Monday, March 15, 2010

Bahan untuk MK Internal Relations

HUBUNGAN INTERNAL



Kegiatan hubungan internal (seringkali juga disebut dengan employee communication atau internal public relations) merupakan kegiatan yang dipandang sebelah mata. SEKARANG INI, MENGAPA PENTING ?





Dewasa ini karyawan mengharapkan perusahaan dapat memberikan sesuatu yang lebih dari sekedar gaji. Perusahaan perlu melibatkan karyawan untuk meningkatkan bisnis: namun bila karyawan tidak tahu apa yang harus mereka lakukan dan bagaimana mereka melakukannya, mereka tidak akan bekerja efektif .



MENGATAKAN –DAN MENDENGARKAN

Kata ”mendengarkan” sangat mendasar dalam komunikasi. Informasi yang dikomunikasikan dibagi ke dalam 3 kategori utama:

1. Korporasi : membangun kebanggaan dan rasa memiliki (Saya merasa bangga dapat bekerja di perusahaan saya, dan saya suka perusahaan saya)

2. Cascade : mengkomunikasikan tujuan (”apa yang harus saya lakukan dan mengapa?)

3. Personal : motivasi (”Bagaimana anda membujuk saya untuk mencapai apa yang anda ingin saya lakukan ?”)









Informasi yang dikomunikasikan :

- Tujuan rasional (karyawan memahami bisnis perusahaan dan apa yang harus mereka lakukan )

- Tujuan emosional (karyawan merasa dilibatkan)

- Tindakan yang diinginkan (karyawan memahami bahwa perilaku mereka mempengaruhi bisnis perusahaan)



INFORMASI yang dikomunikasikan menciptakan perilaku yang benar dengan mengkomunikasikan pesan secara :

· TOP DOWN (pesan manajemen)

· BOTTOM UP (masukan)

· MENYAMPING ( melewati semua fungsi atau bagian )



INTERNAL PUBLIC RELATIONS DAN ORGANISASI

Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan menjadi target dari tugas Internal Public Relations, terutama suasana diantara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan badan atau perusahannya. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Tiap anggota dari badan atau perusahaan itu, dari tingkat pimpinan sampai pesuruh, merupakan Public Relations Officer yang tidak resmi. Mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota atau keluarga dari perusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkah laku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluargnya dapat mempengaruhi citra baik instansi atau perusahaan dimana mereka bekerja. Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaaan yang demikian dapat diciptakan apabila pimpinan atau majikan selalu memperahatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupun secara psikologis. Oleh karena itu pemahaman PR akan komunikasi organisasi beserta saluran-saluran komunikasi organisasi menjadi sangat penting karena PR akan bekerja melalui saluran-saluran komunikasi organisasi yang ada, dan memastikan saluran tersebut berfungsi dengan baik dalam organisasi.



INTERNAL PUBLIC RELATIONS DAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Seorang internal public relations memiliki tugas untuk menjadi gatekeeper informasi ke dalam perusahaan atau organisasi. Seorang internal PR diharapkan mengetahui lebih banyak mengenai bagaimana aliran-aliran komunikasi yang terjadi di dalam tubuh organisasinya, baik yang bersifat formal/informal. Pengetahuan akan struktur organisasi, aliran informasi dan komunikasi organisasi merupakan hal yang vital bagi seorang Internal PR

Komunikasi Organisasi merupakan pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu unit tertentu. Komunikasi Organisasi merupakan : proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir (Pace : 2002)



DEFINISI KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi organisasi: didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi ttt. Komunikasi menjadi suatu fungsi pembentuk organisasi bukan hanya sebagai pemelihara organisasi.

Komunikasi organisasi yang efektif merupakan salah satu jalan ataupun cara agar organisasi terus tetap dapat bertahan hidup. Komunikasi organisasi yang efektif membantu organisasi untuk dapat mencapai tujuan organisasi. Seperti yang digambarkan oleh Richard Blundel dalam bukunya Effective Organisation (2004; hal 2) bahwa komunikasi organisasi dapat membantu organisasi dalam :



1. Satisfied Repeat Customer, rather than un happy ex-customers

2. Well Motivated Employees, rather than an expensive industrial dispute

3. A positive reputation in the wider community, rather than an interational boycott of its products

4. Innovative and Creative strategies , rather than inefficiency, indecision and resistance to change.



Dalam telaah Blundel, komunikasi organisasi membantu organisasi mencapai hal-hal yang menjadi tujuan utama organisasi misalnya : kepuasan customer, karyawan yang termotivasi, citra atau reputasi yang positif serta iklim inovatif dan kreatif. Banyak definisi komunikasi organisasi menurut para ahli, salah satunya Wayne Pace dan Don F Faules, menurut mereka Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu (Wayne, Pace dan Faules Don F, 2002 : hal 31). Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya. Komunikasi organisasi terjadi kapan pun setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukan. Fokus komunikasi organisasi adalah anggota-anggota dalam organisasi. Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir. Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual understanding). Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referesi (frame of references) maupun bidang pengalaman (field of experiences). Dikatakan oleh Redi Panuju (hal 2) meskipun nyaris mustahil menyamakan ranah kognitif individu-individu dalam organisasi, tetapi melalui kegiatan komunikasi yang terencana dan subtansi isinya terdesain, minimal terjadi proses penyebarluasan (difusi) dimensi-dimensi organisasi pada setiap orang. Kesalahkaprahan utama dalam berkomunikasi adalah asumsi-asumsi bahwa (1) makna terdapat dalam informasi atau pesan dan (2) makna dapat dipindahkan dari seseorang kepada orang lain.

Pesan mungkin ditunjukkan dalam bentuk verbal (bahasa) atau bentuk nonverbal (non bahasa) dan sarana lisan, tertulis atau gambar

Tabel di bawah ini memperlihatkan kategori-kategori yang paling lazim



TABEL 1

CONTOH BENTUK PESAN

Verbal
Non Verbal

Lisan
Wawancara
Berbicara Pelan

Tertulis
Laporan
Diagram atau tata Letak

Gambar
Uraian suatu adegan
Sketsa suatu adegan


Sumber : Wayne and Pace , 2002: 30



Sedangkan John Schemerhorn (1999, hal 65 ) berpendapat bahwa:

Komunikasi organisasi adalah proses khusus melalui informasi yang mengalir dan dipertukarkan diantara orang-orang di seluruh organisasi. Informasi seperti itu mengalir baik melalui struktur formal maupun struktur informal, dan ia mengalir ke arah bawah, ke atas, dan dalam samping.



Barry Cushway dan Dereck Lodge dalam Redi Panuju (Panuju, Redi, 1999: 2) menggambarkan bahwa fungsi komunikasi dalam organisasi sebagai pembentuk Organisation Climate, yaitu iklim organisasi yang menggambarkan suasana kerja organisasi atau sejumlah keseluruhan perasaan dan sikap orang-orang yang bekerja di dalam organisasi.

Di samping komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, juga berdampak pada membangun budaya organisasi (Organisation Culture) yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi. Budaya organisasi dibangun dari kepercayaan yang dipegang teguh secara mendalam tentang bagaimana organisasi dijalankan atau beroperasi.

Beberapa saluran komunikasi organisasi (Schemerhorn, 1999) :

SALURAN FORMAL DAN INFORMAL

Struktur formal dan informal mengikuti rantai perintah yang ditetapkan oleh hirarki otoritas suatu organisasi. Karena saluran komunikasi formal diakui secara resmi dan otoriter, maka komunikasi formal bersifat khas untuk komunikasi tertulis dalam bentuk surat,memo, pernyataan kebijakan dan pengumuman-pengumuman lain yang harus dipatuhi. Dalam organisasi-organisasi yang lebih progresif, komunikasi formal sangat informatif mencakup laporan kinerja dan mendukung “empowerment” dengan memastikan bahwa karyawan pada semua tingkatan memiliki informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan tentang karyawan mereka.

Saluran informal berkembang secara terpisah dari struktur formal dan tidak mengikuti rantai perintah. Saluran ini kadang-kadang disebut dengan desas-desus. Keuntungan-keuntungan “desas-desus” antara lain adalah kemampuannya untuk memindahkan informasi dengan cepat dan efisien.

Dimensi-dimensi komunikasi organisasi menurut Onong Uchjana (dalam Rusadi Ruslan , 2001: 80 ) adalah :

a. Komunikasi vertikal

Yakni arus komunikasi dua arah timbal balik. Komunikasi jenis ini memegang peranan cukup vital dalam melakanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). Dalam arus komunikasi vertikal-dari atas ke bawah- tersebut pihak pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan dan penugasan lain sebagainya kepada bawahan. Kemudian arus komunikasi ke atas diterima dalam bentuk bawahan memberikan laporan, pelaksanaan tugas, sumbang saran dan hingga pengaduan kepada pimpinannya masing-masing.

b. Komunikasi horizontal

Merupakan komunikasi satu level yang terjadi antara para karyawan dengan karyawan lainnya, antara pimpinan satu departemen dengan departemen lainnya dalam satu tingkatan dan lain sebagainya

a. Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal berlangsung atau terjadi dua pihak antara pihak organisasi/lembaga dengan pihak luar. Misalnya komunikasi dengan pihak kreditur, rekan bisnis, pelanggan, community relations, dsb.

Adapun tujuan komunikasi organisasi adalah sebagai berikut (Ruslan, Rosady hal 84) :

a. Mempertukarkan simbol

Dalam berkomunikasi antara komunikator dan komunikan akan terjadi suatu pertukaran simbol atau bentuk lambang dengan pengertian yangsama, dan dapat disampaikan secara lisa atau tertulis. Dalam metode komunikasi pada organisasi, instruksi, perintah, pesan dan informasi yang berasal dari atasan tersebut akan disampaikan melalui kata-kata yang diucapkan secara lisan atau tertulis seperti nota dinas, laporan pekerjaan, peraturan administrasi pekerjaan dsb. PR dituntut untuk memiliki pemahaman terhadap bagaimana saluran komunikasi organisasi tersebut bekerja dan memastikan bahwa semua saluran baik formal maupun informal berjalan secara baik dan mengurangi hambatan komunikasi.

b. Membentuk makna tertentu

Komunikasi bersifat transaksional dalam artian orang akan saling belajar satu dengan yang lain, tukar pengalaman atau pengetahuan melalui simbol-simbol yang dimengerti dan membentuk suatu makna tertentu, yang hanya dapat dipahami oleh kedua belah pihak.

b. Mengembangkan harapan-harapan

Maksudnya adalah mempelajari simbol-simbol tersebut dan kemudian menghubungkannya dengan pengalaman yang diperoleh, serta mengamati dan menganalisis apa yang dilakukan oleh pihak lain.

Dalam komunikasi organisasi pun kita kenal penghalang atau hambatan dalam berkomunikasi, yang dapat berupa berikut ini :

1. Persepsi selektif :melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadi

2. Emosi : perasaan si penerima ketika menerima suatu pesan komunikasi akan mempengaruhi penafsiran pesan

3. Media. Apakah pesan dicetak, diumumkan atau disebarluaskan?Apakah pesan diukir di suatu papan atau dicat dinding? Kadang-kadang pesan merupakan bagian tak terpisahkan dari peralatan atau proses.

4. Faktor psikologi. Pengirim mungkin mempunyai gaya hidup dan latar belakang yang berbeda dengan penerima pesan. Misalnya harga memiliki makna yang berbeda bagi pembeli yang membayar tunai dengan pemakai kartu kredit.

5. Faktor pendidikan. Bahasa yang terlalu kompleks akan sulit dipahami. Pada umumnya, dalam bahasa bisnis, kata-katanya harus sederhana dan kelimat harus singkat.

6. Faktor budaya: pesan bisa terdistorsi dari maksud asalnya, karena pengaruh budaya yang menyaring cerapan yang diterima. Di Perancis, misalnya warna kuning mempunyai citra tidak setia.

7. Ketrampilan mendengarkan. Pesan harus diterima dengan penuh perhatian. Kurangnya konsentrasi penerima pesan membuat pesan tidak sempurna



ALIRAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI



Salah satu tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Proses aliran informasi merupakan proses yang rumit.



Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses dinamik, dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan dan diinterpretasikan.





SIFAT ALIRAN INFORMASI



Guetzkow menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dengan tiga cara:

· serentak

· berurutan

· kombinasi dari kedua cara ini.



PENYEBARAN PESAN SECARA SERENTAK



Terjadi bila semua anggota departemen, fakultas atau bagian-bagian lain menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak (Wayne, Pace)



Dengan berkembangnya media komunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagaian organisasi. Banyak organisasi yang mengeluarkan terbitan khusus, berbentuk majalah atau selebaran yang diberikan kepada semua anggota organisasi.



Penyebaran pesan secara berurutan



Hany (1962): mengemukakan bahwa ”penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam ”organisasi”.



Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara pada siapa”.



Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu tidak berurutan, jadi informasi tsb tiba di tempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan.







POLA ALIRAN INFORMASI

PENGARUH DUA POLA KOMUNIKASI ATAS SEPULUH PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI


Variabel Komunikasi Organisasi
Pola Roda
Pola Lingkaran

Aksesibilitas para anggota satu dengan yang lainnya
Rendah
Tinggi

Pengawasan aliran pesan
Tinggi
Rendah

Moral atau kepuasan
Sangat Rendah
Tinggi

Kemunculan Pemimpin
Tinggi
Sangat Rendah

Kecermatan Solusi
Baik
Buruk

Kecepatan Kinerja
Cepat
Lambat

Jumlah pesan yang dikirimkan
Rendah
Tinggi

Kemunculan organisasi yang stabil
Cepat
Sangat Lambat

Penyesuaian dengan perubahan kerja
Lambat
Cepat

Kecenderungan beban berlebih
Tinggi
Rendah






Pola aliran informasi dalam organisasi . Dalam kaitannya dengan ini ada lima pola aliran informasi yang dapat dijumpai diantaranya sbb :

1. Pola lingkaran : pola lingkaran tidak memiliki pemimpin. Mereka memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok.

2. Pola roda : memiliki pemimpin yang jelas, yaitu posisinya di pusat. Orang ini merupakan satu-satunya yg dpt mengirim dan menerima pesan dari semua anggota.

3. Pola Y

Pola Y relatif kurang tersentralisasi dibanding pola roda, tetapi lebih tersentralisasi dibanding pola lainnya.

4. Pola Rantai

Pola rantai sama dengan pola lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dgn satu orang saja.

5. Pola semua saluran atau bintang

Dalam struktur semua saluran, setiap anggota dapat berkomunikasi dengan setiap anggota lainnya.









































BUDAYA ORGANISASI

Secara umum, bila orang-orang berinteraksi selama beberapa waktu, mereka membnetuk suatu budaya. Setiap budaya mengembangkan harapan-harapan yang tertulis maupun tidak tertulis tentang perilaku (aturan dan norma-norma) yang mempengaruhi para anggota budaya itu. Tetapi orang-orang tidak hanya dipengaruhi budaya tersebut, mereka menciptakan budaya. Setiap organisasi memiliki satu budaya atau lebih yang memuat perilaku-perilaku yang diharapkan-tertulis atau tidak tertulis.



TUJUAN KARAKTERISTIK PRIMER BUDAYA ORGANISASI

1. Inovasi dan pengambian resiko: sejauh mana para karyawan

didorong untu inovatif dan mengarnbil resiko

2. Orientasi hasil: sejauh mana menjadi memfokus pada hasil

bukan pada teknik dan proses

3. Perhatian ke rincian: presisi, analistis dan perhatian.

4. Orientasi orang : sejauh mana keputusanmenjadi

memperhitungkan efek hasil pada orang-orang.

5. Orientasi tim: Sejauh mana kegiatan kerja diorangkan sekitar tim

6. Keagresifan: sejauh mana orang-orang itu agresif dan kompetitif

dan bukannya santai

7. Kernantapan: sejauh mana kegiatan orang menekankan

dipertahankannya status



FUNGSI BUDAYA

§ Budaya mencipatakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi

§ dan yang lain.

§ Budaya membawa rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi

§ Mempermudah timbulnya komitmen yang luas

§ Meningkatkan kemantapan sistem sosial

§ Perekat sosial yang membantu memepersatukan organisasi itu.



BUDAYA DOMINAN

Mengungkapkan nilai-nilai inti yang dianut bersarna oleh suatu

mayoritas anggota organisasi itu.



ANAK BUDAYA

Budaya-budaya mini di dalam suatu organisasi yang lazimnya

ditentukan oleh rambu departemen dan pemisahan geografis.



NILAI INTI

Nilai primer atau dominan yang diterima baik diseluruh organisasi



Budaya Kuat Versus Budaya Lemah

Budaya kuat : budaya dimana nilai-nilai inti dipegang secara intensif

dan dianut bersama secara meluas



Mempunyai dampak yang lebih besar pada perilaku

karyawan karena:

§ Tingginya tingkat kebersamaan (sharedness)

§ Memperlihatkan kesepakatan yang tinggi di kalangan anggota

Budaya organisasi dalam praktek nyata

1. The Walt Disney Co

- Tidak ada karyawan, melainkan yang ada anggota pelaku (cast

member)

- Pelanggan adalah ”tamu” , kendaraan disebut atraksi



2. MCI Communications

Senioritas maupun kesetiaan pada korporasi tidak

penting mendorong individu-individu agar unik, karyawan bebas

dan fleksibel



3. Levi Strauss:

§ Keterbukaan : menjadi memperlihatkan sifat langsung, terbuka,

§ komitmen pada sukses orang lain.

§ Keanekaragaman : menghargai keanekaragarnan angkatan kerja

§ pada semua tingkat organisasi

§ Etika : pengharapan yang jelas, mernpraktikkan standar perilaku

§ Pemberian kuasa : mendorong wewenang dalarn orang ke bawah.



4. Budaya Workaholic Microsoft : menganut etos kerja tanpa belas

kasihan bekerja lebih dari 12jam sehari



5. Mc Donalds :

QSCV : Quality, Service, Cleanliness, Values



RAGAM BUDAYA

1. Cerita : dongeng dari peristiwa mengenai pendiri organisasi sukses

dari miskin ke kaya. Reaksi terhadap kesalahan masa lalu

2. Ritual : deretan berulang dari kegiatan yang mengungkapkan dan

memperkuat nilai-nilai utama organisasi itu

Contoh: Mary Kay Cosmetics, setiap tahun memberikan hadiah

kepada SPG-nya.

2. Lambang materi

3. Fasilitas yang diberikan oleh korporasi kepada executive puncak.

4. Bahasa : suatu cara untuk mengidentifikasi anggota suatu budaya

















Budaya sebagai suatu beban

1. Penghalang terhadap perubahan

2. Penghalang terhadap keanekaragarnan : jika menyingkirkan

kekuatan unik yang dibawa oleh orang-orang dengan latar

belakang berlainan



Bagaimana karyawan mernpelajari budaya

1. Cerita : dongeng dari peristiwa mengenai pendiri organisasi sukses

dari miskin ke kaya.

2. Ritual : deretan berulang dari kegiatan yang mengungkapkan dan

memperkuat nilai-nilai utama dari orang itu

3. Lambang materi :ukuran dan tata letak kantor, keanggunan

perabot, pakaian.

4. Bahasa : dengan mempelajari bahasa, para anggota menegaskan

penerimaan mereka akan budaya itu.



Implikasi bagi komunikasi organisasi

Peranan komunikasi dalam budaya organisasi dapat dilihat secara berlainan bergantung pada bagaimana budaya dikonsepsikan. Bila budaya dianggap sebagai sebuah himpunan artefak simbolik yang dikomunikasikan kepada anggota organisasi untuk pengendalian organisasi, maka komunikasi dapat diartikan sebaga sebuah sarana yang memungkinkan perolehan hasilnya.

Penelitian komunikasi organisasi dari sudut pandang budaya mencakup lebih dari sekedar penelaahan pertukaran resmi pegawai antara orang-orang yang terpilih yang memiliki status. Percakapan sehari-hari mengungkapkan pemahaman organisasi dan jaringan-jaringan makna bersama yang mungkin ada. Perilaku sebagaimana adanya yang memungkinkan adanya rutinitas dan pengorganisian melekat dalam komunikasi



No comments: