu pemasaran untuk menciptakan citra produk. 5. Mensosialisasikan prestasi yang dicapai oleh perusahaan. 6. Mengembangkan program-program pengembangan masyarakat, sebagai bentuk tanggung jawab perusahaan kepada publik. 7. Menyiapkan sarana bagi publik unyuk melihat perusahaan secara langsung. 8. Menyiapkan sarana bagi pemerintah dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat unuk melihat kinerja perusahaan.

Sumber: Silih Agung Wasesa, Strategi Public Relations, Jakarta: Gramedia, 2006.

TUGAS-TUGAS PUBLIC RELATIONS
Inti tugas Public Relations adalah sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan public sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusahaan dan Public. Persesuaian yang menciptakan hubungan harmonis di mana satu sama lain saling memberi dan menerima hal-hal yang bisa menguntungkan kedua belah pihak. Berdasarkan adanya dua jenis public bagi suatu badan atau perusahaan (public intern dan ekstern), maka tujuan Public Relations pun diarahkan melalui dua macam tugas, yaitu di dalam dengan sebutan internal Public Relations, dan di luar dengan sebutan external Public Relations. Dengan kata lain, Public Relations mengemban tugas atas tujuannya tadi, yaitu berkomunikasi ke dalam dengan public intern, dan keluar dengan public ekstern.

INTERNAL PUBLIC RELATIONS
Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan menjadi target dari tugas Internal Public Relations, terutama suasana diantara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan badan atau perusahannya. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Tiap anggota dari badan atau perusahaan itu, dari tingkat pimpinan sampai pesuruh, merupakan Public Relations Officer yang tidak resmi. Mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota atau keluarga dari perusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkah laku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluargnya dapat mempengaruhi nama baik instansi atau perusahaan dimna mereka bekerja. Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaaan yang demikian dapat diciptakan apabila pimpinan atau majikan selalu memperahatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupun secara psikologis.

EXTERNAL PUBLIC RELATIONS
Bagi suatu perusahaan, hubungan dengan public di luar perusahaannya merupakan suatu keharusan yang mutlak. Sesuai dengan sifatnya, dalam masyarakat modern tidak akan ada kemungkinan bagi seseorang atau suatu badan bisa hidup menyendiri. Masing-masing akan saling membutuhkan satu sama lain. Hubungan ke luar perlu dibina oleh perusahaan atau instansi seperti ke pemerintah, pelanggan, pers / media termasuk kepada masyarakat sekitar (community).
Hubungan yang harmonis dan bak hanya dapat tercapai dengan pengertian yang ikhlas, tidak dengan paksaan. Apalagi hubungan atau komunikasi itu harus berkembang dalam masyrakat demokratis. Semua komunikasi dengan public ekstern hendaknya dilakukan perusahaan itu secara informative dan persuasive. Informasi hendaknya diberikan secara jujur, teliti, sempurna, dan berdasarkan fakta yang sebenarnya. Publik kadang-kdang sangat kritis terhadap sesuatu yang berhubungan dengan kepentingannya yang actual dan tidak biasa. Karena sifat yang ramah merupakan salah satu syarat yang bisa menentukan berhasil tidaknya usaha External Public Relations.

Kegiatan External Public Relations antara lain meliputi :
1. Bagaimana memperluas pasar;
2. Bagamana memperkenalkan produksinya kepada masyarakat;
3. Bagaimana cara mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari public maupun masyarakat;
4. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan para pejabat pemerintahan dan Negara;
5. Bagaimana cara mengetahui sikdap dan pendapat public terhadap perusahaan;
6. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion -leader;
7. Bagaimana memelihara hubungan baik dengan para pemasok dan public-publik lain yang berhubungan dengan operasional perusahaan;
8. Problem lainnya yang menyangkut persoalan antara perusahaan dengan masyarakat yang ada di luar perusahaan, untuk mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik-publik yang ada di dalam masyarakat itu.

ORGANISASI

Pemahaman organisasi menjadi sangat penting bagi seorang PR untuk memahami apa tugas-tugasnya. Definisi organisasi, unsur dasar organisasi, struktur organisasi. Bab ini akan membahas definisi organisasi, unsur dasar organisasi dan struktur organisasi

ORGANISASI

ORGANISASI SOSIAL

Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama

Contoh: Keanggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola

Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:

Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual

Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada majikan

Unsur-unsur dasar Organisasi:

1. Anggota organisasi.

Di pusat organisasi terdapat orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi. Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia yang bukan aspek intelektual.

2. Pekerjaan dalam organisasi.

Pekerjaan yang dilakukan anggota organisasi Terdiri dari tugas-tugas formal dan informal.Tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi.

Isi: terdiri dari apa yang dilakukan anggota organisasi dalam hub-nya dengan bahan, orang-orang dan tugas lainnya.

Keperluan: merujuk kepada pengetahuan, ketrampilan dan sikap yg dianggap sesuai bagi seseorang agar mampu melaksanakan pekerjaan tsb

Konteks: berkaitan dgn kebutuhan fisik dan kondisi-kondisi lokasi pekerjaan, jenis pertanggung jawabab dan tanggung jawab dlm kaitannya dgn pekerjaan, jumlah pengawasan dan lingkungan umum

Praktik-praktik pengelolaan: Tujuan primer adalah menyelesaikan pekerjaan melalui usaha orang lain. Manajer membuat keputusan mengenai bgmn orang-orang lainnya, menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan

STRUKTUR ORGANISASI:

merujuk pada hubungan antar tugas-tugas yang dilaksanakan oleh anggota

Kompleksitas:

(1) tingkat yang didalamya terdapat perbedaan antara unit-unit (diferensiasi horizontal sbg hasil-hasil spesialisasi yang ada di dalam organisasi)

(2) Jumlah tingkat otoritas

(3) Derajat ketersebaran lokasi fasilitas dan personel organisasi secara geografis.

Formalisasi: derajat standarisasi dan tugas-tugas.

Pedoman organisasi: pedoman organisasi adalah serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bagi angg.org.

PANDANGAN SISTEM

Dalam pendekatan sistem, organisasi dipandang sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Jadi dalam pendekatan ini manajer seharusnya memandang organisasi sebagai suatu kesatuan, yang merupakan bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Dalam teori sistem dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dalam organisasi akan mempengaruhi kegiatan bagian lain

Istilah-istilah penting yang digunakan dalam pendekatan sistem

1. Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk keseluruhan sistem. Setiap sistem menjadi subsistem dari kesatuan yang lebih besar

2. Sinergi, yaitu apabila keseluruhan lebih besar daripada penjumlahan bagian-bagian. Sinergi berarti bagian-bagian terpisah dalam sebuah organisasi yang saling bekerja sama dan berhubungan, serta menghasilkan kerja yang lebih besar dibandingkan bila bagian-bagian tersebut bekerja sendiri.

3. Sistem terbuka dan tertutup. Suatu sistem dikatakan terbuka

apabila sistem itu berhubungan dengan lingkungan luar organisasi.

Suatu sistem dikatakan tertutup apabila ia tidak berhubungan

dengan lingkungan luar organisasi

4. Umpan balik: umpan balik merupakan kunci pengawasan terhadap

sistem. Dengan adanya umpan balik terhadap sistem maka dapat

dilakukan perbaikan apabila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan

tersebut. Teori sistem meramalkan bahwa aktivitas setiap segmen organisasi

mempengaruhi aktivitas segmen lainnya, dengan tingkat pengaruh

yang berbeda. Bagi manajer, mereka harus menghubungkan

departemen mereka dengan perusahaan secara keseluruhan.

2. PENDEKATAN KONTINGENSI

Pemikiran ini berusaha menyesuaikan antara tanggapan manajerial dengan peluang dan permasalahan yang ada dalam berbagai macam

situasi.

Struktur yang terbaik : Tergantung pada banyak faktor

Pemikiran Kontingensi: Struktur yang tepat suatu organisasi mungkin tidak tepat bagi yang lain. Pendekatan ini dikembangkan dikembangkan karena sering dijumpai metode-metode yang efektif untuk situasi tertentu yang ternyata tidak dapat diterapkan pada situasi lain. Menurut pendekatan ini, tugas seorang manajer adalah mengidentifikasi teknik mana yang akan digunakari dalam situasi dan waktu mana yang akan digunakan daiam stuasi dan waktu tertentu dalam membantu pencapaian tujuan. Dalam pendekatan kontingensi, satu jawaban yang dianggap paling tepat untuk mengatasi masalah manajemen adalah bergantung pada situasi yang dihadapi oleh manajemen.

PR DAN KOMUNIKASI ORGANISASI

INTERNAL PUBLIC RELATIONS
Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan menjadi target dari tugas Internal Public Relations, terutama suasana diantara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan badan atau perusahannya. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Tiap anggota dari badan atau perusahaan itu, dari tingkat pimpinan sampai pesuruh, merupakan Public Relations Officer yang tidak resmi. Mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota atau keluarga dari perusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkah laku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluargnya dapat mempengaruhi nama baik instansi atau perusahaan dimna mereka bekerja. Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaaan yang demikian dapat diciptakan apabila pimpinan atau majikan selalu memperahatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupun secara psikologis. Oleh karena itu pemahaman PR akan komunikasi organisasi beserta saluran-saluran komunikasi organisasi menjadi sangat penting karena PR akan bekerja melalui saluran-saluran komunikasi organisasi yang ada, dan memastikan saluran tersebut berfungsi dengan baik dalam organisasi.

Komunikasi organisasi

Pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu unit tertentu.

Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir.

DEFINISI KOMUNIKASI ORGANISASI

Kom organisasi: didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi ttt.

Komunikasi menjadi suatu fungsi pembentuk organisasi bukan hanya sebagai pemelihara organisasi.

Komunikasi organisasi yang efektif merupakan salah satu jalan ataupun cara agar organisasi terus tetap dapat bertahan hidup. Komunikasi organisasi yang efektif membantu organisasi untuk dapat mencapai tujuan organisasi. Seperti yang digambarkan oleh Richard Blundel dalam bukunya Effective Organisation (2004; hal 2) bahwa komunikasi organisasi dapat membantu organisasi dalam :

1. Satisfied Repeat Customer, rather than un happy ex-customers

2. Well Motivated Employees, rather than an expensive industrial dispute

3. A positive reputation in the wider community, rather than an interational boycott of its products

4. Innovative and Creative strategies , rather than inefficiency, indecision and resistance to change.

Dalam telaah Blundel, komunikasi organisasi membantu organisasi mencapai hal-hal yang menjadi tujuan utama organisasi misalnya : kepuasan customer, karyawan yang termotivasi, citra atau reputasi yang positif serta iklim inovatif dan kreatif.

Banyak definisi komunikasi organisasi menurut para ahli, salah satunya Wayne Pace dan Don F Faules, menurut mereka Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu (Wayne, Pace dan Faules Don F, 2002 : hal 31). Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya. Komunikasi organisasi terjadi kapanpun setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukan. Fokus komunikasi organisasi adalah anggota-anggota dalam organisasi. Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir. Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual understanding). Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referesi (frame of references) maupun bidang pengalaman (field of experiences). Dikatakan oleh Redi Panuju (hal 2) meskipun nyaris mustahil menyamakan ranah kognitif individu-individu dalam organisasi, tetapi melalui kegiatan komunikasi yang terencana dan subtansi isinya terdesain, minimal terjadi proses penyebarluasan (difusi) dimensi-dimensi organisasi pada setiap orang.

Kesalahkaprahan utama dalam berkomunikasi adalah asumsi-asums bahwa (1) makna terdapat dalam informasi atau pesan dan (2) makna dapat dipindahkan dari seseorang kepada orang lain.

Pesan mungkin ditunjukkan dalam bentuk verbal (bahasa) atau bentuk nonverbal (non bahasa) dan sarana lisan, tertulis atau gambar

Tabel di bawah ini memperlihatkan kategori-kategori yang paling lazim

TABEL 1

CONTOH BENTUK PESAN

	Verbal	Non Verbal
Lisan	Wawancara	Berbicara Pelan
Tertulis	Laporan	Diagram atau tata Letak
Gambar	Uraian suatu adegan	Sketsa suatu adegan

Sumber : Wayne and Pace , 2002: 30

Sedangkan John Schemerhorn (1999, hal 65 ) mengatakan bahwa:

Komunikasi organisasi adalah proses khusus melalui informasi yang mengalir dan dipertukarkan diantara orang-orang di seluruh organisasi. Informasi seperti itu mengalir baik melalui struktur formal maupun struktur informal, dan ia mengalir ke arah bawah, ke atas, dan dalam samping.

Barry Cushway dan Dereck Lodge dalam Redi Panuju (Panuju, Redi, 1999: 2) menggambarkan bahwa fungsi komunikasi dalam organisasi sebagai pembentuk Organisation Climate, yaitu iklim organisasi yang menggambarkan suasana kerja organisasi atau sejumlah keseluruhan perasaan dan sikap orang-orang yang bekerja di dalam organisasi.

Di samping komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, juga berdampak pada membangun budaya organisasi (Organisation Culture) yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi. Budaya organisasi dibangun dari kepercayaan yang dipegang teguh secara mendalam tentang bagaimana organisasi dijalankan atau beroperasi.

Beberapa saluran komunikasi organisasi (Schemerhorn, 1999) :

SALURAN FORMAL DAN INFORMAL

Struktur formal dan informal mengikuti rantai perintah yang ditetapkan oleh hirarki otoritas suatu organisasi. Karena saluran komunikasi formal diakui secara resmi dan otoriter, maka komunikasi formal bersifat khas untuk komunikasi tertulis dalam bentuk surat,memo, pernyataan kebijakan dan pengumuman-pengumuman lain yang harus dipatuhi. Dalam organisasi-organisasi yang lebih progresif, komunikasi formal sangat informatif mencakup laporan kinerja dan mendukung “empowerment” dengan memastikan bahwa karyawan pada semua tingkatan memiliki informasiyang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan tentang karyawan mereka.

Saluran informal berkembang secara terpisah dari struktur formal dan tidak mengikuti rantai perintah. Saluran ini kadang-kadang disebut dengan desas-desus. Keuntungan-keuntungan “desas-desus” antara lain adalah kemampuannya untuk memindahkan informasi dengan cepat dan efisien.

Dimensi-dimensi komunikasi organisasi menurut Onong Uchjana (dalam Rusadi Ruslan , 2001: 80 ) adalah :

a. Komunikasi vertikal

Yakni arus komunikasi dua arah timbal balik. Komunikasi jenis ini memegang peranan cukup vital dalam melakanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). Dalam arus komunikasi vertikal-dari atas ke bawah- tersebut pihak pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan dan penugasan lain sebagainya kepada bawahan. Kemudian arus komunikasi ke atas diterima dalam bentuk bawahan memberikan laporan, pelaksanaan tugas, sumbang saran dan hingga pengaduan kepada pimpinannya masing-masing.

b. Komunikasi horizontal

Merupakan komunikasi satu level yang terjadi antara para karyawan dengan karyawan lainnya, antara pimpinan satu departemen dengan departemen lainnya dalam satu tingkatan dan lain sebagainya

a. Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal berlangsung atau terjadi dua pihak antara pihak organisasi/lembaga dengan pihak luar. Misalnya komunikasi dengan pihak kreditur, rekan bisnis, pelanggan, community relations, dsb.

Adapun tujuan komunikasi organisasi adalah sebagai berikut (Ruslan, Rosady hal 84) :

a. Mempertukarkan simbol

Dalam berkomunikasi antara komunikator dan komunikan akan terjadi suatu pertukaran simbol atau bentuk lambang dengan pengertian yangsama, dan dapat disampaikan secara lisa atau tertulis. Dalam metode komunikasi pada organisasi, instruksi, perintah, pesan dan informasi yang berasal dari atasan tersebut akan disampaikan melalui kata-kata yang diucapkan secara lisan atau tertulis seperti nota dinas, laporan pekerjaan, peraturan administrasi pekerjaan dsb.

b. Membentuk makna tertentu

Komunikasi bersifat transaksional dalam artian orang akan saling belajar satu dengan yang lain, tukar pengalaman atau pengetahuan melalui simbol-simbol yang dimengerti dan membentuk suatu makna tertentu, yang hanya dapat dipahami oleh kedua belah pihak.

b. Mengembangkan harapan-harapan

Maksudnya adalah mempelajari simbol-simbol tersebut dan kemudian menghubungkannya dengan pengalaman yang diperoleh, serta mengamati dan menganalisis apa yang dilakukan oleh pihak lain.

Dalam komunikasi organisasi pun kita kenal penghalang atau hambatan dalam berkomunikasi, yang dapat berupa berikut ini :

1. Persepsi selektif :melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadi

2. Emosi : perasaan si penerima ketika menerima suatu pesan komunikasi akan mempengaruhi penafsiran pesan

3. Media. Apakah pesan dicetak, diumumkan atau disebarluaskan?Apakah pesan diukir di suatu papan atau dicat dinding? Kadang-kadang pesan merupakan bagian tak terpisahkan dari peralatan atau proses.

4. Faktor psikologi. Pengirim mungkin mempunyai gaya hidup dan latar belakang yang berbeda dengan penerima pesan. Misalnya harga memiliki makna yang berbeda bagi pembeli yang membayar tunai dengan pemakai kartu kredit.

5. Faktor pendidikan. Bahasa yang terlalu kompleks akan sulit dipahami. Pada umumnya, dalam bahasa bisnis, ata-katanya harus sederhana dan kelimat harus singkat.

6. Faktor budaya: pesan bisa terdistorsi dari maksud asalnya, karena pengaruh budaya yang menyaring cerapan yang diterima. Di Perancis, misalnya warna kuning mempunyai citra tidak setia.

7. Ketrampilan mendengarkan. Pesan harus diterima dengan penuh perhatian. Kurangnya konsentrasi penerima pesan membuat pesan tidak sempurma.