KOMUNIKASI BISNIS

BAB I

LANDASAN PEMIKIRAN KOMUNIKASI BISNIS

BISNIS : Adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional, yang mendatangkan keuntungan. Esensi dari kegiatan bisnis adalah sebuah kesibukan.

KOMUNIKASI

Sering diartikan sebagai transfer informasi atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima (komunikan). Dengan catatan bahwa proses tersebut tertujuan mencapai saling pengertian.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan kegiatan produksi.

Dalam komunikasi: yang diproduksi dinamakan informasi

Dalam bisnis: yang diproduksi: barang dan jasa.

Dalam kegiatan kedua, menyampaikan produk tersebut thd pihak lain. Dalam komunikasi pihak lain disebut dengan komunikator, audience, destination.

Dalam bisnis: pihak lain disebut dengan konsumen, klien, buyer dan seterusnya.

Ketiga : komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu.

Keempat: keduanya mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.

PROSES KOMUNIKASI BISNIS/ORGANISASI

Proses komunikasi antar orang perorangan atau perusahaan melibatkan lima elemen pokok:

1.    Pemberi pesan (sender atau encoder)

2.    Pesan yang diberikan (message)

3.    Jalur dan Media Komunikasi (communication channel and media)

4.    Penerima pesan (receiver, audience atau decoder)

5.    Tanggapan atau umpan balik.

·        Pemberi pesan: Tanggung jawab pemberi pesan adalah memformulasikan pesan yang akan mereka berikan sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh penerima pesan

·        Pesan yang diberikan : pesan yang diberikan pemberi pesan terdiri dari simbol-simbol yang menggambarkan informasi, pendapat, petunjuk, penjelasan, perintah, usul, pertanyaan dan larangan yang disampaikan

·        Simbol-simbol tersebut dapat berbentuk verbal (menggunakan kata-kata secara lisan maupun tulisan) ataupun non verbal (tanpa kata-kata)

·        Pesan yang akan disampaikan organisasi seringkali cukup kompleks dan rumit, sehingga membutuhkan persiapan yang matang dan media yang canggih.

·        Jalur dan Media: pesan yang ingin diberikan pemberi pesan dapat disampaikan melalui 2 jalur utama : written channel (jalur tulisan) dan jalur lisan (verbal and oral channel)

·        Penerima pesan (receiver atau decoder) adalah mereka yang menerima pesan tertulis atau lisan.

·        Bagaimana penerima pesan mengartikan atau bereaksi terhadap pesan yang mereka terima antara lain dipengaruhi oleh persepsi dan sikap mereka terhadap pembawa pesan

Kendala Efektivitas Komunikasi Organisasi/Bisnis  

-     Penafsiran kata-kata yang dipergunakan (interpretation of words)

-         Batas ruang lingkup pesan (abstraction)

-         Sikap, opini dan emosi (attitudes, opinions and emotions).

Pesan yang gagal lebih karena:

·        Tidak ada tujuan komunikasi yang jelas (lack of objective setting)

·        Problem sikap dan persepsi

·        Pemilihan bentuk dan media yang kurang tepat

·        Lingkungan organisatoris yang tidak mendukung

·        Menahan sebagian informasi yang diperlukan

·        Problem Bahasa Pengantar

Penafsiran Kata-kata

1.    Kesamaan Penafsiran: Agar komunikasi antara 2 orang atau lebih berjalan efektif, pemberi dan penerima pesan harus mempunyai penafsiran yang sama terhadap kata-kata yang dipergunakan selama berkomunikasi.

2.    Arti Harfiah dan Multi Arti

3.    Pengertian Harfiah : pengertian kata yang disetujui atau dimengerti orang-orang pada umumnya

4.    Ambiguous: Multi Arti

5.    Euphemisme: penggunaan kata-kata yang bersifat memperhalus.

Batas Ruang Lingkup Pesan : pembicara wajib memilih data, informasi atau fakta yang paling bersangkutan dengan subyek yang disampaikan

Pengaruh Sikap, Opini, Emosi dan Kondisi Lingkungan

Kejelasan Tujuan Komunikasi

Pemilihan Bentuk dan Media

Upaya Mengatasi Kendala

Kendala komunikasi bisnis yang efektif dapat diatasi :

1.    Bersikap bijak (tactful)

2.    Bernada positif

3.    Menggunakan kalimat aktif.

4.    Efisien dalam penggunaan kata dan kalimat

5.    Mengkaitkan hal-hal yang diampaikan dalam pesan.

 Bersikap Bijak :

- Orang bijak dapat mengetahui apa yang paling tepat untuk dikerjakan atau dikatakan setiap saat menghadapi situasi yang berbeda-beda.

Sikap bijak :

-         Menyesuaikan diri dengan tingkat intelegensia lawan komunikasinya

-         Menghindari sikap ofensif

-         Memperhatikan persepsi penerima pesan

You Approach : Komunikator yang bijak juga memfokuskan diri pada kebutuhan dan keinginan penerima pesan. Penerima pesan ditempatkan sebagai titik sentral komunikasi

Bernada Positif

Apabila suasana yang diciptakan positif pembaca atau pendengar. Untuk menciptakan suasana positif, pesan yang menyenangkan diungkapkan beberapa kali.

Mempergunakan kalimat aktif

Kalimat aktif dapat menghidupkan suasana komunikasi. Kalimat aktif lebih menarik karena menunjukkan kegiatan subyek yang disebutkan dalam kalimat.

Efisien Penggunaan Kata dan Kalimat

Tiap kalimat yang dipergunakan dalam komunikasi bisnis hendaknya mengandung satu hal.

Keterkaitan Hal-hal yang disampaikan

Dalam komunikasi tertulis perlu diperhatikan keterkaitan antar paragraf, pasal dan bab dalam tulisan.

Pesan Yang Jelas

-Menghindari penggunaan jargons atau istilah teknis

-Menghindari kata-kata yang tidak umum.

KOMUNIKASI BISNIS

MENGAPA PENTING??

FAKTA :

Lebih dari 70% hari kerja para eksekutif dan staf organisasi dilakukan untuk melakukan kegiatan komunikasi bisnis.

Misal: Memberikan instruksi kerja, melakukan presentasi bisnis, memimpin dan menghadiri rapat kerja, wawancara, menulis surat dan memorandum serta menyusun laporan bisnis.

Sayangnya, banyak manajer kurang mampu untuk berkomunikasi secara efektif.

MANFAAT KOMUNIKASI BISNIS

Eksternal : Komunikasi bisnis dgn pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat.

Mis: Laporan , brosur, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara profesional  dpt meningkatkan citra perusahaan.

Komunikasi bisnis yang tidak efektif: sangat mahal ”biayanya”. Menurunkan citra perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.

Internal : Kemampuan berkomunikasi secara efektif  menunjang karir eksekutif perusahaan

Ada 8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif:

1.    Kemampuan bekerja keras (hard worker)

2.    Kemampuan manajemen (manajerial ability)

3.    Kepercayaan diri ( self confidence)

4.     Kemampuan mengambil keputusan yang sehat (making sound decisions)

5.    Latar belakang akademis (college education)

6.    Mempunyai ambisi untuk maju (ambition drive)

7.    Kemampuan berkomunikasi secara efektif (ability to communicate effectively)

8.    Berpenampilan menarik (good appearance)

APA SAJA PESAN KOMUNIKASI YANG DISAMPAIKAN OLEH LINGKUNGAN PERUSAHAAN ?

Beberapa pernyataan lingkungan perusahaan diwujudkan dalam bentuk tulisan.  Sebagaian besar pernyataan komunikasi lingkungan adalah nonverbal, dan dikelompokkan dalam 2 kategori :

1.    Lokasi

2.    Penataan Lingkungan

1.    Lokasi : di berbagai tempat seperti Jakarta – MH Thamrin, Sudirman, pesan yang disampaikan sangat jelas : kami adalah perusahan penting dan bergenngsi .Secara implisit ada pesan yang ingin disampaikan melalui lingkungannya : kami adalah perusahaan penting, karena kantor kami terletak dikawasan yang sama dgn lokasi yang sama dgn lokasi bisnis dan profesi lain.

2.    Penataan lingkungan : cara mengatur tempat kerja

DAFTAR PERIKSA PENATAAN LINGKUNGAN

                                                                Ya                          Tidak

Apakah lingkungan perusahaan tampak menyenangkan ?
Apakah jalan dirawat dan diperhatikan dengan baik
Apakah jalan masuk orang, barang dan mobil direncanakan dgn baik ?
Apakah ada fasilitas tempat parkir yang layak ?
Apakah dekorasi perusahaan, didalam dan di luar cukup bergengsi ?

Pengaturan lingkungan fisik memiliki andil dalam komunikasi bisnis :

1.    Pengaturan parkir mobil : tersedia tempat parkir yang memadai dan papan penunjuk yang jelas.

2.    Seragam : model, warna

3.    Ruang terima tamu dijaga kerapiannya

4.    Toilet selalu bersih dan terawat

5.    Tersedia literatur perusahaan utk para tamu