Tuesday, March 24, 2009

MATA KULIAH INTERNAL RELATIONS (II)

PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

Proses komunikasi antar orang perorangan atau perusahaan melibatkan lima elemen pokok:



1. Pemberi pesan (sender atau encoder)
2. Pesan yang diberikan (message)
3. Jalur dan Media Komunikasi (communication channel and media)
4. Penerima pesan (receiver, audience atau decoder)
5. Tanggapan atau umpan balik.



o Pemberi pesan: Tanggung jawab pemberi pesan adalah memformulasikan pesan yang akan mereka berikan sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh penerima pesan



o Pesan yang diberikan : pesan yang diberikan pemberi pesan terdiri dari simbol-simbol yang menggambarkan informasi, pendapat, petunjuk, penjelasan, perintah, usul, pertanyaan dan larangan yang disampaikan



o Simbol-simbol tersebut dapat berbentuk verbal (menggunakan kata-kata secara lisan maupun tulisan) ataupun non verbal (tanpa kata-kata)



o Pesan yang akan disampaikan organisasi seringkali cukup kompleks dan rumit, sehingga membutuhkan persiapan yang matang dan media yang canggih.



o Jalur dan Media: pesan yang ingin diberikan pemberi pesan dapat disampaikan melalui 2 jalur utama : written channel (jalur tulisan) dan jalur lisan (verbal and oral channel)



o Penerima pesan (receiver atau decoder) adalah mereka yang menerima pesan tertulis atau lisan.



o Bagaimana penerima pesan mengartikan atau bereaksi terhadap pesan yang mereka terima a.l dipengaruhi oleh persepsi dan sikap mereka terhadap pembawa pesan



Kendala Efektivitas Komunikasi Organisasi (Prof Murphy Brown) :

- Penafsiran kata-kata yang dipergunakan (interpretation of words)

* Batas ruang lingkup pesan (abstraction)
* Sikap, opini dan emosi (attitudes, opinions and emotions).













Pesan yang gagal lebih karena: (Sue Smithson):

-Tidak ada tujuan komunikasi yang jelas (lack of objective setting)

-Problem sikap dan persepsi

-Pemilihan bentuk dan media yang kurang tepat

-Lingkungan organisatoris yang tidak mendukung

-Menahan sebagian informasi yang diperlukan

- Problem Bahasa Pengantar

Penafsiran Kata-kata

-Kesamaan Penafsiran: Agar komunikasi antara 2 orang atau lebih berjalan efektif, pemberi dan penerima pesan harus mempunyai penafsiran yang sama terhadap kata-kata yang dipergunakan selama berkomunikasi.

-Arti Harfiah dan Multi Arti

-Pengertian Harfiah : pengertian kata yang disetujui atau dimengerti orang-orang pada umumnya

-Ambiguous: Multi Arti

-Euphemisme: penggunaan kata-kata yang bersifat memperhalus.

Batas Ruang Lingkup Pesan :Pembicara wajib memilih data, informasi atau fakta yang paling bersangkutan dengan subyek yang disampaikan

Pengaruh Sikap, Opini, Emosi dan Kondisi Lingkungan






Kejelasan Tujuan Komunikasi

Pemilihan Bentuk dan Media

Upaya Mengatasi Kendala

Kendala komunikasi bisnis yang efektif dapat diatasi :

1. Bersikap bijak (tactful)
2. Bernada positif
3. Menggunakan kalimat aktif.
4. Efisien dalam penggunaan kata dan kalimat
5. Mengkaitkan hal-hal yang diampaikan dalam pesan.

Bersikap Bijak :

- Orang bijak dapat mengetahui apa yang paling tepat untuk dikerjakan atau dikatakan setiap saat menghadapi situasi yang berbeda-beda.

Sikap bijak :

* Menyesuaikan diri dengan tingkat intelegensia lawan komunikasinya
* Menghindari sikap ofensif
* Memperhatikan persepsi penerima pesan



You Approach : Komunikator yang bijak juga memfokuskan diri pada kebutuhan dan keinginan penerima pesan. Penerima pesan ditempatkan sebagai titik sentral komunikasi

Bernada Positif

* Apabila suasana yang diciptakan positif pembaca atau pendengar. Untuk menciptakan suasana positif, pesan yang menyenangkan diungkapkan beberapa kali.



Mempergunakan kalimat aktif

Kalimat aktif dapat menghidupkan suasana komunikasi. Kalimat aktif lebih menarik karena menunjukkan kegiatan subyek yang disebutkan dalam kalimat.

Efisien Penggunaan Kata dan Kalimat

Tiap kalimat yang dipergunakan dalam komunikasi bisnis hendaknya mengandung satu hal.

Keterkaitan Hal-hal yang disampaikan

Dalam komunikasi tertulis perlu diperhatikan keterkaitan antar paragraf, pasal dan bab dalam tulisan.

Pesan Yang Jelas

-Menghindari penggunaan jargons atau istilah teknis

-Menghindari kata-kata yang tidak umum.

No comments: