BAB III

TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:

§        memberi informasi (informing)

§        persuasi (persuading)

§        serta melakukan kolaborasi (collaborating)

TUJUAN UMUM PESAN-PESAN BISNIS

Tujuan umum	Tujuan khusus
Memberi informasi	Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
Membujuk	Anda sebagai marketing executive meyakinkan calon nasabah agar mendepositokan uangnya di bank dimana anda bekerja
Kolaborasi	Menyajikan presentasi ide iklan dan membujuk klien

Mengapa tujuan harus jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu pengambilan beberapa keputusan antara lain:

a.Keputusan untuk meneruskan pesan

b. Keputusan untuk menanggapi audience

c. Keputusan untuk memusatkan isi

d. Keputusan untuk menetapkan saluran dan media

Menguji sebuah tujuan :

a. Apakah tujuan tersebut realistis ?

b. Apakah waktunya tepat ?

c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?

d. Sesuai dengan tujuan organisasi.

ANALISIS AUDIENCE

Mengembangkan profil audience

UKURAN DAN KOMPOSISI

Audience dalam jumlaii besar tentu saja akan menunjukkan perilaku  yang berbeda degan audience yang berjumlah sedikit sehingga  untuk menghadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda

SIAPA AUDIENCE

Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang kunci/posisi paling penting.  Blasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi. 

REAKSI AUDIENCE

Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audience, perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audience tsb.

TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience spt tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan.

PENENTUAN IDE POKOK

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok,yi ide pokok (main idea). Hal-hal selain ide pokok hanyalah merupakan ide pendukung (supporting idea).

Teknik untuk menentukan ide pokok :

1.    Teknik Brainstorming: teknik ini memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai alternatif.

a.    Story Teller’s Tour

Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, nada, rasionalitas dan implikasi bagi penerima.

b.    Random List

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.

c.     CFR (Conclusions,Findings, Recommendations) Worksheet

Hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (Conclusions) dan Rekomendasi

d.    Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana (where) dan bagaimana (how).

e.    Question and Answer Chain

Apa pertanyaan pokok audience anda?Apa yang diinginkan audience? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan tersebut.

PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi:

a.     Bertele-tele

b.    Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

c.     Menyajikan ide-ide secara tidak logis

d.    Informasi penting kadangkala tidak tercakup dlm pembahasan.

BAGAIMANA TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE

Ketika menyiapkan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan.  Jika komunikator memiliki latar belakang yang jauh. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut harus dididik.

Cara memuaskan kebutuhan akan informasi audience

Ada lima tahapan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience:

a.   temukan / carl apa yang diinginkan oleh audience komunikator harus menentukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta.

b.   Antisipasi terhadap pemyataan yang tak diungkapkan: berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu

c.   Berikan semua informasi yang diperlukan lakukan:  checking terhadap informasi yang diinginkan

d.   Yakinkan bahwa informasinya akurat

e.  Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Dalam penyampalan pesan bisnis, peranan kata penting artinya

Pilihlah kata yang sudah dikenal/familiar

Gunakan kata-kata yang sudah dikenal.  Kata-kata yang umum, lazim digunakan.   Pilihlah kata-kata yang singkat dan hindari kata-kata yang bermakna ganda.