BAB I
LANDASAN PEMIKIRAN
KOMUNIKASI BISNIS
BISNIS : Adalah kegiatan sistem ekonomi yang
diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional,
yang mendatangkan keuntungan. Esensi dari kegiatan bisnis adalah sebuah
kesibukan.
KOMUNIKASI
Sering diartikan
sebagai transfer informasi atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan
(komunikator) kepada penerima (komunikan). Dengan catatan bahwa proses tersebut
tertujuan mencapai saling pengertian.
Bisnis dan
komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan kegiatan produksi.
Dalam komunikasi: yang diproduksi dinamakan informasi
Dalam bisnis: yang diproduksi: barang dan jasa.
Dalam kegiatan kedua, menyampaikan produk tersebut thd pihak lain. Dalam
komunikasi pihak lain disebut dengan komunikator, audience, destination.
Dalam bisnis: pihak lain disebut dengan konsumen, klien, buyer dan
seterusnya.
Ketiga : komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu.
Keempat: keduanya mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.
PROSES KOMUNIKASI BISNIS/ORGANISASI
Proses komunikasi antar orang perorangan atau perusahaan
melibatkan lima elemen pokok:
1. Pemberi pesan (sender atau encoder)
2. Pesan yang diberikan (message)
3. Jalur dan Media Komunikasi (communication channel and media)
4. Penerima pesan (receiver, audience atau decoder)
5. Tanggapan atau umpan balik.
·
Pemberi
pesan: Tanggung jawab pemberi pesan adalah memformulasikan pesan yang akan
mereka berikan sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh penerima pesan
·
Pesan
yang diberikan : pesan yang diberikan pemberi pesan terdiri dari simbol-simbol
yang menggambarkan informasi, pendapat, petunjuk, penjelasan, perintah, usul,
pertanyaan dan larangan yang disampaikan
·
Simbol-simbol
tersebut dapat berbentuk verbal (menggunakan kata-kata secara lisan maupun
tulisan) ataupun non verbal (tanpa kata-kata)
·
Pesan
yang akan disampaikan organisasi seringkali cukup kompleks dan rumit, sehingga
membutuhkan persiapan yang matang dan media yang canggih.
·
Jalur
dan Media: pesan yang ingin diberikan pemberi pesan dapat disampaikan melalui 2
jalur utama : written channel (jalur
tulisan) dan jalur lisan (verbal and oral
channel)
·
Penerima
pesan (receiver atau decoder) adalah
mereka yang menerima pesan tertulis atau lisan.
·
Bagaimana
penerima pesan mengartikan atau bereaksi terhadap pesan yang mereka terima antara
lain dipengaruhi oleh persepsi dan sikap mereka terhadap pembawa pesan
Kendala Efektivitas Komunikasi Organisasi/Bisnis
- Penafsiran kata-kata yang dipergunakan (interpretation of words)
-
Batas
ruang lingkup pesan (abstraction)
-
Sikap,
opini dan emosi (attitudes, opinions and
emotions).
Pesan yang gagal lebih karena:
·
Tidak ada tujuan komunikasi yang jelas (lack of objective setting)
·
Problem sikap dan persepsi
·
Pemilihan bentuk dan media yang kurang
tepat
·
Lingkungan organisatoris yang tidak
mendukung
·
Menahan sebagian informasi yang
diperlukan
·
Problem Bahasa Pengantar
Penafsiran
Kata-kata
1.
Kesamaan Penafsiran: Agar komunikasi
antara 2 orang atau lebih berjalan efektif, pemberi dan penerima pesan harus
mempunyai penafsiran yang sama terhadap kata-kata yang dipergunakan selama
berkomunikasi.
2.
Arti Harfiah dan Multi Arti
3.
Pengertian Harfiah : pengertian kata
yang disetujui atau dimengerti orang-orang pada umumnya
4.
Ambiguous: Multi Arti
5.
Euphemisme: penggunaan kata-kata yang
bersifat memperhalus.
Batas Ruang Lingkup Pesan : pembicara wajib memilih data,
informasi atau fakta yang paling bersangkutan dengan subyek yang disampaikan
Pengaruh Sikap, Opini, Emosi dan Kondisi Lingkungan
Kejelasan Tujuan Komunikasi
Pemilihan
Bentuk dan Media
Upaya Mengatasi Kendala
Kendala komunikasi bisnis yang efektif dapat diatasi :
1.
Bersikap bijak (tactful)
2. Bernada positif
3. Menggunakan kalimat aktif.
4.
Efisien dalam penggunaan kata dan
kalimat
5.
Mengkaitkan hal-hal yang diampaikan
dalam pesan.
Bersikap Bijak :
- Orang bijak dapat mengetahui apa yang paling tepat
untuk dikerjakan atau dikatakan setiap saat menghadapi situasi yang
berbeda-beda.
Sikap bijak :
-
Menyesuaikan diri dengan tingkat
intelegensia lawan komunikasinya
-
Menghindari
sikap ofensif
-
Memperhatikan
persepsi penerima pesan
You Approach : Komunikator yang bijak juga
memfokuskan diri pada kebutuhan dan keinginan penerima pesan. Penerima pesan
ditempatkan sebagai titik sentral komunikasi
Bernada Positif
Apabila suasana yang diciptakan positif pembaca atau
pendengar. Untuk menciptakan suasana positif, pesan yang menyenangkan
diungkapkan beberapa kali.
Mempergunakan kalimat aktif
Kalimat
aktif dapat menghidupkan suasana komunikasi. Kalimat aktif lebih menarik karena
menunjukkan kegiatan subyek yang disebutkan dalam kalimat.
Efisien Penggunaan Kata dan Kalimat
Tiap
kalimat yang dipergunakan dalam komunikasi bisnis hendaknya mengandung satu
hal.
Keterkaitan Hal-hal yang disampaikan
Dalam
komunikasi tertulis perlu diperhatikan keterkaitan antar paragraf, pasal dan
bab dalam tulisan.
Pesan Yang
Jelas
-Menghindari
penggunaan jargons atau istilah teknis
-Menghindari
kata-kata yang tidak umum.
KOMUNIKASI BISNIS
MENGAPA PENTING??
FAKTA :
Lebih dari 70% hari kerja para eksekutif dan staf organisasi dilakukan
untuk melakukan kegiatan komunikasi bisnis.
Misal: Memberikan instruksi kerja, melakukan presentasi bisnis, memimpin
dan menghadiri rapat kerja, wawancara, menulis surat dan memorandum serta
menyusun laporan bisnis.
Sayangnya, banyak manajer kurang mampu untuk berkomunikasi secara efektif.
MANFAAT KOMUNIKASI
BISNIS
Eksternal : Komunikasi bisnis dgn pihak ketiga yang efektif membawa dampak
positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di
mata masyarakat.
Mis: Laporan , brosur, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara
profesional dpt meningkatkan citra
perusahaan.
Komunikasi bisnis yang tidak efektif: sangat mahal ”biayanya”. Menurunkan citra perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan
pelanggan.
Internal : Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan
Ada 8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif:
1. Kemampuan bekerja keras (hard worker)
2. Kemampuan manajemen (manajerial
ability)
3. Kepercayaan diri ( self confidence)
4.
Kemampuan mengambil
keputusan yang sehat (making sound
decisions)
5.
Latar belakang akademis (college
education)
6.
Mempunyai ambisi untuk maju (ambition drive)
7.
Kemampuan berkomunikasi secara efektif (ability to communicate effectively)
8.
Berpenampilan menarik (good
appearance)
APA SAJA PESAN KOMUNIKASI YANG DISAMPAIKAN OLEH LINGKUNGAN PERUSAHAAN ?
Beberapa
pernyataan lingkungan perusahaan diwujudkan dalam bentuk tulisan. Sebagaian besar pernyataan komunikasi
lingkungan adalah nonverbal, dan dikelompokkan dalam 2 kategori :
1. Lokasi
2. Penataan Lingkungan
1. Lokasi : di berbagai tempat seperti Jakarta – MH Thamrin, Sudirman, pesan
yang disampaikan sangat jelas : kami adalah perusahan penting dan bergenngsi
.Secara implisit ada pesan yang ingin disampaikan melalui lingkungannya : kami
adalah perusahaan penting, karena kantor kami terletak dikawasan yang sama dgn
lokasi yang sama dgn lokasi bisnis dan profesi lain.
2. Penataan lingkungan : cara mengatur tempat kerja
DAFTAR PERIKSA PENATAAN LINGKUNGAN
Ya Tidak
Apakah lingkungan perusahaan tampak menyenangkan ?
|
|
|
Apakah jalan dirawat dan diperhatikan dengan baik
|
|
|
Apakah jalan masuk orang, barang dan mobil direncanakan
dgn baik ?
|
|
|
Apakah ada fasilitas tempat parkir yang layak ?
|
|
|
Apakah dekorasi perusahaan, didalam dan di luar cukup
bergengsi ?
|
|
|
Pengaturan
lingkungan fisik memiliki andil dalam komunikasi bisnis :
1. Pengaturan parkir mobil : tersedia tempat parkir yang memadai dan papan
penunjuk yang jelas.
2. Seragam : model, warna
3. Ruang terima tamu dijaga kerapiannya
4. Toilet selalu bersih dan terawat
5. Tersedia literatur perusahaan utk para tamu
No comments:
Post a Comment