KOMUNIKASI BISNIS

BAB I

LANDASAN PEMIKIRAN KOMUNIKASI BISNIS

BISNIS : Adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional, yang mendatangkan keuntungan. Esensi dari kegiatan bisnis adalah sebuah kesibukan.

KOMUNIKASI

Sering diartikan sebagai transfer informasi atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima (komunikan). Dengan catatan bahwa proses tersebut tertujuan mencapai saling pengertian.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan kegiatan produksi.

Dalam komunikasi: yang diproduksi dinamakan informasi

Dalam bisnis: yang diproduksi: barang dan jasa.

Dalam kegiatan kedua, menyampaikan produk tersebut thd pihak lain. Dalam komunikasi pihak lain disebut dengan komunikator, audience, destination.

Dalam bisnis: pihak lain disebut dengan konsumen, klien, buyer dan seterusnya.

Ketiga : komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu.

Keempat: keduanya mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.

PROSES KOMUNIKASI BISNIS/ORGANISASI

Proses komunikasi antar orang perorangan atau perusahaan melibatkan lima elemen pokok:

1.    Pemberi pesan (sender atau encoder)

2.    Pesan yang diberikan (message)

3.    Jalur dan Media Komunikasi (communication channel and media)

4.    Penerima pesan (receiver, audience atau decoder)

5.    Tanggapan atau umpan balik.

·        Pemberi pesan: Tanggung jawab pemberi pesan adalah memformulasikan pesan yang akan mereka berikan sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh penerima pesan

·        Pesan yang diberikan : pesan yang diberikan pemberi pesan terdiri dari simbol-simbol yang menggambarkan informasi, pendapat, petunjuk, penjelasan, perintah, usul, pertanyaan dan larangan yang disampaikan

·        Simbol-simbol tersebut dapat berbentuk verbal (menggunakan kata-kata secara lisan maupun tulisan) ataupun non verbal (tanpa kata-kata)

·        Pesan yang akan disampaikan organisasi seringkali cukup kompleks dan rumit, sehingga membutuhkan persiapan yang matang dan media yang canggih.

·        Jalur dan Media: pesan yang ingin diberikan pemberi pesan dapat disampaikan melalui 2 jalur utama : written channel (jalur tulisan) dan jalur lisan (verbal and oral channel)

·        Penerima pesan (receiver atau decoder) adalah mereka yang menerima pesan tertulis atau lisan.

·        Bagaimana penerima pesan mengartikan atau bereaksi terhadap pesan yang mereka terima antara lain dipengaruhi oleh persepsi dan sikap mereka terhadap pembawa pesan

Kendala Efektivitas Komunikasi Organisasi/Bisnis  

-     Penafsiran kata-kata yang dipergunakan (interpretation of words)

-         Batas ruang lingkup pesan (abstraction)

-         Sikap, opini dan emosi (attitudes, opinions and emotions).

Pesan yang gagal lebih karena:

·        Tidak ada tujuan komunikasi yang jelas (lack of objective setting)

·        Problem sikap dan persepsi

·        Pemilihan bentuk dan media yang kurang tepat

·        Lingkungan organisatoris yang tidak mendukung

·        Menahan sebagian informasi yang diperlukan

·        Problem Bahasa Pengantar

Penafsiran Kata-kata

1.    Kesamaan Penafsiran: Agar komunikasi antara 2 orang atau lebih berjalan efektif, pemberi dan penerima pesan harus mempunyai penafsiran yang sama terhadap kata-kata yang dipergunakan selama berkomunikasi.

2.    Arti Harfiah dan Multi Arti

3.    Pengertian Harfiah : pengertian kata yang disetujui atau dimengerti orang-orang pada umumnya

4.    Ambiguous: Multi Arti

5.    Euphemisme: penggunaan kata-kata yang bersifat memperhalus.

Batas Ruang Lingkup Pesan : pembicara wajib memilih data, informasi atau fakta yang paling bersangkutan dengan subyek yang disampaikan

Pengaruh Sikap, Opini, Emosi dan Kondisi Lingkungan

Kejelasan Tujuan Komunikasi

Pemilihan Bentuk dan Media

Upaya Mengatasi Kendala

Kendala komunikasi bisnis yang efektif dapat diatasi :

1.    Bersikap bijak (tactful)

2.    Bernada positif

3.    Menggunakan kalimat aktif.

4.    Efisien dalam penggunaan kata dan kalimat

5.    Mengkaitkan hal-hal yang diampaikan dalam pesan.

 Bersikap Bijak :

- Orang bijak dapat mengetahui apa yang paling tepat untuk dikerjakan atau dikatakan setiap saat menghadapi situasi yang berbeda-beda.

Sikap bijak :

-         Menyesuaikan diri dengan tingkat intelegensia lawan komunikasinya

-         Menghindari sikap ofensif

-         Memperhatikan persepsi penerima pesan

You Approach : Komunikator yang bijak juga memfokuskan diri pada kebutuhan dan keinginan penerima pesan. Penerima pesan ditempatkan sebagai titik sentral komunikasi

Bernada Positif

Apabila suasana yang diciptakan positif pembaca atau pendengar. Untuk menciptakan suasana positif, pesan yang menyenangkan diungkapkan beberapa kali.

Mempergunakan kalimat aktif

Kalimat aktif dapat menghidupkan suasana komunikasi. Kalimat aktif lebih menarik karena menunjukkan kegiatan subyek yang disebutkan dalam kalimat.

Efisien Penggunaan Kata dan Kalimat

Tiap kalimat yang dipergunakan dalam komunikasi bisnis hendaknya mengandung satu hal.

Keterkaitan Hal-hal yang disampaikan

Dalam komunikasi tertulis perlu diperhatikan keterkaitan antar paragraf, pasal dan bab dalam tulisan.

Pesan Yang Jelas

-Menghindari penggunaan jargons atau istilah teknis

-Menghindari kata-kata yang tidak umum.

KOMUNIKASI BISNIS

MENGAPA PENTING??

FAKTA :

Lebih dari 70% hari kerja para eksekutif dan staf organisasi dilakukan untuk melakukan kegiatan komunikasi bisnis.

Misal: Memberikan instruksi kerja, melakukan presentasi bisnis, memimpin dan menghadiri rapat kerja, wawancara, menulis surat dan memorandum serta menyusun laporan bisnis.

Sayangnya, banyak manajer kurang mampu untuk berkomunikasi secara efektif.

MANFAAT KOMUNIKASI BISNIS

Eksternal : Komunikasi bisnis dgn pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat.

Mis: Laporan , brosur, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara profesional  dpt meningkatkan citra perusahaan.

Komunikasi bisnis yang tidak efektif: sangat mahal ”biayanya”. Menurunkan citra perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.

Internal : Kemampuan berkomunikasi secara efektif  menunjang karir eksekutif perusahaan

Ada 8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif:

1.    Kemampuan bekerja keras (hard worker)

2.    Kemampuan manajemen (manajerial ability)

3.    Kepercayaan diri ( self confidence)

4.     Kemampuan mengambil keputusan yang sehat (making sound decisions)

5.    Latar belakang akademis (college education)

6.    Mempunyai ambisi untuk maju (ambition drive)

7.    Kemampuan berkomunikasi secara efektif (ability to communicate effectively)

8.    Berpenampilan menarik (good appearance)

APA SAJA PESAN KOMUNIKASI YANG DISAMPAIKAN OLEH LINGKUNGAN PERUSAHAAN ?

Beberapa pernyataan lingkungan perusahaan diwujudkan dalam bentuk tulisan.  Sebagaian besar pernyataan komunikasi lingkungan adalah nonverbal, dan dikelompokkan dalam 2 kategori :

1.    Lokasi

2.    Penataan Lingkungan

1.    Lokasi : di berbagai tempat seperti Jakarta – MH Thamrin, Sudirman, pesan yang disampaikan sangat jelas : kami adalah perusahan penting dan bergenngsi .Secara implisit ada pesan yang ingin disampaikan melalui lingkungannya : kami adalah perusahaan penting, karena kantor kami terletak dikawasan yang sama dgn lokasi yang sama dgn lokasi bisnis dan profesi lain.

2.    Penataan lingkungan : cara mengatur tempat kerja

DAFTAR PERIKSA PENATAAN LINGKUNGAN

                                                                Ya                          Tidak

Apakah lingkungan perusahaan tampak menyenangkan ?
Apakah jalan dirawat dan diperhatikan dengan baik
Apakah jalan masuk orang, barang dan mobil direncanakan dgn baik ?
Apakah ada fasilitas tempat parkir yang layak ?
Apakah dekorasi perusahaan, didalam dan di luar cukup bergengsi ?

Pengaturan lingkungan fisik memiliki andil dalam komunikasi bisnis :

1.    Pengaturan parkir mobil : tersedia tempat parkir yang memadai dan papan penunjuk yang jelas.

2.    Seragam : model, warna

3.    Ruang terima tamu dijaga kerapiannya

4.    Toilet selalu bersih dan terawat

5.    Tersedia literatur perusahaan utk para tamu

BAB II

  DASAR-DASAR KOMUNIKASI BISNIS

Chapter 1:

Communicating Succesfully in an organization

Chapter 2

Understanding Business Communication

1.    Communicating Succesfully in organization

Communication occurs when an exchange of messages results in shared meaning

Two functions of organizational communications (Fungsi komunikasi organisasi):

-         Helps group members fullfill organizational goals (Membantu anggota organisasi mencapai tujuan organisasi)

-          Helps  bind group members into a cohesive unit (membantu mempererat anggota organisasi menjadi unit yang kohesive/solid)

The uses of organizational communication:

1.    Setting Goals and Objectives (menetapkan tujuan dan sasaran)

Tujuan organisasi sangat beragam dan ditetapkan dengan adanya komunikasi (thinking and talking)

Sasaran organisasi (objective):

-         Sasaran keuangan (financial results)

-         Kualitas produk (product quality)

-         Dominasi  pasar

-         Kepuasan karyawan (employee satisfaction)

-         Pelayanan kepada pelanggan (services to customer)

2.    Making and implementing decisions (membuat dan menerapkan keputusan) : Manajer mengumpulkan fakta dan mengevaluasi alternatif (reading, asking questions. Etc)

3.     Measuring Results (Mengukur hasil)

Manajer perlu mengukur hasil (output) keluaran organisasi. Dapat melalui : costs, sales, market share, productivity, employee turnover, inventory levels (tingkat persediaan)

4.    Hiring and developing staff. Organisasi mempekerjakan, melakukan training memotivasi dan mengevaluasi karyawan dengan berkomunikasi

5.    Dealing with customers (bernegosiasi dengan customer): melalui brosur, periklanan, personal sales

6.    Negotiating with suppliers and financiers (Bernegosiasi dengan pemasok dan lembaga pendanaan)

7.    Producing the product.

8.    Interaction with regulatory agencies.

Chapter 2: Understanding Business Communication

Komunikasi bisnis : komunikasi yang terjadi di dunia bisnis: external dan internal

Komunikasi bisnis terdiri dari berbicara,mendengarkan, menulis dan membaca

Para pelaku bisnis mengalokasikan waktunya untuk masing-masing jenis komunikasi verbal spt dalam tabel di bawah ini:

Jenis Komunikasi Verbal	Alokasi waktu
1.Berbicara	30%
2. Mendengarkan	45%
3. Menulis	9%
4. Membaca	16%
Total	100%

Komunikasi bisnis baik secara lisan maupun tulisan mempunyai beberapa karakteristik sbb:

1.    Pesan yang terkandung dalam komunikasi bisnis disusun untuk audience atau penerima yang membutuhkan informasi

2.    Pesan bisnis disusun dengan mempertimbangkan batasan waktu dan biaya

3.    Pesan bisnis biasanya disusun untuk lebih dari satu tujuan

4.    Pesan bisnis harus memperhatikan nada dan pengaruhnya terhadap audience.

 

PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS (Bovee and Thill)

1.    Perencanaan (Planning Phase)

Menentukan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Dalam perencanaan

Akan ditentukan hal-hal pokok atau mendasar dari pesan tsb. Spt: maksud pesan, penerima, ide pokok dan saluran yang digunakan.

2.    Pengorganisasian

Tahap selanjutnya adalah menuangkan pesan tsb dalam bentuk tertulis. Penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi.

3.    Revisi: Pemeriksaan kembali apakah pesan yang disusun sudah mampu mengekspesikan apa ide pokoknya.

TABEL 1

PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Tahap penulisan pesan	Rincian Kegiatan
PERENCANAAN PESAN	1. Penentuan tujuan
	2. Menganalisis audience
	3. Menentukan ide pokok
	4. memilih saluran dan media
PENYUSUNAN PESAN	5. Mengorganisasikan pesan
	6. Memformulasikan pesan
REVISI PESAN	7.Mengedit pesan
	8.Menulis ulang pesan
	9. Membuat pesan
	10. Proof Pesan

TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan menjadi 3, yaitu memberi informasi, persuasi atau membujuk dan untuk melakukan kolaborasi dengan audience

CARA MENGUJI TUJUAN

1.    Apakah tujuan tsb realistis?

2.    Apakah waktunya tepat?

3.    Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

4.    Apakah tujuannya dapat diterima perusahaan?

BAB III

TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:

§        memberi informasi (informing)

§        persuasi (persuading)

§        serta melakukan kolaborasi (collaborating)

TUJUAN UMUM PESAN-PESAN BISNIS

Tujuan umum	Tujuan khusus
Memberi informasi	Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
Membujuk	Anda sebagai marketing executive meyakinkan calon nasabah agar mendepositokan uangnya di bank dimana anda bekerja
Kolaborasi	Menyajikan presentasi ide iklan dan membujuk klien

Mengapa tujuan harus jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu pengambilan beberapa keputusan antara lain:

a.Keputusan untuk meneruskan pesan

b. Keputusan untuk menanggapi audience

c. Keputusan untuk memusatkan isi

d. Keputusan untuk menetapkan saluran dan media

Menguji sebuah tujuan :

a. Apakah tujuan tersebut realistis ?

b. Apakah waktunya tepat ?

c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?

d. Sesuai dengan tujuan organisasi.

ANALISIS AUDIENCE

Mengembangkan profil audience

UKURAN DAN KOMPOSISI

Audience dalam jumlaii besar tentu saja akan menunjukkan perilaku  yang berbeda degan audience yang berjumlah sedikit sehingga  untuk menghadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda

SIAPA AUDIENCE

Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang kunci/posisi paling penting.  Blasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi. 

REAKSI AUDIENCE

Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audience, perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audience tsb.

TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience spt tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan.

PENENTUAN IDE POKOK

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok,yi ide pokok (main idea). Hal-hal selain ide pokok hanyalah merupakan ide pendukung (supporting idea).

Teknik untuk menentukan ide pokok :

1.    Teknik Brainstorming: teknik ini memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai alternatif.

a.    Story Teller’s Tour

Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, nada, rasionalitas dan implikasi bagi penerima.

b.    Random List

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.

c.     CFR (Conclusions,Findings, Recommendations) Worksheet

Hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (Conclusions) dan Rekomendasi

d.    Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana (where) dan bagaimana (how).

e.    Question and Answer Chain

Apa pertanyaan pokok audience anda?Apa yang diinginkan audience? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan tersebut.

PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi:

a.     Bertele-tele

b.    Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

c.     Menyajikan ide-ide secara tidak logis

d.    Informasi penting kadangkala tidak tercakup dlm pembahasan.

BAGAIMANA TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE

Ketika menyiapkan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan.  Jika komunikator memiliki latar belakang yang jauh. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut harus dididik.

Cara memuaskan kebutuhan akan informasi audience

Ada lima tahapan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience:

a.   temukan / carl apa yang diinginkan oleh audience komunikator harus menentukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta.

b.   Antisipasi terhadap pemyataan yang tak diungkapkan: berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu

c.   Berikan semua informasi yang diperlukan lakukan:  checking terhadap informasi yang diinginkan

d.   Yakinkan bahwa informasinya akurat

e.  Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Dalam penyampalan pesan bisnis, peranan kata penting artinya

Pilihlah kata yang sudah dikenal/familiar

Gunakan kata-kata yang sudah dikenal.  Kata-kata yang umum, lazim digunakan.   Pilihlah kata-kata yang singkat dan hindari kata-kata yang bermakna ganda.

BAB V

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis

Tujuan pembelajaran:

1)    Mengetahui baik-baik hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisir dengan baik

2)    Menjelaskan betapa pentingnya pengorganisasian pesan-pesan yang baik

3)    Mengetahui pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalul outline

4)    Mengetahui beberapa bentuk rencana organisasional

HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN

TAK TERORGANISIR

a.   Bertele-tele

b.  Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

c.   Menyajikan ide-ide yang tidak  logis

d.    Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

Pengorganisasian yang balk:

·   Subjek dan tujuan harus jelas.

·   Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

·   Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan  dengan cara yang logis

Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?

1. Membantu audience memahami suatu pesan

2.  Membantu audience menerima suatu pesan

Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence

Mempermudah pekerjaan komunikator

pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesal lebih cepat dan hemat waktu.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

1. PENDEFINISIAN DAN PENGGOLONGAN IDE-IDE

Mulai dengan ide pokok, ada 2 hal :

- Hal-hal apa yang dinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience

- Alasan mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya

2.  Nyatakan poin-poin pendukung yang penting  sebagai  pendukung ide pokok

3.    llustrasi dengan bukti-bukti  semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, semakin banyak outline yang dibuat.

Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional

- Pendekatan langsung (direct approach) : disebut juga dengan istilah

pendekatan deduktif, dimana ide pokok muncul paling awal, kemlidian diikuti bukti-bukti pendukungnya

-         Pendekatan tak langsung (dlrect approach) juga disebut dengan pendekatan induktif

RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL:

1. Direct request

Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju.

2. Pesan-pesan rutin atau goodwill

Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience pada umumnya akan kecewa.

Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi adalah persuasi.

BAB VI

PENULISAN DIRECT REQUEST

MAKSUD DIRECT REQUEST:

Untuk mendapatkan  suatu respon dari para pembaca berupa jawaban pertanyaan, pengiriman barang atau jasa, atau suatu tindakan yang lain

Surat direct request digunakan:

·        Melakukan pesanan barang atau jasa

·        Meminta informasi penting tentang suatu produk baru

·        Mengajukan klaim (aduan) dan adjusment

·        Permohonan Kredit

Pengorganisasian Direct Request

Pengorganisasian  direct request:  menyajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan 

Penulisan ide utama atau pokok pikiran

Pembuatan permintaan (request) dengan pendekatan langsung akan dimulai dengan menyatakan ide utama atau pokok pikiran yang akan disampaikan. Penerima pesan bisnis akan memperhatikan sst yang menarik baginya sehingga dokumen sebaiknya dimulai dengan pesan yang positif.

Keterangan

Setelah menuliskan pokok pikiran surat permintaan langsung akan dilengkapi dengan keterangan secukupnya antara lain berupa penjelasan atau rincian.

a. Penjelasan : dituliskan pada bagian tengah permintaan, penjelasan berkaitan dengan suatu pokok masalah, mengapa demikian kemudian dilengkapi dengan penjelasan yang membenarkan suatu permintaan atau pertanyaan.

b. Rincian : apabila menyangkut beberapa pokok pikiran, sebaiknya dibuat rincian (detail) pokok pikiran.

c. Penutup : Penutup DR pada prinsipnya berisi 3 hal :

1. Permintaan akan suatu tanggapan atau tindakan tertentu. Apabila memungkinkan lengkapi dengan batas waktu, tanggapan atau tindakan itu harus dilakukan.

  Kedua : menunjukkan suatu penghargaan atau niat baik (goodwill)

Ketiga memberikan info nomer telepon, handpone atau alamat yang menunjukkan dimana atau bagaimana penerima pesan menghub.kita

Permintaan informasi rutin

I .   Permintaan di dalam organisasi

Berbagai pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk Memo.   Memo dalam bentuk tertulis dapat menghemat waktu

2. Permintaan ke luar organisasi

Untuk memperoleh berbagai berbagai informasi penting seperti info produk baru, katalog buku –buku terbaru

3. Penulisan direct request  untuk aduan

Surat aduan muncul karena ketidakpuasan konsumen

Isi dari  direct request antara lain

1. Pengembalian  barang yang sudah dibeli dan meminta uang seharga barang tesebut

2.  Meminta pengiriman  barang yang baru sesuai pesanan.

3. Penggantian  sebagian atau seluruh bagian yang rusak.

4.  Perbaikan gratis.

5. Pengurangan harga karena ada produk yang cacat atau rusak

6.  Pembatalan suatu pesanan produk

7.  Pembetulan atas kesalahan penagihan produk.

Apa yang perlu diperhatikan dalam membuat surat aduan ?

a. Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci :

Uraikan dengan jelas dan rinci masalah  masalah atau keluhan anda.

 b.  Lampirkan informasi pedukung seperti faktur pembelian

Berikan bukti-bukti atau dokumen pendukung pendukung yang memperkuat surat aduan.

c.   Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional

Usahakan agar surat aduan tidak emosional, tidak marah dan tidak menggunakan kata-kata kasar.

d.   Permintaan tindakan khusus:

·          Kemukakan harapan/keinginan anda di kemudian harl.

·          Penulisan pesan-pesan rutin

·          Good news dan good will

TUGAS:

-         Saudara membeli laptop  ”Acer  Aspire 5570”  dari toko komputer ”VAZA” di jalan A. Yani nomer 20 A Yogyakarta. Ketika dipasang dan diuji coba oleh teknisi, laptop yang dibeli dapat digunakan dengan baik. Namun seminggu kemudian laptop benar-benar tidak dapat digunakan Bagaimana bentuk surat klaimnya?

-Buatlah permohonan kedit dari bank BPD DIY sehubungan dengan adanya ekspansi perusahaan yang dilakukan dengan memerlukan dana 1 Milyar Rupiah

BAB VII

PESAN BISNIS

PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG DAN PESAN PERSUASIF

MENULISKAN PESAN GOODWILL

Meskipun hubungan dalam bisnis sebagian besar diwarnai dengan pertimbangan manfaat dan biaya, namun ada saatnya perusahaan menjalin hubungan personal dengan relasi bisnisnya.

Perusahaan dapa meningkatkan hubungannya dengan konsumen dan relasi bisnis lain dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan.Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan tsb mempunyai pengaruh positif thd bisnis.

Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan adalah ucapan selamat (congratulations), messages of appreciation, condolences dan greetings.

Ucapan selamat (congratulations)

Bagaimana menyusunnya : pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat. Selanjutnya diakhiri dengan penutup. Usahakan meyakinkan dan menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu

Penghargaan (Messages of Appreciation)

Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang seharusnya medapat penghargaan. Atau pada relasi   bisnis, karena jasanya terhadap perusahaan

UCAPAN (Condolences)

Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu. Bencana atau musibah dapat berupa perush yang mengalami bencana spt kebakaran, kemalingan, kerugian lain. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpati.

Ucapan salam (greetings)

Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada dalam perusahaan ataupun pada relasi spt pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam adalah menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat diantara mereka 

BAB VIII

REVISI PESAN-PESAN BISNIS

Beberapa hal yang perlu direvi'si:

- Edit isi dan pengorganisasiannya

CAKUPAN :

·        Keseluruhan dokumen perlu dibaca terlebih dahulu secara keseluruhan

·        Pusatkan pada isi, organisasi dan alur surat-surat bisnis

·        Apakah poin-poin penting telah dimasukkan dengan urutan yang logis

·        Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum umum dengan yang khusus ?

·        Apakah ide-ide yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup ?

CARA MENGEDIT GAYA PENULISAN

Perhatikan gaya penulisan, yakinkan pada diri anda apakah anda telah memberikan telah memberikan kesan yang baik bagi audience ?

Gunakan kata-kata dan frasa-frasa yang mampu menghidukan suatu kesan yang baik bagi audience

CARA MENGEDIT FORMAT

Penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis , tanda baca, format tulisan

KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat merupakan suatu bentuk bahasa yang mencoba menyusun dan menuangkan gagasan-gagasan seseorang secara terbuka untuk dikomunikasikan pada orang lain

Kalimat yang efektif : kalimat yang hidup, segar, mudah, dipahami atau ditangkap

Bagaimana ia dapat mewakili secara tepat isi pikiran atau perasaan pengarang, bagaimana ia dapat mewakilinya secara segar, dan sanggup menarik perhatian pembaca dan pendengar terhadap apa yang dibicarakan

KESATUAN GAGASAN

Suatu kalimat yang baik harus jelas memperlihatkan kesatuan gagasan, mengandung satu ide pokok. Dalam laju kalimat tidak boleh ada diadakan perubahan dari satu kesatuan gagasan kepada kesatuan gagasan lain yang tidak ada hubungan, atau menggabungkan dua kesatuan yang tidak mempunyai hubungan sama sekali

Contoh:

Pada saat seorang sarjana harus merumuskan konsep-konsep menjadi istilah, dengan perkataan lain pada saat ia harus membentuk istilah, kadang-kadang terasa adanya kesulitan (baik)

Dia telah meninggalkan rumahnya jam enam pagi, dan telah berangkat dengan pesawat satu jam yang lalu (baik)

YANG TIDAK JELAS KESATUAN GAGASANNYA

Kesatuan gagasan biasanya menjadi kabur karena kedudukan subyek dan predikat tidak jelas , terutama karena salah menggunakan kata-kata depan. Kesalahan lain terjadi karena kalimatnya terlalu panjang sehingga penulis atau pembicara sendiri tidak tahu apa yang harus dikatakan

Contoh :

Dalam pendidikan juga sangat berhubungan erat kepada bahasa

Di dalam pendidikan memerlukan bahasa sebagai alat komunikasi antara anak didik dan pendidik   

KOHERENSI YANG BAIK DAN KOMPAK

Koherensi atau kepaduan yang baik dan kompak adalah hubungan timbal balik yang jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata ). Bagaimana hubungan antara subyek dan predikat, hubungan predikat dengan obyek

Koherensi rusak karena tempat kata dalam kalimat tidak sesuai dengan pola kalimat

BAIK : adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi, dengan sekuat tenaga

TIDAK BAIK : adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di kebun anjing

Keterpaduan sebuah kalimat akan rusak pula karena salah mempergunakan kata-kata depan, kata penghubung dan sebagainya

Contoh kalimat:

Interaksi antara kepribadian dan perkembangan penguasaan bahasa menentukan bagi pola kepribadian yang sedang berkembang (tanpa bagi)

Sejak lahir manusia memiliki jiwa untuk melawan kepada kekejaman alam, atau kepada pihak lain karena merasa dirinya lebih kuat (tanpa kepada)

BENAR

Membahayakan negara

Berbahaya bagi negara  

SALAH

Membahayakan bagi negara

Suatu corak kesalahan yang lain yang sering dilakukan sehubungan dengan persoalan koherensi atau kepaduan kalimat adalah salah menempatkan keterangan aspek (sudah, telah, akan, belum dsb)

Buku itu saya sudah baca hingga tamat (salah)

Buku itu sudah saya baca hingga tamat (baik)

Kesalahan lain yang dapat merusak koherensi adalah pemakaian kata baik karena merangkainya dua kata yang maknanya tidak tumpang tindih, atau hakikatnya mengandung kontradiksi

Contohnya :

Banyak para peninjau yang menyatakan bahwa perang yang sedang berlangsung itu merupakan Perang Dunia di Timur Tengah

Sampai tahun 1952 banyak penjahat-penjahat perang Jerman yang dilepaskan dan diampuni dosanya (banyak penjahat)

Demi untuk kepentingan saudara sendiri, saudara dilarang merokok (demi kepentingan atau untuk kepentingan) 

PENEKANAN

Inti pikiran yang terkandung dalam tiap kalimat (gagasan utama) haruslah dibedakan dari sebuah kata yang dipentingkan. Gagasan utama kalimat tetap didukung oleh subyek dan predikat sedangkan unsur yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata yang lain.

Cara-cara tersebut :

a.     Mengubah –ubah posisi dalam kalimat

Semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah yang dipentingkan

Harapan kami adalah agar soal ini dapat kita bicarakan lagi pada kesempatan lain

Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan lagi soal ini

b.    Mempergunakan repetisi

Repetisi adalah pengulangan sebuah kata yang dianggap penting dalam sebuah kalimat

Kemajuannya menyangkut kemajuan di segala bidang, kemajuan kesadaran politik, kesadaran bermasyarakat , kesadaran berekonomi, kesadaran berkebudayaan , dan kesadaran beragama

Partikel penekanan

Dalam BI terdapat beberapa partikel yang berfungsi untuk menonjolkan sebuah kata atau ide dalam sebuah kalimat, Partikel-partikel yang dimaksud adalah lah, pun, kah yang sering disebut imbuhan

Saudaralah yang harus bertanggungjawab atas soal itu

Bapaklah yang harus lebih dahulu memberi contoh

VARIASI

Variasi tidak lain adalah upaya yang bertolak belakang dengan repetisi.

VARIASI SINOMIM KATA

Dari renungan itulah penyair menemukan suatu makna , suatu realitas baru, suatu kebenaran yang menjadi ide sentral yang menjiwai seluruh puisi  

PELIHARA INTEGRITAS DAN KESATUAN (Co-Core-Others )

Co adalah singkatan dari connectors dan orientators (penghubung dan penentu orientasi). Letaknya di depan core. Unsur di depan core ini harus pendek supaya pembaca dapat segera menuju ke core. Sesuai dengan namanya, connectors dan orientators berfungsi untuk menghubunggan informasi secara logis dan memberikan oientasi informasi kepada pembaca

Connectors menghubungkan informasi-informasi menjadi satu kesatuan yang mudah dipahami. Core yang terdiri dari subjek dan kata kerja merupakan gagasan-gagasan yang terisolasi, lalu mereka dihubungkan menjadi ide dan argumen yang bermakna

Connectors yang biasanya berupa kata sambung, sangat bermanfaat untuk membentuk tulisan yang koheren dan beralur logika lancar

Contoh connectors :

Atau, akibatnya, oleh karena itu, oleh karenanya, apakah, sama dengan, bagaimana, sebab, sebaliknya, baaimanapun juga, sebelum, sehingga, sesudah, seperti,maka dari itu, ketika, mengapa, namun demikian

Dilute connectors:

Berdasarkan, meskipun, berdasarkan pada, dalam hal, dalam keadaan, oleh karena itu, dalam situasi

Core adalah inti , yang terdiri dari subjek dan kata kerja . Bila memungkinkan , kita hendaknya membuat kalimat dengan pola ”PELAKU-KEGIATAN” (subjek-kata kerja). Usahakan untuk tidak menempatkan banyak informasi diantara subjek dan kata kerja

Contoh berikut ini mengandung terlalu banyak informasi diantara subjek dan kata kerja :

Ani anak gadis Pak Cokro yang sedang kuliah tahun kedua di Universitas Gadjah Mada jurusan Hubungan Internasional menderita sakit parah

Others berarti semua unsur kalimat selain Co an Core

Others terletak sesudah core dan berfungsi memodifikasi, melengkapi, dan memberi daftar informasi yang kompleks        

Namun demikian seminggu setelah laptop tersebut kami terima dan kami opersionalkan, terhitung mulai tanggal 4 November 2009 beberapa bagian laptop tidak dapat berfungsi 

PEMILIHAN KALIMAT EFEKTIF

- Pilihlah kata-kata yang sudah dikenal/familiar

  - Pilihlah kata-kata yang singkat

  -Hindari kata-kata yang bermakna ganda 

MENYUSUN PARAGRAF YANG KOHEREN

Paragraf adalah sekumpulan kalimat yang kesemuanya berhubungan dengan satu topik utama. Paragraf koheren adala paragraf dimana kalimat-kalimat penyusunnya berhubungan dengan satu topik utama bertalian secara logis

Suatu paragraf terdiri dari topik, kalimat penjelas (related  sentence) dan kalimat antara (peralihan).

Kalimat penjelas (related sentence) merupakan kalimat yang menjelaskan topik dalam paragraf tertentu. Semua kalimat penjelas harus mengacu pada subyek utama atau topiknya.

Kata penghubung (transitional element) merupakan kata atau sekumpulan kata yang menunjukkan kepada pembaca bagaimana hubungan antara paragraf dan bagaimana hubungan antara kalimat dalam paragraf tersebut.

BAB IX

PRESENTASI BISNIS

Presentasi bisnis : bentuk komunikasi yang berorientasi pada proposal yang disajikan dalam suatu lingkungan bisnis kepada khalayak yang relatif homogen (x heterogen)

Presentasi bisnis :melalui sikap yang sangat efektif, penyaji diharapkan dapat memanfaatkan semua SD manusia dan sumber daya fisik yang tersedia untuk memaksimalkan peluang keberhasilan.

Presentasi :diberikan untuk mendatangkan perubahan (seringkali pada saat presentasi), mendukung tindakan khusus, dan/atau mendorong kelompok atau seseorang yg berwenang utk mengambil keputusan yang khusus

Tidak tahu : tahu

Belum sadar (unaware) : sadar (aware)

Tidak suka (unfavorable): suka (favorable)

Negatif : Positif

Tidak ada tindakan  (mis; pembelian) ; ada tindakan

PERBEDAAN UMUM PIDATO PRESENTASI DAN RETORIKA

Pidato presentasi	Retorika /pidato
Jumlah khalayak sedikit	Jumlah khalayak lebih banyak
Khalayak lebih homogen	Khalayak heterogen
Lingkungan bisnis	Lingkungan bervariasi
Topik ditetapkan atau ditentukan lebih dahulu	Topik dinegosiasikan
Komunikasi verbal interaktif	Komunikasi verbal kurang interaktif
Orientasi topik : spesifik , berorientasi tugas Jangkauan : mencakup penerangan staf, pemasaran, pengajaran, laporan dsb.
Periode tanya jawab : sering berlangsung interaktif dan terus menerus	Periode tanya jawab : kadang-kadang dihilangkan. Jika digunakan hampir selalu pada akhir pidato

LANGKAH-LANGKAH ANALISIS KHALAYAK

Langkah	Prosedur
1. Mempertimbangkan individu	1. Menganalisis penyimak individual dan peran mereka dalam organisasi
2. Mempertimbangkan kelompok	2. Memahami sifat kelompok dan bagaimana individu-individu berperilaku dalam lingkungan kelompok
3. Mempertimbangkan iklim komunikasi	3. Menganalisis keadaan tempat
4. Menganalisis khalayak	4. A. Mengadakan Observasi B. Mengajukan pertanyaan C. Melakukan Survey khalayak D. Mempertimbangkan kebutuhan pokok insani
5. Mengambil keputusan	Memilih gaya pengambilan keputusan yang : optimal, kolektif atau otoritatif

JENIS-JENIS PRESENTASI 

Presentasi informatif : terdiri dari penjelasan ringkas , laporan, atau instruksi

Penjelasan ringkas (briefing) biasanya bersifat umum atau informal. Penjelasan ringkas internal melibatkan pembicara dan khalayak dalam organisasi yang sama

Presentasi instruksional melibatkan pelatihan dan/atau orientasi pegawai baru, pembaharuan pelatihan semua pegawai atau penjelasan prosedur

atau metode baru

KIAT KEBERHASILAN DALAM PRESENTASI PERSUASIF  

Ketika mengembangkan kiat persuasif anda harus memulainya dengan mempelajari sebanyak-banyaknya anggota khalayak, baik sebagai individu maupun sebagai kelompok.

Kiat untuk meningkatkan etos dan kredibilitas sumber : sumber pesan  adalah orang yang berpengetahuan luas, dapat dipercaya, sungguh-sungguh dan peduli thd khalayaknya. 

KIAT MENINGKATKAN ETOS

Ketahuilah pokok persoalan anda ,dapatkan info, bersifat akurat dan milikilah kelengkapan umum

Buatlah pernyataan-pernyataan jujur mengenai diri sendiri yang memberi tahu penyimak ttg kemampuan, keahlian dan pengalaman anda

Merujuklah pada pengetahuan anda mengenai orang-orang yang dihormati dan dikagumi para penyimak anda dan pada interaksi anda dgn orang-orang tsb.

Tertarik pada masalah kebutuhan, nilai dan sikap penyimak anda

ETIKA PERSUASI

Setiap pembicara presentasi harus mempertimbangkan implikasi etika dari persuasi.

STANDAR MINIMUM PERSUASI ETIS

1.    Hindari penyajian informasi/ bukti yang salah atau menimpang kepada penyimak anda

2.    Tidak berbicara tanpa menginformasikan diri anda dan tanpa persiapan yang cermat.

3.    Akuilah apa yang tidak anda ketahui secara terbuka

4.    Hindarilah penyesatan yang disengaja atau disadari thd para penyimak anda dengan memberikan alasan yang lemah dan tidak logis

5.    Terbukalah pada informasi dan gagasan baru serta kritik ttg posisi anda

BAB X

MEMBUAT SURAT LAMARAN PEKERJAAN

Surat lamaran pekerjaan (kerja) dapat dibuat dengan dua cara yaitu:

   1. Surat lamaran pekerjaan yang digabungkan dengan riwayat hidup (resume, curriculum vitae). Dalam model ini riwayat hidup termasuk isi surat. Karena isinya berupa gabungan, model ini juga disebut model gabungan

   2. Surat lamaran yang dipisahkan dari riwayat hidup. Dalam model ini riwayat hidup merupakan lampiran. Karena itu model ini juga disebut model terpisah. Model terpisah ini lebih banyak dipakai. Walaupun dalam pembuatannya memerlukan dua kali kerja, namun surat lamaran model ini lebih digemari oleh pencari kerja karena suratnya tidak panjang.

Isi surat lamaran harus singkat, padat, tidak bertele-tele, langsung mengenai persoalannya. Yang dikemukakan ialah semua hal yang disyaratkan oleh lowongan jabatan yang bersangkutan.

Yang harus diperhatikan dalam menulis surat lamaran pekerjaan adalah :

1. Data pribadi pelamar yang meliputi :

    * Nama Lengkap

    * Tempat dan Tanggal Lahir

    * Alamat

    * Telepon dan/atau HP

    * E-mail (bila ada, tidak wajib)

    * Status Perkawinan

Khusus untuk Nomor Telepon atau Nomor HP tersebut di atas, jangan lupa untuk menuliskannya. Karena perusahaan penerima lamaran anda akan dapat langsung dan dengan cepat menghubungi anda. Bila anda tidak memiliki Telp/HP, maka gunakan Telp/HP tetangga/family/rekan anda.

  

2. Pendidikan

    * Pendidikan formal misalnya SD/SMP/SMA/Akademi/S1, dsb.

    * Pendidikan non formal yaitu kursus-kursus atau pelatihan yang pernah diikuti

3. Pengalaman bekerja

    * Jika telah memiliki pengalaman kerja, sebutkan dalam surat lamaran, apakah sesuai dengan jabatan yang dilamar atau di bidang lain. Bila belum pernah bekerja sebaiknya menyebutkan kemampuannya untuk jabatan yang dilamar berdasarkan kemampuan yang dimilikinya itu.

4. Lampiran Surat Lamaran Pekerjaan

    Lampiran adalah segala sesuatu yang disertakan dalam sebuah surat lamaran dengan maksud untuk mempertegas atau memperkuat surat tersebut sebagai bahan pertimbangan bagi pihak badan usaha atau instansi yang menawarkan pekerjaan.

    Lampiran dalam surat lamaran pekerjaan adalah :

    * Daftar Riwayat Hidup atau CV (Curriculum Vitae) atau Resume

    * Foto copy Ijazah terakhir

    * Foto copy sertifikat kursus/pelatihan

    * Pas Foto terbaru

    * Surat Keterangan Catatan Kepolisian (tidak wajib, namun bila ada, lebih baik)

    * Surat Keterangan Kesehatan dari Dokter (tidak wajib, namun bila ada, lebih baik)

Daftar Riwayat Hidup (CV)

CV – yang merupakan ringkasan kualifikasi, pengalaman dan keberhasilan si pelamar, harus mudah dimengerti dan disajikan secara wajar dan teratur. CV ini harus mencakup rincian berikut:

• Rincian pribadi – seperti nama lengkap, usia, jenis kelamin, status, alamat dan nomor telepon;
• Kualifikasi pendidikan – seperti tanggal dan hasil ujian, pelatihan khusus dan pengetahuan yang diperoleh, bidang spesialisasi, jenis kualifikasi dan penghargaan;
• Pengalaman kerja – didaftar mulai dari pekerjaan terakhir hingga terdahulu serta tahun-tahun kerjanya – seperti lingkup kerja, kewajiban, tanggung jawab, keahlian (dalam pekerjaan dan hubungan antar pribadi) dan keberhasilan-keberhasilan. Karena ini merupakan bagian yang terpenting dari CV, maka informasi yang diberikan tidak boleh berantakan dan terlalu panjang;
• Latar belakang pribadi – seperti minat dan aktifitas yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, atribut yang menunjang pengalaman kerja dan hubungan sosial/kewarganegaraan;
• Referensi – dari orang-orang yang dapat dihubungi si pemberi pekerjaan untuk memastikan kebenaran informasi yang diberikan.

BAB XI

PENULISAN RESUME

Istilah resume atau daftar riwayat hidup: salah satu prasyarat yang penting pada saat memasuki pintu gerbang dunia kerja. Menurut K.C Bay suatu resume sebenarnya merupakan presentasi penjualan formal diri anda, karena di dalam resume tercakup fakta yang relevan mengenai latar belakang, kualifikasi dan pengalaman kerja yang disusun dalam suatu format yang teratur, mudah dipahami dan menarik perhatian. Resume adalah daftar dokumen yang berisi kualifikasi dan jalur karir seseorang.      

·        Persiapan menulis resume

·        Tercakup semua fakta yang relevan menganai latar belakang, kualifikasi dan

·        Pengalaman kerja

Dalam mempersiapkan resume:

a)    Mencari informasi penting

b)    Merencanakan resume 

c)    Membuat resume

1.    PENCARIAN INFORMASI PENTING 

Langkah pertama yang perlu anda lakukan dalam membuat resume adalah mencari bebagai informasi penting, yang relevan dengan jenis pekerjaan yang anda inginkan. Anda dapat melakukan :

- Analisis diri  (self analysis)

- Analisis karir  (career analysis)

- Analisis pekerjaan (job analysis)

A.   Analisis Diri

Membantu anda mengenal diri anda secara lebih mendalam termasuk mengenal semua kemampuan atau kelebihan dan kekurangan yang dimiliki. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan mempermudah anda melakukan analisis diri:

1) Apakah saya mempunyai aspirasi yang cukup tinggi?

2) Apakah saya dapat berkomunikasi dengan baik ?

3) Apakah saya orang yang energik ?

4) Apakah saya mempunyai kecerdasan kuantitatif yang tinggi ?

5) Apakah saya mempunyal kecerdasan verbal ?

6) Apakah saya orang yang mempwiyai rasa percaya din

7) Apakah saya mempunyai keunggulan dalam pemecahan suatu masalah ?

8) Berapa index prestasi ?

9) Pada mata kuliah apa, saya punya prestasi bagus ?

B.   ANALISIS KARIR :

membuat dan menjawab segala macam pertanyaan yang berkaitan dengan karir anda di masa depan. Contoh-contoh pertanyaan untuk analisis karir :

1.    Kecerdasan apa (kuantitatif atau verbal) yang paling bermanfaat bagi karir saya ?

2.    Apakah prestasi akademis menjadi syarat bagi penjenjangan karir ?

3.    Apakah bidang pekerjaan sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi?

4.    Apakah di masa mendatang, bidang yang anda pilih mempunyai tingkat persaingan yang tinggi?

C.   Analisis pekerjaan: lakukan analisis terhadap faktor-faktor yang berkaitan dengan pekerjaan. Anda perlu menjawab pertanyaan berikut :

1.    Apa tugas dan tanggung jawab pekerjaan?

2.    Apakah karakteristik pribadi saya sesuai untuk tugas dan tanggung jawab pekerjaan ?

3.    Apakah latar belakang pendidikan saya sesuai dengan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaan ?

4.    Apakah lokasi pekerjaannya sangat ramai?

5. Berapa gaji standar bagi karyawan/pegawai baru?

PERENCANAAN RESUME

Tujuan anda membuat resume adalah agar anda dapat melakukan wawancara dengan team organisasi (perush yang anda lamar). Dalam merencanakan resume ada 3 hal yang perlu memperoleh perhatian :

a.           Tujuan karir: anda harus memutuskan posisi apa yang anda minati atau yang menjadi tujuan karir

b.          Informasi pribadi : nama, tempat, tanggal lahir, alamat rumah dan data lain yang berkaitan erat dengan  jenis pekerjaan yang dipilih : tinggi badan, berat badan, memiliki kemampuan berbahasa asing

c.           Referensi :beberapa referensi mungkin perlu dilampirkan di dalam resume. Referensi adalah orang-orang tertentu yang akan memberikan surat rekomendasi kepada anda, yang berisi berbagai hal yang mereka ketahui tentang anda semasa mereka mengenal anda

RENCANA PENGORGANISASIAN

Resume yang baik : kerapian, sederhana, akurat dan kejujuran

RESUME KRONOLOGIS : disusun berdasarkan urutan kronologis dengan pendidikan dan pengalaman sebagai isinya

RESUME FUNGSIONAL : disusun berdasarkan fungsi-fungsi dalam organisasi yang dapat dilakukannya dengan baik. Contoh : ketrampilan komunikasi, pembukuan, administrasi, penganggaran, pembelanjaan dan akuntansi

   

Macam-macam judul resume : Daftar Riwayat hidup, Ikhtisar riwayat hidup, Curicullum Vitae (CV)

MASALAH DALAM MEMBUAT RESUME

A.      Dibuat terlalu panjang, sehingga berkesan tidak tegas

B.      Dibuat terlalu singkat, sehingga tidak memberikan informasi/data yang cukup bagi pembaca

C.      Format penulisan kurang baik,  kurang memperhatikan    

          tanda baca

D.      Terlalu banyak menggunakan kalimat yang bersifat kompleks

E.      Pelamar tidak dapat menunjukka secara tegas tujuan pekerjaan (tujuan yang dikehendaki)

F.      Menampakkan keyakinan yang berlebihan

G.      Ketidakjujuran misal: menyatakan mampu mengaplikasikan program komputer, namun hasilnya stl diuji hasilnya sangat mengecewakan 

BAB XII

                  

WAWANCARA KERJA (JOB INTERVIEW)

Wawancara kerja saat ini merupakan salah satu cara yang sangat populer sebagai salah satu metode untuk menyeleksi karyawan. Bagi perusahaan-perusahaan kecil dan menengah wawancara kerja seringkali merupakan metode yang paling diandalkan, mengingat biaya yang dikeluarkan relatif murah dan “user” (baca: atasan) dapat langsung bertatap muka dengan si pelamar.

Bahkan pada jabatan tertentu wawancara kerja bisa dilakukan berkali-kali, sebelum calon karyawan diputuskan untuk diterima bekerja. Sementara bagi para pencari kerja, wawancara kerja mungkin sudah dianggap sebagai “menu sehari-hari” yang harus dilalui sebelum resmi diterima bekerja.

TUJUAN WAWANCARA KERJA

Wawancara kerja (job interview) saat ini merupakan salah satu aspek penting dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan. Meskipun validitas wawancara dianggap lebih rendah jika dibandingkan dengan metode seleksi yang lain seperti psiko test, namun wawancara memiliki berbagai kelebihan yang memudahkan petugas seleksi dalam menggunakannya.

Apapun penilaian pelamar (calon karyawan), wawancara kerja sebenarnya memberikan suatu kesempatan atau peluang bagi pelamar untuk mengubah lowongan kerja menjadi penawaran kerja. Mengingat bahwa wawancara kerja tersebut merupakan suatu proses pencarian pekerjaan yang memungkinkan pelamar untuk memperoleh akses langsung ke perusahaan (pemberi kerja), maka “performance” (baca: proses & hasil) wawancara kerja

merupakan suatu hal yang sangat krusial dalam menentukan apakah pelamar akan diterima atau ditolak.

Bagi si pelamar, wawancara kerja memberikan kesempatan kepadanya untuk menjelaskan secara langsung pengalaman, pengetahuan, ketrampilan, dan berbagai faktor lainnya yang berguna untuk meyakinkan perusahaan bahwa dia layak (qualified) untuk melakukan pekerjaan (memegang jabatan) yang ditawarkan.

Selain itu wawancara kerja juga memungkinkan pelamar untuk menunjukkan kemampuan interpersonal, professional, dan  gaya hidup atau kepribadian pelamar. Jika di dalam CV (Curriculum Vitae) pelamar hanya bisa mengklaim bahwa dirinya memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik, maka dalam wawancara dia diberi kesempatan untuk membuktikannya.

Bagi perusahaan, wawancara kerja merupakan salah satu cara untuk menemukan kecocokan antara  karakteristik pelamar dengan dengan persyaratan

jabatan yang harus dimiliki pelamar tersebut untuk memegang jabatan / pekerjaan yang ditawarkan. Secara umum tujuan dari wawancara kerja adalah:

§        Untuk mengetahui kepribadian pelamar

§        Mencari informasi relevan yang dituntut dalam persyaratan jabatan

§        Mendapatkan informasi tambahan yang diperlukan bagi jabatan dan perusahaan

§        Membantu perusahaan untuk mengidentifikasi pelamar-pelamar yang layak untuk diberikan penawaran kerja.

TEKNIK WAWANCARA KERJA

Dua teknik wawancara yang biasa dipergunakan perusahaan dalam melakukan wawancara kerja adalah wawancara kerja tradisional dan wawancara kerja behavioral. Dalam prakteknya perusahaan seringkali mengkombinasikan kedua teknik ini untuk memperoleh data yang lebih akurat.

Wawancara kerja tradisional menggunakan pertanyaan-pertanyaan terbuka seperti “mengapa anda ingin bekerja di perusahaan ini”, dan “apa kelebihan dan kekurangan anda”. Kesuksesan atau kegagalan dalam wawancara tradisional akan sangat tergantung pada kemampuan si pelamar dalam

berkomunikasi menjawab pertanyaan-pertanyaan, daripada kebenaran atau isi dari jawaban yang diberikan.

Selain itu pertanyaan-pertanyaan yang diajukan lebih banyak bersifat mengklarifikasikan apa yang ditulis dalam surat lamaran dan CV pelamar. Dalam wawancara kerja tradisional, recruiter biasanya ingin menemukan jawaban atas 3 (tiga) pertanyaan: apakah si pelamar memiliki pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan untuk melakukan pekerjaan, apakah si pelamar memiliki antusias dan etika kerja yang sesuai dengan harapan recruiter, dan apakah si pelamar akan bisa bekerja dalam team dan memiliki kepribadian yang sesuai dengan budaya perusahaan.

  

Wawancara kerja behavioral didasarkan pada teori bahwa “performance” (kinerja) di masa lalu merupakan indikator terbaik untuk meramalkan perilaku pelamar di masa mendatang (baca: ketika bekerja). Wawancara kerja dengan teknik ini sangat sering digunakan untuk merekrut karyawan pada level managerial atau oleh perusahaan yang dalam operasionalnya sangat mengutamakan masalah-masalah kepribadian. Wawancara kerja behavioral dimaksudkan untuk mengetahui respon pelamar terhadap suatu kondisi atau situasi tertentu sehingga pewawancara dapat melihat bagaimana pelamar memandang suatu tantangan/permasalahan dan menemukan solusinya.

Pertanyaan-pertanyaan yang biasanya diajukan antara lain:

 "coba anda ceritakan pengalaman anda ketika gagal mencapai target yang ditetapkan”

“berikan beberapa contoh tentang hal-hal apa yang anda lakukan ketika anda dipercaya menangani beberapa proyek sekaligus”.

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut si pelamar perlu mempersiapkan diri untuk mengingat kembali situasi, tindakan dan hasil yang terjadi pada saat yang lalu. Selain itu, sangat penting bagi pelamar untuk memancing pertanyaan-pertanyaan lebih lanjut dari pewawancara agar dapat menjelaskan secara rinci gambaran situasi yang dihadapinya. Untuk itu diperlukan ketrampilan berkomunikasi yang baik dari si pelamar. Keberhasilan atau kegagalan dalam wawancara ini sangat tergantung pada kemampuan pelamar dalam menggambarkan situasi yang berhubungan dengan pertanyaan pewawancara secara rinci dan terfokus.

Dalam wawancara kerja behavioral, si pelamar harus dapat menyusun jawaban yang mencakup 4 (empat) hal:  (1) menggambarkan situasi yang terjadi saat itu, (2) menjelaskan tindakan-tindakan yang diambil untuk merespon situasi yang terjadi, (3) menceritakan hasil yang dicapai, dan (4) apa hikmah yang dipetik dari kejadian tersebut (apa yang dipelajari)  : Lihat teknik STAR/PAR

         

Jenis Wawancara Kerja

Dalam dunia kerja, dikenal beberapa tipe wawancara kerja sebagai berikut:

Wawancara Seleksi (Screening Interview). Jika pelamar atau kandidat untuk menduduki jabatan berjumlah lebih dari satu orang maka dilakukan wawancara kerja untuk menyeleksi siapa diantara kandidat tersebut merupakan kandidat yang paling qualified sehingga bisa dilanjutkan ke tahap seleksi berikutnya. Wawancara seleksi biasanya berlangsung singkat antara 15 – 30 menit.

Wawancara Telepon (Telephone Interview). Demi menghemat biaya dan efisiensi waktu, banyak recruiter yang melakukan wawancara kerja melalui telepon. Oleh sebab itu, pelamar harus siap dihubungi sewaktu-waktu, sebab seringkali recruiter tidak memberikan pilihan bagi pelamar untuk menentukan waktu kapan ia siap diwawancarai melalui telepon.

Wawancara di Kampus / Sekolah (On-Campus Interview) . Meskipun tidak banyak perusahaan yang melakukan wawancara kerja di kampus, namun untuk perusahaan-perusahaan tertentu yang mencari para lulusan untuk dilatih lebih lanjut, cara ini dinilai sangat efektif karena memberikan akses bagi perusahaan tersebut untuk mendapatkan kandidat terbaik yang mungkin sangat sulit diperoleh jika menunggu para kandidat tersebut datang melamar.

   

Wawancara di Pameran Kerja  (Job Fair Interview). Pameran kerja diadakan untuk menjembatani perusahaan dengan para pencari kerja. Pada pameran kerja biasanya, perusahaan memberikan berbagai informasi mengenai perusahaannya, menerima surat lamaran dan CV dari pengunjung (pencari kerja), bahkan tidak jarang para recruiter langsung melakukan wawancara di stand (booth) mereka. Di Indonesia memang pameran seperti ini masih

sangat jarang dilaksanakan jika dibandingkan dengan pameran otomotif, rumah maupun furniture.

   

Wawancara di Lokasi Kerja (On-Site Interview). Ketika seorang kandidat telah lolos dalam tahap wawancara seleksi, seringkali perusahaan mengundang kandidat tersebut untuk melihat secara langsung lokasi kerja. Pada kesempatan tersebut recruiter biasanya langsung melakukan wawancara secara mendalam. Bagi pelamar yang belum memiliki pengalaman kerja pada lokasi yang lingkungannya kurang lebih sama, wawancara kerja di lokasi mungkin bisa terasa menakutkan karena mungkin harus melakukan perjalanan dan berada di wilayah yang tidak ia kenal.

Wawancara Kelompok (Panel or Group Interview). Wawancara kelompok adalah suatu jenis wawancara kerja dimana para pewawancara (recruiter) terdiri dari 2 (dua) orang atau lebih. Biasanya wawancara jenis ini dilakukan jika perusahaan memandang bahwa pelamar sudah hampir memenuhi syarat untuk diterima bekerja. Biasanya para penanya dalam wawancara inilah yang memiliki wewenang untuk memutuskan apakah pelamar akan diterima bekerja atau tidak.

   

Wawancara Kasus (Case Interview). Wawancara kerja jenis ini menekankan pada kemampuan analisis dan pemecahan masalah terhadap suatu kasus tertentu. Biasanya dalam wawancara kasus, pelamar diminta untuk berperan sebagai pemegang jabatan yang ditawarkan, lalu diberikan sebuah kasus untuk dicarikan solusinya.

Pertanyaan-Pertanyaan Umum

Pada umumnya pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara kerja sangat tergantung pada teknik apa yang digunakan oleh si pewawancara.

Jika menggunakan teknik wawancara kerja tradisional maka pertanyaan-pertanyaan yang seringkali diajukan adalah sebagai berikut:

    

·        Jelaskan pada saya bagaimana anda menggambarkan diri anda?

·        Apa kelebihan dan kekurangan anda?

·        Apa saja prestasi yang pernah anda raih pada pekerjaan yang   terdahulu / ketika sekolah?

·        Mengapa anda berhenti dari perusahaan yang lalu?

·        Apa tugas-tugas anda pada pekerjaan yang lalu?

·        Darimana anda mengetahui perusahaan ini?

·        Mengapa anda tertarik untuk bekerja di perusahaan ini?

·        Jika anda diterima bekerja untuk jabatan ini, apa yang akan anda lakukan?

·        Apa itu profesionalisme menurut anda?

   

·        Apa itu teamwork menurut anda?

·        Apa hoby anda?

Dalam wawancara yang menggunakan teknik wawancara kerja behavioral, maka pertanyaan-pertanyaan di atas seringkali ditambahkan dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

·        Ceritakan pada saya/kami kapan anda mengalami suatu situasi yang sangat tidak menyenangkan dan bagaimana anda berhasil keluar dari situasi tersebut.

·        Ceritakan pada saya/kami bagaimana anda meyakinkan klien anda ketika anda melakukan presentasi.

·        Coba anda ceritakan bagaimana anda mengatasi situasi dimana anda harus melakukan banyak tugas dan anda harus membuat prioritas tugas mana yang harus didahulukan.

      Bisakah anda ceritakan keputusan apa yang paling sulit anda buat dalam setahun terakhir ini? Mengapa demikian?

      Ceritakan mengapa team anda gagal mencapai target pada tahun sebelumnya dan bagaimana anda memotivasi team tersebut sehingga dapat meraih sukses di tahun berikutnya.

      Bagaimana cara anda menyelesaikan konflik? Bisa beri contoh?

      Bisakah anda ceritakan suatu kejadian dimana anda mencoba untuk menyelesaikan suatu tugas dan ternyata gagal?

      Ceritakan apa yang anda lakukan ketika dipaksa membuat suatu aturan yang tidak menyenangkan bagi karyawan tetapi menguntungkan bagi perusahaan. 

Sebagai suatu proses yang melibatkan interaksi antara kedua belah pihak, dalam wawancara kerja si pelamar juga biasanya diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

Oleh karena itu akan sangat baik jika pelamar mempersiapkan beberapa pertanyaan, misalnya:

·        Apa yang diharapkan dari saya jika saya diterima untuk jabatan ini?

·        Menurut pengalaman di sini, apa yang merupakan tantangan terbesar bagi pemegang jabatan ini?

·        Apakah ada pelatihan (internal maupun eksternal) yang dapat membantu saya untuk lebih berperan jika saya diterima bekerja di perusahaan ini?

·        Adakah ada hal-hal khusus di luar uraian jabatan yang harus saya selesaikan dalam waktu tertentu?

Menangani Pertanyaan Bersifat Pribadi

Berbeda dengan kondisi di negara-negara maju dimana hak individu sangat dijunjung tinggi dan telah memiliki perangkat hukum sangat memadai tentang hal-hal yang mengatur hak-hak pribadi seseorang sehingga para recruiter (pewawancara) sangat berhati-hati dalam mengajukan pertanyaan, di Indonesia

justru sebaliknya. Dalam wawancara kerja di perusahaan-perusahaan di Indonesia seringkali pewawancara justru banyak menggali masalah-masalah yang bersifat pribadi. Contoh: Menanyakan latarbelakang pelamar (orangtua, saudara, istri, anak, status, agama, suku bangsa, umur) adalah merupakan hal

yang dianggap biasa.

Meskipun seringkali pertanyaan-pertanyaan tersebut tidak memiliki relevansi dengan jabatan yang  dilamar, pelamar harus menyiapkan diri untuk merespon pertanyaan-pertanyaan tersebut secara tepat dengan cara-cara yang elegan. Para penanya mungkin saja tidak bermaksud untuk menyudutkan pelamar, tetapi lebih didasarkan pada kepedulian mereka terhadap kecocokan antara pelamar (calon karyawan) dengan budaya yang ada dalam

perusahaan. Oleh karena itu jika pelamar ditanyakan mengenai hal-hal yang dirasa tidak berhubungan dengan pekerjaan yang ditawarkan, pelamar harus mampu mengidentifikasi apa makna dibalik pertanyaan tersebut. Untuk merespon pertanyaan-pertanyaan yang bersifat pribadi, pelamar dapat melakukan beberapa alternatif:

Pelamar bisa mengklarifikasi kepada penanya apa relevansi pertanyaan yang diajukan dengan jabatan yang dilamar sehingga penanya dapat menjelaskan lebih jauh hubungannya dengan pekerjaan, lalu berikan jawaban yang tepat.

      Pelamar dapat menjawab langsung secara diplomatis dengan kesadaran penuh bahwa pertanyaan tersebut memang tidak memiliki hubungan langsung dengan pekerjaan / jabatan yang dilamar.

      Pelamar bisa juga menolak untuk menjawab pertanyaan tersebut jika dirasa sangat mengganggu privacy pelamar. Jika hal ini terpaksa dilakukan, maka harus dilakukan dengan cara-cara halus dan diplomatis sehingga recruiter tidak merasa dilecehkan karena dianggap telah memberikan pertanyaan yang keliru.

 Faktor-Faktor Negatif

Beberapa faktor, baik fisik maupun psikologis, yang harus diwaspadai oleh pelamar adalah faktor-faktor negatif yang menjadi perhatian pewawancara.

Faktor-faktor tersebut misalnya:

·        Penampilan diri yang terlihat tidak profesional (dandanan menor, pakaian yang tidak enak dilihat, tidak rapi, dan tidak sesuai suasana)

·        Bersikap angkuh, defensive atau agresif

·        Ogah-ogahan (tidak terlihat antusias atau tertarik dengan materi pembicaraan yang diajukan pewawancara)

·        Gugup

·        Sangat menekankan pada kompensasi yang akan diterima

·        Selalu berusaha mencari-cari alasan atas setiap kegagalan yang pernah dialami di masa lalu

·        Tidak bisa berdiplomasi dan kurang bisa bersopan santun

·        Menyalahkan perusahaan lama atau bekas atasan dimasa lalu, atau mengeluhkan perubahan teknologi yang cepat

·        Tidak bisa fokus dalam menjawab pertanyaan atau pembicaraan pewawancara

·        Gagal memberikan pertanyaan kepada pewawancara

·        Berulang kali bertanya: “apa yang dapat diberikan perusahaan kepada saya kalau saya melakukan ......?”

·        Kurang persiapan: gagal memperoleh informasi penting seputar perusahaan, gagal menjawab pertanyaan-pertanyaan pewawancara dan tidak bisa mengajukan pertanyaan bermutu kepada pewawancara.

Beberapa Saran

Bagi  anda pencari kerja yang dipanggil untuk menjalani wawancara kerja, mungkin ada baiknya anda memperhatikan beberapa saran dibawah ini.

Lakukan hal-hal berikut:

·        Pastikan anda sudah tahu tempat wawancara

·        Jika tidak diberitahu terlebih dahulu jenis pakaian apa yang harus dipakai, maka gunakan pakaian yang bersifat formal, bersih dan rapi

·        Mempersiapkan diri menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan diajukan pewawancara

·        Usahakan untuk tiba 10 (sepuluh) menit lebih awal, jika terpaksa terlambat karena ada gangguan di perjalanan segera beritahu perusahaan (pewawancara)

·        Sapa satpam atau resepsionis yang anda temui dengan ramah

·        Jika harus mengisi formulir, isilah dengan lengkap dan rapi.

·        Ucapkan salam (selamat pagi / siang / sore) kepada para pewawancara dan jika harus berjabat tangan, jabatlah dengan erat (tidak terlalu keras namun tidak lemas)

·        Tetaplah berdiri sampai anda dipersilakan untuk duduk. Duduk dengan posisi yang tegak dan seimbang

·        Persiapkan surat lamaran dan CV anda

·        Ingat dengan baik nama pewawancara

·        Lakukan kontak mata dengan pewawancara

·        Tetap fokus pada pertanyaan yang diajukan pewawancara

·        Tunjukkan antusiasme dan ketertarikan anda pada jabatan yang dilamar dan pada perusahaan

·        Gunakan bahasa formal, bukan prokem atau bahasa gaul; kecuali anda diwawancarai untuk mampu menggunakan bahasa tersebut

·        Tampilkan hal-hal positif yang pernah anda raih

·        Tunjukkan energi dan rasa percaya diri yang tinggi

·        Tunjukkan apa yang bisa anda perbuat untuk perusahaan bukan apa yang bisa diberikan oleh perusahaan kepada anda

·        Jelaskan serinci mungkin hal-hal yang ditanyakan oleh pewawancara

·        Ajukan beberapa pertanyaan bermutu diseputar pekerjaan anda dan bisnis perusahaan  secara umum

·        Berbicara dengan cukup keras sehingga suara jelas terdengar oleh pewawancara

·        Akhiri wawancara dengan menanyakan apa yang harus anda lakukan selanjutnya

·        Ucapkan banyak terima kasih kepada pewawancara atas waktu dan kesempatan yang diberikan kepada anda.

 Hindari hal-hal berikut:

§        Berasumsi bahwa anda tahu tempat wawancara, padahal anda tidak yakin

§        Tidak melatih diri untuk menjawab pertanyaan yang kira-kira akan diajukan pewawancara

§        Berpakaian seadanya atau berpakaian dan berdandan sangat mencolok

§        Datang terlambat

§        Tidak membawa surat lamaran dan CV

§        Menganggap remeh satpam, resepsionis bahkan pewawancara

§        Menjabat tangan pewawancara dengan lemas dan gemetar

§        Merokok, mengunyah permen atau meludah selama wawancara

§        Duduk selonjor atau bersandar

§        Berbicara terlalu keras atau terlalu lembut

§        Membuat lelucon

§        Menjawab sekedarnya saja, seperti “ya” atau “tidak” atau “tidak tahu” atau “entahlah”.

§        Terlalu lama berpikir setiap kali menjawab

§        Mengalihkan topik pembicaraan ke hal-hal yang tidak ada hubungan dengan pekerjaan

§        Menyalahkan mantan atasan, mantan rekan kerja atau perusahaan yang lama

§        Memberikan jawaban palsu, berbohong atau memanipulasi data

§        Menanyakan gaji dan fasilitas yang diterima pada saat wawancara seleksi dimana anda belum tahu kemungkinan anda akan diterima atau tidak

§        Memperlihatkan rasa putus asa anda dengan menunjukkan bahwa anda mau bekerja untuk bidang apa saja dan mau melakukan apa saja asal bisa diterima bekerja di perusahaan tersebut

§        Membahas hal-hal negatif dari anda yang akan merugikan diri anda sendiri

§        Mengemukakan hal-hal yang dianggap masih kontroversial

§        Menelpon atau menerima telepon, atau membaca buku selama wawancara

§        Salah menyebut nama pewawancara

§        Tidak mengajukan pertanyaan pada saat diberikan kesempatan untuk bertanya

§        Lupa mengucapkan terima kasih kepada para pewawancara

WAWANCARA BEHAVIORAL

Teknik yang sering digunakan : STAR/PAR

SITUATION

Situation or  Problem or  Task

         

Pelamar diminta untuk menggambarkan situasi yang terjadi atau tugas-tugas yang harus dilaksanakannya pada masa lalu. Pelamar harus menggambarkan situasi atau tugas tersebut secara spesifik, rinci dan mudah dipahami oleh pewawancara. Situasi atau tugas yang digambarkan dapat berasal dari pekerjaan sebelumnya, pengalaman semasa sekolah, pengalaman tertentu, atau berbagai kejadian yang relevan dengan pertanyaan si pewawancara

Action

Pelamar diminta untuk menggambarkan tindakan-tindakan yang diambil dalam menghadapi situasi / masalah / tugas di atas. Dalam hal ini pelamar harus bisa memfokuskan pada permasalahan. Meskipun mungkin permasalahan yang ada ditangani oleh beberapa orang atau team, pelamar harus memberikan penjelasan tentang apa saja peranannya dalam team tersebut – jangan mengatakan apa yang telah dilakukan oleh team tetapi apa yang telah dilakukan pelamar sebagai bagian dari team.

Results

Pelamar diminta menjelaskan hasil-hasil apa saja yang dicapai. Apa saja hambatan yang terjadi jika hasil tidak tercapai. Apa yang terjadi kemudian setelah permasalahan tersebut selesai dikerjakan. Lalu apa pelajaran yang dapat dipetik oleh pelamar dari kejadian tersebut.